Como ter reuniões eficazes? As reuniões são parte integrante da vida cotidiana de uma empresa, e o número de horas que você gasta em reuniões continua aumentando à medida que você se eleva na organização. Exceto por algumas funções de natureza de “ Colaborador Individual ” nas quais a participação em reuniões é relativamente menor, em todas as outras funções uma parte substancial do dia de trabalho de uma pessoa será gasta em reuniões.
Enquanto no nível de entrada a porcentagem de tempo gasto em reuniões pode ser tão baixa quanto 5-10% do tempo total, nos níveis sênior, esse tempo pode disparar de 90 a 95% do tempo de trabalho. Não é de admirar que pessoas de nível sênior precisem ser viciadas em trabalho, pois precisam encontrar tempo além das horas de trabalho gastas em reuniões para realizar seu trabalho.
Como tanto tempo gasto em uma organização é gasto em reuniões, é importante entender por que temos reuniões? Uma vez que, em uma organização grande, todas as tarefas são concluídas por equipes de pessoas trabalhando juntas, a maioria das reuniões de uma organização são reuniões internas para realizar qualquer um dos objetivos específicos.
Você aprenderá que a reunião de trabalho eficaz específico interno
1. Por que temos reuniões?
2. Custo das reuniões (COM)
3. Dicas sobre como realizar reuniões eficazes
# 1: dicas pré-trabalho
# 2: Dicas durante a reunião
# 3: Pós-trabalho (após a reunião)
I) Por que temos reuniões?
- Reuniões de compartilhamento de informações: - Essas reuniões são realizadas para compartilhar informações e atualizações de tempos em tempos, por exemplo - treinamentos eficazes para reuniões, novas políticas etc.
- Reuniões de atualização de status: - Essas reuniões são usadas quando grupos de pessoas ou equipes estão trabalhando juntos em diferentes partes de um projeto e precisam compartilhar atualizações sobre o status do trabalho que estão realizando. Essas reuniões geralmente são de natureza repetitiva e repetidas após um intervalo de tempo fixo, como diário, semanal, mensal etc.
- Reuniões de tomada de decisão: - Essas reuniões geralmente ocorrem quando uma decisão precisa ser tomada e o tomador de decisão deseja obter sugestões de diferentes partes interessadas antes de tomar a decisão.
- Reuniões para solução de problemas: - Às vezes, um grupo de pessoas se reúne para enfrentar uma tempestade cerebral, discute e decide sobre a melhor maneira de resolver o problema de uma organização.
- Tipos diversos de reuniões: - Pode haver outras, como reuniões de inovação, reuniões eficazes de criação de equipes, reuniões de revisão de desempenho, reuniões de revisão de auditoria, reuniões efetivas do conselho etc.
Além das reuniões internas, pode haver reuniões com partes interessadas externas das quais uma pessoa possa precisar comparecer. Para os fins deste artigo, limitaremos nossa discussão a reuniões internas nas quais o participante de nível básico e médio de reuniões precisa para participar.
II) Custo das Reuniões (COM):
Existe algo como custo de reuniões (COM)? A resposta é um sim definitivo e é o somatório de todos os custos das pessoas que estão participando das reuniões, mais o custo da infraestrutura para a realização dessa reunião. Para nossa discussão, podemos assumir que o custo da reunião é o custo que a empresa incorre em termos de tempo gasto nessa reunião pelos participantes.
Deixe-me esclarecer ainda mais, dando um exemplo. Na maioria das empresas, o chefe de várias reuniões eficazes do departamento normalmente se reúne uma vez por semana ou quinzena por uma ou duas horas para discutir questões operacionais.
Digamos que em uma organização XYZ Dez dos líderes seniores se reúnem uma vez por semana durante duas horas. Além disso, vamos assumir que
- A CTC média desses líderes seniores é de Rs 36 Lakhs.
- Portanto, salário médio por mês = 36, 00.000 / 12 = 300.000
- Portanto, salário médio por dia = 3, 00, 000 / 30 = 10, 000
- Supondo 10 horas de trabalho por dia - Av. Custo por hora = 10.000 / 10 = Rs. 1000 / -
- Tempo para 10 líderes reunidos por 2 horas = 10 * 1000 * 2 = 20.000 / -
Portanto, o custo desta reunião é de 20.000 / - Rps. No entanto, usamos um modelo muito simplificado acima, se adicionarmos mais complexidade considerando os benefícios de reuniões eficazes e o fato de os funcionários trabalharem apenas por 22 dias em um mês etc. o custo real da reunião será facilmente o dobro disso. montante.
