O que é o Microsoft Project ou MS project online gratuitamente?

O MS project online free é um conjunto de ferramentas que ajudam no gerenciamento eficiente e adequado de projetos e portfólios. Tem usos variados, que variam de setores como construção, varejo, finanças, saúde, entre outros. Muitos de nós não estão realmente familiarizados com o MS Project, talvez porque ele não vem com o MS Office habitual que instalamos em nossos computadores ou laptops. Embora desconhecido para a maioria dos estudantes, é, de fato, um software de gerenciamento de projetos muito popular desenvolvido pela Microsoft.

Para muitas pessoas, aprender a usar o MS Project é o mesmo que aprender o básico do gerenciamento de projetos ao mesmo tempo e, de certa forma, eles andam de mãos dadas. Em poucas palavras, gerenciamento de projetos significa planejar, organizar e gerenciar recursos de maneira a minimizar perdas e atingir um objetivo específico.

Talvez você tenha acabado de ser promovido e tenha recebido um projeto importante, longo e complexo, que exigirá um planejamento extenso com cinquenta elementos diferentes envolvidos. O que você faz? Você se familiariza com o projeto MS online gratuitamente! Este aplicativo foi desenvolvido principalmente para auxiliar as pessoas no desenvolvimento de planos, na classificação de recursos, na atribuição de tarefas, no acompanhamento do progresso e no gerenciamento de várias coisas, incluindo orçamentos anuais e outros. O MS Project cria agendas de caminhos com um complemento de terceiros também. Dito isto, usar o MS Project não é ciência do foguete. Você precisa saber apenas algumas coisas antes de embarcar em uma jornada para o conhecimento do MS Project. A) Você precisa saber como instalar e iniciar o MS Project Software no seu computador ou laptop, e B) Você deve ter um projeto em mãos que precisa analisar e otimizar.

Uma das coisas mais básicas que é preciso aprender se você planeja usar o projeto MS online gratuitamente diariamente e profissionalmente, precisa saber como criar um plano de projeto. Agora, como é o caso de um novo software, você pode passar meses e anos navegando e investigando cada canto ou recanto ou tentar descobrir as coisas por si mesmo, ou pode ser inteligente e fazer sua pesquisa com antecedência. Eu prefiro fazer o último. Agora que você está aqui e lendo, presumo que você deseja aprender o básico do MS Project e adquirir as habilidades básicas necessárias. A verdade é que é um pouco como qualquer outro programa da Microsoft; Você precisa conhecer todas as funções do MS PowerPoint para criar uma boa apresentação? Não. Exatamente a mesma coisa! Você pode executar planos de projeto grandes e bem-sucedidos, conhecendo o básico.

Portanto, sem mais delongas, vamos mergulhar nos conceitos básicos do projeto MS on-line gratuitamente e vamos ver como podemos fazer um bom plano de projeto para o MS.

  1. Vamos começar com o que você precisa.

Obviamente, você precisará do MS Project, que poderá adquirir no site como uma edição Standard ou Professional. A edição Professional possui recursos muito mais complexos; portanto, se você é iniciante no MS project online gratuitamente, uma edição Standard deve ser suficiente. Depois de instalar este programa, você provavelmente o encontrará na área de trabalho ou no menu Iniciar.

  1. Faça um projeto de amostra.

Ou se você possui um projeto em que está trabalhando, use-o. Apenas para a hipótese, vou assumir que estamos desenvolvendo um programa simples que lê novas contas de clientes de um banco de dados CRM (Customer Relationship Management). Bastante fácil? Certo. É um projeto muito simples e bastante útil se você estiver trabalhando com uma empresa. Deixe-me dar alguns pontos de dados importantes.

  1. Nome do Projeto
  2. Preparação do Projeto
  3. Inicio do Projecto
  4. Progresso
  5. Teste do plano
  6. Posicionamento

Isso é suficiente para seguir, e sempre lembro essas etapas de planejamento de exemplo de projeto de seis ms ao fazer um plano de projeto. Claro, isso não é tudo. Há uma dúzia de tarefas subjacentes em cada uma delas, que serão trazidas à luz ainda mais no artigo.

