Introdução às atividades de gerenciamento de tempo
"Ou você corre o dia ou o dia corre", diz um ditado. Isso é verdade para a maioria de nós que tem um relacionamento um tanto volátil com o tempo.
Muitas vezes sentimos que 24 horas não são suficientes em um dia. "Tanta coisa para fazer e tão pouco tempo", diz nossa queixa de estimação. Muitos de nós lutamos para caber em nosso trabalho dentro dos prazos especificados e acabamos reclamando que, mesmo depois de nos esforçarmos ao máximo, ainda estamos com pouco tempo. Gerenciar o tempo com eficiência é uma habilidade que precisa ser adquirida com uma prática cuidadosa e contínua. O segredo do sucesso profissional da maioria das pessoas reside no fato de terem aprendido atividades eficazes de gerenciamento de tempo.
10 atividades impressionantes de produtividade e gerenciamento de tempo
No momento em que você ouve as atividades de gerenciamento de tempo, o que vem à sua mente? Deixe-me adivinhar. Você acha que um dos seguintes:
- Eu sei tudo sobre atividades de gerenciamento de tempo. Ninguém precisa me dizer como usar melhor meu tempo.
- Oh, eu sou inútil em administrar meu tempo. Nada pode realmente me ajudar a fazer melhor.
Se você marcou a), deixe-me dizer-lhe que os melhores gerentes costumam cair em armadilhas do tempo que diminuem a produtividade e corroem sua programação lotada. Por exemplo, um e-mail urgente chega e você corre para respondê-lo. Seu trabalho em andamento permanece exatamente isso … em andamento. Ou uma convocação urgente chega do chefe, e você deixa tudo para atender. Ou alguns colegas de trabalho começam a discutir algum assunto interessante e você é sugado para a conversa e, antes que perceba, é hora de enviar seu trabalho e você está muito atrasado. Então, você não acha que ganha com indicadores de atividades de gerenciamento de tempo?
E se você é do tipo que assinalou b), ainda há esperança para você. Nem tudo está perdido. O tempo é um recurso que sempre parece escasso para o seu tipo, embora nem sempre seja sua culpa. Ou você está sobrecarregado com o trabalho ou simplesmente não está organizado o suficiente. Seja o que for, você certamente pode se beneficiar de algumas dicas oportunas sobre como gerenciar o tempo de maneira eficaz.
O tempo é um recurso que geralmente é muito procurado e, consequentemente, muito escasso. A maioria de nós está constantemente correndo contra o tempo ou tentando preencher o máximo possível de coisas em tão pouco tempo. Paradoxalmente, alguns de nós estão tentando preencher o tempo, pois não temos muito o que fazer. Para essas pessoas, sem emprego significativo, o dia parece prolongar-se indefinidamente.
Qualquer que seja o nosso relacionamento com esse recurso valioso, nunca é o ideal. Você já conheceu uma pessoa que disse: “Estou gerenciando meu tempo bem? Todo momento é bem utilizado. ”? Meu palpite é que não. Até os CEOs e líderes mais bem-sucedidos ficaram confusos tentando gerenciar seu tempo com eficiência.
Uma das razões para o tempo ser um recurso tão inestimável e muito procurado é que ele não pode ser reabastecido. Depois que se foi, se foi para sempre. Nenhuma quantidade de esforço ou dinheiro trará de volta o tempo perdido.
Atividades adequadas de gerenciamento de tempo ajudam a melhorar a qualidade geral de nossa vida, além de nos proporcionar uma melhor satisfação e desempenho no trabalho. Nossa vida profissional se torna mais eficiente e podemos aproveitar mais nosso lazer se conseguirmos administrar o tempo. Vamos ver como podemos usar esse recurso de maneira ideal no local de trabalho para aumentar nossa produtividade e satisfação.
1. Nem todo trabalho que vem à sua mesa é igualmente importante.
Você precisa saber o que é prioritário. Pergunte a si mesmo:
- O que eu preciso fazer?
- Quando eu faço isso?
- Quão bem eu faço isso?
Todos os papéis ou e-mails marcados com urgência não precisam ser lidos naquele momento, interrompendo seu fluxo de trabalho. Você deve priorizar seu trabalho em ordem de importância e urgência. Ou você pode correr o risco de tornar a prioridade de outra pessoa sua.
