NO - 2 sílabas inglesas extremamente simples e, no entanto, não há nada de simples nisso!

Esta palavra é talvez a palavra mais conflitante no dicionário inglês. Pense nisso - todos nos sentimos compelidos a usá-lo em algum momento de nossa vida, mas odiamos universalmente estar no lado receptivo, principalmente no trabalho. No momento em que você usa essa palavra temida no trabalho, você é considerado um idiota, um preguiçoso, um atirador de birras ou mesmo um esporte estragado. Mas, novamente, se essa palavra nunca ressoasse em seu dicionário verbal, você se tornaria um tapete de porta permitindo que outras pessoas o enrolassem no trabalho. Veja, conflitante!

Neste post, mostramos como conseguir o impossível - como dizer 'Não' no trabalho sem parecer idiota. Com essas dicas potentes, você verá que é realmente possível!

  1. Comece com um quase-Sim

Sejamos claros aqui: um “quase-sim” não é um 'sim'. Em vez disso, é como "Dê-me tempo para pensar sobre isso", ganhando tempo para saber mais sobre o compromisso solicitado.

Veja bem, ninguém gosta de uma pessoa que se recusa sem motivo. Não estamos dizendo que você precisa aceitar todos os pedidos que aparecerem no seu caminho. Mas estamos dizendo que, se você começar sua resposta com um "Não" direto, desenvolverá rapidamente a reputação dúbia de ser um idiota. Em vez disso, use palavras como "certo", "certamente", "possível", "eu posso" etc. para desarmar a outra parte.

  • Parece possível.
  • Tenho certeza de que há algo que posso fazer por você.
  • Eu certamente voltarei para você.

Nenhuma dessas frases indica um firme compromisso. No entanto, é provável que recebam uma resposta melhor do que uma recusa direta. O quase Sim permite que você descubra quão irracional é essa solicitação, antes de tomar uma decisão justificável de recusá-la.

  1. Vista sua empatia

Isso geralmente é um sentimento incompreendido; portanto, passaremos um pouco de tempo aqui.

Diferentemente da simpatia, a empatia permite que você reconheça a posição da outra pessoa e se preocupe o suficiente para ajudar na correção. Uma atitude de empatia também permite que você receba todos os pedidos com clareza. Você não duvida que a outra pessoa está tentando dificultar as coisas para você. Em vez disso, você sabe que a solicitação é genuína e, portanto, responde racionalmente a ela.

Por exemplo, considere que um novo funcionário se aproxima de você - o principal recepcionista - e pergunta se você pode ajudar a rastrear a identificação dele ausente. Você sente que ele está preocupado e sabe que isso pode ser corrigido por uma chamada complicada, porém produtiva, ao serviço / segurança do cliente.

  • Sem empatia, seu foco está na grande pilha de trabalho que espera pelo seu número de atendimento ao cliente e você volta ao seu trabalho. Embora essa resposta possa parecer razoável, isso também pode parecer desagradável. (O cara é novo, então ele provavelmente merece uma pausa).
  • Com empatia, você faz uma pequena pausa para garantir ao novato que isso não é grande coisa. Você também liga para o atendimento ao cliente e guia o novato para o operador certo. Isso deve levar menos de 5 minutos, mas pode ser um admirador para a vida toda.

Aqui está outro exemplo: considere que um funcionário foi até você (o representante contábil) e solicitou uma declaração salarial detalhada (por mês) para planejar seu imposto. E ele faz isso quando você está sobrecarregado com o trabalho de final de ano.

  • Sem empatia, seu foco está na grande pilha de trabalho esperando por você. Você pede que ele volte mais tarde, inadvertidamente, adiando seus planos de economia de impostos.
  • Com empatia, você entende a necessidade dele de planejar impostos. Você deseja ajudar, mas compartilha com ele as tarefas de alta prioridade que aguardam em sua mesa. A declaração detalhada que ele deseja levará mais tempo e, portanto, deve ser relegada para mais tarde. Mas talvez você possa ajudá-lo retirando rapidamente os valores relevantes de seu salário total, para que ele possa fazer algum progresso enquanto aguarda o relatório detalhado. As chances são de que ele responderá positivamente a isso.

Você vê a diferença?

Novamente, não é como se você estivesse de acordo com qualquer compromisso que surgisse. Mas com empatia,

  • Você tira um tempo para ouvir sem resistência.
  • Você envia vibrações de ser um ser justo, acessível e solidário (o que certamente é) .
  • Você também convida a outra pessoa a responder da mesma maneira.

