O gerenciamento de projetos cativou nossa vida profissional de tal maneira que agora se tornou uma norma em todos os negócios e escritórios / organizações. Essa fase de conduzir sistematicamente o seu trabalho e organizar os trechos de um projeto para atingir uma meta ou objetivo comum da empresa foi o que governou os projetos bem-sucedidos e os inovadores sistemas de gerenciamento de mudanças e mudanças de ponta. Com as técnicas de gerenciamento de projetos, as abordagens de gerenciamento de projetos evoluíram e essas abordagens continuaram evoluindo e crescendo para os aspectos em constante mudança dos negócios globais.
À medida que a industrialização cresceu exponencialmente, houve uma divisão na maneira como encaramos as abordagens de gerenciamento de projetos e como isso afetaria os negócios. O trabalho precisava ser mais rápido, melhor e mais preciso do que nunca. Foi o que surgiu para nós como o novo lado do gerenciamento de projetos. As abordagens mais antigas, ou mais sistemas legados, passaram a ser chamadas de Gerenciamento Tradicional de Projetos e a nova abordagem, vibrante e mais intuitiva, passou a ser conhecida pelo nome de Gerenciamento Dinâmico de Projetos.
Neste artigo, veremos como podemos diferenciar essas duas fases do gerenciamento de projetos e como podemos ajudá-lo a decidir qual dessas abordagens é necessária para a sua empresa funcionar como uma máquina bem lubrificada. Colocamos o gerenciamento de projetos tradicional em comparação com o gerenciamento dinâmico de projetos com base em 6 pontos individuais e veremos como eles se saem nesses termos.
Gerenciamento tradicional de projetos
Quando falamos sobre gerenciamento tradicional, observamos uma forma muito restrita e rígida de uma abordagem de gerenciamento de projetos. Essa abordagem foi o início do gerenciamento de projetos no planeta Terra e assumiu que o escopo e os objetivos do projeto permanecessem constantes durante todo o ciclo de vida do projeto. A iniciação e o planejamento foram projetados de acordo com esse processo de pensamento. As alocações foram feitas e o produto foi visualizado em uma configuração bidimensional sem nenhuma variação ou mesmo a possibilidade de uma variação considerada.
Com absolutamente nenhuma margem para acomodar variações e alterações nos planos e cronogramas do projeto, as margens de sucesso foram sombrias e pouco animadoras. O gerenciamento tradicional do projeto identifica os cronogramas e os recursos com a suposição de que nada mudará durante o projeto e o plano será respeitado o tempo todo. O ciclo de vida do projeto ficou assim:
- Início do Projeto
- Planejamento do Projeto
- Projeto de execução
- Monitoramento e Controle de Projetos
- Encerramento do Projeto
O ciclo de vida do projeto seria seguido em uma ordem seqüencial e um estágio seguiria outro, ou seja, somente quando o planejamento do projeto estiver concluído, todo o projeto passará para a execução do projeto.
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Mudanças no plano
Como mencionado acima, o gerenciamento de projetos tradicional tem uma visão muito rígida de todo o espaço de gerenciamento de projetos que criamos para realizar uma mudança ou movimento em direção a um objetivo definido. Com a suposição de que tudo permanecerá como está, não há flexibilidade no plano que é elaborado após o início do projeto.
Com menos espaço para quaisquer alterações, mesmo uma pequena alteração enfrentada pelo projeto na fase de execução ou na própria fase de elaboração do plano, será necessário que o gerente do projeto refaça todo o plano do zero, levando em consideração a mudança ocorrida.
Como sabemos agora que, durante o trabalho de um projeto, há uma possibilidade de muitas mudanças. A reformulação e a reformulação de todo o plano não seriam escalonáveis e custariam tempo, recursos, inflação do orçamento e esforços à organização.
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Papéis e responsabilidades
No gerenciamento tradicional de projetos, estamos olhando para uma figura central que cuida de todo o funcionamento do projeto. Esse indivíduo é o gerente de projeto (PM). O PM examina todas as etapas pelas quais o projeto passa e é responsável por seu bom funcionamento.
Com o dinamismo oferecido pelo projeto, a responsabilidade de atualizar o plano também fica nas mãos do PM, sobrecarregando assim um único indivíduo com a tarefa de orientar e empurrar o projeto no caminho certo. Isso pode ser uma tarefa e tanto para gerenciar.
