“Uma comunicação é a chave para um forte relacionamento promovido pela empresa e pelo entendimento mútuos. E o plano de comunicação é uma ferramenta para isso”.
desenvolvemos um plano eficaz de comunicação - Nós, como seres humanos, somos movidos pela comunicação, que é uma fonte de nossa vida e atividades, assim como os empreendimentos das organizações e suas criações, estratégias ou ideologias prolíficas que eles querem apresentar ao seu público ou dentro de si. seus próprios círculos corporativos ou não corporativos.
Essa intensidade de projeto leva essas organizações a adotar os planos de comunicação que falariam volumosamente sobre eles e suas propostas e esquemas temáticos.
O que é um plano de comunicação e por que é tão imperativo?
Um plano de comunicação é um documento escrito estrategicamente orientado que apresenta os objetivos e metas da empresa e suas atividades ou projetos em andamento.
Também podemos dizer que é uma peça informativa que explica as partes interessadas e a equipe em questão a que a empresa visa e seus planos futuros.
Os seguintes componentes constituem um plano de comunicação:
- Propósitos e objectivos
- Processo e plano de ação
- Lista de partes interessadas ou uma equipe envolvida nos projetos
- Descobrir pessoas para quem o plano de comunicação deve ser endereçado?
- Como você avaliará seus lucros projetados?
Uma comunicação pode ser de qualquer forma, como mídia eletrônica de relatórios, publicações impressas, material de conferência, pesquisas, ferramentas de marketing ou vendas, discursos etc. para permitir que os chefes do projeto ou uma equipe de gerenciamento planejem seu projeto de acordo com as expectativas da empresa e realizem seus objetivos direcionados.
Eles podem configurar o padrão e o tom de comunicação desejados para definir um determinado ritmo do projeto e um fluxo de trabalho consistente. Também ajuda os planejadores do projeto a definir suas prioridades e utilizar os recursos da melhor maneira possível.
Por mais pertinente que seja um plano de comunicação, igualmente importante é a maneira de desenvolvê-lo, insinuada pelas necessidades das entidades corporativas.
Dicas para desenvolver um plano de comunicação impactante!
Estude a tendência da comunicação e Audite sua pesquisa:
Descubra a tendência da comunicação em sua organização. Algumas organizações estão contratando empresas para entender o que está acontecendo, mas esse gasto pode ser um fardo para o orçamento da sua empresa.
Assim, você pode economizar um pouco estudando a si mesmo como os outros membros da organização estão se comunicando, a maneira como eles estão interagindo e realizando suas atividades operacionais diárias e estão obtendo resultados concretos?
Para obter as respostas, você precisa marcar uma consulta e fazer um brainstorming com os membros da equipe e o gerente e encontrar os resultados ou quaisquer inconvenientes ou problemas que possam estar dificultando o processo de comunicação.
Selecione a pessoa que assumiria a liderança
Antes do início do processo real, é muito imperativo encontrar um porta-voz que esteja iniciando o processo de comunicação e formulando o plano de comunicação. Ele deve atender aos seguintes critérios:
- Ele deve estar sempre pronto para cooperar, coordenar com os outros membros da equipe e equipe e estabelecer os planos e metas de comunicação.
- Ele deve ser capaz de alocar tempo e equipe para atender às necessidades de comunicação.
- Tem a capacidade de decidir o sistema de comunicação necessário e sua eficácia e impacto que possa ter.
- Ele deve envolver o avaliador e outros na geração e revisão das diferentes estratégias e planos de comunicação.
- Possuir capacidade de gerar muitas idéias criativas para a implementação bem-sucedida do plano de comunicação,
Desenvolva comunicação e confiança entre seus pares e comunidade
Você deve manter uma comunicação forte, confiar e gerenciar as expectativas das pessoas envolvidas, especialmente quem são os parceiros em seus esforços. Isso cria um ambiente seguro e reduz todas as chances de qualquer risco ou boato.
As informações corretas e oportunas podem ajudar as comunidades a participar ativamente dos programas, obter feedback e ter um envolvimento significativo e entender os benefícios que podem obter do programa.