  1. Aprofundar

Ok, então você está sobrecarregado com o trabalho e encontra mais uma solicitação no seu caminho. Você se sente empático com o outro, mas não há absolutamente nenhuma maneira de assumir mais. Ou então você pensa.

Muitas vezes interpretamos mal as solicitações externas, pois assumimos que elas implicam mais trabalho para nós . Mas isso nem sempre é verdade. Você pode se deparar com uma tarefa ou solicitação que foi projetada especificamente para facilitar as coisas para você - talvez ele possa otimizar um processo complicado, ou ajudá-lo a fazer as coisas de maneira mais suave e rápida, ou até (ofegar) reduzir sua carga de trabalho.

Com mais empresas focando no paradigma “menos é mais” (menos esforço para obter mais produtividade, menos dados para obter mais informações de impacto etc.), sabe-se que isso acontece. Então, aprofunde-se para descobrir exatamente o que a solicitação adicional implica para você, antes de transformar isso quase sim em um não atraente.

  1. Parafrasear o pedido

Você ficaria surpreso com a quantidade de falta de comunicação que as empresas sofrem. (Você diz to-ham-to e o outro diz may-to, ambos se referindo ao tomate humilde!) Portanto, sempre parafraseie a solicitação que você recebe para que a outra parte entenda o que você entende.

Aqui, também ajuda a parafrasear sua solicitação à medida que você as divide em tarefas executáveis.

Isso ajuda com duas coisas:

  1. Você planeja o pedido em sua cabeça, assumindo que o fará. (Isso é pensamento positivo para você!)
  2. A outra pessoa toma conhecimento do esforço envolvido para atender à solicitação.

Frequentemente, esse é o ponto em que o outro entende o esforço irracional envolvido e simplifica seu pedido ou o retira completamente. Resultado final: você conseguiu o que queria sem usar essa temida palavra com duas sílabas. Agradável!

  1. Redirecionar para uma terceira pessoa

Vamos tranquilizá-lo aqui - não se trata de gastar o dinheiro. Mas é sobre usar a atitude certa para redirecionar uma solicitação para a pessoa certa.

Muitas vezes nos incomodamos com solicitações mal direcionadas. De fato, elas formam a desgraça da existência corporativa, dizendo "Não" aqui pode retratá-lo como um preguiçoso insensível. Mas e se você redirecionasse uma solicitação com a intenção de fazer as coisas?

Por exemplo, considere esta situação incomum: você foi o representante unânime do departamento de contabilidade e todas as solicitações de funcionários são direcionadas em sua direção. Mas como você está sobrecarregado com o trabalho de fim de ano, está pensando em redirecionar parte para o seu colega Macy.

Então,

  • Você avisa Macy de antemão, para que ela se sinta confortável em compartilhar o trabalho.
  • Quando você recebe uma nova solicitação, revise-a antes de enviar uma nota útil para Macy sobre a natureza da solicitação. (Exemplo: imprima extrato de salário detalhado para o funcionário ABC da planilha XYZ).
  • Você também atualiza o iniciador original sobre isso e solicita que ele passe a palavra sobre nova propriedade: Macy é o novo ponto de contato para solicitações de contabilidade. No entanto, você permanece disponível para ajudar.

É muito melhor do que um abrupto “Não. Pergunte a Macy. Eu não faço mais isso.

  1. Adiar a solicitação

Essa é rápida: digamos que você encontre uma solicitação genuína e esteja convencido de que é realmente a pessoa certa para trabalhar nela. Mas você simplesmente não tem tempo no presente. Considere adiar a solicitação em vez de responder com um No.

A capacidade de assumir a responsabilidade é um grande trunfo no trabalho. Portanto, se você perceber a importância de uma solicitação e notar que não é necessariamente urgente, converse com o solicitante sobre o "atraso" da solicitação. Isso pode lhe render pontos surpreendentes se o outro sentir seu genuíno compromisso de assumir o cargo mais tarde.

  1. Suavize seu Não com bondade

Sim, finalmente chegamos ao "Não" direto que você simplesmente precisa usar para se manter empático.

Um "não" direto é a única resposta para todos aqueles momentos (NÃO) "mais uma vez" em que você se torna o sujeito caído da brincadeira de outra pessoa. O truque está em diferenciá-las das situações quase que sim.

