Introdução ao modelo DMAIC - O Six Sigma teve uma montanha-russa de popularidade, mas não há como negar que ajudou as organizações a tornar seus processos mais eficientes.
Discutimos sobre o modelo dmaic no Six Sigma e 20 coisas que um Green Belt deve saber.
Em poucas palavras, o Six Sigma é uma cultura ou filosofia de controle de qualidade que permeia toda a organização. É uma abordagem orientada a dados que visa reduzir e controlar defeitos; resultando em maior eficiência do processo ou do produto. Six Sigma é o nível em que existem menos de 3, 4 defeitos por milhão de oportunidades / transações.
A questão principal é: como vamos implementar o Seis Sigma?
Para implementar a filosofia do modelo dmaic six sigma, precisamos de uma estrutura / roteiro que nos ajude a realmente colocar nossas idéias em prática. Esse roteiro é chamado de metodologia DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar). Essa estrutura converte o problema em algo tangível que pode ser medido, para que seja possível chegar a uma solução. Esse método pode ser usado com mais eficiência quando qualquer processo ou produto não atende às expectativas do cliente.
Vamos dar um exemplo simples para discutir como o DMAIC pode ser usado para implementar o Seis Sigma, explicando cada etapa em detalhes.
O problema do ônibus escolar tardio:
Aqui está um problema enfrentado pela ABC Public School. Há muita confusão na escola. Os professores agendaram uma reunião com o departamento de transporte para discutir um problema urgente.
Professores : “Olá, Departamento de Transportes! Há cerca de 6 meses, observamos que as crianças que viajam de ônibus escolar que se enquadram na Rota 22 chegam tarde à aula de manhã, depois que a campainha da escola toca. Muitas crianças sentem falta de uma parte do primeiro período. ”
Chefe do departamento de transporte : “Vamos analisar o assunto e reverter com uma solução.”
A rota 22 é uma rota importante coberta por esse ônibus escolar.
Professores : “Tudo bem. Vamos informar também o diretor da escola. Podemos pedir a ela a solução.
Depois de ouvir esse problema, o diretor decide implementar a metodologia Six Sigma no processo de transporte atual. Um Seis Sigma Green Belt foi nomeado para resolver este problema.
O ansioso Green Belt decidiu adotar a metodologia DMAIC. Ela tem uma equipe de campeões para ajudá-la na tarefa.
A fase de definição:
A fase Definir é a primeira fase do roteiro do DMAIC. É a base sobre a qual o DMAIC repousa. Primeiro, o objetivo deve ser identificado. Então, o Seis Sigma Green Belt precisa determinar as partes interessadas para o processo.
Existem muitas ferramentas Six Sigma que podem ser empregadas para ajudar nessa fase. Os mais populares são:
- Carta do projeto
- Fluxograma do processo
- Diagrama SIPOC (Fornecedores, Entradas, Processos, Saídas e Clientes)
Usamos o diagrama SIPOC em nosso exemplo. Vamos revisitar nosso problema de ônibus.
Os membros da equipe foram identificados: três funcionários da escola previamente treinados como Campeões Seis Sigma. Os clientes foram identificados: os professores da turma, as crianças e os pais. Todo o processo atual de 'Ônibus escolar' é mapeado. Começa com o motorista chegando ao ponto de ônibus e termina com as crianças entrando na sala de aula.
Os elementos importantes nesse processo são conhecidos como CTQs ou elementos críticos para a qualidade. Quais são os elementos que compõem um drive de ônibus de qualidade?
Após uma quantidade considerável de brainstorming com os clientes, a equipe six sigma identificou os seguintes fatores:
- As crianças devem estar seguras.
- O ônibus deve chegar a tempo.
- Não deve haver bullying no ônibus.
- A viagem deve ser suave.
- Não deve haver excesso de velocidade.
Entre os fatores de qualidade acima, a equipe se concentrou no segundo, ou seja, o ônibus deve chegar a tempo, porque os outros fatores não apresentam problemas atualmente.
Esse processo agora é o elemento CTQ (Critical to Quality).