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Produtividade e desempenho
Há muita ênfase na aderência ao cronograma e cronogramas, já que agora existe uma punição severa para o PM, se houver uma pequena alteração no plano do projeto. Esse afeto unilateral pelos cronogramas do projeto interrompe o fluxo de trabalho do projeto e o trabalho fica atrasado de qualquer maneira.
Sem pensar no trabalho real que ocorre, também houve muitos casos em que a qualidade foi comprometida com a visão de permanecer pontual. Sempre havia um empurrãozinho no que diz respeito às linhas do tempo e nem um momento para respirar e pensar sobre o trabalho que os membros da equipe do projeto estão fazendo.
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Gerenciamento de riscos
Embora a maior parte da concentração da equipe e do gerente do projeto esteja dentro do cronograma, com atenção inadequada ao gerenciamento de riscos e antecipação de riscos, a equipe reagiria aos riscos em vez de responder a eles.
Quando há uma reação aos riscos, você sabe que não está prestando atenção aos riscos, pois assume que as mudanças não ocorreriam e o projeto fluirá conforme os cronogramas. Porém, com o combate a incêndios ocorrido durante o projeto, você é forçado a sair da pista e, em seguida, o ciclo de reformulação do plano ocorre mais uma vez.
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Priorização do Trabalho
A priorização do trabalho pode sofrer um sério golpe durante os procedimentos do projeto e, com a estrutura do gerenciamento tradicional de projetos, onde a autoridade é centralizada, existe a possibilidade de que os membros da equipe não estejam cientes da prioridade correta do trabalho. Isso pode fazer com que eles trabalhem nas coisas erradas na hora errada.
O gerente de projeto normalmente está atolado nos planos e nas mudanças que ocorrem, deixando a equipe sem um órgão de priorização para ajudá-los a realizar o trabalho conforme necessário.
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Linhas do tempo
Com prazos fracos, o gerenciamento tradicional de projetos estava no seu ponto mais vulnerável e é agora que sabemos por que essa configuração rudimentar de processos foi apenas um antecessor da forma dinâmica de gerenciamento de projetos.
Há muita influência externa nos cronogramas e prazos quando se trata do gerenciamento tradicional de projetos. Com os clientes e clientes determinando os prazos, não há um exame prático da estimativa do trabalho e do tempo necessário para esse trabalho.
Gerenciamento Dinâmico de Projetos
Em forte contraste com o gerenciamento de projetos tradicional, o ambiente criado pelo gerenciamento dinâmico de projetos aborda todas as preocupações levantadas pelo ambiente anterior. A natureza dinâmica dos projetos é perfeitamente tratada por esse tipo de gerenciamento de projetos, pois fornece uma estrutura flexível que abrange as estações em constante mudança dos planos e objetivos do projeto. A abordagem usada aqui, em um ambiente dinâmico de gerenciamento de projetos, é dividir o projeto em unidades auto-sustentáveis que não possuem muitos fatores dependentes vinculados a ele.
Considerando um projeto de desenvolvimento de software, você tem requisitos variados que são extremamente voláteis e estão sujeitos a alterações maciças ou pequenas a cada passo dado. Principalmente, esses planos são baseados em hipóteses que podem ou não estar em conformidade com os acontecimentos reais dentro do projeto. É muito impraticável seguir a abordagem tradicional de gerenciamento de projetos nesses cenários e, portanto, os especialistas em gerenciamento de projetos encontraram a necessidade de uma abordagem nova e flexível.
O gerenciamento dinâmico de projetos ou o gerenciamento ágil de projetos passou a ser apenas a abordagem necessária para quebrar o jinx em projetos malsucedidos, causados devido à rigidez da abordagem tradicional de gerenciamento de projetos. Sendo altamente iterativo para uma abordagem de gerenciamento de projetos, o gerenciamento dinâmico de projetos seguiu o caminho incremental. Com todas as coisas boas, há aspectos do projeto que precisam ser cuidadosamente analisados para fazer a bola rolar. Eles são:
- O valor renderizado pelo projeto deve ser claro
- Deve haver participação ativa dos clientes para verificar os procedimentos do projeto
- Documentação visual e gráfica deve ser permitida e incentivada
- A colaboração da equipe deve ser a figura autorizada na execução do projeto
Os ciclos de desenvolvimento são blocos de construção que permitem a avaliação constante do projeto, e a estrutura permite a obtenção de feedback e melhorias constantes no local. Com a melhoria contínua como espinha dorsal, o gerenciamento dinâmico de projetos é certamente o caminho a seguir. O planejamento se torna mais ágil e ocorre com muita consideração e expectativa a bordo.