Definir os objetivos e metas
Depois de todas as informações da empresa, estabeleça objetivos e metas do plano de comunicação e o que você deseja alcançar. Seus objetivos evocam os objetivos da empresa, que incluem
- Seus serviços para a empresa,
- Quão bem você pode criar impacto
- Como você pode centralizar sua rede de comunicação
- Construir trabalho em equipe
- Melhore a entrega do produto
- Até que nível seu plano de comunicação está criando um impacto sobre as partes interessadas, mídia e governo.
Os objetivos são os recursos necessários, seja ele humano ou mecânico, o processo que está sendo adotado para o projeto, o tipo de produtos ou serviços que a empresa pretende produzir ou promover e os tipos de melhorias necessárias nos processos ou funcionamento atuais.
Descubra os potenciais públicos / leitores do seu plano de comunicação
Você precisa descobrir o público em potencial com o qual suas associações podem entrar em contato ou tentar influenciá-lo. Essas audiências são seus consumidores, membros, associações interessadas, educadores, industriais, mídia etc.
Isso incluiria seu estudo e pesquisa sobre as pessoas que podem ter um impacto direto nos projetos ou atividades em andamento e descobrirá os grupos que fazem parte da organização ou pessoas de fora, mas que estão relacionados ao projeto.
Isso permitiria priorizar seu público-alvo e tomar uma decisão melhor.
Atividades que você precisa realizar antes ou depois da implementação do plano de comunicação
Você precisa fazer um julgamento sobre o tipo de informação e atividades que precisa para compartilhar suas informações. Forme grupos ou comunidades diferentes, conduza revisões diferentes e avalie os processos.
Envolva-se na reunião da comunidade todos os meses e crie um fórum no qual as pessoas interessadas possam conversar ou compartilhar uma preocupação. Também é muito imperativo compartilhar suas pesquisas ou descobertas com os avaliadores e realizar pesquisas.
Crie seus pontos principais
Encontre e projete os pontos ou mensagens importantes que você deseja entregar. Isso ajudaria você a filtrar fatos ou informações desnecessárias e fornecer o que é melhor, preciso e eficaz.
Isso também ajudaria você a entender as necessidades e expectativas das pessoas e o tipo de perguntas que elas podem fazer. E, ajude você a entender como o programa e o projeto podem afetar a comunidade ou o estado.
Ao decidir sobre a mensagem, compreenda e avalie a situação em que o processo de comunicação está implícito e o humor do público, o idioma em que a mensagem deve ser transmitida, o tipo de mensagem a ser transmitida e o design geral.
A mensagem deve ser redigida, mantendo o tipo de público em mente. Também é importante se o público for jovem, velho ou criança e, depois, enquadrar a mensagem.
Como disse James Thurbe: “A precisão da comunicação é importante, mais importante do que nunca, em nossa era de balanças de gatilho, quando uma palavra falsa ou incompreendida pode criar tanto desastre quanto um ato repentino e sem consideração.
Avalie a sensibilidade do público
Descubra o humor das pessoas e determine como elas devem reagir ao humor e à sensibilidade da situação. Nenhuma mensagem deve ter uma palavra ou declaração que mostre desrespeito a qualquer idioma, cultura, religião ou fé do povo.
Descubra qual é o estado de espírito geral da platéia e, para manter um equilíbrio correto na comunicação, manter o tom positivo ajudará a alcançar mais pessoas, em vez de espalhar a negatividade que pode inflamar o medo ou a raiva.
Língua
Conheça o idioma que seu público fala e se o idioma que você usa é formal ou informal, simples ou sofisticado. Simplesmente, se você está alcançando as pessoas, precisa escrever e usar a linguagem das pessoas para dignitários ou para o mundo corporativo; é necessária uma linguagem sofisticada.
A situação pode surgir na decisão de escolher um idioma informal ou formal. Às vezes, uma linguagem formal demais pode fazer os ouvintes sentirem que você não está falando com eles.
O idioma usado deve ser um plano de comunicação e direto que mostre o que você queria dizer e sentir.
Encontre o modo de comunicação
Pense no melhor modo de mídia para comunicação, que pode ser eletrônica ou impressa ou verbal. Esses meios podem variar de panfleto, panfletos, capas, sites, cartões, televisão etc.
Discuta as idéias com a equipe gerencial e outros funcionários e defina a idéia que realmente lhe daria sucesso. O meio necessário para a comunicação também depende do público alvo durante o processo de comunicação.
