Introdução à Comunicação em Gerenciamento de Projetos
Antes de vestirmos um macacão e começarmos a descrever a importância da comunicação no projeto, precisamos ter um entendimento claro de 'gerenciamento de projetos'. O gerenciamento de projetos é a disciplina do uso de procedimentos, políticas e princípios para liderar um projeto com sucesso, da concepção à conclusão. Além disso, é o algoritmo de planejamento, organização e controle dos recursos da empresa que move determinadas tarefas / atividades em direção à realização.
Definição de Gerenciamento de Projetos
A Wikipedia define o gerenciamento de projetos como "a disciplina de iniciar, planejar, executar, controlar e fechar o trabalho de uma equipe para atingir um objetivo específico e atender a critérios de sucesso específicos".
Geralmente, associamos esse termo "gerenciamento de projetos" a indústrias como construção, tecnologia da informação, engenharia e assistência médica, que possuem um conjunto complexo de componentes para organizar de uma certa maneira, a fim de atingir a meta em um período de tempo. Embora cada setor estruture as metodologias do projeto com base em suas necessidades, a responsabilidade do gerente de projeto é quase a mesma, incluindo a determinação de tarefas, a conclusão e também a verificação da qualidade do produto concluído.
Fases de comunicação no gerenciamento de projetos
Desde a conceituação até a conclusão, há cinco fases que foram usadas para fornecer um resultado articulado bem-sucedido.
1. Iniciação : Esta fase determina o início do projeto. Depois que o gerente de projeto obtém aprovação, ele inicia a documentação da descrição do conceito, que inclui o objetivo com base no objetivo do projeto e no resultado desejado com o cálculo dos riscos.
2. Planejamento: Nesta fase, o gerente de projetos verbaliza a estratégia para atingir a meta com a estrita adesão à linha do tempo. Ele ou ela pode escolher os membros da equipe e verificar as tarefas / atividades, alocação das mesmas entre os membros da equipe, com determinados marcos e parâmetros-chave de sucesso. A definição de um horário de trabalho e linha de comunicação também é considerada durante esta fase.
3. Execução: O gerente de projeto implementa os recursos para produzir o resultado desejado, conforme indicado no plano do projeto.
4. Controle: nesta fase, o gerente de projeto monitora o trabalho em equipe para alinhar o desempenho projetado conforme determinado na fase de planejamento.
5. Encerramento: Na fase final, o gerente do projeto entrega o resultado final aos seus superiores e facilita a tarefa administrativa, se houver.
Comunicação eficaz em gerenciamento de projetos
Para atingir o objetivo com sucesso, a comunicação eficaz é o fator chave que o gerente de projeto deve ter em mente desde o início da formulação de uma estratégia. É por isso que podemos dizer que a comunicação eficiente e eficaz é a força vital de qualquer tipo de gerenciamento de projetos. Muitos projetos falham devido à ineficácia ou falta de comunicação. De acordo com o relatório do PMI (Project Management Institute), um gerente de projeto deve gastar 90% de seu tempo para se comunicar com as partes interessadas e os membros da equipe. A liderança bem-sucedida depende de uma comunicação clara sobre objetivo, desempenho, responsabilidade, conquista, desafios e também do feedback do cliente com os membros da equipe que geralmente pertencem a um grupo diversificado de pessoas. Relatórios regulares do progresso e status do projeto para as partes interessadas são a parte decisiva da liderança eficaz do projeto. Portanto, o gerenciamento de comunicação adequado, que consiste em três processos, atenua o risco de falha até certo ponto. Essas são algumas das comunicações eficazes no gerenciamento de projetos.
- Plano de comunicação
- Gerenciar comunicação
- Monitorar a comunicação
Plano de Comunicação
O primeiro passo no plano de comunicação é descobrir a análise dos requisitos de comunicação. Há tantas informações sobre o projeto, mas quais informações precisam ser enviadas a quem 'é importante decidir. O plano de comunicação deve ser detalhado o suficiente para cobrir todos os fatores, incluindo público (membros da equipe, partes interessadas, cliente), objetivo, canal (o meio de comunicação, como verbal, escrita), etc.
