Criar banco de dados usando o Microsoft Access - O Microsoft Access é um aplicativo de software bacana que acompanha o Microsoft Office Professional Suite. Com esta ferramenta simples de banco de dados, podemos aprender a organizar melhor nosso trabalho e nossa vida!

Por que usar o Microsoft Access?

A maioria das pessoas nos pergunta: “Por que preciso de algum software de banco de dados sofisticado? O Excel funciona bem o suficiente para minhas diversas necessidades. ”

Aqui é onde estamos felizes em dizer que o Access não é um banco de dados "sofisticado". É fácil, extremamente eficaz e pode economizar muito tempo e esforço repetitivo, mesmo que você obtenha o melhor de seus dados. De fato, você descobrirá que pode obter muito mais dados ao combinar folhas do Excel com um banco de dados do Access bem organizado.

Microsoft Access

  • É uma ferramenta de banco de dados relacional . Isso significa que todos os dados são organizados em tabelas (relacionadas). Você pode usar a ferramenta para planejar suas despesas mensais, organizar seu catálogo de bibliotecas ou manter um elaborado catálogo de endereços; a chave está na estruturação de seus dados em tabelas simples e não redundantes que podem ser vinculadas.
  • "Lembra" seus dados. Ao contrário do Excel, ele também funciona como um banco de memória contínuo que armazena e lembra seus dados para que você possa recuperá-los facilmente para uso futuro. Por exemplo, você pode ter armazenado várias planilhas do Excel para despesas mensais. Mas se você agora deseja combinar essas planilhas e estudá-las, precisará usar recursos especiais do Excel (e às vezes pesados) como gráficos, painéis etc. No Access, isso é perfeito.
  • Facilita operações complexas de dados. O Access oferece todas as operações básicas que o Excel realiza, como classificação, cálculos, filtros, etc. Além disso, também permite que você junte ou exclua dados de tabelas (como juntar folhas de Excel) com base em critérios especiais. E a boa notícia é que tudo isso é fácil no Access!

Neste artigo, orientamos você a criar seu primeiro banco de dados funcional com 6 etapas simples.

  1. Organize seus dados em tabelas estruturadas.

Se você pretende usar o banco de dados do Access, é provável que você já tenha uma boa idéia sobre as estruturas da tabela que deseja criar. Pense nisso como uma etapa preparatória importante, pois é a estrutura de suas tabelas que decide o sucesso do seu aplicativo Access.

Algumas perguntas que ajudarão você a acertar incluem:

  • Que tipo de dados você possui? Registros comerciais, arquivos pessoais, dados que apóiam sua sociedade cultural? Idealmente, cada tipo conterá seu próprio banco de dados.
  • O que é comum entre os dados que você possui? Você pode agrupá-los em tabelas separadas com base nesse fator comum? Ex .: Renda, Despesas, Lista de Endereços, etc.
  • O que é único em cada tabela? O que você pode usar para identificar uma linha de dados de cada tabela? Por exemplo: Nome, ID, etc. Essa será a chave primária e pode ser uma ou mais colunas . (Não se preocupe se não encontrar algo exclusivo, pois o Access pode gerar automaticamente uma chave primária.)
  • Quais são os links de conexão nas tabelas? Essas são chaves estrangeiras em potencial (você aprenderá mais sobre isso abaixo).

Sugerimos que você faça um rascunho da estrutura da sua mesa em papel. Não se preocupe com a perfeição; suas tabelas evoluirão à medida que você trabalha com o Access e ganha domínio sobre ele. Quando estiver pronto, inicie o Microsoft Access, escolha Arquivo -> Novo -> "Banco de dados em branco" e clique na tecla "Criar" para iniciar seu primeiro banco de dados do Microsoft Access!

Dica: Escolha um nome apropriado que reflita o tipo do seu banco de dados; isso soa muito melhor do que simplesmente chamá-lo de "meu primeiro banco de dados"!

