Regras de etiqueta de e-mail

Mesmo nesta era da tecnologia da informação e da rápida comunicação eletrônica, espera-se que todo indivíduo siga certos códigos e ética ao interagir com o computador ou qualquer outro dispositivo. A mesma regra de etiqueta de email se aplica a todos, independentemente de você ser um profissional que trabalha, regras de etiqueta de email para empresário ou estudante. De fato, existem várias fontes de comunicação eletrônica, como email, Facebook, Twitter, Skype e muito mais. Sem dúvida, as regras de etiqueta de e-mail no local de trabalho são consideradas um dos meios de comunicação mais comuns e eficazes. Hoje, as regras de etiqueta de e-mail no local de trabalho não se limitam apenas ao envio de uma parte importante da mensagem, mas sua circunferência se estendeu a um limite muito mais amplo. De fato, de acordo com a pesquisa, o número de usuários de identificação de e-mail está aumentando com o aumento do número de usuários da Internet.

Mas ultimamente, infelizmente, as regras de etiqueta de e-mail para os negócios estão entrando na zona de ameaça com o uso de linguagem suja. Além disso, houve vários casos em que eles foram completamente mal interpretados devido a uma enorme lacuna de comunicação. Além disso, sugere-se com razão que não se deve enviar um e-mail quando você estiver aborrecido ou tiver desenvolvido sentimentos negativos por alguém. Isso pode complicar ainda mais os problemas se não for resolvido dentro do prazo ou se o email não for enviado corretamente. Em última análise, cria um impacto negativo e mostra que você não é profissional.

Regras básicas importantes sobre etiqueta de e-mail

Aqui estão algumas das regras de etiqueta de e-mail que os indivíduos geralmente ignoram ou geralmente não seguem.

Regras de etiqueta de e-mail # 1. Tudo em maiúsculas

Sempre que você estiver escrevendo um email, formal ou informal, você deve estar ciente de que o Caps Lock não está ativado. De um modo geral, não parece bom compor um corpo de email composto por todas as letras maiúsculas. Em termos profissionais, esse erro é geralmente conhecido como 'gritar'. Além disso, a escrita se torna quase ilegível. No entanto, se você realmente quiser experimentar algo novo e optar por um novo estilo de fonte, poderá usar todas as palavras em minúsculas. De fato, esse estilo está se tornando popular atualmente. Mas a abordagem correta para escrever um e-mail é digitar as informações normalmente sem usar muitos estilos de fonte. Você pode realçar / negrito ou sublinhar a parte importante da sua mensagem.

Regras de etiqueta de e-mail # 2. Enviando um email sem revisão

Outro erro que as pessoas geralmente cometem é enviar o email sem ler o que realmente compuseram. Você pode ter digitado um e-mail muito importante com muito cuidado, mas deve ter o hábito de revisar o conteúdo antes de clicar no botão 'enviar'. Seu e-mail pode ter erros ortográficos ou gramaticais, o que causará uma impressão ruim. Não seja desleixado enquanto escreve, mesmo que não seja uma mensagem oficial. A revisão ou edição torna-se ainda mais importante se o seu email tiver uma opção de correção automática. A releitura garantirá que você tenha mencionado todos os pontos vitais do seu e-mail e não se esqueça de anexar qualquer documento necessário, se houver.

Regras de etiqueta de e-mail # 3. Erro em relação aos encaminhamentos

Você ficará um pouco surpreso ao saber, mas o fato é que as pessoas não seguem os costumes mesmo quando encaminham um email para alguém. Na verdade, os 'encaminhamentos' geralmente são classificados em três categorias -

  • E-mails falsos contendo promessas falsas

Como tal, você pode ter encontrado muitos e-mails falsos que contêm promessas falsas. Por exemplo, pode solicitar que você encaminhe informações para muitas pessoas alegando que isso ofereceria uma recompensa em dinheiro de um determinado valor ao concluir esta tarefa. Cuidado com esses e-mails!

  • E-mails com fotos e fatos divertidos

Existem muitos e-mails que contêm imagens fofas de animais, bebês ou qualquer outro objeto interessante, e o remetente solicita que você encaminhe a mais pessoas. Além disso, também pode conter fatos e informações interessantes sobre qualquer questão. No entanto, tenha muito cuidado antes das regras de etiqueta de e-mail no local de trabalho, para as quais encaminhe para alguém.

  • E-mails indesejados ou spam

Geralmente, eles são enviados pelos hackers para atingir as vítimas. Eles enviam os emails em massa para um grande número de pessoas em nome de deuses e deusas. Por exemplo, você pode receber um e-mail de uma fonte desconhecida que solicita que você o encaminhe em nome de qualquer Deus Hindu ou Jesus Cristo.