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Mudanças no plano
Com as mais recentes tecnologias assumindo a abordagem dinâmica de gerenciamento de projetos, os PMs contam com as ferramentas de software de gerenciamento de projetos para ajudá-los a realizar as diferentes mudanças nos planos e as diferentes introduções nas fases de design e execução do projeto. Essas ferramentas estão em conformidade com a abordagem de gerenciamento dinâmico de projetos de forma a pressionar muito pouco o PM no que diz respeito às mudanças no plano.
Essas ferramentas permitem que os MPs incorporem automaticamente mudanças no plano, pois já existem várias situações consideradas e planos de contingência acordados para quaisquer mudanças que possam ocorrer. A ferramenta imediatamente aceita a alteração e reorganiza o plano de forma a não alterar todo o plano, mas acomodar a anomalia que ocorreu.
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Papéis e responsabilidades
Com a acomodação automática das alterações no plano do projeto, os membros da equipe não precisam contar com uma única autoridade centralizada para receber seus pedidos e trabalhar durante o dia. Os membros da equipe podem ajudar a planejar e priorizar o dia à medida que o trabalho flui.
O gerenciamento dinâmico de projetos só seria possível se as mãos que contribuíram para o projeto fossem extremamente hábeis e pudessem trabalhar brilhantemente em equipe. A colaboração da equipe é extremamente importante em um espaço dinâmico de gerenciamento de projetos e forma um componente essencial que leva essa estrutura dinâmica a maiores possibilidades de sucesso.
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Produtividade e desempenho
O plano e os cronogramas para o plano agora são tratados automaticamente pela ferramenta de gerenciamento de projetos e não precisam ter olhos dedicados para segui-los. Com isso, a equipe e o PM podem se concentrar apenas no trabalho a ser concluído e nas iterações a serem cuidadas. Mais tempo permite mais criatividade e inovação e ajuda os membros da equipe a pensar sempre fora da caixa para qualquer obstáculo encontrado ao longo do caminho.
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Gerenciamento de riscos
Diferentemente do gerenciamento de projetos tradicional, onde houve mais reação aos riscos encontrados, no gerenciamento dinâmico de projetos, você está procurando maneiras de responder aos riscos que surgiram no seu caminho. Durante a fase de planejamento do projeto, o gerenciamento de riscos é conduzido e os riscos são antecipados e previstos. Com essas previsões realizadas, também foram designados planos de ação para cada risco, o que foi antecipado. Esses planos de ação são incorporados no plano do projeto e, se houver riscos, um método proativo já será implementado.
Se os riscos forem evitados, o projeto e seus membros da equipe poderão usar o tempo restante como uma oportunidade para antecipar o cronograma do projeto.
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Priorização do Trabalho
Aqui, todos na equipe do projeto sabem o que precisa ser feito e as prioridades já estão classificadas. Com transparência no sistema e clareza no processo de priorização, o gerenciamento dinâmico de projetos cuida das mudanças nos planos ou na prioridade da tarefa. Eles refletem imediatamente nos planos do projeto.
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Linhas do tempo
Com um cronograma confiável e uma abordagem flexível, a linha do tempo e a data de término do projeto ou as datas dos marcos não são definidas no início do projeto, mas estão evoluindo bastante à medida que o projeto evolui com o tempo. Se o gerenciamento dinâmico de projetos for conduzido com eficiência, há uma grande chance de sucesso e economia quando se trata de orçamento, tempo e esforço.
Isso implicaria que, com um plano em evolução, seus prazos sempre serão precisos e a data de término do projeto será baseada em previsões reais e não em previsões feitas no início.
Conclusão
O gerenciamento de projetos tradicional foi o início do gerenciamento de projetos e sua contribuição para a forma como gerenciamos os projetos hoje em dia será sempre aplaudida. Não que este artigo torne o gerenciamento de projetos tradicional uma abordagem obsoleta, ele apenas coloca o tradicional na dinâmica da nova era. O gerenciamento tradicional de projetos ainda é usado em alguns setores com prazos fixos para tudo e para o processamento linear do trabalho.
A comparação segura e evidentemente coloca o gerenciamento dinâmico de projetos na liderança nessa corrida e, com os tempos mudando e reformando continuamente no setor industrial, certamente melhoraremos o que fazemos e progrediremos ainda mais para a humanidade.
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