Um e-mail é um meio de comunicação entre mais duas pessoas para troca de informações ou pensamentos. É uma plataforma de comunicação flexível, na qual as pessoas interagem sobre um assunto, notificam sobre um evento ou qualquer outra finalidade. Os e-mails são escritos em idiomas comunicativos para que a (s) pessoa (s) possam entender a intenção. O problema básico dos e-mails é que o conteúdo pode ser enganoso devido à ausência de tom e emoções no formato escrito e o leitor pode interpretar mal o significado real que o escritor deseja expressar.

Recursos de e-mails rudes

Os recursos que mostram que um email é rude estão listados abaixo.

  • Linguagem abusiva ou conteúdo depreciativo usado para desrespeitar o leitor, que é claramente dedutível, é um sinal de um e-mail rude. A linguagem obscena usada de maneira rude para mostrar desrespeito, assédio ou ameaça está sujeita a ação legal.
  • O uso de letras maiúsculas ou maiúsculas significa que o escritor está gritando com você também é uma maneira desrespeitosa de se comunicar.
  • Deixar as cortesias no lixo e não usá-las enquanto escreve também é um sinal de um e-mail comunicativo rude. O email sem a parte hello ou hi parece uma demanda ou um comando e significa ignorância ou domínio. Se a correspondência fizer parte de um tópico em andamento, as saudações e cortesias podem ser ignoradas, o que não gera nenhum tipo de profissionalismo.
  • O conteúdo dos e-mails que dizem palavras cruéis para você e informa qualquer coisa com uma maneira grosseira de encaminhamento de informações pessoais não é uma boa correspondência a ser elogiada.
  • O uso desnecessário de pontos de exclamação e de interrogação é geralmente considerado um comportamento rude no mundo ético da escrita de e-mails, a menos que você esteja se comunicando com seus amigos e deseje expressar seus sentimentos mais elevados. O grau de ênfase demonstrado pelo uso de perguntas e pontos de exclamação deve ser julgado de acordo com a situação.
  • Copiar o material de um peixe maior e enviá-lo para você deduzir que o trabalho ou algo deve ser feito por comando com um tom mandão também é rude.

Enviando e-mails rudes

Na lista acima de indicações de um email rude, você pode entender os recursos básicos de um email que podem prejudicar o sentimento do leitor. É um erro comum cometido por quase todos os criadores de e-mail. Não importa quão educado e sofisticado seja um escritor, às vezes devido a circunstâncias em que ele ou ela pode se entregar ao formato rude sem querer. Enquanto conversamos com alguém, temos o dom de nossas expressões e o tom da voz que expressa metade da intenção. Nossos gestos e expressões faciais decidem o clima da conversa, mas no caso dos e-mails, o vazio de expressão só pode ser preenchido com a escolha de boas palavras que correspondam à intenção.

Em uma conversa por e-mail, tente encontrar o tom certo conforme o tópico da comunicação, colocando-se no lugar do leitor. Esta etapa ajuda muito a entender o público e, portanto, escrever um e-mail também é beneficiado. O email foi projetado para interações fáceis e economiza muito tempo precioso. Mas pressa e má interpretação podem transformar a bênção em uma conversa confusa e em atritos indesejados. Os erros devem ser identificados e resolvidos, a fim de compor um email adequado que seja entendido corretamente pela pessoa do outro lado.

5 tipos de e-mails rudes

A lista de 5 erros ocultos que transformam a situação em uma complicada ajudará você a identificar os problemas que estão tornando os e-mails rudes e pouco profissionais.

  1. Fator de cópia de carbono (CC)

Quando você envia um email e envia um CC para alguém, ele vê o email como parte da cadeia de destinatários. Mas copiar carbono o tempo todo é algo irritante entre os leitores. Sempre adicionar os destinatários sem nenhum motivo, a fim de torná-los cientes do e-mail, também não reflete boas maneiras. Às vezes, torna-se muito irritante para os leitores encontrar seu nome anexado a um e-mail, a menos que seja muito importante.