Você precisa garantir que o modo de comunicação que você escolher transmita sua mensagem para os departamentos ou pessoas envolvidos, pontualmente, por exemplo, alguns podem exigir apresentação do PowerPoint, enquanto a imprensa pode precisar de uma entrevista com um chefe da equipe do projeto.
A decisão correta sobre a escolha da mídia implica seu sucesso no padrão de comunicação e na estrutura que você escolher. Você precisa garantir que os membros da equipe de avaliação estejam confortáveis com os diferentes tipos de comunicação.
Dados os vários tipos, é fundamental que os membros da sua equipe de avaliação se sintam confortáveis com o tipo de comunicação que você está usando ou implicando.
O tipo de ferramentas ou meio no plano de comunicação inclui:
- Resumos da Reunião
- Relatórios de status
- Boletins informativos
- pesquisas
- Página da Internet / Intranet
- Reuniões para pequenos grupos etc
Encontre os fatores que podem afetar o método de comunicação
Trabalhe nos diferentes fatores ou razões que podem impactar seus métodos de comunicação selecionados, examine a situação e o caso local e descubra o tipo de canal de comunicação disponível na comunidade e o tipo de atividades que podem ser incorporadas.
Você também precisa descobrir o tipo de público - religião, cultura, faixa etária, proporção de sexo, alfabetizados ou analfabetos e mais jovens ou casados. O mais importante de tudo é como essas pessoas podem ser alcançadas.
Um fator muito importante que geralmente as pessoas ignoram é a extensão do risco envolvido na divulgação da mensagem de comunicação para as pessoas. Outro aspecto é se o processo de comunicação pode ser bidirecional ou unidirecional, por exemplo, se um programa exige feedback ou não?
Configurar a matriz
A melhor idéia é ter uma matriz com o plano de comunicação relacionado ao projeto específico, como a revisão das reuniões, a definição da mensagem de status.
Explique o tema do projeto, quais são os principais pontos de discussão, como o projeto será entregue, como são os públicos-alvo e as responsabilidades que eles compartilham. Isso pode ajudar a definir as expectativas e definir os limites do plano de comunicação.
Esse processo levaria à conversão da matriz em uma peça informativa, um gráfico que poderia ser compartilhado e utilizado por qualquer pessoa que estivesse trabalhando no projeto.
Configurar um cronograma
Depois de descobrir suas metas e objetivos, organize todos os dados no formato de um calendário e mencione resumos sobre os projetos que seriam cobertos ou as tarefas que precisam ser realizadas conforme a prioridade e separe cada tarefa logicamente conforme a semana, mês.
Analise o resultado
Crie um método para obter um resultado; o processo de avaliação deve ser seu relatório mensal, apresentação ou reunião de equipe, relatório de departamento, instruções de um executivo de equipe.
Sua análise ou avaliação depende do número de vezes que você precisa apresentar os resultados. A situação pode surgir quando você tiver que apresentar os resultados antes da equipe envolvida, mesmo antes do processo de avaliação terminar.
Você também deve descobrir quando diferentes componentes podem querer revisar seu processo de resultado.
Recursos necessários
É imperativo descobrir o orçamento estimado e os resultados esperados das despesas. Calcule o custo envolvido e como você ganhará com o investimento.
Saiba mais sobre os obstáculos ou emergências previstos
Como afirmado acima, o processo de comunicação envolve muitos paradigmas e muitas rotas, onde obstáculos ou emergências podem romper as funcionalidades.
O pior caso pode acontecer quando um comunicado de imprensa ou um folheto é impresso e o endereço de e-mail e comunicação é impresso ou apagado incorretamente, ou quando uma palavra crítica e importante é digitada incorretamente, um repórter pode obter as informações erradas.
Um desastre pode acontecer quando a organização que você está dedicando suas habilidades negar para lhe dar crédito. Esses tipos de problemas precisavam ser antecipados antes do plano de comunicação e soluções alternativas encontradas para superar e corrigir esses problemas.
Conclusão
O plano de comunicação é um porta-voz dos sonhos da organização, que precisa ser estrategicamente desenhado com os olhos nos mínimos detalhes. É melhor preparar um plano de comunicação três ou quatro dias antes do horário e avaliar o mesmo minuciosamente.
Um plano de comunicação bem documentado facilitará todo o processo e ordenará atividades diversificadas que você possa estar realizando.
Primeira fonte da imagem: pixabay.com
Curso Relacionado: -
como desenvolver um plano de comunicação