Recursos da intranet para comunicação com funcionários

“As intranets da empresa devem ser construídas por programas de comunicação interna robustos. A conquista de uma intranet é de cerca de 60% da comunicação, 40% da tecnologia. ”Bob Cohen,

Uma intranet é como um guarda-chuva sob o qual é possível obter todas as informações necessárias relacionadas à empresa e ao trabalho diário. É conhecida como plataforma de comunicação, onde obteremos o painel mostrando uma visão de 360 ​​graus em torno da atividade da empresa. Precisamente, é uma rede on-line privada e segura onde os funcionários podem gerar conteúdo, envolver-se em certos processos de comunicação, atuar em equipe, realizar tarefas e eventos e desenvolver a cultura da organização.

É conhecida como plataforma doméstica da empresa, onde as equipes se reúnem, constroem um repertório essencial, um dispositivo de comunicação multi-eficiente e muito mais. Como uma rede de comunicações internas, uma intranet é mais do que a quantidade de suas partes.

A intranet é um balcão único para tudo. O design da intranet deve ser proporcional às necessidades e participação do funcionário. É uma plataforma comum que ajuda na comunicação (bidirecional), trabalho em equipe, gerenciamento de conhecimento, desenvolvimento e compartilhamento de conteúdo, redes sociais, envolvimento de funcionários e agendamento.

Toda empresa em desenvolvimento pode se beneficiar da intranet. As dez perguntas abaixo realmente atuariam como pontos da lista de verificação que corrigem qualquer problema e ajudam na implementação adequada da intranet.

Fig 1: Pontos da lista de verificação do design da intranet

Devemos aprofundar os diferentes recursos de uma intranet.

  1. A intranet está no centro da comunicação

Três maneiras de ajudar uma organização -

  1. Comunicações de cima para baixo que nada mais são do que a comunicação de liderança para funcionários
  2. Feedback dos funcionários ou a comunicação entre funcionários e liderança
  3. Discussão em equipe na forma de comunicação entre funcionários

Agora, um breve destaque sobre isso esclarecerá tudo.

  • Intranet encerra problemas básicos de email

Todos os tipos de problemas de email podem ser facilmente resolvidos por uma intranet bem projetada quando você esquece de manter alguém no circuito de um email importante ou quando você ignora uma atualização crucial, pois o email foi perdido em uma série de emails ou quando você está preso em uma lista de todas as respostas. A intranet interage com as pessoas de diferentes maneiras e otimiza a comunicação instantânea. No mesmo pedestal, pode-se facilmente fazer várias coisas: conversar com os colegas, criar comunidades sobre diferentes tópicos, fazer anúncios sobre vários assuntos relacionados à empresa, escrever blogs, fazer upload de artigos e criar um painel de conhecimento relacionado aos procedimentos da empresa.

Algumas estatísticas de comunicações internas são fornecidas abaixo:

  1. Apenas 48% dos e-mails relacionados à comunicação interna enviada são abertos
  2. E apenas 23% dessas comunicações são realmente abertas

Portanto, fica claro que uma grande parte das comunicações da empresa não é de fato aberta. Para que todos os destinatários visados ​​abram as comunicações, apenas o envio de e-mail obviamente não é uma boa ideia.

  • A intranet ajuda na coleta de feedback dos funcionários

O engajamento dos funcionários é avaliado pelo feedback adequado dos funcionários. Você pode quantificar facilmente a satisfação do funcionário, acompanhar as lacunas na melhoria do funcionário e alguns problemas que teriam impacto direto sobre a rotatividade de funcionários.

As pesquisas de feedback sobre o envolvimento dos funcionários são ótimas para serem conduzidas se não forem isoladas em departamentos diferentes; na maioria dos casos, as pesquisas são conduzidas pela ferramenta de terceiros. Pelo contrário, se essas pesquisas forem feitas por meio de uma ferramenta incorporada hospedada na intranet, é possível buscar facilmente os dados corretos armazenados no servidor da empresa e compartilhar entre diferentes departamentos e equipes para melhorar a produtividade. Além disso, todos os funcionários estariam cientes dessa ferramenta à medida que interagem com ela no dia-a-dia. Isso acabaria por aumentar a comunicação no local de trabalho e, assim, a satisfação do funcionário.

