Cliente não técnico: li a documentação do projeto, mas não entendi os diferentes aspectos das especificações do software. Eu gostaria de mais explicações sobre eles.
Gerente de Projeto: Claro. Podemos discutir esses pontos e depois seguir em frente.
Cliente não técnico: Aqui é mencionado, em um dos artigos que eu estava revisando na Internet, que a ferramenta de software poderá suportar a carga de 10 membros do projeto, mas você alocou apenas 5 e se tivéssemos 10 a bordo, o trabalho seria feito mais rapidamente, eu acho.
Gerente de projeto: Sim, está certo. Os 10 GB podem suportar 10 membros do projeto, mas fizemos um investimento de 5 GB de armazenamento para 5 usuários e está reduzindo o custo exato; não estamos perdendo nenhum momento. Exigiremos que o projeto aguente esse cronograma para que possamos rotear em um sistema completo de feedback de 360 graus no back-end para que a empresa se mantenha. Além disso, estamos trabalhando na funcionalidade de pesquisa e correspondência que, de qualquer forma, manteria o projeto por muito tempo. Dobraremos o investimento nesse caso e ainda apressaremos o projeto. Sem qualidade.
Cliente não técnico: Não entendi bem esse último bit e não há menção disso na documentação que você me enviou. Você pode esclarecer?
Gerente de projeto: Senhor, isso certamente é mencionado claramente no adendo que foi repassado juntamente com o plano. Você conseguiu passar por isso?
Cliente não técnico: Oh! Não, eu não passei por isso. A primeira página me fez pensar na língua como grego. Tem muitos termos que não consigo entender. Podemos planejar uma reunião para percorrer toda a documentação?
Gerente de Projeto: Com certeza! Deixe-me saber quando você pode torná-lo nosso site.
A ponte que falta entre gerentes técnicos de projetos e clientes não técnicos
Como fica claramente evidente na conversa entre um cliente não técnico e um gerente de projeto, sempre haverá uma grande porcentagem de desconexão entre gerentes de projeto tecnicamente sólidos, que estão rolando dialeto técnico o dia todo e seus clientes não técnicos, que precisam de seus serviços, mas não são tão versados em todo o esquema do mundo da tecnologia.
Com os clientes participando ativamente dos projetos nos quais são partes interessadas, pode ser um pouco mais cansativo para um gerente de projetos manter a ponte entre pessoas que sabem muito sobre o trabalho que está sendo realizado, a fim de facilitar as necessidades dos pessoa que sabe pouco sobre o trabalho em segundo plano.
Gerentes de projeto e especialistas técnicos são normalmente pessoas que teriam detalhes do produto e do processo em um jargão que pode não ser compreensível para um indivíduo que não tenha experimentado esse campo. Como gerentes de projeto, a responsabilidade de manter um vínculo de comunicação eficaz entre nós e os clientes não técnicos ocupa uma posição muito importante no grande esquema das coisas. Exigiremos a contribuição de nossos clientes até o encerramento do projeto.
Mas não podemos manter tudo à sua frente e pedir que decifrem os termos técnicos mencionados na documentação do projeto e nas diretrizes do projeto ou mesmo nas apresentações que fazemos. Teremos que girar e girar e trazer a eles uma visão de mundo do produto ou serviço que estamos criando ou melhorando através do projeto. Preencher essa lacuna técnica e não técnica é extremamente importante, e analisaremos 8 maneiras diferentes pelas quais você pode apresentar seu trabalho para que elas criem uma imagem mental do produto.
8 maneiras de se comunicar efetivamente com clientes não técnicos
Abaixo, estão listadas maneiras seguras de passar por essa linha de comunicação com seus clientes não técnicos. Essas dicas e truques permitirão uma grande liberdade para alcançar o que você acha que é a coisa mais difícil de fazer. Entre em contato com seus clientes não técnicos e faça a diferença em como eles veem o projeto e como eles contribuem para ele.