Gerenciar a comunicação do projeto
É de extrema responsabilidade do gerente de projeto implementar o plano de comunicação. Isso inclui -
- Coletando e analisando dados.
- Distribuindo e transmitindo mensagens.
- Armazenamento de quaisquer relatórios, arquivos ou documentos de comunicação.
- Recuperação de qualquer comunicação armazenada.
- Eliminação de qualquer relatório de comunicação antigo ou encerramento ou conjunto de datas do projeto.
Monitorar plano de comunicação
O gerente de projeto deve monitorar e controlar o plano de gerenciamento de comunicação ao longo de seu ciclo de vida.
No contexto da comunicação do projeto, é 'troca de conhecimentos, habilidades e experiências'. Existem três áreas cruciais de comunicação que pagam muito peso ao sucesso de qualquer projeto. Eles são -
- Troca de informações internamente.
- Troca de informações e relatórios com as partes interessadas do projeto.
- Marketing do projeto
É importante que o gerente do projeto conceba a estratégia de comunicação a pedido do projeto. Quais métodos de comunicação seguiriam é a decisão sincera do líder do projeto. Embora as metodologias, ativas ou passivas, possam ser diferenciadas com base na estrutura organizacional e no padrão do setor. Esses são alguns métodos de comunicação eficaz que um gerente de projeto pode adaptar para se comunicar de maneira eficiente e deliberada com os membros da equipe e as partes interessadas.
Métodos de comunicação eficaz
A comunicação eficaz ajuda a desenvolver um ambiente positivo; vamos encontrar alguns métodos de comunicação eficaz.
1. Comunicação Ativa ou Síncrona
Se todos os membros ou partes participam da troca de informações ao mesmo tempo, a comunicação é chamada de comunicação síncrona.
uma. Live Meeting - Juntando todos os membros da equipe no mesmo local.
b. Videoconferência - Vídeo conferência ao vivo.
c. Teleconferência - Uma teleconferência em que duas ou mais pessoas participam.
d. Chamada de áudio - Como uma chamada em conferência, mas é realizada on-line usando o software como o Skype.
e Conferência assistida por computador - chamada em conferência de áudio com uma conexão de computadores onde uma planilha ou documento é exibido e pode ser editado por ambas as partes.
f. IM (mensagens instantâneas) - Troca de mensagens de voz ou texto usando janelas pop-up como o Google Hangout.
g. Mensagens de texto - Troca de mensagens através de telefones celulares ou assistente digital pessoal.
2. Comunicação passiva ou assíncrona
Muitos tipos de comunicação no gerenciamento de projetos não exigem a presença de todos os membros da equipe ou partes no mesmo local. Esse tipo de comunicação é chamado de comunicação assíncrona. Inclui:
uma. E-mail - o correio eletrônico é amplamente usado para coordenar o projeto e se comunicar entre os membros da equipe.
b. Fax - A máquina de fax é amplamente usada em todo o mundo como um processo confiável de transmissão de documentos.
c. Blogs - Alguns gerentes de projeto escrevem blogs de suas experiências de vários desafios que enfrentaram durante a execução do projeto. Esses blogs podem ser úteis para o futuro processo de tomada de decisão.
Com o avanço das tecnologias modernas, torna-se possível reunir todos os membros da equipe de qualquer lugar do mundo.
O gerente de projeto pode escolher qualquer canal de comunicação com os membros da equipe ou as partes interessadas, mas a comunicação se torna efetiva com a realização do que está sendo comunicado, com o retorno efetivo obtido de várias partes interessadas. Audição ativa, forte capacidade de apresentação, habilidade para resolução de conflitos, etc. são os traços das competências essenciais de um gerente de projeto bem-sucedido.
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