Resumo das ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos
No cenário atual, apesar de possuir tecnologia avançada e muitos recursos, os projetos não foram entregues de acordo com as expectativas das partes interessadas (isto é, entregar o projeto dentro do prazo estipulado e do orçamento disponível). Aqui, onde surge a necessidade de gerenciamento de projetos, é uma iniciativa estratégica que direciona o projeto para as metas especificadas, estruturando todo o projeto, iniciando, planejando, executando, controlando / monitorando e concluindo o projeto. Neste tópico, vamos aprender sobre as ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos.
Fluxo de Gerenciamento de Projetos
O gerenciamento de projetos flui da seguinte maneira em fases:
- Iniciação
- Planejamento
- Execução e Monitoramento
- Fase de conclusão / produto final
a) Fase de Iniciação
Esta é a fase principal de gerenciamento de projetos para qualquer projeto. Nesta fase, os requisitos iniciais são identificados e estabelecidos da seguinte maneira:
- Com relação aos requisitos do projeto, a equipe adequada é identificada e levada a bordo
- O escopo e os objetivos do projeto são definidos claramente e todas as expectativas das partes interessadas são claramente discutidas com a equipe.
- A equipe é designada às respectivas funções e responsabilidades do trabalho.
- Procedimentos e formatos para postar informações do projeto e atualizações para as partes interessadas são fornecidos à equipe.
- Protocolos internos e de comunicação cruzada e respectiva hierarquia são divulgados a todas as partes interessadas.
- As ferramentas necessárias para o gerenciamento de projetos são identificadas e fornecidas à equipe.
b) Planejamento do projeto
Após a Iniciação, vem a fase principal e crucial do projeto, que é um caminho a seguir para o gerenciamento de projetos:
- Escopo do projeto detalhado, viabilidade é definida.
- Todas as atividades do projeto são listadas abaixo e a respectiva EAP (estrutura de detalhamento do trabalho) é preparada. A EAP nada mais é do que dividir o evento principal em um conjunto de atividades (por exemplo : Evento : Plantando uma árvore Atividade : Compra de árvore, 2. Cavando um poço, 3. Plantando árvore)
- Após a preparação da EAP, é realizado um exercício orçamentário no qual o quantum de todas as atividades é estimado e taxas competitivas estão sendo derivadas e uma estimativa preliminar do projeto é preparada para aprovação adicional (onde as alterações necessárias são feitas com base em qualquer custo adicional incorrido durante o período). projeto)
- A identificação de riscos é feita pela auto-interpretação ou comparação do projeto com outros projetos competitivos e os planos de mitigação necessários são preparados para evitar riscos potenciais.
- Com relação ao requisito das partes interessadas, o cronograma mestre é preparado sequenciando todas as atividades listadas para derivar a duração da linha de base (ideal / preliminar) do projeto. Existem principalmente 4 tipos de sequenciamento SS - Início ao Início, SF - Início ao Final, FS - Final ao Início, FF - Final ao Final.
c) Fase de execução e monitoramento do projeto
- O gerente do projeto inicia a execução do projeto com relação ao plano de linha de base preparado na fase de planejamento.
- Aquisição / implantação dos recursos necessários e garantir que o projeto esteja dentro do cronograma dentro dos padrões de qualidade prescritos.
- O progresso do projeto é rastreado / monitorado em relação ao plano de linha de base usando diferentes ferramentas (gráfico de Gantt, PERT, etc.)
- Devido a algumas circunstâncias inevitáveis, o projeto pode ter excedentes de tempo ou custo, onde o cronograma ou a estimativa da linha de base serão modificados de acordo, se necessário.
- O status do projeto é mantido nos formatos prescritos, fornecidos na fase de iniciação, e os mesmos são atualizados e distribuídos em tempo hábil às partes interessadas do projeto.
d) Fechamento / conclusão do projeto
- Esse é o estágio final do gerenciamento de projetos, onde o objetivo pretendido é alcançado por uma equipe de projeto dentro de prazos válidos, orçamento estipulado e qualidade.
- Todos os registros e reconciliações necessários de fechamento são concluídos e divulgados às partes interessadas.