  1. Crie as tabelas

Depois de iniciar e criar seu primeiro banco de dados, o Access abre a exibição "Ferramentas de tabela" para criar tabelas, porque, na verdade, o Access tem tudo a ver com tabelas!

Aqui, criaremos um aplicativo de orçamento simples com 3 tabelas: Despesas regulares, renda mensal e despesas mensais. As colunas destacadas em azul são únicas e, portanto, podem ser usadas como chave primária. (Observe que onde mais de uma coluna é destacada em azul, a combinação é única.)

Para adicionar a tabela Despesas regulares, use a guia do lado direito.

  • A primeira coluna (ID) é gerada automaticamente pelo Access e serve como a chave primária padrão. (Podemos mudar isso mais tarde.)
  • Clique em "Clique para adicionar" para inserir o próximo nome da coluna. Você terá uma opção (suspensa) para o tipo de coluna. Escolha Texto e digite "Nome da despesa".
  • Novamente Clique em Adicionar próxima coluna, escolha Texto e digite "Tipo".
  • Novamente Clique em Adicionar próxima coluna, escolha Número e digite "Valor".
  • Por fim, salve sua tabela recém-criada (usando a tecla Control + as teclas “S”). Quando solicitado, digite "Despesas regulares".

E aí, recém-criada, está sua primeira tabela do Microsoft Access. Viva!

Na guia CREATE, use Create -> Table e siga as etapas acima para criar da mesma forma as tabelas "Renda mensal" e "Despesas mensais".

Cursos recomendados

  • Curso Profissional de Macro VBA
  • Curso de Formação em VBA e Macros
  • Treinamento básico de modelagem do Excel 2007

  1. Inserir dados em tabelas

Nesta etapa, inseriremos dados manualmente nas tabelas. Mas observe que o Access oferece várias outras maneiras fáceis de importar dados para tabelas (de uma planilha do Excel, de um arquivo de texto etc.).

Aqui, devemos mencionar que o Access vence o Excel na validação de dados, se as tabelas forem projetadas corretamente. Para entender a relevância do design da tabela, simplesmente adicionaremos dados à tabela "Despesas regulares" e exploraremos os desafios.

Aqui estão os dados que pretendemos adicionar em nossas tabelas:

A "Visualização da folha de dados" é melhor usada para adicionar / excluir / alterar dados da tabela e é aberta sempre que você clica duas vezes no nome de uma tabela na guia do lado esquerdo. Você também pode acessá-lo usando a guia DESIGN -> Exibir -> Visualização de design. Quando estiver nessa exibição, escolha a tabela com a qual você trabalhará ("Despesas regulares") na guia do lado esquerdo. Na guia do lado direito,

  • Clique na segunda coluna (Nome da despesa) e digite "Aluguel".
  • Clique na terceira coluna (Tipo) e digite "Fixo".
  • Clique na quarta coluna (Valor) e digite "2000".
  • Você concluiu a primeira linha. Repita para as linhas restantes.
  • Repita o mesmo para as tabelas "Renda" e "Despesas mensais".

Você notou como o Access classifica automaticamente os dados em ordem crescente de quantidade? Se você quiser alterar isso, clique com o botão direito do mouse no campo Valor e altere a ordem de classificação.

Como você deve observar, o Access gera automaticamente um número exclusivo para a primeira coluna (ID), pois isso é tratado como a chave primária padrão. Essa é a coluna normalmente usada para recuperar linhas de dados exclusivas da tabela.

Mas esse valor pode ser difícil de lembrar, pois não tem relevância para nossos dados . Além disso, já identificamos nossas chaves primárias exclusivas e devemos capturar isso no design da tabela. O próximo passo mostrará como redesenhar a tabela para cuidar disso.

  1. (Re) Crie suas tabelas

Depois de criar suas tabelas, apostamos que você está curioso para ver se elas foram boas. De fato, é importante fazer isso para que você possa incluir regras adicionais para validação e precisão dos dados. Você pode verificar isso no "Design View".

