- Comunicando Ideias
- Seja um ouvinte ativo
- Evite interrupções e perguntas negativas
- Evite ser casual
- Never Rush Communication
- Get Personal
- Acompanhamento após a comunicação
- Seja determinado a entender
- Seja sensível e reconheça diferenças técnicas
- Evite usar frases / palavras erradas
- Receber feedback
“A comunicação é considerada o verdadeiro trabalho da liderança”
Nitin Nohria
Comunicação de idéias - Construir equipes mais fortes é o sonho de todos os líderes, mantendo as mesmas idéias de comunicação que a maioria das organizações hoje planeja adotar métodos eficazes para comunicar idéias. O que importa no final das contas não é o que você diz, mas como diz. Assim, a comunicação é o recurso exclusivo que ajuda a separar um líder ruim de um líder eficaz na organização. Assim, a chave de ouro para ser um líder eficaz é a "comunicação".
Comunicação clara e perfeita é a necessidade da hora; todos nos lembramos muito bem que 'Titanic' afundou por falta de comunicação. Se houvesse uma comunicação mais clara, a tragédia poderia ter sido evitada e muitas vidas teriam sido salvas. Da mesma forma, a comunicação desempenha um papel muito importante em nossas vidas e negócios. Em uma pesquisa realizada pela revista CIO, para listar as três principais habilidades necessárias em profissionais, 70% dos leitores listaram a comunicação como uma das habilidades vitais.
Então, por que não fazer um brainstorming e atualizar nossas habilidades de comunicação, seguindo os dez métodos altamente eficazes listados abaixo para comunicar idéias no ambiente de negócios? Essas são dicas altamente eficazes que ajudam na comunicação não apenas com a equipe no trabalho, mas também com clientes, superiores, colegas de trabalho e subordinados. Alguns dos traços eficazes de comunicação estão sendo compartilhados abaixo e, quando usados de maneira consistente, certamente ajudarão a obter melhores resultados de comunicação.
Comunicando Ideias
Você teve a sensação de conversar com as paredes enquanto interagia com alguém no local de trabalho? Este é realmente um sentimento irritante quando você é ouvido, mas não há sinais de ser ouvido pelo ouvinte. É uma sugestão pessoal: evite fazer o mesmo com seus colegas, subordinados ou superiores. A primeira e principal regra de melhores idéias de comunicação é estar ciente de que você está sendo ouvido. Você pode fazer isso criando uma sessão interativa e mantendo os ouvintes envolvidos no jogo. Isso certamente ajudará a fortalecer seu conhecimento pessoal e a criar uma boa impressão. Mostrar reações ao que está sendo dito através de um aceno de cabeça ou usando um "eu vejo" ou simplesmente parafraseando a sentença causa impacto no que está sendo dito. Outra boa ação é incentivar feedbacks de todos os trabalhadores da organização.
Suponha que você pergunte ao seu subordinado "Você não possui o arquivo ou o relatório?" E a resposta que você recebe é "Sim". Isso é muito confuso porque pode significar Sim, você está certo e eu não tenho o arquivo ou o relatório. Ou também pode significar que sim, tenho o relatório ou arquivo desejado.
Isso indica claramente que as perguntas negativas receberão respostas vagas ou pouco claras que resultarão em confusões. Portanto, é melhor que você sempre busque perguntas com estrutura positiva (como "Você tem o relatório ou o que eu pedi?"). Se necessário, você deve sempre reafirmar questões negativas como "Estou certo, que você não possui o arquivo ou o relatório?"
As interrupções resultam em interrupções; portanto, evite interrupções, principalmente ao comunicar idéias aos seus clientes. Foi visto que os clientes ficam mais chateados se você os interrompe com frequência. Se necessário, basta ir direto ao ponto e contar à outra pessoa sua visão sobre as idéias comunicantes e sua importância. Dessa forma, a outra pessoa tem a opção de corrigir ou confirmar sua ideia e, finalmente, isso ajudará a economizar muito tempo.
