Vamos começar este com uma fantasia …

O grande chefe convocou você postar seu intervalo para o almoço e você espera para atacar o próximo desafio que ele lança para você. Prepare-se para um castor ansioso, porque seu chefe sorri para você e diz: “Olá ABC, você se saiu muito bem na reunião interna da equipe hoje. Quero que você lide com a apresentação da equipe na próxima reunião trimestral. E sinta-se à vontade para usar o PowerPoint enquanto estiver nele. Quero ver o primeiro rascunho na próxima semana. Eu sei que você está pronto para isso. Boa sorte!"

Você dá um tapinha em si mesmo e grita silenciosamente: “YESSSS!” É sua grande chance de ser notado por superiores além de sua equipe. Você vai arrasar!

Err, vamos voltar à realidade!

Você sabia que um número surpreendentemente grande de pessoas erra na apresentação, especialmente quando está usando o PowerPoint? É quase como se eles fossem preguiçosos ou complacentes e esperassem que a ferramenta fizesse todo o seu trabalho. Hah!

Não cometa erros; O Microsoft PowerPoint é uma ferramenta extremamente versátil. Mas talvez a sua maior força seja fazer o que você permite e pular o que você não faz. Cabe a você usar o poder em suas mãos para tornar suas apresentações nítidas e eficazes. Mas não se preocupe. Com as dicas simples descritas aqui, você saberá o que ajustar na sua apresentação e no PowerPoint, para que você seja o vencedor!

4 dicas para criar apresentações eficazes do Microsoft PowerPoint:

  1. Mantenha o foco em sua mensagem

É incrível quantas pessoas começam a preparar sua apresentação com uma corrida louca no PowerPoint. Não! Lembre-se sempre de que você e a mensagem que deseja transmitir são de extrema importância, não sua experiência com a ferramenta. Portanto, primeiro crie um esboço sólido de sua apresentação fina do Powerpoint, colocando todas as suas habilidades criativas, analíticas e de marketing nela. Quando você estiver razoavelmente claro sobre a mensagem que deseja transmitir ao seu público, o PowerPoint poderá ajudá-lo a ajustar o resto.

Como o PowerPoint pode ajudá-lo:

Crie seu primeiro rascunho no papel. Quantos slides você vê aproximadamente? No mínimo, você deve ter:

  • Uma introdução (para você e o tópico).
  • Slides que comunicam a mensagem principal.
  • Cabeçalhos / quebras de seção, introduzidos no máximo a cada 6-7 slides da mensagem para reter a atenção do público.
  • Alguns slides com elementos de mídia, como fotos, gráficos ou áudio / vídeo, para quebrar a monotonia.
  • Um slide para perguntas (opcional).
  • Slide de fechamento, reiterando a chamada final à ação.

Depois de ter a foto grande no lugar, coloque o segundo rascunho no PowerPoint criando uma apresentação em branco (Arquivo-> Novo-> Apresentação em branco + botão Criar) e mergulhe diretamente na exibição Classificador de slides (Exibir-> Classificador de slides ) Essa é uma visão bastante simples, listando as miniaturas de todos os slides. Use isso para criar o número de slides que você deseja da seguinte maneira.

  • Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar nesta exibição e selecione Novo Slide. Isso criará um novo slide com o layout padrão. OU,
  • Copie e cole o slide (pré-projetado) várias vezes para replicar seu layout.

Para cada slide, defina seu "layout" (Home-> Layout) conforme o design do papel. Isso decide a composição geral do slide - o número de elementos / seções no slide, o posicionamento de cada elemento, um título, se necessário, etc. O PowerPoint vem com pelo menos 9 layouts embutidos para atender à maioria das necessidades. Os layouts populares incluem Título (para um slide de abertura dramático), Título e Conteúdo (para slides subsequentes) e Cabeçalho da seção (para quebras de seção na apresentação do PowerPoint).

Sua apresentação está pronta para conteúdo real. Você pode relaxar sabendo que pode alterar facilmente qualquer um dos atributos acima a qualquer momento. Mas, descrevendo rapidamente esse rascunho (as etapas acima devem levar menos de 5 minutos), você gasta um tempo mínimo maximizando efetivamente o uso da ferramenta PowerPoint!

  1. Mantenha-o limpo visualmente

Isso significa que sua apresentação do PowerPoint é fácil para os olhos, para que seu público não desenvolva dor nos olhos ou se sinta compelido a se afastar no meio da sua apresentação extraordinária. Observe o seguinte ao preencher seus slides com conteúdo.