Por outro lado, quando um e-mail é enviado a vários destinatários para servir a um propósito de comunicação, responder a todos sem intenção com 'agradecimentos' ou qualquer outro reconhecimento pelo e-mail pode parecer muito pouco profissional. Receber outro email na mesma cadeia apenas para um gesto de confirmação é muito irritante para os funcionários que estão recebendo dezenas deles no processo de trabalho.

O truque para evitar esse hábito irritante é tratar o processo de envio por e-mail como uma conversa pessoal. Pense nos requisitos dos e-mails e prepare o script de conversação, onde você encontrará facilmente que os simples e-mails de confirmação não são obrigatórios ou obrigatórios, o que desencadeia o aborrecimento nos leitores ocupados. Enviar um email rude desperdiça o tempo do leitor e a produtividade da equipe diminui. Quebre o hábito de responder tudo em uma cadeia de e-mail e deixe que todos mantenham sua paz de espírito.

  1. Muito curto para entender

Como você se sente quando está elaborando um fato para alguém e, após a conclusão, ele responde com um pequeno aceno de cabeça ou apenas uma postura? Esse comportamento é muito irritante. O mesmo caso também representa a escrita de e-mail. Se o remetente fez um bom esforço para fazer você entender os fatos com uma descrição adequada e detalhada, uma resposta curta como "obrigado", "anotado" ou "entendi" é muito irritante. O remetente pensa que todo o esforço é em vão devido à resposta inútil. Você não tem o poder de expressar seus sentimentos em relação ao tópico, portanto, as pequenas respostas parecem muito rudes e desrespeitosas, embora você o tenha expressado com sentimentos adequados do seu lado. Sua intenção deve refletir corretamente em sua resposta para fazer com que o remetente receba a mensagem de que você reconheceu o e-mail e é obrigado pelo ato. As respostas apáticas não são intencionais, mas o leitor pode ter uma imagem errada que não é saudável para os propósitos futuros.

A melhor maneira de evitar essa tensão no local de trabalho é se comunicar de uma maneira mais humana. Escrever "recebi a mensagem e poderei respondê-la adequadamente no dia seguinte" é muito melhor do que escrever "Entendi". Ele lança um aspecto melhor de cuidar do remetente e dar valor ao e-mail que ele escreveu gastando tempo. A mensagem simples se torna mais aceitável quando é investido um pouco mais de tempo para responder.

  1. A tag ASAP ou URGENT

O assunto de um email destina-se a esclarecer a intenção da peça abrangente. É curto e direto ao ponto. Mas, às vezes, quando você coloca a etiqueta de urgência ou pressa, todo o email se torna um ponto de ênfase grosseira para o leitor. O fato de urgência ou emergência não pode ser tratado com e-mail, pois eles destinam-se à pesquisa de lazer. Se o problema for tão urgente, é melhor se comunicar por telefone. Você pode simplesmente ligar para a pessoa e resolver o problema imediatamente, em vez de esperar pela resposta do outro lado. O rótulo de urgência na linha de assunto transmite um tom negativo e rude ao leitor.

Existem duas maneiras de evitar a tensão da etiqueta 'urgente' no assunto. Se o problema puder ser comunicado de maneira descontraída e a intenção do e-mail for conscientizar o leitor, remova a linha de tag urgente ou o formato ASAP do assunto. Deixe que ele entenda a mensagem e reaja da mesma forma. Mas, se o problema for urgente, entre em contato com ele por um meio melhor para obter uma reação instantânea e resolvê-lo. Se o assunto puder ser comunicado apenas por correio, você deverá ter essa capacidade de preparar uma linha de assunto forte que dê uma boa ênfase à urgência do assunto sem usar o conteúdo rude. No local de trabalho, todos os funcionários verificam e-mails com frequência, para que a chance de resposta instantânea esteja sempre lá. Deixe o leitor entender a urgência e reagir de acordo. A linha de assunto fará o trabalho quando definida no tom certo. Captar a atenção deles por meio de uma boa linha de assunto é o caminho certo para lidar com o problema. Adicione linhas que indiquem o tempo da resposta necessária para as pessoas envolvidas e o leitor reagirá da mesma forma.

