Gerenciamento de stakeholders do projeto -
Uma parte de nos definirmos como animais sociais advém do fato de que o progresso de nossa civilização e sociedade depende de nossas interações umas com as outras. Nós nos comunicamos através de um meio linguístico chamado idioma e isso forma a ponte entre a compreensão e a resposta a diferentes situações e cenários.
Mesmo quando se trata de nosso local de trabalho, espera-se que nossa ética de trabalho determine que permanecemos em um relacionamento cordial e positivo com as pessoas com as quais interagimos, a fim de obter uma vantagem inicial na realização do objetivo e objetivo comuns da empresa.
No mundo do gerenciamento de projetos, um gerente de projetos é a única pessoa que lida e gerencia um projeto e as pessoas envolvidas nesse projeto. Portanto, torna-se um fator essencial para esse indivíduo ser capaz de criar um forte vínculo com todos os envolvidos por meio da comunicação. Este artigo abordará esta questão que surgiu na sua cabeça: como exatamente criar um relacionamento positivo com todos os principais envolvidos no projeto.
O que é Gerenciamento de Partes Interessadas do Projeto?
As partes interessadas são aquelas pessoas envolvidas no projeto e direta ou indiretamente envolvidas nos procedimentos do projeto. O gerenciamento das partes interessadas no projeto pode ser dividido em duas categorias principais:
- Gerenciamento de partes interessadas externas do projeto: essas partes interessadas externas podem afetar ou ser afetadas pelo andamento do projeto, mas não estão diretamente envolvidas nos negócios da organização. Isso inclui comunidades, mídia, público em geral, outros grupos públicos e muito mais.
- Gerenciamento interno das partes interessadas no projeto : essas partes interessadas estão diretamente envolvidas nas transações realizadas pela empresa e, em algum momento ou outro, estão em posse ou associadas ao produto ou serviço (ou parte do produto ou serviço) prestado pela organização. O gerenciamento das partes interessadas do projeto inclui funcionários, clientes, vendedores, fornecedores, acionistas e muito mais.
O gerenciamento das partes interessadas do projeto ao seu redor pode ser descrito como dois grupos: um diretamente envolvido no projeto e está presente no comitê de direção do projeto e o outro que não são tomadores de decisão importantes, mas precisam ser alertados sobre o progresso de o projeto e como está ocorrendo, de acordo com o plano inicial do projeto comercial. Vamos dar uma olhada mais de perto no gerenciamento das partes interessadas no projeto e em como o envolvimento deles molda o fluxo do projeto.
Para o bom funcionamento do projeto, ao longo dos anos, tornou-se essencial que o gerente de projeto estabelecesse uma linha de comunicação dedicada com as partes interessadas internas e externas. Essa linha de comunicação levou a muitos sucessos, e a falha na comunicação com os principais interessados do projeto de maneira oportuna e precisa levou ao fracasso do próprio projeto.
Todas as partes interessadas são jogadores-chave neste jogo e devem receber o mesmo nível de prioridade.
Tipos de Gerenciamento das Partes Interessadas do Projeto
Como agora categorizamos o gerenciamento de partes interessadas do projeto em partes internas e externas da organização, podemos analisar ainda mais os tipos de gerenciamento de partes interessadas do projeto que existem com base em seu nível de envolvimento direta ou indiretamente no projeto.
- Pessoas que influenciam positivamente todo o projeto, mas que não estão diretamente envolvidas no funcionamento do projeto e no plano do projeto. Esses tipos de gerenciamento de stakeholders do projeto incluem gerentes seniores e superiores, fornecedores e o departamento de finanças da organização
- Pessoas afetadas por qualquer uma das ações tomadas dentro da premissa de uma organização. Eles são diretamente afetados e também são fundamentais na realização das mudanças que são retomadas. Eles incluem funcionários e clientes.
- Pessoas interessadas no sucesso da organização, especialmente em termos de retorno e receita auferida devido a lucros. Essas partes interessadas-chave do projeto influenciam esses programas de mudança e os produtos e serviços da organização, a ponto de conhecer os benefícios resultantes das atividades. Essas partes interessadas-chave do projeto incluem indivíduos que possuem ações nos negócios.
Como gerente de projeto, sua responsabilidade será conectar os pontos e se comunicar com todos esses tipos de principais partes interessadas do projeto de maneira eficiente, a fim de gerar coesão no projeto e ter uma execução bem-sucedida. Essa comunicação eficaz garantirá que seu projeto seja executado no caminho certo ao longo de seu ciclo de vida e que todos no projeto sejam constantemente atualizados sobre seu progresso.
O que esses gerentes de stakeholders do projeto querem saber?
