Introdução ao Plano de Documentação do Projeto
O plano de documentação do projeto é uma das principais coisas que se deve ter antes de pular para qualquer projeto. É um dos principais aspectos técnicos de um projeto.
Se você trabalha como freelancer ou para uma grande empresa corporativa, sempre inicie um projeto com um plano de documentação, pois evitará as complicações desnecessárias que você enfrentará no caminho. O plano de documentação do projeto não apenas fornece a você um mapa de trabalho do projeto, mas também mostra o tipo de dificuldades que você enfrentará nesse caminho. Com um detalhe pós-fato sobre o que acontecerá se você não conseguir concluir o processo a tempo, apenas facilitará o trabalho do funcionário.
E apenas para incluir o fato de que deve ser dinâmico, no sentido de que deve ser flexível para acomodar tantas mudanças quanto o tempo sugerir.
Se você não deseja um bom plano de documentação, isso pode levar a um atraso caro no projeto ou a uma documentação de baixa qualidade que aumentará apenas a carga de trabalho e a estimativa do projeto em todos os aspectos.
Por exemplo: quando você compra um produto no mercado, obtém um manual do produto e, com a ajuda deste manual, usa o produto adequadamente, para que você tenha uma idéia aproximada da instalação, instalação, uso desse produto e o que será acontecer se você não o usou como está indicado no manual.
Componentes de um plano de documentação ideal
Agora, como temos uma ideia clara de que o plano de documentação é muito necessário para estabelecer um planejamento claro do projeto, é necessário fazer um bom plano de projeto. E para fazer um, há alguns pontos que precisam ser lembrados. Discutiremos aqueles nessas seções. Podemos basicamente dividir os componentes em duas partes:
Visão geral da primeira documentação
(devemos saber como fazer um documentário sobre o documento) -
- Capa-
a capa é o resumo de todo o projeto, qualquer projeto deve incluir uma declaração de direitos autorais, o nome dos proprietários e o resumo de uma figura importante (pode ou não ser necessária).
- História-
Um plano de documentação do projeto deve incluir o histórico através do qual ele passou, como as datas de atualização, título e nomes da pessoa que fez a atualização nesse projeto. Basicamente, isso é feito para que você possa manter o controle de qualquer atualização que esteja acontecendo do seu lado ou se algum outro funcionário estiver entretendo.
- Informações de Contato-
A guia de informações de contato deve ter a lista de contatos de toda a pessoa responsável relacionada a esse projeto (pessoa específica do nível de gerenciamento ou autoridades seniores ou que assim tenha uma palavra adequada no projeto).
- Conteúdo -
Sempre deve haver uma associação de conteúdo adequada de um plano de documentação, pois isso só ajudará a navegar pelo plano
Segunda orientação para o conteúdo
(devemos saber como colocar muito importante e onde)
- Resumo-
É o coração e a alma de um plano de documentação; o resumo é o iniciador do plano de documentação do projeto. Ele deve se concentrar principalmente nos holofotes do projeto, como as principais atualizações nos principais aspectos. Analisando o resumo, deve-se ter a idéia de quais serão os prazos ou prazos de seus respectivos mini-projetos. Um resumo deve ser subdividido em outro mini-projeto, pois sempre haverá um mini-projeto dentro de um grande projeto.
- Público-
O principal aspecto de qualquer plano de documentação é o público para o qual você está fazendo. Portanto, verifique se você está incluindo o aspecto correto do projeto conforme o respectivo público. (atenção: tenha muito cuidado ao usar os termos técnicos, pois seu público talvez não o faça em termos técnicos).
- Especificação da documentação
Deve-se sempre fazer uma consideração especial em relação a fontes, logotipo, orientação de cores, imagens, conteúdo de mídia, etc. Seja um documento on-line, um documento impresso ou ambos, será de origem única ou qual a dimensão da página.
- Calendário-
É necessário ter um cronograma se é a vida real do planejamento do projeto, porque a rotina sempre nos manterá atentos. No contexto do planejamento e documentação do projeto, é muito necessário ter um cronograma para que possamos sempre verificar as respectivas perguntas.
O marco importante que precisa ser mantido sob controle é:
Quais são os marcos no desenvolvimento do projeto?
Qual capítulo precisa ser concluído quando?
Qual é o período do ciclo de revisão?
Quais são os KPI que devemos manter sob controle regularmente?
Quantos tipos e rodadas de revisão devem ser permitidos?
Qual é o calendário é o prazo final do projeto?
- Fator de risco-
todos ouviram a afirmação "maior o risco, maior a recompensa". Portanto, com todo trabalho, sempre há algum fator de risco associado. Gostar-
Quais são os gargalos deste projeto?
Quais fatores atrapalham a estabilidade do projeto (ou o fazem parar)?
Existe um plano de backup para essa eventualidade ou quais são as medidas de conexão?
Quais são as medidas corretivas que você deve tomar para fazê-lo funcionar?
Conclusão
Como você pode ver, sem o plano de documentação, não se pode projetar uma projeção sincera de seu projeto.
Portanto, podemos dizer que um plano de documentação é uma planta de todos os projetos, com todos os ifs e buts incluídos. É a espinha dorsal de todo o sistema. Embora não possamos dizer quanto se deve mostrar a dependência, porque às vezes o julgamento humano em tempo real é muito melhor do que as regras escritas, mas para os leigos começarem a trabalhar em um projeto, a orientação que o iniciador é necessário pode ser fornecida iniciando-se primeiro o plano de documentação. E também é muito importante analisar todo o nosso trabalho, reunir o máximo possível de idéias e inspiração antes que o projeto chegue ao chão, porque mais suamos em campo e menos sangramos no chão.
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Este foi um guia para o Plano de Documentação do Projeto. Aqui discutimos os componentes de um plano de documentação ideal. Você também pode consultar o seguinte artigo para saber mais -
- Metodologia de Gerenciamento de Projetos
- Papel do Gerente de Projeto
- Fases de gerenciamento de projetos
- 6 etapas para desenvolver um plano de gerenciamento de riscos do projeto