Introdução ao Planejamento e Programação de Projetos
' Planejamento e programação do projeto', embora separados, são dois lados da mesma moeda no gerenciamento de projetos. Fundamentalmente, o 'planejamento do projeto' tem tudo a ver com a escolha e o desenho de políticas e metodologias eficazes para atingir os objetivos do projeto. Enquanto 'Programação do projeto' é um procedimento de atribuição de tarefas para que sejam concluídas, alocando os recursos apropriados dentro de um orçamento e prazo estimados.
A base do planejamento do projeto é todo o projeto. É improvável que o agendamento do projeto se concentre apenas nas tarefas relacionadas ao projeto, nas datas de início / término e nas dependências do projeto. Assim, um 'plano de projeto' é um documento abrangente que contém os objetivos, escopo, custo, riscos e cronograma do projeto. E um cronograma do projeto inclui as datas estimadas e as tarefas sequenciais do projeto a serem executadas.
Planejamento do Projeto
A fase de planejamento do projeto refere-se a:
- Desenvolvendo um projeto para prepará-lo para investimento
- Determina os trabalhos / tarefas necessários para atingir os objetivos do projeto
Etapas do planejamento do projeto
As etapas de planejamento do projeto estão listadas abaixo:
- Identificar os principais patrocinadores e partes interessadas do projeto, para determinar a base do escopo, orçamento e prazo da execução do projeto.
- Ao inscrever os requisitos das partes interessadas, priorize / defina os objetivos do projeto.
- Identificando as entregas do projeto necessárias para atingir os objetivos do projeto.
- Criando o cronograma do projeto.
- Identificar os riscos do projeto, se houver, e desenvolver planos de mitigação adequados.
- Comunicar e apresentar o plano do projeto às partes interessadas.
Benefícios do planejamento do projeto
- Mapa de rota: O plano do projeto oferece um caminho que orienta o projeto do início ao fim.
- Documentação dos requisitos do cliente: Um plano de projeto bem articulado permite o registro dos requisitos dos clientes em um formulário documentado. Isso fornece uma direção precisa, em vez de confiar em suposições, que podem estar incorretas e podem levar a erros no projeto.
- Autonomia de tarefas: o planejamento permite atribuir tarefas a membros específicos da equipe e fornece autonomia. A equipe sente um senso de responsabilidade e propriedade do sucesso ou fracasso de um projeto. Consequentemente, exorta-os a trabalhar melhor ou incentiva-os a obter resultados inconsistentes.
- Estimativa de recursos: o planejamento é vital, pois de certa forma, permite estimar recursos, custos e tempo. Ele julga qualquer atraso se vários membros estiverem trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo.
- Plano de Mitigação: O plano do projeto fornece uma maneira de prever riscos, se houver, e planejar estratégias de mitigação adequadamente.
- Identificação das capacidades dos funcionários: A fase de planejamento permite identificar funcionários com certas habilidades ou conhecimentos. E, à medida que as tarefas são atribuídas, os membros da equipe são treinados em um conjunto de habilidades inexistentes ou aprimorados nos que possuem.
- Pontos fortes e deficiências de projetos anteriores: Os planos do projeto também ajudam a analisar e melhorar ou aprender com os registros anteriores do projeto e facilitam a tomada de decisões.
Programação do Projeto
A fase de programação do projeto refere-se a:
- Estimativa de recursos humanos e materiais necessários em todas as etapas do projeto; e tempo calculado aproximado para concluir cada uma dessas tarefas.
- Indica a data de início e término de cada tarefa do projeto e conectividade lógica entre várias tarefas / atividades do projeto.
Etapas da programação do projeto
As etapas de programação do projeto estão descritas abaixo:
- Com base no escopo do projeto, projete e desenvolva o TBS (Task-Breakdown Structure).
- Identifique as tarefas relacionadas ao projeto.
- Identifique os recursos humanos e os requisitos materiais
- Avalie o tempo aproximado necessário para cada tarefa
- Alocação de recursos
- Analise a programação detalhada
- Monitorar e controlar a programação
Benefícios do cronograma do projeto
- Reduz o prazo de entrega : O cronograma do projeto fornece um esboço das tarefas que devem ser concluídas com prioridade ou simultaneamente com outras tarefas. Isso mantém os membros da equipe informados sobre o assunto e evita atrasos ou adiamento de tarefas, reduzindo assim o tempo de espera.
- Reduções de custo: Permite monitorar os recursos, impedindo a sobreposição de tarefas. Também leva à utilização efetiva dos recursos e retorna os recursos não consumidos no tempo, reduzindo os custos.
- Facilita a produtividade: ao avaliar a conectividade lógica entre as tarefas, os recursos que não são utilizados de maneira ideal podem ser atribuídos a tarefas extras, aumentando a produtividade.
- Preveja problemas antecipadamente: um cronograma preciso do projeto permite prever quaisquer problemas com antecedência referentes à subutilização ou subutilização de recursos e garante um ótimo consumo dos mesmos.
- Estabelece uma meta: um cronograma do projeto permite definir metas, a curto ou longo prazo, fornecendo orientação e visão durante a execução do projeto. Também conscientiza todos da equipe das diretrizes e métodos para atingir esses objetivos. Sem um cronograma, o projeto seria vagamente definido. Assim, torna complicado gerenciar e organizar as tarefas para executá-las com êxito.
- Atualizações e alertas de andamento atuais: O cronograma do projeto é um esboço que dá lugar ao projeto. Um projeto pode passar por certos desafios; no entanto, se não houver um mapa de rotas, como um projeto se moveria na direção certa? Nesse caso, um cronograma do projeto ajuda a avaliar o quanto um projeto está fora de controle e as possíveis maneiras de trazê-lo na direção correta.
Conclusão
É evidente que o 'planejamento e programação do projeto' caminham lado a lado e são essenciais para o gerenciamento do projeto. Em poucas palavras, 'Planejamento do projeto' é um processo elaborativo que inclui todos os detalhes do projeto, desde o início até a conclusão. E 'Cronograma do projeto' é o rastreador que monitora as seqüências e posse das tarefas relacionadas ao projeto.
Um cronograma do projeto notifica / alerta a equipe do projeto sobre quaisquer atrasos ou se o projeto não está na direção incorreta. É um documento ativo, requer atualização e gravação periódicas. As ferramentas e técnicas implementadas para o planejamento do projeto são 'Estrutura de divisão de tarefas', 'Escopo do trabalho' e 'Método do caminho crítico' abreviado como 'TBS', 'SOP' e 'CPM', respectivamente. Enquanto isso, o cronograma do projeto usa ferramentas e métodos de software como 'PERT' (Técnica de Revisão de Avaliação de Programa), gráficos de Gantt, gráficos de Pareto e outras ilustrações de rede.
Um projeto está incompleto e não pode ser um sucesso sem um plano de projeto bem desenvolvido e um programa de projeto preciso. Para atingir metas do projeto, Planeje e Programe!
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Este é um guia para o planejamento e agendamento do projeto. Aqui discutimos o planejamento e o cronograma do projeto, juntamente com as etapas e os benefícios. Você também pode consultar os seguintes artigos para saber mais -
- Exemplo de agendamento do projeto
- Responsabilidades do gerente de projeto
- Habilidades para gerente de projetos
- Empregos em Gerenciamento de Projetos