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Aprenda sobre o mundo do seu cliente e coloque seus pés no lugar deles
Explore os antecedentes do seu cliente não técnico e o setor de origem. Certifique-se de conhecer o status profissional do trabalho o suficiente para entender o nível de comunicação que você pode fornecer a eles. Além disso, entenda o nível de tecnicidade que eles conhecem e pise nas mesmas linhas quando você se comunica com eles.
Esses indivíduos nem sempre se perdem completamente quando fazem parte do projeto, mas como ponta de lança do projeto, é de sua responsabilidade ter em mente todos os níveis de conforto de cada parte interessada e membro da equipe enquanto eles gerenciam e trabalham no projeto. .
Pense na perspectiva deles e ande uma milha no lugar deles, para entender como eles vêem os termos técnicos e alterar os níveis de apresentação e o jargão técnico com base nesse estudo e pesquisa. Dedique-se a fazer um bom trabalho ao se comunicar com essas pessoas. E, um aspecto importante - mantenha-se humilde.
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Lembre-se que é sobre pessoas e suas ações, não sobre códigos e tecnologia
Se você é um indivíduo com experiência em tecnologia, isso não significa que todo mundo o destaque quando você exibe o jargão técnico que você carrega. Como gerente de projeto, enquanto fala com um cliente não técnico, verifique se você se concentra nas pessoas (sua equipe e clientes) e nas tarefas que eles executam no projeto. Informe seus clientes sobre o progresso deles e como eles têm contribuído para alcançar esse marco no projeto.
Falar sobre as linhas de código e os problemas de loop de código que ocorreram não irá realmente beneficiar você e fará com que seus clientes não técnicos entrem em um clima de frenesi.
Tente usar termos com os quais eles possam se relacionar, como “o usuário precisará pressionar esse botão para chegar a essas páginas para concluir a transação…” em vez de “o sistema iniciará a ação de envio e exibirá a notificação de transação concluída enquanto a ação é concluída … ”Dessa forma, você pode atingir o cerne do que eles desejam alcançar com este projeto e permitir que eles entendam que você e sua equipe acertaram.
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Mantenha-o simples, bobo
BEIJE e conte, eles dizem. Como gerente de projeto que lida com clientes externos, não técnicos, você deve garantir que a comunicação com seus clientes seja completa, concisa e mais do que nunca simples. Use inglês simples para transmitir sua mensagem a eles. Você estudou os antecedentes deles e sabe a que eles respondem fervorosamente. Portanto, seu próximo passo é manter toda a comunicação com eles o mais simples possível e nivelá-la apenas com base no que você adquiriu por meio da verificação de histórico profissional.
Não os sobrecarregue com o jargão que você poderia usar com os membros da sua equipe ou com as partes interessadas internas e seja honesto com eles sobre todos os procedimentos que ocorrem.
Comunicação eficaz é o caminho a percorrer. Imagine uma situação em que você visita um médico e ele explica sua doença de uma maneira que deixa você confuso e deslocado. O desamparo que você sente é exatamente o que seu cliente está passando. Então, regra geral, KISS (mantenha-o simples, bobo).
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Discuta os resultados que eles obterão
Ao se comunicar com seus clientes não técnicos, explique a eles o "por que" e "o que" você está fazendo aspectos do projeto, em vez de "como" está fazendo exatamente isso. Quando os clientes não técnicos analisam os benefícios e as funcionalidades que irão colher do projeto, eles respondem melhor do que quando você explica os detalhes complexos de como sua equipe está montando tudo.
Mostre a eles os benefícios que os resultados obterão para eles. Mostre a eles que com cada marco alcançado pelo projeto e pela equipe do projeto, eles estarão mais perto de atingir a meta que se propuseram a alcançar. Certifique-se de que eles percebem que essas tarefas resultarão no conjunto de objetivos e que, quando concluídas com eficiência, provarão mais benefícios do que o previsto.
