Visão Geral da Carta do Projeto Six Sigma
'Carta do Projeto' é a etapa básica da metodologia Six Sigma. Ele fornece uma visão geral do projeto em um formato conveniente, fácil de entender, revisar e aprovar para as partes interessadas. O termo de abertura do projeto pode ser definido como um documento oficial que contém informações sobre todos os aspectos do projeto, incluindo detalhes básicos para informações abrangentes . Uma carta do projeto bem estruturada aborda os 5W do projeto:
- 'Qual' é o objetivo do projeto?
- 'Quem' assumirá o projeto?
- 'Quando' o projeto deve ser finalizado?
- 'Por que' a empresa deve incentivar o projeto?
- 'De onde' a equipe do projeto obterá seus recursos?
Por que 'Carta do Projeto' é Essencial?
Criar um termo de abertura do projeto é uma etapa essencial de qualquer projeto Seis Sigma e forma a base do seu sucesso. O estatuto ajuda a equipe do projeto a manter o foco nas metas e objetivos previstos. Como a estrutura da carta contém muitas seções diferentes, ela atua como um mapa guia para a equipe durante o curso do projeto. Isso ajuda a resolver questões desafiadoras no papel para evitar erros caros durante a execução real do projeto.
O termo de abertura do projeto Six Sigma direciona a equipe do projeto para metas e objetivos predefinidos. Ajuda a identificar os sintomas de desafios / problemas em andamento na organização. É um plano que permite ao gerenciamento endereçar consultas como:
- Se os benefícios do projeto excedem ou não o custo do projeto?
- Como a execução do projeto pode impactar outros departamentos da organização?
- Como o sucesso do projeto pode ser quantificado?
O termo de abertura do projeto não apenas ajuda a omitir tarefas redundantes, mas também o escopo do projeto vagamente definido. Permite reduzir e gerenciar riscos. Assim, uma carta de projeto bem definida facilita a tomada de decisões mais rápida e precisa para as partes interessadas.
Modelo da Carta do Projeto - Estrutura formal da 'Carta do Projeto Seis Sigma'
Componentes e Estruturação
Aqui estão os elementos essenciais que uma 'Carta do Projeto' contém:
1) Título do projeto: O título representa o projeto e é importante nomear um projeto com um título claramente definido, pois permite que outras pessoas visualizem e selecionem facilmente o projeto com base em palavras-chave ou frases. Por exemplo, se uma cadeia de pizzas deseja fortalecer sua logística, um possível título pode ser "Melhoria no tempo de processamento do pedido".
2) Objetivo do projeto: Isso inclui o que é esperado do projeto. Portanto, o objetivo deve corresponder às questões / desafios a serem resolvidos. Os objetivos devem ser bem definidos, quantificáveis, realistas e com prazo determinado. Por exemplo, reduza o tempo de processamento do pedido em 20%.
3) Business Case: O business case descreve como o projeto seis-sigma se alinha aos objetivos e metas estratégicas da empresa. Descreve 'por que' a organização deve apoiar o projeto. Portanto, identifica como as partes interessadas, clientes internos e externos, poderiam se beneficiar do projeto.
4) Declaração do Problema do Processo: Esta declaração fornece uma indicação clara e informações sobre os desafios que estão sendo enfrentados e onde a melhoria deve ser sugerida. Ele fornece um resumo histórico de registros sobre como o processo está operando e quais são os efeitos dos elementos do problema. Por exemplo, aumento de reclamações de clientes devido à longa espera no tempo de entrega dos pedidos feitos.
5) Escopo do projeto (dentro e fora do escopo): como o nome indica, o escopo do projeto determina as limitações físicas do projeto. No escopo, identifica quais processos e subprocessos devem ser incluídos no projeto. Fora do escopo inclui os processos e etapas que devem ser excluídos para evitar imprecisões e sobreposições durante a sucessão do projeto.
6) Linha do tempo do projeto (data de início e data de término): a data de início do projeto é registrada em papel quando o líder do projeto retoma oficialmente o projeto. A duração do projeto é determinada com base em muitos fatores, como condições de negócios, carga de trabalho e folgas. Assim, a data final estimada é decidida pelo Mentor do Projeto / Master Black Belt.
7) Resultados / Medidas do Projeto: Inclui as ferramentas que serão usadas para quantificar a eficácia do projeto. Por exemplo, o aumento percentual nas margens de lucro após a redução no tempo de processamento do pedido. É necessário que essas medidas estejam dentro do prazo do projeto.
8) Equipe do projeto: inclui os membros da equipe que estariam trabalhando no projeto. Esses são:
- Patrocinadores do projeto: a pessoa que analisa, orienta e obtém a aprovação de todas as partes interessadas.
- Líderes do projeto: A pessoa que possui o processo e é responsável pelos resultados do projeto.
- Especialista no assunto (SME): inclui membros do projeto com profundo conhecimento e compreensão dos processos de negócios e metodologias six sigma.
9) Recursos: Os recursos incluem pessoas, materiais, equipamentos / máquinas e financiamento para os mesmos, que seriam necessários para executar o projeto.
10) Análise de custos: fornece uma estimativa do custo do projeto e dos benefícios que seriam alcançados após a conclusão do projeto. As diferenças de custo e lucro do projeto seriam pagas como um interesse para as partes interessadas e a alta gerência, a fim de obter a aprovação do projeto.
11) Assinaturas das partes interessadas: as partes interessadas, inclusive o Mentor do Projeto, o Patrocinador do Projeto e o Campeão do Projeto, devem assinar o termo de abertura do projeto para aprová-lo oficialmente para implementação.
Os pontos destacados acima dão uma boa idéia do que é constituído por uma carta de projeto Seis Sigma e como é importante para toda organização desenvolver uma carta bem definida antes de prosseguir com um projeto. O estatuto não serve apenas como um roteiro para a execução do projeto, mas também destaca os desafios e o escopo do projeto. Portanto, é uma ótima ferramenta para planejar, executar e fechar o projeto de forma eficaz!
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