Diferentes métodos eficazes de comunicação (útil)

Os diferentes métodos de comunicação usados ​​comumente no local de trabalho são:

Comunicação verbal

A comunicação verbal envolve o uso de palavras enquanto a entrega da mensagem pretendida está sendo feita. Pode ser individual, por telefone ou em grupo, etc. É um método de comunicação eficaz que é pessoal e deve ser usado mais do que apenas telefonemas e e-mails sempre que possível. O meio da mensagem em caso de comunicação verbal é oral. Falar simples é comunicação verbal. Ver a pessoa com quem a comunicação face a face está ocorrendo ajuda a medir a resposta dessa pessoa, entendendo sua linguagem corporal e também auxilia na participação ativa do diálogo. Assim, tanto a comunicação escrita quanto a oral são os dois principais tipos de comunicação verbal.

1. Narrativa

Contar histórias é uma forma de comunicação verbal que é eficaz. Uma função organizacional vital é desempenhada por ela, pois ajuda na construção de significados comuns para os indivíduos da organização. As histórias ajudam a esclarecer os valores-chave e também a demonstrar como as coisas são feitas em uma organização. O tom, a força e a frequência da história têm uma relação com maior comprometimento organizacional. A qualidade das histórias contadas pelos empreendedores está relacionada à capacidade de garantir capital para suas organizações. As histórias podem ajudar a servir para reforçar e perpetuar a cultura de uma organização.

2. Conversas Cruciais

Embora o processo seja semelhante, são necessárias mais habilidades, reflexão e planejamento para comunicações de alto risco em comparação às interações diárias no trabalho. Exemplos de comunicação que envolve altos riscos consistem em apresentar ao capitalista de risco um plano de negócios e pedir um aumento. Além disso, em várias épocas de nossa vida profissional, temos conversas cruciais - discussões em que as apostas são altas, as emoções são fortes e as opiniões podem divergir.

Comunicação escrita

A comunicação por escrito não pode ser evitada no local de trabalho. Está presente em todos os lugares e consiste em documentos e cartas tradicionais em papel e caneta, bate-papos, e-mails, documentos eletrônicos digitados, relatórios, SMS e qualquer outra coisa que possa ser transmitida pelo uso de símbolos escritos, como a linguagem, que inclui todos os documentos que fazem parte da vida cotidiana dos negócios. Tais métodos de comunicação são indispensáveis ​​para qualquer comunicação formal de negócios e também para a emissão de instruções legais.

Os métodos de comunicação que utilizam principalmente a comunicação escrita consistem em propostas comerciais formais, comunicados à imprensa, memorandos, contratos, brochuras, manuais e similares. A eficácia da comunicação escrita dependerá do estilo de escrita, vocabulário, gramática e clareza. A comunicação por escrito é mais adequada nos casos que exigem instruções detalhadas, quando algo precisa ser documentado ou em situações em que a pessoa está muito longe para falar pessoalmente ou por telefone. Alguns dos métodos escritos de comunicação incluem -

Mídia social

Ferramentas de mídia social como o Facebook podem ser usadas de maneira eficaz nas organizações com o objetivo de se comunicar entre locais, divisões, departamentos e funcionários. Certas ferramentas, como o Yammer, foram projetadas especificamente para criar redes de mídia social nos limites de um domínio específico dos negócios.

O email

A comunicação por email nas organizações se tornou muito comum e é uma ferramenta altamente essencial para o compartilhamento de informações com um, centenas e milhares de funcionários. Geralmente, é um componente significativo do plano de comunicação e, mesmo que não substitua os métodos de comunicação cara a cara ou outros, é facilmente acessível e barato.

Comunicação Oral

O outro tipo de comunicação verbal inclui a palavra falada, por telefone ou pessoalmente, videoconferência, bate-papo por voz ou qualquer outro meio. Diferentes tipos de comunicações informais, como o boato informal ou a vinha e as comunicações formais, como conferências e palestras, são as formas de comunicação oral eficaz. O uso das comunicações orais é feito em discussões, bem como em conversas informais e causais. A eficácia da comunicação oral dependerá da velocidade, volume, afinação, modulação da voz, clareza da fala e também das comunicações não verbais, como pistas visuais e linguagem corporal.

Alguns dos importantes métodos de comunicação oral incluem:

Comunicação cara a cara

Geralmente, esses são os métodos preferidos de comunicação, embora não sejam realistas o tempo todo, especialmente em organizações baseadas em vários locais do mundo. No entanto, ferramentas como videoconferência tornam possível a comunicação cara a cara aproximada e ajudam até mesmo as grandes organizações a criar conexões pessoais entre a gerência e a equipe.

Encontros

As reuniões são comuns em quase todas as configurações de negócios e agora tornou-se possível aumentá-las por meio do uso de ferramentas de tecnologia que permitem que os participantes em locais remotos participem das discussões, embora não estejam presentes fisicamente no local da reunião.

Ao usar a comunicação verbal, a pessoa precisa estar ciente de seu tom de voz, inflexão e velocidade. O uso de sarcasmo e tons de raiva deve ser evitado, caso contrário a pessoa com quem você está se comunicando ficará na defensiva. Ao falar com sua equipe ou com um grupo de pessoas, você deve falar alto e claramente, para que todos possam entender o que você está dizendo. O uso do microfone deve ser feito se um grupo estiver sendo abordado em uma sala grande. A comunicação verbal é melhor usada quando algo precisa ser discutido em detalhes ou quando alguém precisa ser elogiado ou repreendido. A comunicação verbal torna a transmissão de pensamentos mais rápida e fácil e é o método de comunicação mais bem-sucedido. No entanto, representa apenas 7% de toda a comunicação humana.

