Proposta de projeto versus termo de abertura do projeto - Neste artigo, espero resumir a estrutura de documentação de um projeto e quão importante é saber a diferença entre os muitos documentos que entram e saem do projeto, entre os membros da equipe ou as partes interessadas.

Como o título indica, este artigo tem como objetivo dissipar a escuridão dos documentos individuais, de um termo de abertura e de uma proposta de projeto. Embora muito parecidos, esses dois documentos cruciais ocupam posições muito diferentes dentro de um projeto e seus procedimentos e seus propósitos também são diversos.

Vamos nos aventurar no mundo do incrível gerenciamento de projetos e criar procedimentos sistemáticos para garantir o bom funcionamento e alcançar as metas e objetivos do projeto da empresa.

Proposta do projeto x infográficos da carta do projeto

Documentos para Projetos

Um projeto bem documentado é um projeto que foi sistematicamente conduzido e direcionado para a direção em que deveria estar indo, com o objetivo de atingir as metas e objetivos da empresa.

Se houver documentações especialmente projetadas para o projeto, torna-se muito fácil para a alta gerência manobrar o projeto e verificar e comparar os procedimentos com precisão.

Para os objetivos desse gerenciamento de tarefas e para acompanhar o projeto, uma vez implementada a alteração, os documentos são úteis para transformá-los em diretrizes ou estudos de caso. Existem essencialmente 9 documentos importantes que precisam ser usados ​​em um projeto. Eles são os seguintes:

  1. A Proposta do Projeto - Iniciando o projeto é a proposta do projeto, abrangente e persuasiva, os detalhes neste documento justificam o investimento necessário para prosseguir com o projeto.
  2. A Carta do Projeto - Este é o mandato que transforma a idéia em trabalho real pelo gerente do projeto.
  3. O plano de gerenciamento do projeto - abrange todos os detalhes necessários sobre todo o projeto, facilitando ao gerente do projeto analisar as etapas e os planos.
  4. Log de ações - É como uma lista de tarefas a todos os membros da equipe para suas diferentes tarefas em dias especificados.
  5. Registro de Riscos - Semelhante ao Log de Ações, este é um contador de riscos, listando todos os riscos aos quais o projeto está sujeito.
  6. Relatórios de status - Esta é uma coleção de relatórios que informam exatamente onde o projeto está no momento atual e quanto resta para atingir a meta do projeto.
  7. Orçamento - Um documento de números que contém todas as contas do orçamento previsto para o projeto. Do lado financeiro, este documento registra todos os números importantes.
  8. A revisão das lições aprendidas - As lições aprendidas no curso oportuno do projeto podem ser listadas aqui, para que essas lições possam ser implementadas em outras etapas do projeto ou em outros projetos da organização.

Objetivo do documento para projetos

Nós sempre odiamos documentar tudo o que fazemos, porque há muito texto para ser escrito, coberto e lido. Isso torna difícil para nós empreender e gerenciar projetos que surgem em nosso caminho.

Com muito texto e análise, tabelas e gráficos fazendo as rondas, a manutenção de documentos resolveu esse problema e é fácil para os gerentes de projeto manter a capacidade de rastreamento do projeto.

Gerentes de projeto experientes garantem que seus projetos tenham modelos padrão mantidos no local para armazenamento de seus documentos. Os modelos de projeto bem-sucedidos podem ser reutilizados ocasionalmente, projeto a projeto.

Com os modelos, os gerentes podem muito bem se concentrar em sua principal responsabilidade de gerenciar todo o projeto, em vez de se entregar a papéis pesados, acumulação e segregação de dados.

Em cada um dos seguintes estágios, você pode encontrar a documentação como parte essencial de um projeto que acompanha o elemento de comunicação de um projeto:

  1. Iniciação - relatório de viabilidade, proposta de projeto, termo de abertura do projeto
  2. Planejamento - especificação de requisitos, documento de design, plano de gerenciamento de projetos
  3. Execução - log de ações, log de problemas, relatórios de status
  4. Controle - documento de teste, gerenciamento de alterações
  5. Encerramento - documento técnico, documento de função, revisão da lição aprendida, documento de entrega

Com todos os conceitos básicos claros e o objetivo da documentação à sua frente, agora você pode entrar em detalhes que nos dizem exatamente o que é um termo de abertura e uma proposta de projeto e o que os diferencia.