Você precisa estar muito alerta e atento ao lidar com esse tipo de e-mails falsos. Você deve seguir as instruções simples fornecidas abaixo:

  • Não encaminhe nenhum lixo eletrônico ou spam, mesmo que por engano
  • Se você está encantado com a imagem, o vídeo ou o conteúdo do e-mail e deseja realmente enviá-lo, lembre-se de enviá-lo apenas com uma nota pessoal.
  • Você pode verificar o paradeiro de um email em sites de monitoramento como o Snopes.com.
  • Não continue encaminhando emails para todas as pessoas disponíveis no seu catálogo de endereços.

Regras de etiqueta de e-mail # 4. Exagerar o conteúdo ou diminuir seu tamanho

Algumas pessoas têm o hábito de exagerar ou elaborar desnecessariamente um ponto enquanto escrevem regras de etiqueta de e-mail no local de trabalho. Afaste-se de tais práticas, pois nem tudo é agradável aos olhos. Evite usar frases longas; em vez disso, escreva para o ponto e em parágrafos curtos. O uso de marcadores e números é sempre encorajador, pois pode ser facilmente entendido. Você pode usar negrito ou itálico para destacar os aspectos importantes.

Por outro lado, isso não significa que você pode escolher o caminho mais curto para transmitir sua mensagem. Isso é mais aplicável e importante, especialmente quando você está respondendo a qualquer etiqueta de email. Não responda apenas com uma única palavra. De fato, essas regras de etiqueta de e-mail para negócios geralmente são interrompidas se a pessoa precisar responder afirmativamente ou negativamente. O e-mail se torna bastante abrupto e parece estranho. Agora, por que é importante seguir esse padrão? A resposta é que todo e-mail tem um certo tom e precisa ser rigorosamente seguido durante a escrita. Então responda escrevendo uma frase completa.

Regras de etiqueta de e-mail nº 5. Adote uma abordagem complicada ao compor

Bem, isso é verdade em muitos contextos. Muitas vezes, as pessoas não prestam atenção ao tom ou idioma enquanto escrevem um email. O resultado; eles acabam escrevendo em uma linguagem muito complicada e difícil de entender. O uso de palavras contundentes certamente precisa ser evitado. Em vez disso, sua abordagem deve ser simples. A linguagem deve ser plácida, que qualquer pessoa possa entender facilmente. No entanto, ao fazer isso, lembre-se de quem você está endereçando pelo correio. Componha seus fatos de maneira organizada. Tenha cuidado ao usar sinais de pontuação adequados.

Regras de etiqueta de e-mail # 6. Adotando uma abordagem informal total

Agora, isso é algo que foi encontrado em várias regras de etiqueta de e-mail no local de trabalho. Às vezes, os indivíduos se tornam muito informais em sua abordagem, que então começa a refletir no tom da mensagem. Bem, isso depende muito do tipo de relacionamento entre o remetente e o destinatário. No entanto, seja qual for o caso, o ponto principal é que você precisa ficar de olho no nível de informalidade, a menos que esteja se dirigindo a alguém muito especial. Você precisa ser cauteloso ao usar fontes sofisticadas, textos coloridos e linguagem abreviada de SMS, como 'u' para você ou 'ur' ou etc.

Regras de etiqueta de email # 7. Enviando ou respondendo a emails de grupo

Muitas vezes você é obrigado a enviar e-mails de grupo. Aqui também você precisa ser criterioso em sua abordagem para não aterrissar em uma área de dificuldades. Sempre verifique se está usando a opção de campo Cco ao enviar a mensagem em massa para muitas pessoas. O benefício de fazer isso é que você pode ocultar os endereços de email de outras pessoas para as quais está enviando. Qualquer pessoa não poderá descobrir quantas pessoas receberam a mesma correspondência. Essa prática geralmente é adotada pelas empresas quando chamam vários candidatos para uma entrevista.

Da mesma forma, se você estiver respondendo ao email do grupo, poderá evitar a divulgação dos endereços de email de outras pessoas. Nesse caso, você pode utilizar o campo CC. No entanto, tenha muita certeza e cuidado antes de usar esta ferramenta.

Regras de etiqueta de email # 8. Amálgama de profissionais e pessoais

A maioria das regras de etiqueta de trabalho para profissionais de negócios tem dois e-mails separados, um é o pessoal e outro é o e-mail da empresa que contém apenas mensagens oficiais. No entanto, algumas pessoas usam a identificação de e-mail do escritório para enviar a mensagem pessoal a seus amigos ou parentes. Isso não é aceitável por qualquer meio e é uma violação completa das regras de etiqueta de e-mail no local de trabalho e no código de conduta. Mesmo se você quiser compartilhar um vídeo interessante, uma piada ou qualquer outra informação na nota pessoal com os colegas do escritório, sempre use seu endereço de e-mail pessoal. Muitas regras de etiqueta de e-mail para negócios são muito rigorosas nesta nota e qualquer violação nessa frente pode levar à penalização do indivíduo. Além disso, verifique se você não envia e-mails NSW (não é seguro para o trabalho) a partir da identificação da empresa. Enviar vídeos ou conteúdo censurável pode levar à expulsão do funcionário.