Com isso em mente, tenho certeza de que mesmo você, como gerente de projeto, procurará benefícios adicionais que podem ser obtidos com esse único projeto.
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Exemplos de uso
A analogia e o uso de exemplos podem ser seus melhores amigos nesses momentos. Esses exercícios até o ajudarão a trazer seu lado criativo para o trabalho. Torça e transforme seu caminho no uso de exemplos da vida cotidiana para expressar sua opinião. Dessa forma, você poderá relacionar melhor as informações com o nível de conhecimento delas. Com mais capacidade de relacionar e um esforço consciente do seu lado, você também poderá conquistá-los com sua camaradagem. A capacidade de relacionar vem com a confiabilidade e, com isso, a confiança no trabalho que você faz e na comunicação que presta aos clientes não técnicos.
O uso de exemplos pode até ajudá-lo a simplificar o projeto para você e os membros da sua equipe e permitirá que você olhe o projeto da perspectiva de um leigo. Isso aumentará suas chances de um projeto completo que realmente atenda aos clientes e ao público em geral.
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Não subestime ou superestime o nível de conhecimento deles quando se trata de projetos
Embora esses clientes não técnicos geralmente não sejam muito versados com a tecnicidade do assunto, especialmente durante a criação de ferramentas e aplicativos de software, eles geralmente têm uma base de conhecimento boa e abrangente quando se trata de projetos e processos. Eles entendem os processos e como esses processos podem, em última análise, permitir que o processo de desenvolvimento de software seja conduzido com facilidade.
Você pode seguramente tê-los a bordo para ajudar ativamente a equipe na hora de executar o projeto. Existem muitos tipos diferentes de clientes com os quais nós, gerentes de projeto, temos que lidar. Não pense todos eles como um só, mas entenda cada cliente completamente, seus pontos fortes e fracos e como você pode aproveitar seus pontos fortes e minimizar seus pontos fracos. Analise tudo isso e nunca cometa o erro de subestimar ou superestimar esses indivíduos.
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Dê-lhes uma aula de 101
Anote todos os termos que você usará em suas apresentações e diálogos com os clientes não técnicos. Faça da lista um fórum de definição e anote as definições em inglês simples para que você possa entregá-las a seus clientes não técnicos e eles possam entender o que você quer dizer quando usá-los. Você pode evitar as expressões em branco que eles terão quando enfrentar esses termos em suas reuniões e também evitará a perda de tempo devido a explicações sobre esses termos específicos.
Com este exercício, tenho certeza de que seus clientes não técnicos também terão a oportunidade de aprender algo novo e permitirão que eles fiquem entusiasmados com a reunião e as apresentações. Essa atividade pode prepará-los para muitas outras reuniões e discussões que você planeja organizar e permitirá que elas contribuam frutuamente também. Não é isso que você quer?
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Sempre pergunte a eles se eles estão entendendo o que você está dizendo para eles
Pause sua apresentação por um tempo e faça algumas perguntas aos seus clientes não técnicos:
- Você está comigo?
- Alguma coisa não está clara para você?
- Você precisa que eu repita alguma coisa?
- Você tem alguma preocupação ou dúvida em relação a esse conceito?
- Você precisa de ajuda com alguma coisa?
- Você se sente confortável com a velocidade da apresentação?
Tais perguntas podem ser tranquilizadoras e mostrar-lhes que você precisa da presença e participação ativa deles e que eles precisam entender tudo o que está acontecendo. Também oferece a eles a chance de fazer perguntas triviais, que, quando respondidas, podem fazer a diferença na sua compreensão.
Isso também sugere que você ficará feliz em responder a qualquer pergunta que eles fizerem, e isso os ajudará a criar confiança para aceitar que eles não entenderam um termo ou conceito específico. Com esse impulso, eles se levantarão para esclarecer suas dúvidas. Seu projeto se beneficia, pois eles podem pensar sobre isso da perspectiva deles e oferecer uma perspectiva totalmente nova para você pensar.
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