Fig: 2. Porcentagem de funcionários que aceitam o processo de comunicação

O pessimismo no local de trabalho ocorre devido a menos de três causas centradas na comunicação:

  1. A gerência não está direcionando adequadamente os funcionários para um objetivo comum em 38%
  2. Má comunicação geral em 14%
  3. Alterações regulares que não são bem informadas em 12%

  1. Colabora na Intranet

Para uma comunicação e saída adequadas dos funcionários, é muito necessário ter uma plataforma comum em que todos os funcionários possam se reunir em uma causa compartilhada. Na maioria das vezes, a mesma mensagem se tornaria diferente quando todos não são sincronizados corretamente. Seria precário que houvesse um local centralizado no qual as pessoas coletassem conteúdo e se conectassem.

  • A intranet cria uma plataforma na qual todos podem se comunicar e fazer as coisas

Na maioria dos casos, é possível encontrar uma intranet equipada para permitir que você se conecte com seus colegas através de alguma página da equipe ou página do projeto. Os funcionários podem colaborar e compartilhar conteúdo de interesse mútuo. Você pode criar páginas para o host dos assuntos:

  • Projetos
  • Equipas
  • Portais externos em clientes
  • Bancos de conhecimento
  • Para indução de funcionários
  • Marketing de campanhas
  • Introdução de serviço ou produto

Portanto, sua intranet moldaria suas comunicações, trabalhos e conteúdo da maneira que você deseja para melhorar as comunicações da empresa.

  • Gerenciamento de projetos e gerenciamento de tarefas são simplificados pela intranet

Uma intranet ajuda a definir e gerenciar projetos e tarefas no mesmo pedestal. É a plataforma para cuidar de outras atividades comerciais semelhantes. A intranet ajuda a equipe do projeto a concluir o projeto. Em tempo real, é possível verificar facilmente o progresso, corrigir qualquer problema sem a inundação de e-mails e acompanhar as discussões vinculadas para obter um entendimento mais profundo dos encontros e suprimentos.

E o gerenciamento de tarefas fica de olho no seu próprio progresso no trabalho, ajuda a alocar tarefas para outras pessoas e garante a conclusão perfeita das tarefas relacionadas ao projeto. É possível compartilhar rapidamente arquivos e dados em uma sala, mesmo sem colocá-los no Dropbox ou em outras reservas compartilhadas.

  • A intranet atende às partes interessadas internas

Através de uma intranet, é possível combinar um processo normal e conectar soluções entre diferentes departamentos, incluindo RH, marketing, TI, etc. Bate-papo, fóruns, discussões abertas e mensagens isoladas são algumas das maneiras pelas quais os pioneiros ajudam outros a resolver qualquer problema. Abaixo estão alguns serviços para começar:

  • Enviar documentos de políticas diferentes das organizações
  • Crie um banco de conhecimentos ou wiki interno
  • Anunciar várias comunicações centradas na empresa ou no departamento
  • Dê uma oportunidade para um bate-papo instantâneo para resolver rapidamente os problemas
  • Transmita um vídeo passo a passo

  1. A intranet atua como a ferramenta de gerenciamento de conhecimento

Basta pensar em uma situação ao pesquisar um arquivo importante em vários locais que você manteve: Dropbox, Google Drive, One Drive, site da empresa ou servidor interno. E pesquisar em vários locais simplesmente faz sua cabeça girar e você não encontrou o arquivo finalmente. Portanto, em tal situação, a intranet pode ajudá-lo a armazenar seus documentos importantes de maneira ordenada.