- Com base na experiência do projeto, vários relatórios, como o relatório de aprendizado do projeto, o relatório de satisfação do cliente etc. são preparados como referência para projetos futuros.
- Finalmente, o projeto é entregue ao cliente, garantindo que não haja pedra sobre pedra, fechando todos os pontos da lista de verificação ou participando de obstáculos levantados pelo cliente.
As técnicas de gerenciamento de projetos discutidas acima devem estruturar o projeto e permitir que a equipe do projeto garanta o seguinte:
- Entrega de metas especificadas com relação aos requisitos das partes interessadas.
- Desenvolva agendamentos de linha de base.
- Estimativa e orçamento do projeto, de acordo com o cronograma da linha de base.
- Quebra de eventos na estrutura de detalhamento do trabalho.
- Avaliação e mitigação de riscos.
- Controle / monitoramento de projetos.
Ferramentas de Gerenciamento de Projetos
O gerenciamento de projetos é uma técnica que possui uma ampla variedade de ferramentas para auxiliar na realização de tarefas e na execução de responsabilidades. Existem ferramentas manuais e automatizadas no gerenciamento de projetos. Algumas das técnicas mais usadas são:
- PERT - Avaliação de Projetos e Técnica de Revisão
- CPM - Método do caminho crítico
a) PERT - Avaliação de Projeto e Técnica de Revisão
PERT é uma ferramenta estatística usada no gerenciamento de projetos, projetada para representar e analisar as tarefas envolvidas na conclusão de um projeto. Este é um modelo probabilístico que é orientado pelo tempo.
O planejamento do PERT envolve as seguintes etapas:
- Todos os eventos / marcos são ainda classificados em atividades e o sequenciamento necessário é feito.
- A preparação de um diagrama de rede com base na sequência de atividades em que os eventos / marcos são representados em círculos e o fluxo de atividades de um para outro é indicado por setas.
- Uma estimativa adicional do tempo necessário para cada atividade é feita em termos de horas, dias, semanas ou meses, conforme o requisito do projeto.
- Um recurso diferencial do PERT é lidar com a incerteza dos cronogramas de conclusão. O modelo PERT geralmente inclui três tipos de estimativas de tempo:
- Horário otimista - o melhor horário possível para a conclusão da atividade.
- Tempo mais provável - Maior tempo probabilístico para a conclusão da atividade.
- Tempo pessimista - maior tempo para a conclusão da atividade.
Por fim, a média ponderada é calculada pela seguinte fórmula:
Tempo esperado = (Otimista + 4 x Mais provável + Pessimista) / 6
b) CPM (método do caminho crítico)
- A duração mais longa para a conclusão do projeto é o caminho crítico do projeto. O caminho crítico determina a duração total necessária para a conclusão do projeto, em que a quantidade de tempo que a atividade pode ser adiada sem atrasar o projeto é chamada de tempo de folga e a atividade é chamada de atividade não crítica. O CPM é um modelo determinístico, baseado no tempo e no custo.
O caminho crítico do projeto determina os quatro parâmetros a seguir para cada atividade, que são calculados usando o tempo esperado para atividades relevantes:
ES - Início mais cedo, EF - Primeiro acabamento, LS - Início mais recente e LF - Último acabamento
- Com o trabalho avançado da rede, o primeiro horário de início e término de cada atividade é determinado com referência às atividades predecessoras na rede.
- Ao trabalhar em uma abordagem reversa por meio da rede, podemos determinar o horário mais recente de início e término, o que significa o horário em que uma atividade pode começar e terminar sem demora no projeto.
Slack = Início mais recente - Início mais cedo (ou) Final mais recente - Final mais cedo
Nota: As atividades no caminho crítico não contêm folgaExemplo:
Diagrama de rede para PERT e CPM
PERT & CPM devem ajudar a chegar à maneira simplificada de conclusão do projeto:
- Identificação de atividades críticas.
- Requisito de recursos e implantação no projeto.
- Estabelecendo cronogramas de conclusão do projeto.
- Definindo atividades com folga (ou seja, atividades não críticas).
- Derivando interdependências e limitações de recursos.
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