A Visualização de Projeto mais flexível do Access é facilmente acessada usando a guia DESIGN -> Exibir -> Visualização de Design. (Como alternativa, você pode clicar no nome da tabela na guia do lado esquerdo e escolher "Design View".)

Se você explorar a tabela "Despesas regulares" (captura de tela acima), certamente encontrará algumas inconsistências. Vamos corrigir isso da seguinte maneira:

  • Por padrão, a coluna de ID gerada automaticamente é definida como a chave primária e, portanto, o pequeno ícone de chave à sua esquerda. Alteramos isso destacando (clique único) a coluna Nome da despesa e escolhendo o ícone da chave “Primária” na guia superior. (Você também pode clicar com o botão direito do mouse no nome da coluna e escolher "Chave Primária"). O ícone da tecla mudará de acordo.
  • Não precisamos mais da coluna ID. Então, clique com o botão direito do mouse e escolha "Excluir linhas". Isso excluirá automaticamente esta coluna (e todos os valores inseridos anteriormente) desta tabela.
  • A coluna Valor é configurada para o tipo de dados Número. Altere isso para Moeda.

Agora nossa mesa parece boa. Da mesma forma, você pode editar as outras 2 tabelas no modo Design, para alterar sua chave primária, definir o tipo de dados da moeda e adicionar dados adicionais a todas as tabelas para que possamos brincar com ele em etapas sucessivas.

  1. Definir relacionamentos de tabela

Sempre que você quiser simplesmente "visualizar" os dados da sua tabela, a Visualização da Folha de Dados pode ser usada. Mas achamos que você gostaria de ver os resultados combinados de todas as suas tabelas. Isso pode ser complicado no Excel, mas é fácil no Access. A chave está na definição de relacionamentos de tabela.

Os relacionamentos definem como nossas tabelas são "conectadas" umas às outras. Esses links de conexão são chamados de "chaves estrangeiras" no jargão do banco de dados.

Para definir relacionamentos de tabela no Access, vá para a guia DATABASE TOOLS e clique em Relacionamentos. Você verá uma caixa de diálogo que lista todas as tabelas. Clique duas vezes em cada tabela até que sejam vistas na exibição de relacionamentos em segundo plano. Se uma tabela aparecer mais de uma vez, você pode clicar com o botão direito do mouse na tabela extra e selecionar "Ocultar tabela".

Quando todas as 3 tabelas estiverem visíveis, você poderá movê-las pela tela conforme desejar.

Mas, no momento, não há nada de especial nessa visão. Nossas tabelas são simplesmente listadas, desconectadas . Para alterar isso, clique no campo REGULAR DESPENSAS.Nome da Despesa e arraste-o para o campo DESPENSAS MENSAIS.Nome da Despesa. Uma caixa de diálogo deve abrir da seguinte maneira:

O que estamos fazendo aqui é criar um relacionamento um para muitos entre a tabela Nome da despesa de despesas regulares e a tabela Nome da despesa de despesas mensais.

Despesas regulares.Nome da despesa -> Despesas mensais.Nome da despesa

Chave Primária -> Chave Estrangeira

Um -> Muitos

Por esta,

  • "Aplicar integridade referencial" deve ser verificado. Isso garantirá que todos os valores adicionados na despesa mensal sejam comparados com os valores da tabela Despesas regulares antes da adição.
  • Desmarque as guias em "Atualização em cascata / Excluir campos relacionados" . Isso colocará em cascata todas as atualizações / exclusões na tabela de chaves primárias (no nosso caso, Despesas regulares). Portanto, se o valor for atualizado para uma despesa específica, ele será distribuído em cascata em todas as tabelas relacionadas. Da mesma forma com excluir. Desmarcamos deliberadamente isso para detectar qualquer incompatibilidade posteriormente. Por fim, clique em Criar.
  • Da mesma forma, crie um relacionamento entre o Nome do mês das despesas mensais e o Nome do mês da renda mensal. Desmarque a opção "Aplicar integridade referencial" aqui.