  • A intranet sempre capacita para integrar seus documentos

O gerenciamento de arquivos como parte dos serviços de gerenciamento de conhecimento é uma maneira de fazer upload de seu arquivo na intranet para sua melhor vantagem. Nos dois casos, quando carregamos diretamente um arquivo ou colocamos um link que carrega o documento real em segurança em algum lugar, estamos ajudando a nós mesmos e a outras pessoas a encontrar o arquivo no futuro sem perder tempo com isso. Você pode consolidar os documentos da maneira que desejar. Nos casos em que não tiver certeza de onde guardou os documentos, faça uma pesquisa vívida para obter o arquivo desejado. Muitos documentos são salvos na intranet:

  1. Pode-se construir um repositório de conhecimento no qual é possível colocar documentos diferentes, por exemplo, documentos de RH de embarque, arquivo relacionado ao projeto, etc.
  2. Você pode facilmente enviar arquivos através da intranet e via chat; Além disso, a conversa é arquivada automaticamente para nos ajudar a obter o histórico de datas
  • Intranet aumenta produtividade

O sucesso e o fracasso de qualquer projeto dependem mais do armazenamento adequado dos dados e arquivos. Isso não apenas economiza tempo e, portanto, teria um impacto direto no ROI, mas também reduz as tensões e frustrações. Por exemplo, quando você está dando um toque final à conclusão de um projeto, tenha a certeza de escolher o documento certo para o seu cliente. No caso de fornecer arquivos de entrada para os novos ingressantes, você pode enviar facilmente o link da página de RH que abriga os documentos pertinentes para eles. De acordo com um estudo do McKinsey Global Institute, é possível reduzir o tempo usado para pesquisar qualquer documento em cerca de 35%, aliviando assim 6% do tempo gasto em outras tarefas importantes.

  • A intranet sempre cria uma base de conhecimento em tempo real

Um design de intranet correto ajuda a criar uma base de conhecimento para documentar arquivos e documentos posicionados de forma recorrente, por exemplo:

  1. Políticas e Práticas
  2. Materiais valiosos
  3. Notícias e histórias de sucesso
  4. Perguntas frequentes importantes
  5. Álbuns de funcionários
  6. Materiais de treinamento
  7. Manual de RH
  8. Boletim de Notícias
  9. Links importantes contendo ferramentas e arquivos úteis

E estes não são todos. Há mais itens carregados nos sistemas - perguntas feitas em fóruns, discussões em equipe e tickets levantados no serviço de assistência. Tudo isso pode ser carregado na intranet e adicionado na base de conhecimento que você pode usar várias vezes para diferentes necessidades. Além disso, pode haver uma guia com o nome de idéias que convidam idéias públicas. Essa ferramenta realmente direcionaria a ideação em vários níveis.

  1. Intranet oferece opção de rede social

Uma intranet sempre oferece a chance de estabelecer uma ligação virtualmente com os colegas de diferentes departamentos, reduzindo assim as barreiras e silos; os funcionários podem se conectar facilmente, compartilhar comentários sobre tópicos de interesse mútuo e aprender. E isso melhora a comunicação e o compartilhamento de conhecimentos nos níveis da empresa, diferentes equipes e departamentos. Os funcionários conhecerão pessoas dentro e fora de suas equipes. Os gerentes podem conhecer os subordinados, e isso finalmente quebraria as convenções e, juntos, eles poderiam crescer, tendo um impacto indireto na produtividade.

  • Intranet cria canais de comunicação interna

Sem sair da mesa, fazer chamadas ou enviar e-mails, os funcionários podem se conectar na forma de dar feedback nas trilhas de discussão sobre qualquer tópico específico. Assim, a conexão com equipes espalhadas geograficamente aconteceria para inspirar o trabalho em equipe.

  • A intranet ajuda a encontrar e conhecer seus funcionários

Só porque a equipe está espalhada geograficamente ou alguém trabalha em casa, é impossível encontrar e conhecer seus funcionários o tempo todo, mesmo nos casos em que trabalhamos com eles física ou virtualmente. Nesses casos, o diretório de funcionários na intranet está realmente nos ajudando a entrar em contato com nossos pares pretendidos e a comunidade pode ser criada. Podemos conhecer as habilidades dos membros de nossa equipe, histórico de trabalho e sucessos. Portanto, podemos ter a ajuda deles na resolução de qualquer problema ou aconselhar outras pessoas a segui-los sobre essas necessidades específicas. Você pode motivar seus colegas enviando um distintivo de Parabéns por qualquer sucesso do projeto ou enviar um distintivo de Agradecimento por qualquer trabalho bem-feito.

