Gerenciamento Ágil de Projetos para Leigos - Chegar ao cerne do Gerenciamento de Projetos, como outros assuntos, não é um atalho. Se você precisar de informações, precisará corrigi-las desde o início, do zero! Depois que seus conceitos básicos forem aprimorados e aprimorados, você poderá seguir pelo caminho do brilho ágil do gerenciamento de projetos e virar a mesa na sua organização. Então, aqui está o seu chip em um começo maravilhoso.
Bem-vindo ao Agile Project Management for Dummies !
O que significa um projeto?
Considere-o como um empreendimento exclusivo para uma determinada ação de cumprimento de requisitos. Esse empreendimento possui principalmente mais de uma atividade inter-relacionada que se apresenta como tarefa, e essas tarefas precisam ser cumpridas dentro de um prazo estipulado e com um nível de qualidade esperado. E, o mais importante, essas tarefas devem ajudar o projeto a atingir seu objetivo final. Com um início e um final planejados, os projetos são iniciados e passam pelas partes interessadas que conduzem o negócio à sua visão e missão.
O que significa Gerenciamento de Projetos ágil?
A implantação de métodos e técnicas de planejamento, organização e programação de recursos qualificados, dedicados a um projeto, seria denominada Gerenciamento de Projetos. O processo segue uma repartição sistemática e acompanhamento de tarefas que compõem as etapas para a consecução do objetivo do projeto.
O gerenciamento ágil de projetos ao longo dos anos ganhou um bom momento sólido e os resultados foram testemunhados em todas as esferas dos negócios. Isso ganha nossa confiança em uma metodologia infalível aplicada ao sucesso de uma estratégia de negócios.
Valor do gerenciamento ágil de projetos
O Gerenciamento Ágil de Projetos tem como objetivo Finalidade, Pessoas e Processo. A agregação de valor é iniciada em todas as etapas do ciclo de vida de um projeto. Esses fatores levam o projeto ao seu objetivo final e comprovam as estratégias adotadas.
O objetivo de todo o projeto é o ponto focal no gerenciamento de projetos. Todas as partes interessadas e recursos convergem para esse objetivo, e o gerenciamento ágil de projetos dá à organização a garantia de que será conforme os requisitos e necessidades do negócio.
As pessoas envolvidas no projeto prestam habilidades e conhecimentos para o projeto e o levam à sua conclusão. Ajuda as partes interessadas ou os membros da equipe a cumprir suas responsabilidades e prestar contas em relação aos resultados esperados.
O processo seguido une o projeto para trazê-lo às datas e prazos de entrega esperados, mantendo o orçamento para as tarefas individuais.
5 fases de gerenciamento de projetos
Existem 5 grupos ou fases de processo de gerenciamento de projetos amplamente reconhecidos que compõem todo o fluxo de trabalho envolvido. Essas etapas são aplicáveis amplamente a todos os projetos, operações e programas de assuntos. Esses são:
- Iniciando
- Planejamento
- Executando
- Monitoramento e controle
- Encerramento
Vamos dar uma olhada em cada uma dessas fases rapidamente e seguir em direção a um projeto bem-sucedido em sua organização:
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Iniciando
Uma iniciação de projeto vem do fato de que algo precisa mudar ou uma nova inclusão precisa ser feita ou um problema precisa ser resolvido. Essas são situações prementes que precisam que um projeto seja inicializado para superar ou induzir um problema ou mudança específica.
Enquanto algumas empresas insistem em uma lista de critérios definidos para um projeto ser denominado e iniciado como um "projeto", enquanto outras consideram as mudanças dentro do departamento, entre departamentos e em toda a organização como projetos. Isso geralmente ocorre como uma linha tênue entre os conceitos de gerenciamento de projetos e gerenciamento de mudanças.
Os projetos podem ser iniciados principalmente pela alta gerência, mas somente com a força de trabalho em mente. Levar em consideração os pontos de vista da força de trabalho e dos executivos é uma trama essencial para o início do projeto. O início do projeto vem do desenho ou elaboração de uma Proposta de Projeto que precisa de sanção da equipe principal, que concede os recursos e o orçamento necessários para o projeto.
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Planejamento
O Planejamento do Projeto é o cerne de qualquer projeto que tenha sido realizado ao longo dos tempos dentro dos domínios do gerenciamento de projetos. A realização de algo novo ou a alteração de processos ou fluxos de trabalho já existentes pode trazer um conjunto totalmente novo de riscos e problemas. Esses problemas ou riscos podem ser evitados ou mitigados através da utilização cuidadosa da segunda fase do gerenciamento de projetos.