Agora que você entendeu que as reuniões têm um custo. Não é fácil entender por que ter reuniões eficazes é muito importante para qualquer organização, pois uma parte significativa do tempo de seus funcionários é gasta em reuniões.
Então, vamos mostrar como evitar reuniões monótonas, improdutivas, desorganizadas e muito longas? Com base em minha experiência de mais de 20 anos na empresa e em participação média de 3 ou mais reuniões todos os dias, aqui estão algumas dicas para tornar as reuniões mais eficazes.
Antes de tudo, com planejamento e preparação adequados, qualquer reunião pode ser eficaz e agradável. Se o facilitador planejar adequadamente e executar perfeitamente e tiver o acompanhamento adequado, a reunião será eficaz.
Cursos recomendados
- Curso de Certificação Online no CAPM
- Curso Online de Gerenciamento de Projetos
- Programa ISO 27001
III) Dicas sobre como realizar reuniões eficazes
As dicas eficazes para reuniões podem ser divididas em três partes
- Pré-trabalho (Antes da reunião)
- Durante o encontro
- Pós-trabalho (Após a reunião)
# 1: dicas pré-trabalho
- Agenda :
- A pessoa que vai administrar a reunião precisa decidir qual é o objetivo da reunião.
- Quais são os resultados esperados?
- Com base nisso, é necessário desenvolver uma agenda para a reunião.
A agenda da reunião precisa ser muito clara sobre os resultados esperados. Se a agenda da reunião não for clara, o resultado desejado não será alcançado. Deixe-me dar um exemplo para esclarecer isso - digamos que você seja solicitado a organizar uma reunião para revisar o número de vendas. do último trimestre e decidir sobre as ações para o próximo trimestre. Nesse caso, você pode enviar a agenda da reunião de qualquer uma das maneiras como
- Reunião para revisar vendas.
- Revisar o valor de vendas para o segundo trimestre
- Discussão sobre vendas.
Em cada um dos casos acima, a agenda não é muito clara e as chances são de que a reunião se espalhe por todo o lugar e os participantes não estejam preparados para a reunião, reduzindo drasticamente a eficácia da reunião.
Então, vejamos como seria uma boa agenda para esta reunião:
Título: Reunião de Revisão de Vendas Duração : 2 horas
| Sr. Não | Sujeito | Apresentador | Duração |
| 1 1 | Introdução e antecedentes | Jacob | 10 minutos |
| 2 | Apresentação na região Norte e Oeste (Resultados do último trimestre, o que deu certo, o que deu errado) | Sheena | 30 minutos |
| 3 | Apresentação na região Sul e Leste (Resultados do último trimestre, o que deu certo, o que deu errado) | Edie | 30 minutos |
| 4 | Discussão aberta sobre o desempenho, áreas de melhoria e decisão da estratégia para o próximo trimestre | Matt | 40 Mins |
| 5 | Revisão das ações da reunião | Rachel | 10 minutos |
Como você pode ver na agenda eficaz de reuniões acima, fica muito claro que a estrutura da reunião está claramente definida. Os participantes que devem apresentar sabem o que precisam apresentar e a duração em que precisam concluir a apresentação eficaz das reuniões.
Essa agenda detalhada ajudará, portanto, a garantir que as reuniões se tornem mais eficazes.
- Lista de participantes : Na maioria das vezes os organizadores não pensam em quem são os participantes que precisam ser convidados. É muito importante que, com base no resultado exigido da reunião, o conjunto correto de participantes seja convidado.
No caso, se alguns dos participantes necessários forem perdidos, a decisão não poderá ser tomada. Como alternativa, se convidarmos os participantes que não são necessários na reunião, eles perderão seu tempo, ficarão entediados durante a reunião e poderão criar distúrbios que afetarão as discussões.
- Outros Misc. coisas : outras coisas que o organizador precisa ter em mente é garantir que
- O tamanho correto da sala de reuniões está reservado.
- Os participantes confirmam sua participação na reunião com antecedência.
- Se os participantes devem ler qualquer dado / material de leitura / material preparatório, o mesmo precisa ser enviado com antecedência.
- Às vezes, espera-se que todos os participantes apresentem seu material de maneira padrão. Nesse caso, os modelos precisam circular antecipadamente.
# 2: Dicas durante a reunião:
- Inicie a reunião e termine a reunião no prazo. Se a reunião tiver horários para diferentes partes da agenda, acompanhe a pontualidade e tente garantir que esses prazos sejam cumpridos rigorosamente.
- Se possível, sirva lanches leves ou chá / café, pois são bons quebra-gelos e mantenha os membros acordados e engajados.