Essa é uma pergunta que todos os gerentes de projeto devem se perguntar e encontrar respostas satisfatórias. É importante saber o que esse gerenciamento de stakeholders do projeto precisa saber o tempo todo. Se eles estão trabalhando diretamente no projetor, apenas querem saber o status e o progresso do projeto, como um bom gerente de projetos, é importante que você entenda corretamente o que eles querem saber e, consequentemente, prepare seu plano de comunicação para atender às principais necessidades das partes interessadas.
- As principais partes interessadas do projeto querem saber o que há para elas - as pessoas estão sempre ansiosas para permanecer motivadas quando souberem o que há para elas. Uma vez que os benefícios de seu envolvimento e o projeto, em geral, são conhecidos por eles, é como um impulso adicional para que eles tenham um maior senso de responsabilidade em relação ao projeto e contribuam de acordo.
- As principais partes interessadas do projeto querem saber o que há para a organização - As pessoas gostariam de saber mais sobre o cenário geral e esperam os benefícios que a organização receberá. Afinal, se a empresa progredir, aumentará suas oportunidades na participação maior.
- As principais partes interessadas do projeto desejam confiar em você - Uma linha de comunicação constante entre você e o gerenciamento das partes interessadas do projeto pode ser um grande fator para incutir confiança no relacionamento. As partes interessadas precisam saber que podem confiar em você para o trabalho que lhe confiaram. O conforto é muito importante.
- As principais partes interessadas do projeto querem saber que você está comprometido - A comunicação é um ótimo meio para mostrar sua dedicação e comprometimento com o projeto que você está liderando. Depois que o gerenciamento das partes interessadas do projeto souber que você está comprometido, eles poderão vê-lo como um grande sucesso e ter certeza de que seus olhos atentos guiarão e progredirão consistentemente com o ciclo de vida do projeto.
- As principais partes interessadas do projeto querem ver se você é capaz - Quando você comunica efetivamente o progresso do projeto ou de uma tarefa a ser concluída; ele mostra grande parte de sua capacidade e calibre aos principais interessados e membros da equipe do seu projeto. O fato de você ser capaz de orientar o projeto pode ter um efeito grande e profundo sobre como esses gerentes de partes interessadas contribuem para o projeto e assumem seu compromisso.
Definindo um relacionamento positivo
Se quisermos manter um relacionamento positivo com essas partes interessadas importantes do projeto, que são uma parte muito importante e eminente de nossos projetos, é melhor entendermos e definirmos claramente o que significa uma relação positiva. E não, permanecer positivo não faz parte da lista de gerenciamento de stakeholders do projeto. Então, vamos nos aprofundar e definir o que um relacionamento positivo significa para nós. Na minha opinião, as seguintes características descrevem e definem perfeitamente um relacionamento positivo necessário enquanto você trabalha no seu projeto:
- Confiança - Seja o seu relacionamento pessoal ou o profissional, a confiança é um fator-chave que pode ser o ponto de virada para você ter um relacionamento bem-sucedido e apreciado com seus stakeholders. A confiança pode ser um vínculo poderoso, reunindo a equipe do projeto e as principais partes interessadas do projeto para ambientes de trabalho e comunicação mais eficientes e eficazes. Com confiança vem o fato de que você pode trazer suas idéias para a mesa sem se incomodar com nada.
- Comunicação aberta e eficaz - Em um cenário de escritório, você está continuamente no modo de comunicação, por e-mails ou mensagens instantâneas ou por uma simples conversa cara a cara. Quanto mais a comunicação você adquirir, mais os relacionamentos, mas melhor e mais eficaz a comunicação, mais positivo seria o relacionamento.
- Permitindo a diversidade - A positividade nos relacionamentos pode fazer com que as pessoas adotem a variação e a diversidade provocadas por outras pessoas. Eles podem ter diferentes opiniões, pensamentos e idéias. Com suas perspectivas variadas, seu projeto pode se beneficiar muito e você estará explorando um relacionamento positivo.
- Preocupação e respeito mútuos - Trabalhar em equipe e em grupo pode ser muito difícil. Você pode se deparar com pessoas difíceis de conviver, mas tendo em vista a visão geral da organização, e com base nisso estabeleçam uma preocupação e respeito mútuos entre si e dentro de um projeto, as partes interessadas podem permitir a inovação e o bom funcionamento do projeto. O time.
- Atenção plena - Estar atento às suas ações e palavras pode colocá-lo entre as principais partes interessadas do projeto como um indivíduo responsável e responsável, com o qual você pode se misturar. Isso pode aumentar sua posição como gerente de projetos e ajudá-lo a fazer as coisas. A autoconsciência pode poupar o trabalho de vibrações negativas ao seu redor no local de trabalho.
Dicas para engajar positivamente o gerenciamento das partes interessadas do seu projeto
- Observe não apenas a construção de um relacionamento positivo com o gerenciamento das partes interessadas do projeto, mas também a expectativa de um forte relacionamento que dure pelos pontos de decisão principais. Faça um esforço para envolvê-los constantemente na estratégia e na abordagem adotada.