Nesse estágio, o escopo do projeto determina a quantidade de planejamento necessária para ele e a intensidade do projeto pode determinar até que ponto o planejamento do projeto irá. O planejamento envolve examinar cada aspecto do projeto de acordo com o objetivo estabelecido durante a fase inicial do projeto. Uma vez que os requisitos e as necessidades são determinados, o planejamento do projeto pode ser facilmente definido e classificado para melhor compreensão de qual peça do quebra-cabeça se encaixa onde.
Quando o quebra-cabeça estiver concluído, você poderá obter uma imagem completa de onde está o processo e onde ele deve estar no final do projeto. Dessa forma, você pode preencher as lacunas passo a passo, o que leva o projeto à sua conclusão.
Cada tarefa do projeto terá um proprietário, uma linha do tempo, recursos alocados e uma data de conclusão. Essas tarefas podem ser divididas em subtarefas e cada uma delas estará contribuindo para o objetivo do projeto.
Com a fase de planejamento, as seguintes atividades podem ser realizadas:
- Definição e Planejamento do Escopo
- Definição e planejamento de tarefas
- Sequenciamento de tarefas
- Linha do tempo da tarefa
- Cronograma do projeto
- Atribuição de recursos
- Orçamento
- Plano de projeto
- Plano de qualidade
- Plano de comunicação
- Aquisição de Pessoal
Para superar tudo isso, o gerenciamento de riscos é um fator essencial na fase de planejamento. O risco precisa ser contabilizado e incorporado em todos os planos em andamento. Risco significaria mais despesas gerais, que os projetos não precisam em nenhum estágio do ciclo de vida do projeto. O gerenciamento de riscos envolveria a identificação e quantificação de riscos para cada estágio e cada tarefa ou subtarefa realizada.
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Executando
Essa fase determina o plano e o coloca em ação para atingir a meta e o objetivo do projeto. Aqui é onde os membros da equipe do projeto são empregados para concluir as tarefas, atividades e etapas.
As ações são tomadas de acordo com o plano e quaisquer riscos formidáveis são tratados de acordo com o plano de mitigação de riscos iniciado durante o estágio de planejamento. Riscos desconhecidos e imprevistos são tratados ad-hoc e têm prioridade, para que o trabalho não seja interrompido. As tarefas principais são executadas no design e é necessário cuidar das seguintes coisas:
- Garantia da Qualidade
- Desvio mínimo do plano original
- Olhos fixos na objetiva
- Adesão às linhas do tempo
- Acompanhamento contínuo
- Medição de desempenho
- Verificações regulares de progresso
- Gerenciamento de riscos
- Solução de problemas
- Desenvolvimento da equipe
- Plano de comunicação
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Monitoramento e controle
Esta etapa é uma fase essencial que garante e mede o sucesso do projeto em todos os prazos pretendidos. Ele verifica a longevidade do projeto e normalmente é feito por meio de um mecanismo de controle implementado após a fase de implementação ou execução.
O relatório de desempenho e o gerenciamento de mudanças entram em jogo nesse estágio e os mecanismos de controle do projeto verificam os resultados esperados de cada tarefa e atividade, comparando-os com os dados reais. Dessa forma, as variações podem ser calculadas e as ações necessárias podem ser implementadas em um esforço para reduzir outros níveis de variação do plano de ação pretendido.
O único objetivo deste estágio é determinar se o projeto está no caminho certo ou não. Colocar o projeto de volta aos trilhos pode mostrar as habilidades de um gerente de projetos e colocar sua linha de trabalho em primeiro plano. É nos momentos de desvio que as habilidades prestadas não apenas pelo gerente do projeto, mas também pelos executivos que aparecem e são usados para resolver questões e problemas.
Os seguintes aspectos precisam ser monitorados e controlados de perto:
- Qualidade
- Custo
- Escopo
- Linhas do tempo
- Risco
- Resposta ao Risco
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Encerramento
O objetivo desta fase é gerar e reunir todos os dados e informações pertinentes ao projeto e divulgá-los. Esse fechamento envolve etapas como relatar as métricas de sucesso e o gráfico de como o projeto se saiu. Envolve todos os danos e melhorias, todos os recursos utilizados e os custos.
Nesse estágio, a proposta e o contrato inicial do projeto são revisados para verificar se todas as entregas foram citadas e entregues como saída do projeto. A finalização e a resolução de discrepâncias pendentes são realizadas nesta fase.
Ciclo de vida do projeto
Todas as fases juntas formam o ciclo de vida do projeto, e esse ciclo de vida é essencialmente o começo e o fim do projeto. As abordagens seguidas pelos ciclos de vida do projeto são normalmente os modelos em cascata ou os modelos ágeis. Existem outras abordagens para você escolher, dependendo dos requisitos e da viabilidade de seus negócios.
