A produtividade do escritório tem vários benefícios: ajudar você a se destacar na multidão e gerenciar efetivamente seu tempo. Em outras palavras, produtividade é a única coisa que pode significar sucesso ou fracasso para uma organização. Isso significa que uma organização que abriga funcionários não produtivos pode ser encaminhada para o fracasso da maneira mais curta possível. Compreender a importância da produtividade em sua organização pode ajudar bastante, não apenas a melhorar sua produtividade, mas também incentivar seus colegas a fazer o mesmo, melhorando assim o ambiente de trabalho geral da empresa, resultando em melhor crescimento e desenvolvimento. . A produtividade pode impactar aspectos importantes da organização e afetá-los de várias maneiras. Alguns deles são os seguintes:
Dicas de produtividade do escritório
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A baixa produtividade do escritório pode afetar diretamente os níveis de lucro de uma empresa:
Baixa ou baixa produtividade pode ter conseqüências desastrosas para o crescimento de uma empresa. A baixa produtividade do escritório resultará automaticamente em baixos lucros e, em um mundo em que o sucesso é contado em termos de ganhos financeiros, quase nenhuma empresa pode arcar com as implicações financeiras causadas pelo abrandamento. Os funcionários que não puderem contribuir para o crescimento de uma organização de maneira eficaz, logo se tornarão um fardo para uma organização, e não um recurso. Além disso, se os funcionários não executam suas tarefas de maneira eficaz, eles afetam rapidamente os ganhos financeiros gerais da empresa de maneira negativa. Por outro lado, se os funcionários são produtivos e trabalham duro, eles podem ajudar a levar seus negócios ao próximo nível de crescimento e desenvolvimento. Portanto, a melhor maneira de uma empresa impulsionar seu crescimento é removendo trabalhadores improdutivos e contratando trabalhadores que sejam produtivos e diligentes.
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A baixa produtividade afeta o moral geral da empresa:
Sem dúvida, a baixa produtividade do escritório afeta o moral geral da empresa. Por exemplo, se alguns funcionários são produtivos e trabalham duro, ver outros que não refletem o mesmo entusiasmo pode também diminuir sua moral. Isso afeta o moral e o humor geral da sua empresa, distraindo até os funcionários mais produtivos. O baixo moral afeta a produtividade geral da empresa, criando assim um ciclo que seria difícil de quebrar. É por isso que é importante que as empresas ajudem os funcionários a melhorar a produtividade do escritório, pois isso pode não apenas contribuir para um melhor crescimento, mas também diminuir os níveis de estresse enfrentados pelos funcionários.
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A boa produtividade ajuda as empresas a atingir seus objetivos de maneira eficaz:
Funcionários produtivos são capazes de cumprir suas metas e prazos de maneira eficaz. Por sua vez, isso ajuda as empresas a atingir seus objetivos e executar as coisas de maneira suave. Quando a produtividade do escritório é afetada, as empresas podem perder negócios importantes e deixar de cumprir as obrigações contratuais, o que pode até afetar o prestígio da empresa aos olhos de clientes e clientes. A importância da imagem pública é extremamente importante, especialmente para empresas que estão no relacionamento com clientes, por exemplo, pontos de venda e bancos. Quando as empresas cumprem seus prazos, elas não apenas conquistam o favor de seus clientes e clientes, mas também têm a oportunidade de obter bônus e lucros.
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Uma boa produtividade pode ajudar você a conhecer e aumentar a fidelidade à marca de uma maneira bem-sucedida:
Os clientes são a base sobre a qual as marcas podem crescer e se desenvolver para o próximo estágio. Quando você atende às expectativas dos clientes regularmente, isso o ajudará a fortalecer e fortalecer a lealdade à sua marca. A má publicidade, especialmente dos clientes existentes, principalmente devido ao mau gerenciamento de funcionários, pode afetar sua empresa e até levar ao colapso. Os funcionários devem perceber que são o rosto da empresa e que o relacionamento com os clientes afeta a imagem geral da empresa. Quando as empresas falham em atender às expectativas dos clientes, elas começam a procurar outras marcas para atender às suas necessidades e desejos. Somente uma boa equipe produtiva pode ajudar as marcas a atender às expectativas dos consumidores e até superá-las.