Ser casual é um estrito não-não. Por ser informal com os colegas ou subordinados, você definitivamente desenvolve um bom relacionamento e isso ajuda a fazer o trabalho bem feito. Mas estabelecer o limite de ser casual também é muito importante ao comunicar idéias no trabalho. Se for insistente ou zangado, pode dar origem a uma reação não intencional por parte do destinatário. Portanto, é melhor deixar a linguagem clara e, em situações como raiva, respire fundo e mantenha a calma.
Em caso de comunicação por escrito, é melhor manter o profissionalismo em seus e-mails, cartas, telefonemas ou reuniões de negócios. Por ser muito casual, pode levar os destinatários a se sentirem desconfortáveis às vezes. Há um grande problema com a mídia eletrônica, como e-mails e mídias sociais, que é muito usada atualmente para comunicação nos dias de hoje. É muito difícil determinar qual tom está sendo usado ao comunicar idéias através deles. Portanto, é melhor comunicar idéias pessoalmente, agendando uma reunião com o destinatário ou enviando uma mensagem de maneira profissional.
Nunca tenha pressa por nada enquanto estiver se comunicando; faça uma pausa antes de se comunicar. Fazer pausas, embora as curtas realmente façam maravilhas, especialmente quando você está comunicando idéias para a equipe ou no local de trabalho. Apenas uma pequena pausa é o que é necessário e oferece um curto espaço de tempo para refletir. Verificou-se que a pressa ao comunicar idéias nunca funciona, ao contrário, faz com que todas as coisas dêem errado. É geralmente visto que, quando apressamos as coisas, esquecemos algo ou somos obrigados a extraviar as informações a serem comunicadas. O mesmo acontece durante a comunicação: também esquecemos algumas coisas importantes a serem comunicadas. Toda a idéia de comunicação fica confusa. Portanto, ao comunicar suas idéias de maneira eficaz, apenas mantenha o ritmo lento e sempre preste atenção, porque conceder tempo extra realmente fará muita diferença na maneira como nos comunicamos.
Às vezes, as comunicações corporativas podem ser muito entediantes, seguindo os mesmos padrões, por que não iniciar conversas organizacionais. Pense em diálogos em vez de monólogos. O mantra está tornando a conversa mais pessoal, envolvente e mais eficaz. Como diz o axioma, “as pessoas não se importam com o que você sabe até saberem o quanto você se importa.” Segundo a Teoria Clássica dos Negócios, os líderes precisam ficar à distância. Para saber o que está acontecendo na mente das pessoas, você precisa desenvolver um relacionamento significativo com elas. A melhor maneira de ser pessoal enquanto se comunica é afastar seu ego e substituí-lo por empatia. Comunicadores empáticos mostram maior nível de transparência e autenticidade, ajudando assim a torná-los melhores comunicadores.
Você também pode adicionar um toque pessoal à conversa falando sobre algo que não está relacionado ao trabalho, mas relacionado à vida deles. Isso ajudará a decepcionar os guardas, por exemplo, você pode perguntar sobre a partida de futebol dos subordinados no fim de semana. Mas interagir em níveis pessoais também deve estar dentro de certos limites, mas ajudará a criar confiança para uma comunicação eficaz e a longo prazo.
Na maioria das vezes após a conversa sobre comunicação, você assume que tudo foi comunicado conforme desejado. A mensagem foi recebida como pretendido, mas na maioria das vezes não acontece da maneira que achamos que deve chegar. Portanto, para garantir que a mensagem seja comunicada da maneira correta, devemos adotar o hábito de fazer acompanhamento, principalmente se estiver relacionado a algo importante. Isso ajudará a evitar confusão no entendimento e a melhorar a comunicação entre remetente e destinatário. Apenas supondo que o destinatário tenha ouvido sua mensagem e a mensagem tenha sido entendida da maneira que deveria ser é um estrito não-não. No mundo da comunicação eficaz, você deve fazer o acompanhamento da óbvia mensagem. O acompanhamento apenas ajuda a tornar a comunicação melhor e eficaz de maneira bidirecional, conforme desejado.