- Compartilhe sua visão e você está assumindo o projeto e o objetivo que ele pretende alcançar.
- Receba conselhos constantes e ajude as pessoas que já estão no lado positivo das coisas quando se trata do projeto e de todas as suas tarefas.
- Estabeleça um cronograma regular de reuniões para se reunir diretamente com seus diferentes tipos de gerenciamento de partes interessadas no projeto e invista tempo em consultoria e apresentação de seu ponto de vista para as principais partes interessadas resistentes do projeto, com o objetivo de levá-las a olhar para o panorama geral e entender tudo o que o projeto significa.
- Prepare um plano de comunicação e obtenha um acordo com todas as principais partes interessadas do projeto.
- A comunicação deve ser simples, mas eficaz.
- Para aumentar sua confiança em você, mostre a eles a abordagem estruturada em relação ao plano do projeto desde o início do projeto.
- Comunique riscos e problemas e não crie uma situação surpresa ou tensa repentinamente. Isso ameaçará a participação deles no projeto e impedirá que você assuma a liderança com confiança.
Usando um plano de comunicação
Você já ouviu falar sobre o plano de comunicação algumas vezes neste artigo. Enquanto alguns podem saber tudo sobre isso e alguns podem ter ouvido pela primeira vez. Dando a vantagem aos gerentes de projeto jovens e iniciantes, você agora terá uma breve lição sobre o que é um plano de comunicação e como deve proceder com ele.
O que é um plano de comunicação?
Um plano de comunicação, simplificando, facilita a comunicação eficiente e eficaz entre você, como gerente de projeto, e as várias partes interessadas com as quais você estará lidando enquanto estiver no projeto. Este plano será um guia completo, direcionando você através de toda a comunicação que ocorrerá e com que frequência.
Ao estabelecer o plano de comunicação, você terá que fazer o buy-in de:
- Patrocinador do projeto
- Gerenciamento das partes interessadas do projeto
Elementos de um plano de comunicação
Para um plano de comunicação bom e bem-sucedido se enraizar, você precisará dos 4 elementos a seguir:
- Objetivos da comunicação
- Método e frequência de comunicação
- Tipo de partes interessadas (público-alvo)
- Elementos-chave empregados na comunicação
Desenvolvendo um plano de comunicação
Essa tarefa pode ser facilmente conduzida, desde que você tenha toda a estratégia de comunicação em mente. Depois de conhecer e perceber o que precisa ser feito, dito e adotado, você pode ter certeza de desenvolver um plano de comunicação que não falhará. Apresentadas na tabela a seguir, são estratégias recomendadas e ideais a serem adotadas para esculpir e esculpir cuidadosamente um bom plano de comunicação, a fim de construir um relacionamento positivo com o gerenciamento das partes interessadas do projeto.
| Pontos de foco | Questões |
| Objetivos da comunicação | O que você deseja alcançar com o seu plano de comunicação para o seu projeto?
Esses objetivos estão alinhados com os objetivos do seu projeto? |
| Público alvo | Quem precisa desses tipos de comunicação?
O que há para eles? |
| Método de comunicação | Qual é o conforto do seu público-alvo como modo de comunicação? |
| Frequência de comunicação | Com que frequência você deseja que seus stakeholders sejam atualizados? |
| Objetivo da comunicação com diferentes tipos de partes interessadas | Por que você deseja comunicar essas informações a esse tipo de parte interessada? |
| Elementos-chave na comunicação | O que você precisa que eles precisem saber?
O que você, como gerente de projeto, deseja transmitir a eles? |
| Mestre de comunicação | Quem deve entregar a comunicação que você planejou?
Qual membro da equipe é responsável o suficiente para processar essa comunicação? As diferentes partes interessadas precisam de diferentes comunicadores? |
| Fontes de informação | Qual é a sua fonte de informação para poder se comunicar?
Quais dados e informações você usará? Qual é a necessidade dessa informação específica para essa parte interessada em particular? |
| Métricas de sucesso | Como sei que meu plano de comunicação está funcionando?
O que considera um plano de comunicação bem-sucedido? Preciso ter uma reunião de avaliação do plano de comunicação? |
Artigos recomendados
Este tem sido um guia para uma linha de comunicação constante entre você e o gerenciamento das partes interessadas do projeto, que pode ser um grande fator para incutir confiança no relacionamento. Estes são os links externos a seguir relacionados às partes interessadas do projeto.
- Guia surpreendente sobre técnicas de gerenciamento de projetos
- Relatórios eficientes de gerenciamento de projetos
- As 7 principais ferramentas importantes de gerenciamento de projetos de código aberto