O que é uma Carta do Projeto?

Um termo de abertura do projeto, conhecido como documento de definição de projeto ou referência para documento de autoridade, é uma declaração que indica claramente o escopo, as metas, os objetivos e as equipes envolvidas no projeto.

Ao descrever os objetivos do projeto, um termo de abertura do projeto fornece as seguintes funções principais:

  • Uma demarcação preliminar dos papéis e responsabilidades que cada indivíduo desempenha durante os procedimentos de um projeto
  • Identificação dos principais interessados ​​ou proprietários do projeto e patrocinadores do projeto
  • Delineando os deveres e funções assumidos por um gerente de projeto

Um termo de abertura do projeto é, na maioria das vezes, um pequeno documento usado com o objetivo de referenciar as tarefas que precisam ser marcadas para diferentes funções dentro dos domínios do projeto. São extratos de documentos detalhados, como a proposta do projeto. É devidamente considerado como uma melhor prática padrão do setor.

Além da demarcação das funções e responsabilidades de um projeto individual, o termo de abertura do projeto é um documento de referência para os seguintes propósitos:

  • Objetivo ou motivos para a realização do projeto
  • Problema destinado a ser resolvido
  • Objetivos que o projeto visa alcançar
  • Restrições do projeto
  • Formas e meios de alcançar a solução
  • Identidades da equipe e partes interessadas no projeto
  • Itens que estão dentro e fora do escopo
  • Estimativa de risco no projeto
  • Benefícios que o projeto trará
  • Visão geral de alto nível do orçamento

Esses propósitos são componentes detalhados do termo de abertura do projeto e podem ter todos ou alguns desses elementos. O termo de abertura do projeto permanece como o documento principal e focal durante todo o ciclo de vida do projeto e investe um certo nível de alavancagem e energia no gerente de projeto, que é o proprietário deste documento.

Um termo de abertura do projeto raramente muda e precisa ser revisado em intervalos frequentes pelo gerente do projeto, a fim de acompanhar se o objetivo está sendo seguido e se há algum desvio atual do plano.

O termo de abertura do projeto é redigido após a proposta ter sido aprovada e logo antes da definição do escopo do projeto. Ele segue a ordem natural de aprovações e a hierarquia das aprovações de orçamento.

Um termo de abertura de projeto eficiente é aquele que cabe em uma página do tamanho A3, para viabilidade e fácil entendimento e rastreabilidade. Outros documentos de projetos também podem ser redigidos em documentos de processamento de texto.

Portanto, se você precisar saber como seria o projeto a partir de um nível alto ou de uma vista aérea, consulte o termo de abertura do projeto.

O que é uma proposta de projeto?

Uma proposta técnica ou proposta de projeto é um documento muito persuasivo que visa convencer um grupo de partes interessadas, pessoal da alta gerência e investidores da probabilidade do projeto resolver o problema apresentado.

Este é novamente um documento simples, porém detalhado, que possui os seguintes objetivos:

  • Identifica o trabalho que precisa ser realizado
  • Explica a causa do projeto e o que ele visa resolver
  • Convence e convence os leitores de que a equipe está pronta para o projeto e é capaz de levá-lo a sua conclusão bem-sucedida
  • Explica o plano de gerenciamento e quão sofisticado é
  • Garante ao painel a disponibilidade de recursos empregados para concluir o projeto dentro do orçamento especificado e o tempo alocado

Dica 1 : para fazer tudo isso e poder colocar seu ponto de vista na frente do painel, é necessário garantir que a proposta tenha uma pontuação de 10 em 10 em relação à aparência.