  1. Inicie o projeto MS online gratuitamente e atire nas fases do projeto

Obviamente, você precisa iniciar o MS project online gratuitamente. Ele abre como uma pasta de trabalho não é realmente difícil de operar. O próximo passo seria as fases do projeto que acabamos de listar acima (nome do projeto, preparação, etc.).

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  1. Digite as tarefas detalhadas em cada fase.

Depois de inserir as fases desejadas, você precisará preencher as tarefas detalhadas abaixo de cada fase. Por exemplo, no Prep on-line gratuito do MS project, você pode adicionar 'Reunir documentação' e 'Extrair informações de contato'. Para um exemplo mais fácil, deixe-me detalhá-lo. Você pode inserir tarefas como 'Chamar artistas' - Nome dos artistas e assim por diante. A questão que surge agora é como você apresenta essas etapas do plano gratuito on-line do MS Project? Tudo o que você precisa fazer é dividir tarefas grandes em tarefas menores e mais simples. Decomponha uma tarefa em subtarefas. Divida-o, mas não exagere e corra o risco de exagerar.

Uma coisa extra que você pode fazer é, ao criar um plano de projeto, criar um intervalo de tempo para criar o produto, um intervalo de tempo para revisá-lo e um tempo para assinar. Isso ajudará você a economizar tempo e, de qualquer maneira, é uma prática bastante padrão.

Fonte da imagem: pixabay.com

  1. Atribuir hora

Você sempre deve atribuir durações de tempo a cada tarefa inserida. Pense no tempo que você economizará. Por um momento, ignore a primeira coluna no painel de tarefas e insira dados em colunas Duração. Por exemplo, você está planejando um show. Pode ser o seguinte:

  1. Artistas de chamada - 3 dias
  2. Finalize artistas e performances - 2 dias
  3. Chamar auditório - 3 dias
  4. Confirme e pague antecipadamente ao auditório - 2 dias
  5. Reserve espaços de anúncio em jornais - 12 dias
  6. Imprimir e vender ingressos - 25 dias
  7. Configurar acomodação - 4 dias
  8. Organizar viagens - 3 dias

Ao pressionar enter no slot de Duração da tarefa, você pode ver uma barra azul que aparece à direita, indicando graficamente a duração. Essa barra de tarefas e a coleção dessas barras são chamadas de gráfico de Gantt. Nomeie este projeto MS online gratuitamente como Concert 1.0.

  1. Atribuir recursos

O que você faz se você não é a única pessoa que trabalha neste projeto? (Qual será o caso 80% do tempo). Portanto, como gerente de projeto, você mesmo deve atribuir essas tarefas. O que você pode fazer é digitar o nome da pessoa que deve executar a tarefa na guia Recursos nomeados. Você pode digitar as iniciais do nome da pessoa como Nita Shetty como NS ou, se você tiver uma equipe inteira nessa tarefa, poderá digitar a Equipe A, por exemplo.

  1. Inserir data de início do projeto e dependências da tarefa

Então, sim, você está quase lá. Bem, não exatamente, mas a meio caminho. Você deve estar se perguntando por que todas as atividades começam na mesma data. Por padrão, não se preocupe muito. Portanto, como gerente de projetos, você está ocupado até o final de junho e gostaria de iniciar esse novo projeto no dia 1º de agosto. Para fazer isso, você pode clicar em Projeto na barra de menus superior e clicar em Informações do projeto nas opções no menu suspenso. Descansar é fácil. A janela Informações do projeto deve aparecer como mostrado aqui. Por enquanto, ignore todos os outros campos nesta janela e observe apenas o primeiro campo que diz "Data de início". Altere esta data de início para 1º de agosto e clique em “OK”. E quase imediatamente você notará que essa janela se fecha e todas as barras de Gantt no seu projeto foram movidas para a data de início de 1º de agosto.