Regras de etiqueta por e-mail # 9. Enviando os 'Lembretes Gentis'

Se você notou com cuidado, uma frase muito popular está na moda no mundo do correio eletrônico, conhecido como 'Lembrete Gentil'. Esse termo geralmente está sendo usado, especialmente na linha de assunto do email. Como o nome sugere, o remetente realmente lembra o destinatário de algo como pagar as dívidas restantes etc. Mas, às vezes, a mensagem é realmente mal interpretada. Muitas regras de etiqueta de e-mail para empresas consideram isso uma ofensa porque estão sendo lembradas de alguma coisa. Portanto, mesmo se você precisar enviar um lembrete a alguém, mantenha-se cauteloso com o idioma e o tom.

Regras de etiqueta por email # 10. Enviando Mega Arquivos

É interessante observar que as pessoas não apenas violam as regras de etiqueta de e-mail no local de trabalho enquanto escrevem o conteúdo de sua mensagem, mas também quando anexam um documento para apoiar sua redação. Sim, pode parecer absurdo, mas anexar qualquer documento ou tamanho de arquivo de 10 MB ou mais é considerado uma violação de conduta. Como tal, os servidores não podem suportar a pressão de um documento tão grande. Esses anexos, de qualquer forma, são difíceis de enviar e podem criar uma confusão na caixa de entrada do recibo. No entanto, se você precisar enviar um arquivo de tamanho grande, é melhor optar por serviços on-line, como Dropbox, Hightail ou DropSend.

Regras de etiqueta por email # 11. Escrevendo uma linha de assunto incompleta

Você acredite ou não, mas a Linha de assunto é considerada uma das partes mais cruciais de qualquer email. O destinatário do e-mail notará primeiro a linha de assunto do e-mail, pois é assim que é visível em sua caixa de entrada. É sobre esse assunto que o seu receptor entenderá o que é a mensagem. Portanto, é importante escrever um assunto completo e significativo e depois chegar ao resto do corpo. A linha de assunto inadequada mostra seu interesse em transmitir a mensagem ao destinatário.

Regras de etiqueta por e-mail # 12. Início e assinatura do email

O início do e-mail reflete muito o tom e o idioma do resto do corpo. Somente escrevendo olá ou um mero oi parece um pouco absurdo. Se você souber o nome da pessoa, poderá tratá-la pelo nome e, se não, basta escrever um Prezado Senhor ou Senhora. Se você estiver se dirigindo ao seu mais velho, não poderá começar com Hello Sir. Se você pede a alguém para comparecer a uma entrevista, você pode indicá-lo pelo nome ou simplesmente escrever 'Prezado candidato'.

Da mesma forma, quando você estiver fechando o e-mail, não escreva Agradecimentos desnecessariamente, a menos que esteja pedindo que a pessoa faça um favor a você. De fato, "Atenciosamente" é uma palavra mais adequada e apropriada, para resumir, toda a discussão do correio.

Regras de etiqueta por e-mail # 13. Tomando próprio tempo doce para responder

Este é um mau hábito para se desenvolver especificamente se você estiver associado ao mundo profissional. Há pessoas que se dão ao luxo de responder a e-mails solicitando informações, mesmo quando sabem a resposta. Eles apenas respondem na hora exata ou quando recebem um email de lembrete. Obviamente, você deve tratar os e-mails com base no mérito deles, mas pelo menos responda com uma resposta sobre o assunto ou o problema.

Conclusão das regras de etiqueta de e-mail:

É importante evitar as práticas em que você está violando as regras de etiqueta de e-mail para os negócios. Você deve seguir o código de conduta corretamente enquanto compõe uma etiqueta de e-mail no local de trabalho que reflete sua autenticidade e sinceridade.

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Neste post, discutiremos algumas das regras de etiqueta de e-mail que os indivíduos geralmente ignoram ou geralmente não seguem. Aqui discutimos as regras básicas importantes de etiqueta de e-mail no local de trabalho.

  1. Noções básicas de treinamento em etiqueta de e-mail
  2. Treinamento de Email Marketing
  3. CRT: 05 - Etiqueta por e-mail

Categoria:

Desenvolvimento de Empreendedorismo