Se você tiver mais de uma tarefa importante pendente, planeje como vai concluí-las. Decida a sequência de tarefas. Não permita que perturbações ou interrupções o tirem da pista. Mantenha sua agenda à sua frente, com uma lista de tarefas a fazer. Marque os itens como e quando terminarem. A priorização ajuda você a se concentrar em lidar com as coisas importantes primeiro e depois a lidar com os assuntos de rotina.
2. Planeje seu dia
Chegue ao escritório ou local de trabalho antes do tempo especificado, um pouco à frente dos outros. Sente-se calmamente e planeje seu dia com antecedência. Os organizadores digitais podem ajudá-lo a agendar tarefas e lembrá-lo disso. Reserve um tempo para conhecer clientes internos e externos e um tempo para interagir com colegas e membros de sua equipe. Obviamente, sua programação não será exatamente como você a planeja, portanto, faça pequenas variações.
3. Tente concluir o trabalho dentro de um período de tempo definido
As atividades de gerenciamento de tempo ajudam seus deveres de trabalho e cumprem os planos de tempo. Não exagere no seu dia de trabalho nem leve para casa. Tente concluir as coisas dentro do horário de trabalho especificado. Agrupe tarefas com sobreposição de tempo. Por exemplo, se você encontrar um cliente, use o tempo de espera para preencher os formatos de rotina. Faça reservas de ingressos on-line enquanto paga suas contas. Se houver uma reunião agendada, mantenha-a focada na agenda e anote os pontos discutidos. Quando as pessoas vêem você seguindo os horários, elas também tendem a respeitar seu tempo.
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4. Limite a multitarefa
Sim, a multitarefa parece muito boa no papel; na realidade, gera mais ansiedade e azia do que se concentrar em uma única tarefa ao mesmo tempo. Você pensa que está atendendo a dez coisas ao mesmo tempo, mas, na verdade, está deixando todas as tarefas em diferentes estágios de conclusão. O relatório de mercado está incompleto, seu cliente está esperando, seu colega de trabalho solicita sua resposta e seu chefe deseja que o arquivo em que você prometeu terminar o trabalho. Você começou a trabalhar em tudo isso, mas logo ficou sobrecarregado e totalmente confuso. Terminar tarefas uma por uma dá uma sensação de satisfação e controle.
5. Delegar algum trabalho
Você não precisa fazer tudo sozinho. As tarefas menores podem ser delegadas à equipe júnior. Peça à operadora de telefonia para fazer chamadas frias para você. Peça a um peão para supervisionar o trabalho de impressão e fotocópia. Trabalhos de escritório de rotina, como correspondência, acompanhamento, etc., podem ser delegados aos assistentes. Concentre-se nas tarefas maiores e significativas. Entretanto, certifique-se de que os delegados relatem seu progresso a você. Caso contrário, você terá um problema maior ao reparar o trabalho que foi realizado incorretamente.
6. Faça as tarefas desagradáveis primeiro
Nenhum de nós realmente quer fazer o que não gosta, mas o trabalho deve ser feito. Passe algum tempo pela manhã planejando como e quando você irá enfrentar as tarefas desagradáveis. Se você está evitando encontrar um cliente irritadiço, programe-o por algum tempo durante o dia e termine com isso. Esse relatório tedioso que você recebeu? Comece a trabalhar e tire isso da cabeça. O trabalho inacabado tende a ocupar espaço em sua mente. Quanto mais você procrastina, mais pesadas essas tarefas se tornam e mais relutantes você se sente em iniciá-las. Não adie essas tarefas. Enfrente-os um por um.
7. Não verifique suas mensagens e e-mails durante o dia
Reserve um tempo para verificá-las e mantenha as notificações desativadas pelo resto do dia. Não verifique seu e-mail de vez em quando. A verificação de e-mails e a resposta a esses fatores consomem muito do nosso tempo de trabalho, apenas no horário agendado e não durante as horas de trabalho restantes. Isso o distrai e, antes que você perceba, passará o dia todo respondendo e respondendo a mensagens e textos não urgentes.
8. Reserve um tempo para papelada e cartas
Em vez de ler as coisas como e quando elas chegarem à sua bandeja de entrada, reserve um tempo, de preferência à tarde para fazer sua leitura. O período após a hora do almoço é pouco, leia seu e-mail e cartas naquele horário. Use esse tempo para escrever notas ou cartas. Exceto pelo correio altamente urgente que precisa ser respondido imediatamente, tudo pode esperar até a tarde. Escreva sua correspondência em um momento em que não seja pressionado por outro trabalho urgente ou telefonemas.