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Modelo Cachoeira
O modelo em cascata apresenta um cenário em cascata em que a saída de um estágio nas fases é a entrada para a próxima fase. Essa abordagem segue uma sequência definida para as tarefas e atividades realizadas e possui seu conjunto de prós e contras.
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Modelo ágil
O modelo ágil, por outro lado, pode ser iterativo e funciona em blocos e peças. Essas fases podem ser revertidas e reiteradas antes de passar para a próxima etapa, se houver necessidade e demanda dos procedimentos do projeto. Ele gira em torno do conceito de modelagem e documentação para o desenvolvimento do projeto e sua implementação. Aqui, as práticas recomendadas estão documentadas para uso.
10 áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos
As 5 fases, por sua vez, são apoiadas pelas 10 áreas de conhecimento que formam os processos típicos de cada projeto realizado. Esses elementos são parte integrante da coesão dos projetos realizados na organização, todos centrados na estratégia e nos objetivos do negócio. Eles são os seguintes:
- Gerenciamento de Comunicação do Projeto
- Gerenciamento de custos do projeto
- Gerenciamento de Recursos Humanos do Projeto
- Gerenciamento integrado de projetos
- Gerenciamento de Aquisições de Projetos
- Gerenciamento da Qualidade do Projeto
- Gerenciamento de riscos do projeto
- Gerenciamento do escopo do projeto
- Gerenciamento das partes interessadas do projeto
- Gerenciamento de tempo do projeto
Todos eles juntos formam componentes vitais quando se trata de lidar com seus projetos como gerentes de projeto, mas a explicação deles é avançada e não será discutida neste artigo.
Equipe e Comunicação
Cada projeto exige que uma equipe funcione e siga em direção aos objetivos do projeto. Uma equipe normalmente seria composta por:
- Gerente de projeto - Esse membro gerencia todo o funcionamento da equipe e o direciona para o objetivo do projeto.
- Líder do projeto - Este membro suporta o trabalho realizado pelo gerente de projeto e é o segundo em comando. Normalmente, atende aos aspectos técnicos do projeto e fornece conhecimento. Uma função de Líder de projeto é normalmente necessária para grandes projetos.
- Patrocinador do projeto - Este membro fornece assinaturas autorizadas e legaliza os gastos com o projeto. Eles estão profundamente interessados no resultado do projeto e precisam que seja conforme a visão e o objetivo. Eles olham para ele de uma perspectiva de como isso contribui para o objetivo da empresa.
- Membros da equipe do projeto - esses membros são recursos vitais para alimentar o projeto e fazer as coisas realmente funcionarem.
Embora você tenha muitas subequipes e subtarefas nas principais tarefas, o adesivo que une todos esses fatores e mãos hábeis é a comunicação. Sem comunicação, é difícil manobrar e manter o projeto integrado. Com as atualizações ocorrendo todos os dias, é importante obter conhecimento de todos os acontecimentos do projeto para todas as partes interessadas e equipes de suporte.
Colaboração é a palavra-chave para este projeto ser o que está previsto. Com as informações sendo transmitidas para o pessoal correto o tempo todo, o uso de ferramentas e sistemas eficientes e eficazes desempenha um papel vital. Algumas das melhores ferramentas e sistemas de gerenciamento de projetos que sua equipe pode usar são as seguintes:
- Asana
- Podio
- Fluxo
- Ferramenta KANBAN
- Campo de base
- Zoho Projects
- Trello
Triângulo de Gerenciamento de Projetos
Um dos fatores principais no gerenciamento de projetos é esse triângulo de gerenciamento de projetos, ou mesmo chamado de "restrições triplas". Usado como um modelo de referência padrão para todos os gerentes de projeto, é indicado da seguinte maneira:
O triângulo do gerenciamento de projetos forma a base do gerenciamento de projetos e como os projetos são tratados e estruturados. O triângulo é composto por:
- Escopo
- Custo
- Tempo
Visando a qualidade do projeto, cada fator influencia fortemente o outro e pode determinar o caminho a seguir em seu projeto.
Se o escopo for aumentado, aumentará o custo incorrido e o tempo necessário para a conclusão. Se o orçamento é apertado, o custo diminui enquanto o escopo não pode ser aumentado. E, se o tempo for curto, o escopo é limitado e o custo aumenta.
Estas são todas as coisas que você precisa saber para começar. Então, o que está pensando em relação a este artigo? Anote-os na seção de comentários abaixo e vamos compartilhar mais algumas idéias e aprendizado sobre este tópico.