  • Através da Intranet, você pode criar, compartilhar e publicar qualquer bom conteúdo entre fronteiras e departamentos

Através da intranet, as pessoas criam conteúdo, compartilham as postagens públicas que outras pessoas consomem e comentam. Os usuários usam espaços diferentes nos quais qualquer novo conteúdo é carregado. Uma atualização automática irá para todos nas postagens específicas. Eles então começam a usar esse conteúdo. Assim, a intranet oferece aos usuários a chance de gerar conteúdo que pode ser usado por outros. O conteúdo a seguir é geralmente carregado em uma intranet:

  1. Blogs e novas tendências sobre o setor
  2. Novas habilidades para os outros seguirem
  3. Grande vitória da equipe
  4. Novo lançamento
  5. Nova estratégia ou processo
  6. Fotos e vídeos legais

  1. Envolvimento dos funcionários e centro de crescimento: abolir a decepção dos funcionários

A cada movimento organizacional, o envolvimento dos funcionários é visto como o resultado final. Através do envolvimento dos funcionários, a produtividade é aprimorada e os funcionários são motivados. Isso finalmente afeta positivamente a satisfação do cliente e a moral dos funcionários.

Estatísticas de engajamento dos funcionários

  • O estudo Del Carnegie Training mostra que cerca de 71% dos funcionários de grandes empresas não estão envolvidos
  • Em outro estudo da Gallup Research, o desligamento dos funcionários é de cerca de 18%, prejudicando a produtividade geral

Os funcionários engajados defendem lealmente as empresas para as quais trabalham. Eles mencionam orgulhosamente o produto ou serviço da empresa para os clientes. Eles, juntos, criam conhecimento para o benefício de outros e os ajudam a alcançar seus objetivos. Enquanto os empregados desmotivados são o fardo. Prejudicam a reputação da empresa, aumentam o descontentamento entre outras e impactam viralmente a produtividade. Nesse momento, a intranet ajudaria a desenvolver planos para envolver os funcionários, permitindo que eles usassem recursos e ferramentas e treinando-os em seus campos aspirados para construir suas carreiras. Eles teriam mais poder para decidir suas carreiras.

  • A intranet vincula os funcionários à missão, visão e valores da empresa

Costumamos pensar que todos os funcionários estão alinhados com a missão, visão e valor da empresa! E eles estão adequadamente alinhados e emocionalmente conectados a ele? Um estudo realizado com 40000 funcionários pela pesquisa TINYpulse mostra que apenas 40% estão cientes disso. O processo de engajamento dos funcionários está dando acesso a todos os funcionários para se apegar emocionalmente à missão, visão e valores da empresa. A intranet está dando a todos esse acesso em um local central. Em diferentes formatos e segmentos, você pode alcançar seus funcionários e reforçá-los de maneiras multifacetadas: por meio de blogs, discussões, artigos, vídeos e páginas personalizadas para promover a marca.

  • Intranet cria oportunidades de desenvolvimento para funcionários

Os funcionários ficariam mais satisfeitos se tivessem amplo escopo para se desenvolver. Uma empresa pode criar diferentes planos de crescimento de carreira para os funcionários, reduzindo assim o desgaste. E apenas reduzindo as lacunas entre os recursos necessários para o crescimento e as entregas, uma empresa pode otimizar a incompatibilidade. Aqui, a Intranet faz esse trabalho perfeito no suporte e acompanhamento dos programas de crescimento de funcionários da seguinte maneira:

  1. Consolidar os materiais de treinamento e as melhores práticas
  2. Coleta de feedback dos funcionários para a melhoria dos programas
  3. Transmitir a cultura da empresa a todos
  4. Acompanhar o progresso de todos os funcionários
  5. Permitindo a qualquer um deles a chance de monitorar seus desenvolvimentos
  • A intranet oferece uma conexão viral com todos os planos de desenvolvimento e idéias únicas

Quando se trata de comunicação distribuída aos funcionários por email, é provável que essas mensagens sejam perdidas nas caixas de entrada ou as pessoas não tomem iniciativas para abrir esses emails. É muito comum em todos os lugares. Um funcionário pode perder a importante comunicação que lhe é enviada sobre seus desenvolvimentos pessoais. E, às vezes, isso pode fazer com que se sintam deixados de fora ou insignificantes.