- Cumprimente os membros no início da reunião, forneça os antecedentes e passe rapidamente pela agenda da reunião e pelo resultado esperado da reunião no início para garantir que todos os participantes estejam na mesma página.
- Incentive as discussões para obter todos os pontos de vista e idéias de reuniões eficazes. No caso, se alguns dos membros não estiverem falando, faça perguntas específicas para obter suas opiniões também.
- Sempre mantenha a conversa focada no tópico. Garanta que a discussão seja construtiva e evite comentários repetitivos. Você pode terminar com tato as discussões quando elas não chegarem a lugar algum ou se tornarem destrutivas ou improdutivas.
- No final da reunião, resuma a discussão, os acordos alcançados, as ações que precisam ser tomadas e decida a hora da próxima reunião (se necessário)
# 3: Pós-trabalho (após a reunião):
Então, você teve uma boa discussão produtiva na reunião, na qual as pessoas concordaram com as ações que precisam ser tomadas. Então, tudo bem para você relaxar?
A resposta é um grande "NÃO" e o motivo é que o maior desafio em qualquer organização é que as pessoas após participar da reunião não acompanham as ações que lhes são atribuídas e, como resultado, as ações nunca são concluídas e os os resultados esperados não surgem.
Para garantir que você atinja os resultados esperados, imediatamente (dentro de 2 a 3 dias úteis), você deve enviar a todos os participantes as atas da reunião “MOM”, juntamente com as ações que saíram da reunião.
Seus itens MOM e Ação em geral devem conter os seguintes
- Resumo da discussão que ocorreu
- Acordos alcançados
- Áreas em que houve desacordo e onde são necessárias reuniões / discussões de acompanhamento.
- Itens de ação
Agora, chegando aos itens MOM e Ação, na minha experiência, vi que a maioria dos participantes não entende as ações claramente e, como resultado, elas não são implementadas. Deixe-me explicar isso com um exemplo.
Na reunião que discutimos acima, na maioria das vezes os itens de ação serão enviados assim.
Itens de ação
- Para criar estratégia de vendas para clientes "C"
- Verifique a viabilidade da venda do produto x
- Melhore as vendas em Kanpur em 10%
- Faça uma reunião de acompanhamento para discutir sobre a nova conclusão no sul.
As ações acima não são muito eficazes, pois não possuem o seguinte
- Nome da pessoa responsável pela ação
- Hora em que a ação precisa ser concluída.
Portanto, uma maneira melhor de apresentar os Itens de Ação será
| Sr. Não | Item de ação | Responsabilidade | Data de Vencimento | Comentários | |
| Primário | Apoio, suporte | ||||
| 1 1 | Crie uma estratégia de vendas eficaz para clientes "C", que não estão comprando nossos produtos e devem ser levados para discussão na próxima reunião de revisão | Martin | Jinal | 10 de outubro | |
| 2 | Crie um plano de teste de marketing para o “Produto X” no mercado de Manhattan, com base no qual toda a distribuição no nível da Índia possa ser planejada | Rick | Jared | 15 de outubro | Também deve incluir o custo detalhado do anúncio planejado. |
| 3 | Equipe de vendas de Ohio será pressionada a aumentar suas vendas em 10% em novembro | Hobert | Petricia | 30 de novembro | |
| 4 | Marque uma reunião de acompanhamento até meados de novembro para discutir as ações da reunião de hoje e revisar nossa estratégia de marketing de concorrentes para a região sul | Eric | 10 de novembro | ||
Como você pode ver nos itens de ação acima, é muito mais provável que essas ações sejam concluídas, pois não há ambiguidade sobre quem vai concluir a ação e a linha do tempo dentro da qual a reunião precisa ser concluída.
Para resumir muito tempo organizacional, são gastos esforços e dinheiro em reuniões e, portanto, é imprescindível para todo e qualquer funcionário, garantir que as reuniões sejam eficazes.
Seguindo alguns dos passos simples mencionados acima, você poderá melhorar um pouco a qualidade de suas reuniões. Além disso, faça uma revisão crítica de todas as reuniões que você está participando para verificar o que deu certo e o que houve de errado na reunião, e isso ajudará muito a garantir que você se torne um mestre em ter reuniões eficazes.
Espero que tenhamos justificado a resposta à pergunta: Como ter reuniões eficazes?
Artigos recomendados
Aqui estão alguns artigos que ajudarão você a obter mais detalhes sobre as reuniões eficazes. Basta acessar o link
- Dicas para discussão em grupo
- Diferentes métodos eficazes de comunicação (útil)
- 10 etapas melhores e eficazes para criar mais planos de trabalho criativos
- 10 etapas eficazes para o processo de planejamento estratégico