Um diagrama SIPOC mostrando fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes tornará o processo muito claro.
| Fornecedores | Entradas | Processo | Saídas | clientes |
| Escola | Ônibus | Motorista chega à estação de ônibus | Crianças chegam à escola | Crianças |
| Fornecedores de ônibus | Motorista | Assume o comando do ônibus alocado | Driver e monitor voltam para casa | Pais |
| Monitor de barramento | Pega o monitor da escola | Professores | ||
| Crianças | Pega as crianças em várias paradas. | |||
| Deixa cair na escola | ||||
| As crianças andam para a aula do ponto de entrega |
Agora, a análise do tempo está concluída. Amostras aleatórias são coletadas em 10 dias durante o mês e os atrasos são registrados.
Atraso médio = 60 minutos
Desvio padrão = 35 minutos
A fase de medição:
Nesta fase, tentamos responder a estas perguntas: Agora que sei qual é o problema, como o mensuro? O sistema atual é adequado para medir o problema?
Então, vamos quantificar o problema, determinar o método de coleta de dados e medir o desempenho atual. Muitas ferramentas de modelo dmaic podem ser usadas nesta fase; sendo os comuns:
- O fluxograma do processo
- Plano de coleta de dados
As palavras-chave a serem definidas atualmente são Defeito, Oportunidade e Unidade. As métricas terão que ser alcançadas.
Em nosso estudo, as seguintes definições se aplicam:
Defeito : Qualquer aluno de ônibus atrasou a aula.
Oportunidade : Cada viagem de ônibus para a escola.
Unidade: Horário de chegada dos estudantes de ônibus
Durante todo o processo, pode haver muitos pontos para a coleta de dados. O sistema atual permite a coleta de dados da seguinte maneira:
O motorista registra sua chegada para tomar conta de seu ônibus alocado no ponto de ônibus, digitalizando seu cartão. O tempo é registrado nesta fase. Não há coleta de dados até a última etapa. Na última etapa, as crianças digitalizam o cartão da escola para entrar na escola.
Esse método é bastante inadequado, pois a equipe do Six Sigma não é capaz de coletar dados em cada ponto do processo. Portanto, a medição não está completa. Eles pediram às autoridades da escola que revisassem os pontos de coleta de dados solicitando algumas alterações no sistema.
Quando as mudanças são implementadas, a equipe pode determinar o horário em que o motorista se encarrega do ônibus. Após o qual o motorista anota o tempo que o monitor é capturado. Depois disso, os pais anotam a hora da chegada e partida do ônibus. Por fim, as crianças socam seus cartões de entrada.
Então agora os dados são coletados em cada etapa. O plano de coleta de dados também foi validado por algumas amostras aleatórias.
A fase de análise:
A fase de análise consiste na medição estatística dos dados coletados. A correlação entre as variáveis e o defeito é estabelecida e os colaboradores significativos (também conhecidos como KPIVs, que são variáveis-chave de entrada de processo) são isolados. No final do estágio, a relação da função Y = f (x) é verificada.
Existem várias ferramentas de modelo dmaic que podem ser usadas como o diagrama de Pareto e a análise de regressão. No nosso caso, a equipe do Six Sigma decidiu usar a ferramenta Análise de Causa Raiz.
Os dados são analisados para identificar a causa raiz do atraso. Cada minuto processo é gravado em detalhes. As atividades sem valor agregado são eliminadas. Um estudo detalhado do fluxo do processo traria à luz essas atividades.
Análise de causa raiz:
| Processo | Pessoa envolvida | Tempo (minutos) |
| 1 | Motorista perfura seu cartão | Motorista | 5 |
| 2 | Supervisor distribui o ônibus | Supervisor | 5 |
| 3 | Segurança recebe a chave | Segurança | 5 |
| 4 | Motorista dirige o ônibus para a escola | Motorista | 10 |
| 5 | Pega o monitor | Monitor | 5 |
| 6 | Dirija para parar A | Motorista | 20 |
| 7 | Espere pelas crianças e as pegue | Crianças | 10 |
| 8 | Dirija até a parada B | Motorista | 15 |
| 9 | Espere pelas crianças e as pegue | Crianças | 10 |
| 10 | Chegar à escola | Motorista | 20 |
| 11 | Crianças perfuram o cartão e entram na escola | Crianças | 5 |
Portanto, o tempo total necessário para chegar à escola é de 110 minutos. As partes destacadas são as atividades sem valor agregado. Essas atividades precisam ser eliminadas ou simplificadas para reduzir o tempo total de viagem.