Tudo isso significa que as empresas e as marcas devem concentrar muita atenção e recursos não apenas no emprego de uma equipe produtiva, mas também em garantir que essa produtividade seja mantida o tempo todo. Além disso, a produtividade do escritório depende diretamente da maneira pela qual os funcionários gerenciam seu tempo. Existem duas maneiras pelas quais os funcionários podem melhorar a produtividade: aumentar o número de horas em que trabalham ou trabalhar de maneira mais inteligente. Os funcionários não precisam trabalhar por mais horas, eles podem trabalhar de maneira mais inteligente, para que possam permanecer produtivos sem gastar horas extras. Aqui estão algumas estratégias que podem ajudá-lo a manter um alto nível de produtividade do escritório em seu local de trabalho:
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Aprenda a controlar a quantidade de tempo que você gasta em várias tarefas:
Quando você for ao seu local de trabalho, haverá várias tarefas que você deverá executar, dentro de um período de sete a oito horas. Muitas pessoas sentem que são muito boas em medir a quantidade de tempo que precisariam para determinadas tarefas. Mas muitas pesquisas sugerem que apenas 17% das pessoas podem efetivamente estimar a quantidade de tempo necessária para uma tarefa específica. É por isso que é uma boa ideia fazer uma lista da tarefa e usar aplicativos que podem dizer quanto tempo cada tarefa, como mídia social, email, processamento de texto etc., para que você gerencie efetivamente o tempo. Alguns aplicativos que podem ajudar incluem Toggl, ManicTime e Rescue Time
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Faça pausas regulares durante o horário de trabalho:
Embora isso possa parecer pouco intuitivo para muitos, fazer intervalos regulares aumenta a criatividade e também melhora a concentração. Segundo a pesquisa, fazer pequenas pausas durante a execução de tarefas longas e complicadas pode ajudá-lo a atingir seus objetivos de maneira mais rápida e eficaz. Portanto, faça pausas regulares, pois isso ajudará você a manter níveis produtivos ideais de maneira eficaz. Os exercícios são uma boa maneira de fazer uma pausa nos seus horários de trabalho agitados, e muitas pesquisas dizem que fazer uma pausa nos exercícios é bom para o seu corpo e espírito. Tire um tempo para caminhadas do seu local de trabalho, se possível, pois isso ajudará você a clarear a cabeça e a impulsionar as células criativas também.
Cursos recomendados
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- Concluir o treinamento básico do Excel 2013
- Treinamento em macros VBA do Excel
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Imponha prazos para você:
O estresse indesejado e desnecessário pode não ser bom para os seus níveis produtivos, mas pequenas quantidades de estresse auto-imposto podem ser boas, pois ajudarão você a se concentrar e a executar tarefas de uma maneira melhor. É uma boa idéia entender as tarefas que você deve executar e definir um prazo para alcançá-las, pois isso ajudará você a aumentar sua produtividade. Quando houver pressão adicional do relógio, você poderá executar tarefas de maneira mais rápida.
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Siga a regra de dois minutos:
Segundo Steve Olenski, a implementação da regra de dois minutos pode ajudar os funcionários a realizar muitas tarefas em um período limitado de tempo. Portanto, se os funcionários puderem ver tarefas ou ações que podem executar em um período de dois minutos ou menos, devem fazê-lo imediatamente, pois isso os poupará muito tempo depois. A implementação de tais estratégias pode ajudar os funcionários a permanecerem produtivos no local de trabalho. Além disso, quando os funcionários executam com êxito as tarefas em questão, isso pode acabar com muito estresse e preocupação.
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Não perca seu tempo em reuniões indesejadas:
Reuniões sem importância podem provar ser mais improdutivas do que produtivas para os funcionários. Embora algumas reuniões sejam importantes, pois ajudam os funcionários a reunir e distribuir as cargas de trabalho, elas não devem afetar os níveis de produtividade do escritório de uma empresa. de acordo com Atlasssian, um freqüentador de escritório médio gasta quase 31 horas por mês em reuniões improdutivas. A gerência de uma empresa deve, portanto, aprender a traçar uma linha entre as reuniões necessárias e as que são uma perda de tempo. Se os objetivos de uma reunião puderem ser alcançados por e-mail, telefone ou reunião na Web, é melhor alcançá-los através deles, em vez de investir em reuniões físicas.