  1. O tom humilhante

Os e-mails destinam-se à comunicação, destinada ao desenvolvimento em uma direção positiva. Os e-mails enviados para informar os funcionários ou colegas sobre seus procedimentos de trabalho, indicando as falhas o tempo todo, podem definir um tom rude. É uma forma de crítica e, como todos sabemos, a crítica pode ser positiva e construtiva. Os e-mails destinados a apontar os erros menosprezam o entusiasmo do funcionário. Quando a confiança diminui, a qualidade do trabalho também diminui. A negatividade deve ser evitada nos e-mails para manter a força de trabalho dedicada e aprimorada. Por outro lado, destacar os erros e a retificação também é importante para o futuro de uma empresa.

O mesmo ruído está na comunicação via e-mail. Você não pode mostrar suas expressões ou tom na intenção, portanto, é bastante óbvio que os e-mails críticos podem atingir diretamente a zona de sentimentos do leitor. Usar palavras negativas define um tom ruim no e-mail e pode facilmente desmotivar o leitor. Se você pretende apresentar pontos de vista negativos sobre o desempenho de alguém, coloque-o de forma que ele dê um tom construtivo de crítica. Evite usar palavras que causam impacto negativo e use palavras positivas que transmitam o sentido negativo, mas de maneira encorajadora. Notificar os maus resultados de uma pessoa não é uma tarefa fácil. Você deve entender o sentimento por trás do grau de diligência da pessoa. Defina seu tom no correio a esse respeito e componha uma boa peça. Se a situação for tão ruim, é melhor lidar com o processo pessoalmente, em vez de enviar um email depreciativo. Se o e-mail é a única opção, escreva a peça de maneira conversacional, onde a pessoa possa entender a real intenção por trás dela e absorver as críticas facilmente.

  1. A abordagem robótica

Usar o email como meio de comunicação é muito comum no local de trabalho. Mas, às vezes, devido à grande carga de trabalho e aos negócios, esquecemos de adicionar conotações. A ausência de 'por favor', 'obrigado' e 'cumprimentos' é muito comum nos e-mails que refletem uma abordagem robótica em relação ao trabalho. Não é uma regra ter essas palavras obrigatórias no email, mas a presença delas reflete simples emoções humanas. O leitor pode considerá-lo desumano se você pular um tapa na cara deles e sair da sala. A abordagem parece fazer parte de uma linha de montagem.

Enviar e-mails desumanos é como entrar em um escritório ou cubículo e entregar um relatório para ser concluído sem sequer trocar uma única palavra de reconhecimento. É bastante rude. Adicione alguns segundos em sua composição para incorporar palavras que refletem a parte humana do remetente. Não é necessário que você pergunte como ele está fazendo ou pergunte sobre os membros da família para provar que é um bem-intencionado, mas um simples alô e outras palavras de reconhecimento trazem um toque suave à abordagem. Evite também palavras estritas, que podem torná-lo apenas uma parte mecânica da equipe. Defina o tom de uma maneira mais suave e humana, para que o destinatário possa se correlacionar com suas intenções e agir da mesma maneira.

Em poucas palavras

A vida é uma questão de simplificar o caminho. Cada passo está relacionado à comunicação. Um simples erro ou ignorância arruina todo o processo. Escrever um email de maneira sensível beneficia o processo de vinculação e desenvolvimento em todos os aspectos. Defina seu tom da maneira que pretende dizer ao receptor e se comunique em conformidade, evitando mal-entendidos. Deixe o leitor perceber sua mensagem corretamente.