Como o PowerPoint pode ajudá-lo:

  • Use um design de plano de fundo consistente em todos os slides para um fluxo visual suave. O PowerPoint facilita isso através de Design-> Temas . Sem um tema, você precisaria editar manualmente os elementos de design de cada slide. Mas um tema vem como um "modelo de design" com configurações predefinidas para cor / formas / gráficos de plano de fundo, layout, conjunto de fontes (para título, corpo-texto, cabeçalho etc.), efeitos e estilos de plano de fundo. Depois de selecionar um tema em qualquer slide, ele afeta todos os slides. Isso inclui todas as personalizações feitas no tema original.
  • Escolha um bom tamanho de fonte para todo o seu texto. Quando você está de pé na frente do pódio, um slide pode parecer bom e claro para você. Mas quando você está sentado atrás, nem tanto. Portanto, teste o tamanho da fonte à distância (como usar uma fonte de 2 cm para uma distância de 10 pés, uma fonte de 4 cm para uma distância de 20 pés etc.). Outra recomendação é usar fontes Sans Serif (não-loopy) como Arial, Geneva ou Helvetica, sobre fontes Serif como Times New Roman ou Courier. Isso reduz o desfoque para que seu texto permaneça legível mesmo à distância.
  • Use Bullet Points com sabedoria. Alguns juram por eles e outros preferem jogá-los. Se você optar por usá-los, evite cuidadosamente a quebra de texto com frases gerando várias linhas. Isso é menos atraente e mais confuso. Em vez disso, mantenha suas frases curtas e simples para que a mensagem seja exibida sem frescuras desnecessárias.

Por exemplo,

  • “Crie uma apresentação em PowerPoint que seja visualmente atraente para o público, usando uma mistura equilibrada de elementos de design e mídia”.

Isso pode ser reduzido para -

  • "Criar PPT com apelo visual".

Nota: Quando você mantiver o conteúdo do slide deliberadamente breve, não poderá depender complacentemente dos slides com marcadores para se apresentarem. Mas, essas são boas notícias. Uma apresentação do PowerPoint que pode ser executada sozinha sem a sua participação está pedindo suicídio! Em vez disso, prepare conscientemente o conteúdo do slide para que você participe de forma proativa durante a entrega da apresentação e esclareça os detalhes para o seu público. Você dirige o programa, não o PowerPoint.

Deixe seus gráficos falarem mais do que mil palavras - o que significa que são muito eficazes para dar o seu melhor! A verdade sobre os gráficos é que todos nós os amamos: imagens, clipart, gráficos, tabelas e muito. Eles instantaneamente tornam sua apresentação do PowerPoint mais atraente e menos chata. Mas se você adicioná-los em excesso, corre o risco de sobrecarregar o seu público ou vender mais do que o conteúdo da (mensagem). Portanto, escolha o equilíbrio certo usando menos, mas gráficos mais significativos.

Mantenha seus gráficos e tabelas limpos. Sim, há esse trabalho novamente, limpo. Você pode praticar isso da seguinte maneira:

  • Use etiquetas para leigos para explicar os elementos do gráfico / gráfico. Evite usar números, caracteres especiais e jargões técnicos; já é preciso mais inteligência para entender um gráfico ou um gráfico do que uma imagem.
  • Adicione texto adicional para capturar explicitamente os destaques do gráfico / gráfico, para que isso seja óbvio para o público. Por exemplo, se você estiver apresentando um gráfico de vendas entre regiões, poderá adicionar texto para destacar a região superior / inferior e comparar com o ano passado. Esses números podem ser capturados implicitamente no gráfico; mas adicionando rótulos de texto que destacam explicitamente essas informações, você garante que o público observe e se lembre dessas informações importantes.

Nota: Os gráficos analíticos complexos podem fazer com que você pareça mais inteligente, mas deixa seu público tolo e reduz a eficácia da sua apresentação do PowerPoint. Em vez disso, mantenha seus gráficos e tabelas bastante simples para que eles não precisem de um PhD em Estatística para decodificá-los. As versões recentes do PowerPoint vêm pré-carregadas com pelo menos onze tipos de gráficos (como gráfico de barras, gráfico de colunas, gráfico de pizza, etc.) que podem ser facilmente incluídos na sua apresentação com apenas alguns cliques do mouse e inserções de dados. Se você estiver usando mais de 5 minutos inserindo um gráfico na sua apresentação do PowerPoint, considere isso complicado e que não merece a atenção do público.