  • É quando esse colega de trabalho pede sua ajuda na apresentação mensal pela quarta vez consecutiva.
  • Ou seu colega de equipe esquece de informar o cliente sobre a alta nas taxas, mais uma vez. E solicita suas habilidades interpessoais superiores para facilitar as coisas, mais uma vez.
  • Ou quando seu chefe atribui o trabalho ingrato que ninguém mais quer, prometendo que será diferente no próximo mês, mais uma vez.

Você entende a deriva.

Aqui, ajuda a suavizar sua resposta com gentileza, mesmo quando você se esforça para apontar como sua resposta fortalecerá outra. Faça um esforço para que o outro saiba que está recusando não porque é um idiota insensível, mas porque:

  1. Você tem prioridades mais urgentes no trabalho. (Se possível, esclareça-as explicitamente, para que não haja espaço para dúvidas.)
  2. Você está comprometido com o aprendizado de outra pessoa. Você fez mais do que você fez, e é hora do outro recuperar o atraso enquanto segue em frente.

Esse também é o tipo de resposta a ser usada quando você não deseja evitar uma oportunidade futura. Por exemplo, digamos que um colega de trabalho o convide para um brunch de fim de semana e, embora esteja ansioso para ir, você tem compromissos pendentes para cuidar. Você também gostaria de deixar espaço para futuros convites. Mais uma vez, apimente seu 'Não' com gentileza, enquanto explique explicitamente sua razão de recusa. Isso garantirá que seu relacionamento permaneça cordial, dando a você a oportunidade de sair de compromissos inesperados.

  1. Use um firme número para definir limites

Tudo bem, então nos esforçamos bastante nas dicas (1) a (7) para garantir que sua resposta seja qualquer coisa, exceto a de um idiota. MAS - haverá situações em que você precisará literalmente pisar no pé ao conceder um "NÃO" educado, mas agressivamente firme. Isso é essencial quando você deseja definir limites fortes .

  • Um cliente ou colega de trabalho convida você a socializar fora do trabalho, e isso é contra a política da empresa.
  • Um companheiro de equipe espera constantemente que você pegue a parte do trabalho quando ele se exercitar.
  • Você recebe qualquer tipo de solicitação social / pessoal / cultural / financeira / profissional que seja claramente indesejável e fora da sua zona de conforto.
  • Você está lidando com uma pessoa com reputação de ser insensível ou desagradável.

Não há como atenuar essa resposta. Você deseja que a pessoa receba a mensagem, mesmo que pareça dura naquele momento. Entenda aqui que você não é um idiota e tem o direito de recusar sem culpa ou desculpas. Dependendo da situação, você pode se sentir inclinado a compartilhar adicionalmente o motivo de sua recusa.

  1. Considere a pergunta da OMS

Como você pode ver, este post ensina a dizer sutilmente 'Não', enquanto diz 'Sim' . No entanto, haverá momentos em que sua resposta deve ser apenas um simples 'Oh Sim'. Para verificar se esse é um desses momentos, descubra quem está fazendo essa solicitação louca, irracional, que consome tempo e não é seu trabalho.

Se houver um pedido vindo do cara mais importante do trabalho (e com isso, queremos dizer a pessoa que assina seu cheque de pagamento, o cheque de pagamento de seu chefe e o cheque de pagamento de seu chefe), você está melhor ficar por dentro agora, sem perguntas.

Mas há boas notícias. Esses também são os tipos de solicitações que serão apoiadas pelo seu chefe, e talvez até pelo chefe dele. (Lembre-se daqueles cheques de pagamento!) Portanto, não tenha vergonha de pedir sua parte de ajuda para concluir essas tarefas ridiculamente de alta prioridade. Isso pode incluir a priorização de tarefas pendentes com o seu chefe, recrutando sua ajuda para obter informações rapidamente ou até contratando um "assistente" para acelerar as coisas.

A última palavra…

Como qualquer profissional experiente lhe dirá, os relacionamentos corporativos prosperam quando você é capaz de comunicar efetivamente um 'Não' harmonioso, mesmo quando você está dizendo 'Sim' ou vice-versa. Não ceda apenas ao seu instinto imediato para sair de uma tarefa. Quando usado corretamente, seu "Não" pode ser usado para expandir seu mentor com um júnior, expandir sua associação com um companheiro de equipe ou fortalecer sua parceria com um cliente. Faça um esforço para usar essas dicas para criar parcerias prósperas e que se enriquecem mutuamente (não meras associações).

Categoria:

Desenvolvimento de Empreendedorismo