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Saia da multitarefa, pois pode diminuir os níveis produtivos:
A multitarefa nem sempre é uma boa ideia, pois pode resultar em desperdício de tempo e produtividade do escritório. Quando você se compromete com várias tarefas, isso leva à perda de foco e também pode aumentar seus níveis de estresse. É sempre melhor focar em uma tarefa e executá-la de maneira perfeita, em vez de executar várias tarefas com resultados médios. Além disso, os efeitos colaterais da multitarefa podem afetar a vida e a subsistência dos funcionários. Quando sua saúde é compreendida, as marcas e os negócios sofrem um enorme golpe. De acordo com um estudo realizado pela Basex, as empresas perdem US $ 650 bilhões por ano relacionadas à falta de desempenho no trabalho e criatividade devido a distrações. É por isso que concentrar-se em uma única tarefa é muito mais importante e benéfico.
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Aproveite o seu tempo para trabalhar:
Se você sabe como gerenciar seu tempo, muitas coisas se encaixam automaticamente. Por exemplo, se você tiver um longo trajeto para trabalhar, poderá usar esse tempo para enviar e-mails, criar tarefas diárias de listas ou fazer brainstorming para novas idéias. Isso ajudará você a economizar tempo de maneira eficaz e também a melhorar sua produtividade no trabalho; você terá criado tempo para executar outras tarefas e tarefas.
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Desista de sua ilusão de perfeição:
Alcançar a perfeição de qualquer maneira é uma noção estranha. Isso ocorre porque, quando falamos de perfeição, estamos estabelecendo limites para as expectativas e desejos humanos. Perfeição significa que as pessoas atingiram um limite e que não poderiam fazer nada melhor. Nesse sentido, a noção de que um ser humano pode alcançar a perfeição é, portanto, ridícula. É por isso que os indivíduos devem tentar executar as tarefas da melhor maneira possível, em vez de tentar aperfeiçoá-las. A excelência nas tarefas é o que levará os funcionários ao próximo estágio de crescimento, em vez do foco na perfeição.
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Aprenda a ser proativo em vez de reativo:
Às vezes, os smartphones podem revelar-se mais uma distração do que uma fonte de ajuda. Embora os especialistas não possam nos dizer exatamente como os smartphones quebram nosso foco e concentração, novos estudos da Universidade Estadual da Flórida lançam mais luz sobre o assunto. Ele diz que as notificações móveis podem interromper nossa concentração, mesmo que não atendamos ao telefone para responder imediatamente. Quando ouvimos que um texto chegou, ele interrompe nosso fluxo de atenção e, até o momento em que não vimos a mensagem, nossa mente está subconscientemente pensando nela. Os funcionários devem, portanto, aprender a evitar essas distrações e aprender a reservar um tempo para responder a seus e-mails e mensagens, sem que isso afete seus níveis produtivos no trabalho.
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Trabalhe em um ciclo de 90 minutos:
As quebras são parte integrante de qualquer horário de trabalho. Se a mente é absorvida continuamente em palavras, pode ter efeitos prejudiciais tanto na mente quanto na alma. Fazer uma pequena pausa após 30 a 45 minutos ajudará você a recuperar sua criatividade de maneira eficaz. Quando você falha em fazer uma pausa, pode resultar em estresse e fadiga indesejados.
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Escutar musica:
A música é uma ótima ferramenta e pode ajudá-lo a se adaptar a uma rotina de trabalho. Músicas de baixo volume também podem ajudar a afogar os sons no escritório que, de outra forma, podem ser perturbadores. Crie uma lista de reprodução que o ajude a melhorar a produtividade do seu escritório e sintonize-a quando sentir que seus níveis produtivos estão diminuindo. Tente ouvir música clássica, pois isso não apenas aumentará sua criatividade, mas também melhorará seu nível de QI. Dois pássaros com uma cajadada, eu digo!
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Deixe sua mesa para o almoço:
Ficar sentado em um local por mais de sete horas pode ter riscos adversos à saúde. É por isso que é importante se locomover e é uma boa ideia almoçar longe da mesa de trabalho. Isso ajudará sua mente a relaxar; então almoce e retorne à sua estação de trabalho com renovado entusiasmo.
Existem várias maneiras pelas quais você pode aumentar a produtividade do seu escritório. Ao seguir qualquer uma das estratégias acima ou experimentar essas idéias, você pode se tornar extremamente produtivo e eficiente em seu trabalho e levar sua carreira para a próxima etapa.
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