Documentação do projeto
A documentação do projeto não é apenas uma tarefa simples, mas pode ser pensada como uma habilidade essencial definida na era atual. Desde a faculdade até os profissionais que trabalham, trabalhando em projetos em uma parte essencial da rotina diária de trabalho, torna-se de importância imprescindível entender como documentar, salvaguardar e preservar o projeto para prova de verificação e referência futura. Desde o nível da escola, se os indivíduos são considerados essa habilidade simples, mas eficaz, da documentação e gerenciamento do projeto, isso pode adicionar muita eficiência e produtividade ao seu trabalho profissional.
Tendo uma perspectiva macro, a documentação do projeto é parte integrante do gerenciamento de projetos. Pode haver vários tipos de projetos em vários fluxos nos quais as pessoas trabalham, a documentação pode ser de imenso benefício e valor para o Gerente de Projeto, porque:
- Ele pode ver se todos os requisitos do projeto foram cumpridos, se não, o que deve ser feito.
- Em caso de problemas, ele pode rastreá-lo até a origem do problema e trabalhar no fornecimento de soluções específicas.
- Ele pode responsabilizar um indivíduo pelo trabalho que ele fez, o gerente de projeto pode rastreá-lo até o analista que trabalhou no projeto em termos do trabalho que o analista fez e quando foi feito.
- Ele fornece e serve como prova de que o referido projeto foi realmente elaborado.
- Em caso de conflitos e disputas, os documentos pertencentes a um projeto podem ser consultados novamente e também podem ser usados para atribuir a propriedade do projeto ao seu legítimo proprietário.
- Basta passar pelo gerente de documentos para saber o status do projeto e o tempo estimado para a conclusão.
- E, por último, é importante que o projeto seja organizado adequadamente, fácil de ler e adequado.
Idealmente, os gerentes de projeto seguem modelos padronizados que foram usados no passado para documentação; esses modelos são de projetos bem-sucedidos realizados pela empresa no passado. Os planos do projeto, casos de negócios, status do projeto e requisitos são frequentemente reutilizados em projetos anteriores que foram um sucesso, pois ajudam o gerente de projeto a se concentrar em sua competência, eficiência e produtividade e reduz o excesso de papelada que se torna difícil de rastrear e gerenciar .
Abaixo está um instantâneo dos estágios principais do ciclo de vida de um projeto e como cada estágio gera documentos essenciais do projeto que podem ser usados para verificação, referências futuras e verificação. 
- Relatório de Viabilidade - Antes de o projeto ser implementado, ele passa por vários testes em termos de viabilidade de executar esse projeto e levá-lo ao estágio de implementação. É realizado um estudo das tendências e cultura atuais do mercado, juntamente com os custos-benefícios associados ao projeto.
- Carta do projeto - apresenta uma visão geral do projeto, menciona os principais componentes e objetivos do projeto e serve como referência. Ajuda o gerente a seguir os principais objetivos repetidamente.
- Especificação de Requisitos - Menciona todos os requisitos necessários para executar o projeto, mão de obra, recursos financeiros, recursos de tecnologia, matérias-primas, conjuntos de habilidades específicas, permissões, regras e regulamentos, aprovações em várias etapas do projeto.
- Documento de Design - Estabelece a estrutura de design do projeto, é feito de maneira que seja fácil de entender por um estranho quando ele visualiza o projeto. Estabelece a arquitetura do projeto.
- Plano / Estimativa de trabalho - Estabelece o prazo para vários componentes do projeto, os referidos componentes precisam ser concluídos dentro dos prazos estabelecidos. O progresso real é sempre comparado a esses cronogramas.
- Matriz de Rastreabilidade - Ajuda a rastrear a responsabilidade de um analista que trabalha em componentes específicos do projeto e com quem entrar em contato em caso de um problema.
- Rastreador de problemas - mantém uma lista de todos os problemas, também armazena os problemas e suas soluções que ocorreram no passado, para que, caso o problema chegue novamente, a solução esteja facilmente disponível
- Documento de gerenciamento de mudanças - captura o progresso real e todas as alterações feitas no projeto
- Documento de teste - salva todos os testes realizados e suas respostas.
- Documento técnico - Estabelece todos os requisitos técnicos em termos de tecnologia, design e especificações.
- Documento funcional - Ele se concentra em como executar várias funções e diretrizes a serem seguidas durante a execução.
- Manual do usuário - Visão geral de todo processo, regras e regulamentos. Como um procedimento operacional padrão.
- Plano de transição / implementação - Menciona como o projeto será levado da prancheta para a execução. Abrange todas as etapas de como implementar o projeto.
- Entrega / encerramento do projeto - o projeto é concluído e os documentos são salvos para referência futura.
Os pontos acima mencionados foram áreas-chave e fontes de documentação do projeto em vários estágios do ciclo de vida de um projeto. Além da lista acima, existem alguns documentos de projeto comuns que surgem no dia-a-dia de projetos conduzidos individualmente ou no nível da empresa.
- Cronograma do projeto - menciona o prazo, os recursos e os custos do projeto.
- Gerenciamento de riscos - menciona todos os riscos que podem surgir no projeto, você pode classificá-los e alocar recursos de acordo.
- Logs de problemas - menciona todos os problemas operacionais que surgem e suas soluções.
- Orçamento do projeto - O documento mais importante menciona o custo total e o retorno esperado do orçamento.
- Relatório de status - menciona o status de conclusão e marcos e próximos marcos.
- Relatórios de controle de qualidade - Os relatórios de garantia de qualidade são importantes porque você repassa todos os critérios básicos antes da implementação.
Portanto, fica claro que os documentos do projeto são de imensa importância na conclusão bem-sucedida de um projeto. Os documentos do projeto devem ser claros, simples, relevantes e atualizados. Cada projeto é a diferença em termos de tamanho, escopo, entregas e ciclo de vida. Os documentos deste projeto devem ser apropriados para o projeto em questão.
Os documentos do projeto devem facilitar a vida do gerente do projeto e de todos os envolvidos. Ele deve indicar claramente todos os requisitos, riscos e recursos para que todos os interessados estejam na mesma página.
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