Use cores de alto contraste para atrair atenção extra. Com os Temas, o PowerPoint já garante que as cores de plano de fundo do slide contrastem adequadamente com as cores de texto / linha para obter visibilidade máxima (como usar texto em cores escuras sobre fundos claros ou vice-versa). Mas, na sua apresentação do PowerPoint, você pode ter de um a dois slides que merecem atenção extra, para destacá-los de maneira diferente. As cores de alto contraste permitem fazer isso facilmente (como verde / amarelo, azul / vermelho, preto / branco etc.). Mas use isso criteriosamente, pois muitos contrastes de cores podem deixar sua audiência com dor de cabeça!

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  1. Aperte sua apresentação do PowerPoint

Ok, você colocou seus slides e os preencheu com conteúdo relevante. Você também garantiu que a atenção do público permaneça concentrada nos slides significativos, aprimorando o apelo visual. Você está pronto para entregar sua fabulosa apresentação em PowerPoint. Ou talvez ainda não.

Uma dica infalível que garante sempre apresentações de PowerPoint de melhor qualidade é "apertar" sua apresentação em PowerPoint, onde cada slide oferece um grande impacto.

  • Você pode reduzir o conteúdo dos seus slides? Tornar os marcadores mais curtos e o texto mais inteligente?
  • Você pode reduzir o número total de slides? Ou substituir um slide ou dois por um gráfico atraente?
  • Você pode simplificar as animações ou transições (disponíveis nas guias Animações e transições) usadas após cada slide, para que a apresentação flua sem muitas distrações? (Às vezes, a atenção do público é desviada para essas transições do que o conteúdo real do slide!)
  • Se você estiver usando vídeos externos (adereços on-line), como vídeos de outros sites, para serem reproduzidos durante a apresentação, você pode incluí-los na sua apresentação para obter um fluxo mais suave? Aqui, você pode explorar o LiveWeb, uma ferramenta de integração que conecta vídeos da Web externos a uma apresentação no seu disco rígido.
  • Por fim, abençoe sua apresentação com uma marca única - VOCÊ. Qual carimbo de marca registrada classificará esta apresentação como sua? Cores claras? Conteúdo direto, mas nítido? Áudio-visuais Spiffy? Marque sua apresentação com a presença da sua marca!

  1. Aperte sua entrega

É o grande dia e, com as dicas acima, você ficará impressionado com a sua apresentação fabulosa. Bem, quase. Existem algumas dicas minúsculas que você deve colocar em prática, bem no último minuto. Aqui estão eles:

  • Respeite o tempo. Não importa o quão fantástica seja a preparação da sua apresentação, você desligará seu público se estiver com o tempo desagradável. Gerencie seu tempo com sabedoria. Comece, quebre e termine no ponto do relógio.
  • Faça um ensaio geral antes de apresentar ao público ao vivo. Isso significa que você faz uma execução fictícia de sua apresentação na sala real em que a entregará. Isso permite que você detecte possíveis falhas cedo (como alteração na resolução do projetor, incompatibilidade de cores, falhas de disco etc.) e resolva-as antes da entrega final.
  • Se você estiver apresentando no seu laptop, desligue o protetor de tela. A última coisa que você precisa é que esse protetor de tela de fogo ardente grave sua apresentação no meio do caminho!

Como o PowerPoint pode ajudá-lo:

Se você estiver se conectando a um projetor,

  • Arme-se com um ponteiro. É mais chique do que caminhar até a tela para apontar seu texto com o dedo. E, menos perturbador!
  • Faça uso da "Visualização do apresentador" do PowerPoint. Isso permite gerar sua apresentação em 2 visualizações:
  • Audience's View, que é reproduzido na tela do projetor. Isso mostrará apenas os principais slides da apresentação.
  • Sua visão, que é reproduzida na tela do laptop / computador. Isso mostrará os detalhes, incluindo suas anotações, a lista de classificação de slides (para passar rapidamente por vários slides) e o slide principal.
  • Você pode ativar a Visualização do apresentador verificando o botão “SlideShow-> Usar exibição do apresentador” (disponível nas versões 2010 e superior).

Finalmente, você sabe o que os maiores apresentadores amadores de bobos fazem? Eles se apresentam na parede, na tela do projetor, na mesa do pódio ou nos sapatos … você entende! Olhe nos olhos do seu público com ousadia e apresente seu conteúdo a eles com confiança. Envolva-os durante toda a apresentação com perguntas, piadas, histórias, histórias pessoais, etc. Isso pode não fazer parte do seu deck, mas incitará o público a responder ao seu carisma e participar mais da apresentação. Somente então você realiza com êxito uma apresentação extremamente eficaz, com ou sem o PowerPoint. Agora você realmente vai arrasar!

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Dicas do Excel