Uma intranet sempre dá aos funcionários o acesso para alcançar o que exigem as atualizações mais importantes, todas as perspectivas e todas as mudanças no planejamento. As informações podem ser públicas ou especificamente adaptadas às pessoas certas; como parte da comunicação dupla, um email pode ser enviado a eles. Ao mesmo tempo, eles podem compartilhar suas idéias exclusivas no espaço viral, e outros nesse espaço podem acessar essas informações e postar comentários. Portanto, um bom segmento de comunicação se desenvolve, levando a desenvolvimentos bem-sucedidos para todos. As pessoas que podem não participar da discussão pública também podem se envolver nessas discussões on-line.

A Intranet também capacita os funcionários a utilizar suas funções e carreiras:

  1. Projetos próprios e tarefas importantes similares
  2. Compartilhe idéias criativas
  3. Disponibilizar oportunidades
  4. Monitorar o desenvolvimento de seus objetivos
  5. Aconselhar que o processo progride
  6. Cuidado com brocas e educação adicionais
  7. Acompanhe o que outras pessoas, dentro e fora das equipes, estão fazendo

Steve Roesler, notável estrategista de comunicação, destacou dez questões importantes que ajudariam a envolver os funcionários no local de trabalho. Essas listas de verificação são eficazes na formulação de soluções fáceis para problemas da intranet:

  1. A intranet atua como uma ferramenta de agendamento

A intranet facilita o agendamento e o monitoramento de reuniões, eventos e compromissos. Todos os funcionários seriam beneficiados com essa instalação extraordinária.

  • Planejamento fácil para atender à participação inspiradora dos funcionários

As pessoas podem ter mais de uma ferramenta para agendar seus compromissos, mas elas são ineficazes, pois seria um processo demorado. Essa viabilidade garante uma boa participação dos funcionários. Você pode enviar e-mails aos funcionários sobre as reuniões ou eventos, mas esse processo é complicado. Os e-mails podem ser perdidos na caixa de entrada ou pessoas importantes podem ser ignoradas. A maneira mais fácil e inteligente é agendar um calendário compartilhado na intranet da empresa e ver rapidamente a conveniência de todos. Assim, pode-se agendar um horário para a reunião.

  • Criando eventos atraentes

Além de definir horários e calendários, há mais algumas informações relacionadas aos eventos que os tornam interessantes e populares.

  1. Informações completas do evento
  2. Fotos e vídeos relacionados ao evento para torná-lo mais atraente. Logo após o término do evento, pode haver uma atualização uniforme junto com fotos e vídeos
  3. Roteiro detalhado dos eventos
  4. Informações de restaurantes, lojas e outros locais dignos de nota para visitar

Conclusão

Um design de intranet adequado é sempre um trampolim para uma comunicação interna eficaz. Ele sempre dá uma vantagem para as pessoas se relacionarem com os colegas sobre qualquer tópico compartilhado e fornece infinitos utilitários. Vimos pessoas acessando amplamente o uso adequado da intranet para aumentar a eficácia em massa da plataforma. É a plataforma na qual eles buscam e pesquisam qualquer coisa, criam, compartilham, aprendem e motivam outras pessoas que, por sua vez, aumentam a eficácia do trabalho, impactando diretamente o ROI. Porém, não é correto dizer algo negativo, mas sempre se pode dizer que um design de intranet adequado é sempre metade do trabalho realizado desde que os canais de comunicação bidirecionais corretos estão em causa.

Categoria:

Desenvolvimento de Empreendedorismo