  1. Dê um exemplo de projeto de sequência lógica ms.

Este é um dado. Mas como você faz isso? Deixe-me te mostrar. Essa tarefa é realizada usando as 'Dependências da tarefa' ou 'Relacionamentos de precedência'. Agora você pode estar se perguntando o que é uma 'Dependência de Tarefas'. Uma dependência de tarefa é uma conexão entre uma tarefa e outra. Por exemplo, se a data de término e início da Tarefa 1 for alterada, o mesmo ocorrerá com a Tarefa 2. Há uma dúzia de maneiras pelas quais esta instrução de dependência pode ser fornecida. Aqui, faremos isso simplesmente vinculando as tarefas pelos gráficos. O uso da lógica é recomendado aqui - sabemos que só podemos finalizar os artistas depois de chamá-los. Para indicar isso, podemos

  1. No gráfico de Gantt, posicione o mouse na barra de tarefas da primeira tarefa até o cursor do mouse se transformar em uma seta de quatro direções.
  2. Clique no botão esquerdo do mouse e arraste o ponteiro do mouse sobre a segunda tarefa que você deseja vincular. Solte o botão do mouse. Isso criará uma linha de link a partir da data de término da primeira tarefa até a data de início da segunda tarefa.
  3. Repita esta etapa com todas as tarefas (tarefa 1, tarefa 2 e tarefa 3 …) e vincule-as.
  4. Podem estar presentes algumas tarefas que podem não seguir a sequência, por exemplo, a Tarefa 7 de impressão e venda de tickets não precisa esperar até a conclusão da tarefa anterior, para que você possa vincular a tarefa 7 à tarefa 5. Você entende meu ponto?
  5. As duas últimas tarefas são tarefas administrativas e podem ser executadas assim que os artistas são confirmados, para que você possa vinculá-los diretamente após Tarefa

Lembre-se, isso é algo poderoso. Você pode criar esse tipo de dependência em qualquer lugar do seu projeto. Portanto, se uma data mudar, tudo relacionado a ela será atualizado automaticamente!

Pode ser prudente lembrar que todas essas tarefas pertencem a certas suposições que fizemos e são basicamente situações idealistas.

  1. Revise as datas do projeto.

Este é um passo bastante importante. Depois de escrever as dependências da tarefa no seu plano gratuito on-line do ms project, você deve revisar as datas dos marcos do projeto. Você precisa definir datas realistas para que seu projeto seja um sucesso. Por exemplo, uma das coisas mais importantes que você precisa verificar é o início geral do projeto e a data final. Isso atende ao seu prazo? Você poderá começar a trabalhar na data de início? Você também precisará verificar as tarefas da tarefa para garantir que está tudo bem.

  1. Revise o gráfico de Gantt

Antes de finalizar o projeto, a última e última coisa que você precisa fazer é revisar o gráfico de Gantt. Para fazer isso, você pode acessar o menu Exibir e selecionar Rastrear Gantt. Se você estiver em um PC com Windows, poderá pressionar 'Ctrl' enquanto move a roda de rolagem do mouse para cima e para baixo. Isso permitirá que você amplie e reduza o gráfico de Gantt com facilidade.

Mais uma coisa que você pode fazer é imprimir o gráfico de Gantt em um papel grande e colocá-lo em sua mesa para que você possa realmente estar ciente de todos os seus prazos e acompanhá-lo com eficiência!

É isso. Chegando ao fim, espero que este artigo tenha dado algum entendimento profundo sobre a criação de um plano de projeto simples e funcional no MS Project online gratuitamente. Se você é iniciante, sugiro que você comece com simples planos gratuitos on-line do MS Project e aprenda as funcionalidades avançadas mais tarde. Tudo o que você precisa saber para criar um plano gratuito on-line totalmente funcional do ms project é explicado acima em detalhes explícitos!

De fato, minha opinião é que, na maioria das vezes, tudo o que você precisa é de um plano simples. Planos complicados raramente tendem a dar certo e aumentar a sua agenda já estressada. Se você se baseia demais em funcionalidades avançadas, provavelmente está exagerando ou analisando as coisas!

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Então, aqui estão alguns artigos que ajudarão você a obter mais detalhes sobre o projeto MS, o MS Project on-line gratuito, o exemplo do MS Project e também sobre o plano do projeto do MS; basta seguir o que é fornecido abaixo.

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Dicas do Excel