Métodos não verbais de comunicação

"A coisa mais importante na comunicação é ouvir o que não é dito"

Peter Drucker

A comunicação enviando e recebendo mensagens sem palavras faz parte da comunicação não-verbal. Tais mensagens são uma parte vital de qualquer comunicação e geralmente fornecem reforço à comunicação verbal. No entanto, eles também podem transmitir seus próprios sentimentos e pensamentos.

Comunicação Física Não Verbal

Um papel importante é desempenhado pela comunicação não-verbal na maneira como você se comunica com outras pessoas. Não pode ser considerado um único meio de comunicação, exceto nos casos em que a pessoa faz uso da linguagem gestual. A comunicação física não verbal ou a linguagem corporal consiste em postura corporal, expressões faciais, contato visual, gestos como um dedo pontudo, onda e afins, toque, tom de voz, movimentos gerais do corpo e outros.

Você precisa estar ciente da comunicação não-verbal. Seus movimentos, contato visual e gestos, a maneira como você se senta e fica em pé, ajudam a transmitir uma mensagem para a pessoa com quem você está se comunicando. Os gestos devem ser usados ​​adequadamente ou as mãos devem ser deixadas ao seu lado. Você deve evitar se mexer, pois é uma distração e os braços não devem ser cruzados, pois isso envia um sinal de estar fechado ou com raiva. Você deve sempre olhar nos olhos da pessoa com quem está falando e nunca olhar ou revirar os olhos quando estiver falando.

As mais comuns entre toda a comunicação não-verbal são as expressões faciais. Por exemplo, uma carranca ou um sorriso transmite emoções distintas e difíceis de expressar por meio da comunicação verbal. A pesquisa mostrou que pistas não verbais ou linguagem corporal, juntamente com expressões faciais, tom de voz e postura corporal, representam quase 55% de toda a comunicação que ocorre. De acordo com a pesquisa, apenas 7% da compreensão da mensagem pelo receptor é baseada nas palavras reais do remetente, 38% com base na pará linguagem (volume, tom e ritmo da fala), enquanto 55% está no base de pistas não verbais (linguagem corporal).

A pesquisa também revelou que dicas não-verbais também podem afetar se você obtém sucesso em obter uma oferta de emprego. Os juízes que examinam os vídeos dos candidatos puderam avaliar suas habilidades sociais mesmo quando o som estava desligado. Eles analisaram a taxa de gestos, o tempo gasto em conversas e a formalidade da vestimenta para determinar os candidatos que seriam mais bem-sucedidos socialmente no trabalho. Portanto, é essencial considerar a maneira como se aparece no negócio e também o que se diz. Nossas emoções são transmitidas por nossos músculos faciais. Uma mensagem silenciosa pode ser enviada sem pronunciar uma palavra. Uma mudança em nosso estado emocional é visível na mudança de nossa expressão facial.

Por exemplo, se nos concentrarmos em ter confiança antes de uma entrevista, a confiança será transmitida ao entrevistador pela nossa cara. Colocar um sorriso mesmo quando se sente estressado pode reduzir os níveis de estresse do corpo.

Paralanguage

Um componente significativo da comunicação não-verbal é a maneira como algo é dito, em vez do que é realmente dito. Isso consiste no estilo de fala, tom, emoção, estresse, tom, entonação e qualidade da voz. Ajuda na comunicação de interesse, aprovação ou na ausência dele. Segundo a pesquisa, 38% de todas as comunicações são explicadas pelo tom da voz.

As outras formas de comunicação não-verbal geralmente comunicam a personalidade de uma pessoa. Estes consistem em -

• Comunicação estética ou expressões criativas como pintura, dança, etc.
• Aparência ou o estilo de cuidar e se vestir que comunica a personalidade de uma pessoa.
• Linguagens espaciais como paisagens e pinturas comunicam gosto e status social.
• Símbolos como construção do ego, status e símbolos religiosos.

Por ser um comunicador eficaz, é importante alinhar nosso tom, aparência e linguagem corporal com a palavra que está sendo transmitida por nós. Pesquisas indicaram que, quando as pessoas mentem, elas piscam com mais frequência, dão de ombros e mudam de peso. O tom é outro elemento de comunicação que não é verbal. Um tom diferente pode alterar o significado percebido da mensagem. A ênfase em uma palavra específica ilustra como um tom pode transmitir muita informação.

Comunicação visual

A comunicação visual é o terceiro método de comunicação que ocorre com a ajuda de recursos visuais como cor, ilustração, design gráfico, desenho, tipografia, sinais e outros recursos eletrônicos.

A comunicação visual compreendendo tabelas e gráficos geralmente reforça os métodos de comunicação por escrito e, na maioria das situações, substitui completamente a comunicação por escrito. “Uma imagem vale mais que mil palavras” é um ditado que mostra que a comunicação verbal pode, em várias ocasiões, ser mais poderosa que a comunicação verbal e não verbal. Os desenvolvimentos na tecnologia tornaram a expressão da comunicação visual mais fácil do que era antes.

Não existe uma maneira correta de se comunicar, mas você precisa ter consciência sobre o que é apropriado e em que situação. Os métodos de comunicação escolhidos dependem da situação. Coloque-se no lugar dos funcionários. Se houver necessidade de comunicar uma certa mensagem para você, primeiro pense em como vai recebê-la. Ao usar seu bom senso em relação à situação e ser atencioso com seus funcionários, você será um comunicador eficaz. Uma melhor compreensão dos vários métodos de comunicação, juntamente com os diferentes estilos de comunicação, ajudará a conhecer e a lidar melhor com as pessoas, a esclarecer quaisquer equívocos ou mal-entendidos que possam existir e, assim, contribuir para o sucesso da organização.

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