9. Aprenda a dizer não
Essa é uma tática importante que todos nós precisamos adotar. Deveríamos ser capazes de dizer não às demandas irracionais do nosso tempo. A maioria das pessoas segue uma prática ad hoc de fazer demandas e solicitações para realizar trabalhos. Deixe claro que seu tempo é precioso e as pessoas precisam respeitá-lo. Diga não às pessoas quando elas chegarem a você com solicitações não planejadas. Quando você estiver ocupado com uma tarefa, deixe claro que não fará alterações repentinas em sua programação. A principal razão pela qual sempre sentimos falta de tempo é que passamos a maior parte fazendo trabalhos que não tínhamos planejado ou agendado anteriormente. Aprenda a recusar as pessoas educadamente.
10. Procure a ajuda de colegas de apoio no processo de gerenciamento de tempo
Peça a um colega útil para ajudá-lo a manter seu horário de trabalho. Ele pode lembrá-lo quando você sai da pista e ajudar com algumas de suas cargas de trabalho quando as coisas ficam insuportáveis. O apoio dos colegas de trabalho geralmente nos inspira a seguir nossos planos de processo de gerenciamento de tempo.
Você também pode gostar de ler Aplicativos eficazes de rastreamento de tempo.
Agora que você tem uma idéia das etapas a serem seguidas no processo de gerenciamento de tempo, faça este teste para verificar se é capaz de seguir os indicadores.
- Estou chegando ao meu local de trabalho 10 minutos antes da hora.
Sim / Ainda não
Se a sua resposta ainda não estiver, então aperte o cinto. Você precisa desse tempo extra para planejar seu dia e reunir suas idéias. Vale a pena o esforço, confie em mim.
- Eu faço as tarefas mais importantes primeiro.
Sempre às vezes
Se você não realizar o trabalho importante antes que ele se torne urgente, em breve você ficará sem fôlego com tarefas urgentes, todas exigindo sua atenção. E seu chefe quer o relatório, como ontem!
- Minha agenda diária me ajuda a planejar e executar tarefas
Sim as vezes
Ainda assim, não criaram o hábito de escrever tarefas diárias de afazeres em uma lista? Você continuará trabalhando a esmo, e respondendo às demandas como e quando elas chegarem sem um senso de prioridade.
- Eu leio minhas correspondências e textos quando eles chegam.
Sim / Às vezes / Não
O que discutimos sobre a verificação repetida de mensagens e e-mail? Faça-o à tarde ou de manhã cedo, antes de tudo começar. E lembre-se, não há WhatsApp ou Facebook durante o horário comercial, por favor.
- Há algumas coisas que adiei de fazer até absolutamente inevitáveis
Sim não
Então você ainda procrastina e adia um trabalho desagradável? Crescer e enfrentar as coisas difíceis primeiro.
- Recuso ocasionalmente meus colegas quando eles solicitam algum trabalho para mim.
Sim não
Se você aprendeu a dizer não, excelente. Caso contrário, esteja preparado para acomodar demandas indesejadas de última hora no seu tempo.
- Eu eliminei tarefas desnecessárias ou delegou essas
Sim não
Ainda está fazendo frio chamando a si mesmo? Delegue ou fique sobrecarregado com coisas repetitivas e não criativas, enquanto as coisas importantes continuam esperando.
- Concluo um trabalho de cada vez antes de prosseguir para o próximo
Às vezes / Não
Então você faz vinte coisas simultaneamente? Como você é um multitarefa, quantas tarefas você já concluiu? As chances são nenhuma. Concentre-se em fazer uma coisa de cada vez.
Criar um relacionamento lucrativo com o tempo leva tempo e prática constante. O processo de gerenciamento de tempo requer uma consciência de nós mesmos e de nossos hábitos diários e das ações que levam ao desperdício de tempo. Se pudermos revisar conscientemente nosso estilo de vida e hábitos, podemos detectar e eliminar várias atividades que desperdiçam tempo.
Portanto, reserve um tempo para seu amigo e aliado. Estabeleça um relacionamento gratificante com esse recurso e melhore sua produção e qualidade do trabalho. Requer alguma autodisciplina e controle. Em breve, você se encontrará correndo com a ajuda de atividades de gerenciamento de tempo a tempo e entregando um trabalho melhor do que seus colegas. Muito bem sucedida!
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Este tem sido um guia para atividades apropriadas de gerenciamento de tempo que ajudam a melhorar a qualidade geral de nossa vida, além de nos proporcionar uma melhor satisfação e desempenho no trabalho. Estes são os links externos a seguir relacionados às atividades de gerenciamento de tempo.
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