Ciclo de vida do gerenciamento de projetos
Os projetos são parte integrante de nossa vida profissional. No mundo das constantes tendências da tecnologia e dos negócios, o gerenciamento de projetos é muito procurado. Neste tópico, vamos aprender sobre o ciclo de vida do gerenciamento de projetos
Segundo o PMI, um projeto é definido como temporário, com início e fim definidos no tempo. Além disso, o projeto é único, sem operação de rotina, e visa atingir a meta singular com um conjunto específico de operações. O PMI define ainda o gerenciamento de projetos como a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto para atender aos requisitos do projeto.
Quer o projeto seja desenvolvimento de software ou lançamento de novo produto ou mesmo filme, seu gerenciamento progredirá em cinco fases do ciclo de vida.
Ciclo de vida das fases do gerenciamento de projetos
Aqui estão as cinco fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos:
- Iniciação
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento e controle
- Fecho
Fase de Iniciação:
Este é o ponto de partida do projeto. O projeto é conceituado nesta fase. Nesta etapa, as seguintes etapas são implementadas:
- A ideia do projeto é criada ou o cliente se aproxima dela. A ideia pode ser a solução para um problema existente ou uma nova oportunidade nos negócios (por exemplo: lançamento de novo modelo de smartphone)
- O documento de caso de negócios é criado, fornecendo a solução para implementar a idéia após as sessões de brainstorming que consistem em equipe, cliente e gerentes de projeto.
- Os gerentes de projeto e as equipes envolvidas verificam a viabilidade de implementar o projeto em termos de lucros, custo, cronograma, recursos, etc.
- Depois que o projeto passa no teste de viabilidade, é proposto para aprovação da equipe de liderança da empresa / unidade de negócios.
- Durante a aprovação, a SOW do projeto é assinada e o orçamento é alocado.
Após a conclusão bem-sucedida das etapas acima, o projeto é movido para a fase de planejamento.
Fase de planejamento:
Esta é a segunda fase do gerenciamento de projetos. Durante esta fase, um plano detalhado do projeto é criado. Esse plano inclui tarefas, recursos necessários, cronogramas, custos, etc. É feito um planejamento adicional para priorizar os requisitos. O gráfico de Gantt, que indica cronogramas para as várias tarefas, é um dos documentos importantes criados para o planejamento. Os planos diferentes criados dependendo do tipo de projeto são:
- Plano de comunicação: Um bom plano de comunicação garante o sucesso do projeto. Determina como as informações devem ser compartilhadas entre os vários grupos envolvidos (configurar o correio, Skype, criar uma lista de distribuição etc.) A matriz de escalonamento faz parte desse plano que é usado para escalar equipes para problemas.
- Plano de recursos: identifica os recursos necessários para o projeto e o consumo e o cronograma para obter os recursos. O mapeamento de recursos humanos está descrito neste plano.
- Plano de Qualidade: O plano consiste em uma descrição detalhada dos padrões de qualidade adotados, testes e garantia de qualidade usados para manter os padrões.
- Plano de Implantação: Inclui o esboço da implantação das entregas do projeto. A abordagem da implantação, a responsabilidade dos membros da equipe durante e após a implantação, acompanhamento de problemas e suporte no projeto após a conclusão do projeto.
Após a conclusão de vários planos, o gerenciamento de riscos é realizado dependendo da criticidade do projeto. Identificando as ameaças em potencial e analisando o impacto se essas ameaças ocorrerem para formar parte da sub-fase. Um relatório de gerenciamento de riscos é preparado com um plano para mitigar ameaças futuras.
Fase de execução:
Feito com a finalização e o planejamento da ideia do projeto. Agora é hora de começar a trabalhar. Nesta fase, o planejamento anterior é colocado em ação. Essa fase depende muito do planejamento. Melhor o plano melhor será a execução. Os gerentes de projeto seguem as etapas abaixo neste processo:
- Alocação de recursos e garantia de entrega pontual.
- Atribuindo as tarefas aos membros da equipe diariamente
- Participando de reuniões diárias
- Criando um relatório de status com base em reuniões diárias e no andamento do projeto.
Aqui, toda a equipe é apresentada à medida que começa com o trabalho real (por exemplo, desenvolvimento de software, fabricação). Metas diárias são definidas; a equipe tem que garantir para encontrá-los; em caso de atraso, eles precisam se reportar aos gerentes de projeto.
Fase de Monitoramento e Controle:
Essa fase é mesclada com a fase de execução porque ambas ocorrem ao mesmo tempo. O principal objetivo aqui é garantir que a execução seja realizada conforme o plano. Cronogramas e custos aderem. Os pontos abaixo são implementados durante o monitoramento:
- Defina os principais indicadores de desempenho (KPIs).
- Compare o plano de progresso ou o relatório de status com o plano do projeto para medir os KPIs.
- Para qualquer desvio do projeto, reduza o desvio e redefina os KPIs.
- Atualize o plano para quaisquer alterações que atendam ao prazo.
- Monitore a utilização do orçamento.
- Monitore a qualidade do projeto.
Fase de fechamento:
Agora que o projeto está concluído e é hora de implantá-lo no cliente ou lançar no mercado. É aqui que os esforços colaborados chegam ao fim frutífero !! O plano de implantação criado na fase de planejamento entra em ação. A fase de fechamento possui:
- Liberar as entregas (produto / serviço) para as partes interessadas.
- Comunicar o fechamento às partes interessadas e parceiros de negócios.
- Assinando documentos comerciais.
- Liberando os membros da equipe e fechando os contratos.
- Pagamento e documentação.
- Documentar as lições aprendidas e as melhores práticas adotadas durante o projeto para que possam ser usadas para referência futura em outros projetos.
- Configuração da estrutura de suporte e manutenção de acordo com os requisitos.
Portanto, acima estão as fases do ciclo de vida do projeto. Embora iniciar um novo projeto possa parecer uma tarefa gigantesca, mas a quebra de fases garante o objetivo atingível. Mas essas fases não são mutuamente exclusivas, elas podem se sobrepor na prática. As fases de execução e controle que vimos acima ocorrem ao mesmo tempo. Da mesma forma, o mesmo pode acontecer em outras fases também.
Fusão Planejamento-Execução:
As possibilidades de problemas e mudanças nos requisitos do cliente na fase de execução podem levar a mudanças no plano do projeto. O planejamento é novamente executado na fase de execução. A metodologia ágil que é amplamente usada para projetos de software fornece a flexibilidade para incorporar essas alterações de última hora.
Os grandes projetos são divididos em pequenos módulos, como fabricação e qualidade, podendo ser diferentes módulos para um produto. A conclusão de um módulo pode corresponder à iniciação de outros projetos.
Pode-se concluir que essas etapas são de natureza dinâmica, mas com a ajuda de diferentes ferramentas para gerenciamento de projetos, podemos garantir a conclusão bem-sucedida do projeto.
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