A visão de relacionamento deve refletir automaticamente isso da seguinte maneira:

Você definiu seu relacionamento com a primeira tabela e está pronto para aproveitar melhor seus dados!

  1. Consultar e visualizar dados de suas tabelas

Esta é talvez a parte mais significativa e útil do uso do Access over Excel. Veja bem, criamos nossas tabelas com o design certo, dados adicionados e relacionamentos definidos. O próximo passo importante é reunir tudo isso e ver como são os nossos dados combinados. E isso é feito através de uma QUERY.

Aqui, criaremos uma consulta simples para capturar incompatibilidades nas despesas "fixas".

Você pode criar uma consulta usando a guia CREATE -> Assistente de consulta, a maneira mais fácil de criar uma consulta básica. Você será solicitado a:

  • Digite (Assistente de Consulta Simples).
  • Nomes e campos da tabela. Escolha Nome da despesa, Tipo e valor das despesas regulares e Mês e valor das despesas mensais.
  • Detalhe ou Resumo. Escolha Detalhado.
  • Digite "Relatório de incompatibilidade de despesas fixas" quando o assistente solicitar um nome e clique em Concluir para gerar a consulta do relatório.

A consulta gerada deve ficar assim (sem os destaques vermelhos):

Mas, como você pode ver, esta consulta mostra todos os registros de despesas, e não apenas os incompatíveis (destacados em vermelho). Podemos consertar isso usando o Design de consulta (clique com o botão direito do mouse no nome da consulta na guia do lado esquerdo e selecione “Design View”).

Usaremos essa visualização para adicionar 2 critérios

  1. Em Despesas regulares, digite o valor 'Fixo' em Critérios (inclua aspas simples). Isso restringe os registros de dados recuperados para terem type = Fixed.
  2. Em qualquer um dos valores, adicione os Critérios especiais para verificar se há uma incompatibilidade: "(Despesas regulares). Quantia (despesas mensais). Quantia" (sem aspas). O sinal significa "não é igual a"). Isso selecionará apenas registros incompatíveis.

Juntos, esses Critérios coletarão registros de Despesas Fixas incompatíveis.

O resultado final deve ficar assim:

E este é realmente o resultado final que desejamos. Parabéns!!

A Nota Final

Neste tutorial básico, você foi exposto a uma ampla variedade de recursos do Microsoft Access, de tabelas a relacionamentos e consultas. Recomendamos que você construa nas tabelas e consultas listadas aqui tentando operações mais complexas.

Sugestões para práticas adicionais incluem:

  • Importando a data para as tabelas da planilha do Excel ou arquivos de texto separados por vírgula (também chamados de arquivos csv).
  • Incluindo critérios de validação para tabelas usando o Design View. Por exemplo, tente restringir os valores de Despesas regulares. Digite apenas os valores “Fixo” ou “Variável”.
  • Aprenda sobre as tabelas "Normalizadas" e como isso afeta seus dados. Redesenhe e crie os exemplos compartilhados aqui como tabelas Normalizadas.
  • Use o Query Designer do zero para criar um relatório de resumo contendo receita, despesa e saldo total todos os meses do ano.

Embora seus primeiros encontros com o Microsoft Access incluam uma curva de aprendizado acentuada, podemos garantir as recompensas que seus esforços trarão. O Microsoft Access é uma ferramenta de banco de dados leve que permite aproveitar melhor os seus dados com o mínimo esforço. Então, continuando e feliz Access-ing!

Artigo recomendado

Aqui estão alguns artigos que ajudarão você a obter mais detalhes sobre o banco de dados de criação usando o acesso da Microsoft; basta acessar o link.

  1. 10 recursos poderosos do Microsoft Access
  2. 9 etapas surpreendentes sobre como usar as habilidades do Microsoft Excel
  3. Como melhorar suas habilidades no Microsoft Excel?
  4. 10 etapas fáceis para criar um gráfico dinâmico no Excel 2016
  5. Funções surpreendentes do Excel - Tabelas e gráficos

Categoria:

Dicas do Excel