Os profissionais do painel precisam ser atraídos para acreditar na necessidade do projeto e precisam de um motivo suficientemente bom para depositar seu dinheiro nele. Um tom profissional precisa ser mantido o tempo todo e o documento precisa ser facilmente acessível.

Dica 2 : Além da aparência, o segundo elemento mais importante de uma proposta de projeto é a sua ideia. Uma proposta sólida é detalhada sistematicamente e possui um plano de ação claro que o projeto estará supervisionando.

Quanto mais tecnicamente sua proposta for, melhor será para a organização. O backup de dados e conteúdo com fatos e números pode ajudar a elevar sua proposta.

O projeto precisa estar alinhado às metas estabelecidas pela organização para atender completamente às suas necessidades. Resolver um problema de maneira descontrolada a partir da direção da empresa, pode ser completamente inútil.

O que você precisa incluir em uma proposta de projeto

Diferente do termo de abertura do projeto, que é um extrato principalmente da proposta ou declaração de trabalho, uma proposta de projeto é um documento altamente detalhado, deixando de fora a verbosidade. O formato normalmente consiste em um layout e tipografia, o que implica.

O layout de uma perspectiva deve incluir o uso de ilustrações gráficas. Estes podem ser qualquer um dos seguintes elementos:

  • Gráficos
  • Gráficos
  • Fotografias
  • Desenhos
  • Diagramas

Essas ilustrações são de fato os fatos e números reunidos de uma maneira muito mais compilada e fácil de entender. A descrição de cada ilustração deve estar subjacente e deve capturar as nuances importantes que os gráficos estão representando. Isso facilitará a leitura e incentivará o painel a acreditar que o projeto é, afinal, muito bem pensado.

O uso de tabelas também pode aumentar a legibilidade e a clareza do texto e apontar o leitor para tomar uma decisão clara e informada, rapidamente.

A tipografia deve incluir cabeçalhos ordenados e deve manter um bom fluxo para o conteúdo. O conteúdo incorreto não servirá ao objetivo do projeto e pode levar a proposta a ser rejeitada ou refeita.

Diferença entre um termo de abertura e uma proposta de projeto (300)

Depois que a proposta do projeto é sancionada e aprovada, o projeto é considerado oficial e pode ser iniciado imediatamente, ou conforme prescrito na proposta. É quando o gerente do projeto é oficiado e a carta do projeto é redigida.

A tabela a seguir lista as funções da carta do projeto em relação à de uma proposta de projeto. Observe que esta lista não é exaustiva e pode ter muitas outras propriedades listadas nas explicações dadas acima:

Pontos para lembrar

  • A documentação é um aspecto essencial de qualquer projeto, técnico ou em qualquer outro setor, e precisa ser respeitado para fins de administração e status do projeto.
  • Cada fase ou estágio do projeto possui pelo menos uma documentação sendo executada.
  • Gerentes eficientes e experientes mantêm modelos com eles para serem usados ​​em diferentes projetos. Os modelos de um projeto bem-sucedido podem ser usados ​​em um projeto atual para aumentar a eficiência e a confiança depositada nos processos.
  • Com efeito, existem 9 documentos essenciais do projeto que precisam fazer parte de um projeto para seu bom funcionamento e rastreabilidade.
  • A verbosidade deve ser limitada nos documentos do projeto, pois eles devem ser direcionados e usados ​​principalmente para fins de atualização ou registro de eventos e saídas.
  • O termo de abertura e a proposta do projeto são documentos distintos usados ​​em um ciclo de vida do projeto e precisam fazer parte de um projeto. Eles se enquadram na categoria de documentos principais.
  • Um termo de abertura do projeto não pode ser sancionado antes da aprovação da proposta do projeto.
  • O orçamento deve fazer parte dos dois documentos, pois é o principal fator determinante da ideia da empresa em relação ao projeto.

Espero que você esteja pronto para trabalhar com os seus documentos e, principalmente, com os usos de um termo de abertura e proposta de projeto. Continue olhando por esse espaço para obter mais detalhes sobre gerenciamento de projetos e produtividade.

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Desenvolvimento de Empreendedorismo