O conceito de buscar analisar e entender surge do conhecido autor Stephen Covey. Essas idéias de comunicação sugerem que o comunicador também precisa ser um bom ouvinte. Em vez disso, o orador deve tentar entender também o que está sendo transmitido. Ao compreender a idéia de comunicação, até a mensagem mais difícil pode ser facilitada. Assim, torna-se ainda mais importante ser paciente e ter a mente aberta durante as interações de comunicação com funcionários ou trabalhadores. Principalmente, não pretendemos nos identificar com o que a pessoa está tentando se comunicar; em vez disso, tentamos pular para o nosso ponto de vista. Portanto, da próxima vez que estiver se comunicando, entenda melhor a parte da comunicação e comece a se comunicar. Conhecer o valor e entender a comunicação é realmente muito importante antes de comunicá-la.
Às vezes, os ouvintes não estão muito conscientes das atualizações de tecnologia, então há muitas possibilidades de os clientes não terem o conhecimento técnico desejado. Portanto, é melhor ter muito cuidado nesse caso e explicar-lhes as coisas em linguagem mais fácil e leiga. Evite usar acrônimos e verifique se eles identificam ou entendem os acrônimos da melhor maneira. Por exemplo, na tecnologia da informação registrada, o acrônimo 'ASP' pode significar 'página do servidor ativo' ou 'provedor de serviços de aplicativos', portanto, é melhor esclarecer qual deles você está usando durante a comunicação. Portanto, tente evitar os erros comuns de fazer toda a conversa passar por cima deles ou de se sentirem menosprezados devido à falta de conhecimento técnico.
Uma maneira melhor de explicar o conceito técnico é fazer uso efetivo de analogias. Embora as analogias tenham certas limitações, elas são úteis para descrever qualquer conceito não familiar ou menos conhecido. Um exemplo de analogia é comparar a idéia de firewall com um caixa de um banco. Como quando visitamos um banco, nenhum de nós vai diretamente ao cofre. Em vez disso, vamos à janela do caixa, verificamos nossos detalhes e, assim que nossa identidade é estabelecida, o caixa recebe o dinheiro do cofre e o entrega na janela.
Interpretações erradas são um problema comum durante a comunicação, dizemos algo sem más intenções, mas isso é mal avaliado pela outra pessoa. Queremos dizer outra coisa, mas o modo de pronúncia leva a transmitir outra coisa. Como no caso da língua chinesa, o som típico de "ma" com um tom mais alto indica "sogra", mas com um tom de queda e subida significa um "cavalo". Seja cauteloso ao usar a palavra "você", pois o uso excessivo dessa palavra cria uma sensação de ameaça ou deixa o ouvinte na defensiva. Por exemplo, em vez de dizer "você precisa falar mais alto", é melhor dizer "Estou tendo problemas para ouvir". Como a palavra você tem um significado duplo.
Quando tudo estiver concluído e finalmente concluído, um dos melhores métodos para uma comunicação eficaz é pedir aos receptores para dar seu feedback. Tire um tempo extra para falar pessoalmente com quem você se comunica com frequência. Isso o ajudará a descobrir como melhorar e quais aspectos você pode melhorar em relação ao seu estilo de comunicação. Os comentários são sugestões simples que ajudam a desenvolver um melhor entendimento com colegas de trabalho, funcionários ou subordinados. Os comentários são muito importantes, embora não sejam fáceis de pedir.
Assim, basicamente, pense antes de falar e siga os prós e contras do mantra da comunicação para ser um comunicador eficaz entre seus colegas, superiores e subordinados. Não há chave para se tornar um comunicador eficaz, mas adotando as dicas listadas acima, certamente é possível melhorar e aprimorar seu estilo de comunicação. Apenas preste atenção na maneira como os outros se comunicam com você e na maneira como você se comunica com os outros. Observando praticamente as formas de comunicação, você pode aprender os estilos de comunicação efetivos da melhor maneira. Então, basta ir em frente e se comunicar com o mundo maravilhoso ao seu redor e melhorar todos os dias seu estilo de comunicação, implementando essas dicas sobre comunicação eficaz. A maioria das organizações também incentiva o compartilhamento de diálogos e contribuições dos funcionários para tornar a comunicação interna dentro das equipes melhor e eficaz, pois finalmente ajuda também a organização.