Algumas das possíveis melhorias de processo são:
- As chaves do barramento podem estar prontamente disponíveis com o supervisor, em vez de o segurança perder tempo para obtê-lo.
- O monitor pode chegar diretamente ao ponto de ônibus, em vez de esperar na escola. Isso economiza 10 minutos.
- Na etapa número 9, o motorista aguarda 15 minutos em vez de 5 minutos na parada. Eles podem ter como objetivo reduzir esse tempo em 10 minutos.
- Outra possível melhoria poderia ser na Etapa 8 (viajar da Parada A para a B) e na Etapa 10 (viagem da Parada B para a escola). Uma análise das causas dos atrasos entre essas paradas revela áreas de melhoria que podem ser trabalhadas.
- Etapa 8: viaje entre a parada A e a parada B: há um engarrafamento de 10 minutos em 80% dos casos.
- Etapa 10: Viagem entre a Parada B e a escola - Um semáforo específico atrasa a viagem em 5 minutos em 75% dos casos.
A fase de melhoria:
Na fase Melhorar, os KPIVs reais e o relacionamento com os defeitos são identificados. As idéias de melhoria são finalizadas e realmente implementadas. Nesta fase, as partes interessadas devem estar dispostas a colocar o novo plano em ação.
Nosso projeto de ônibus escolar entrou em uma fase crítica agora. Após uma sessão de brainstorming, foi decidido que as seguintes etapas podem ser tomadas para melhorar o processo.
- O supervisor também foi encarregado das chaves. Isso economiza efetivamente 5 minutos do tempo do motorista no comando de seu ônibus.
- O Monitor de Barramento foi instruído a embarcar no barramento no próprio depósito. Isso economiza 10 minutos do tempo do motorista na condução entre o ponto de ônibus e a escola.
- O trajeto da parada A à parada B está atrasado devido a um congestionamento na estrada principal. Isso ocorre em 80% do tempo. O motorista foi instruído a encontrar uma solução e localizou uma faixa alternativa para evitar o congestionamento. Isso economiza mais 10 minutos da viagem.
- Ao viajar da Parada B para a escola, há um sinal que geralmente atrasa o ônibus por mais 5 minutos. Surpreendentemente, nenhuma ação precisava ser tomada. Isso ocorre porque o motorista descobriu que o tempo adicional que ele conseguiu aplicando as medidas acima significava que o sinal de trânsito não o incomodava mais. Era verde o tempo todo! Esta foi uma vantagem adicional ao aplicar as medidas acima.
- Verificou-se que havia um atraso de 5 minutos quase todos os dias na parada B devido a uma criança em particular chegar atrasada. A professora enviou uma mensagem aos pais da criança. O motorista também foi instruído a esperar nas duas paradas apenas por alguns minutos e sair depois.
A direção da escola aprovou a implementação dessas idéias com efeito imediato.
A fase de controle:
Uma vez implementadas, as idéias são incorporadas ao sistema como requisito. Isso envolve a implantação de um sistema para garantir que o desempenho seja controlado e medido. Padrões e variações são definidos e medidos como parte de um processo regular.
A metodologia Six Sigma agora se tornou parte integrante da filosofia da empresa.
O trabalho do Seis Sigma Green Belt está quase completo quando ela entrega o projeto ao novo Dono do Processo (no nosso caso, o Departamento de Transporte). Estes podem ser documentados como parte das boas práticas de gerenciamento.
O sistema de transporte de ônibus funciona com muita eficiência agora. O desempenho é monitorado periodicamente usando o Six Sigma.
Há outra reunião na escola após o estabelecimento do novo processo.
Professores: “Estamos muito felizes em informar que as crianças estão chegando às aulas a tempo. Sou capaz de me concentrar no meu ensino e as crianças são felizes. ”
Departamento de transporte : "Somos muito gratos ao modelo dmaic da equipe Six Sigma por tornar nosso departamento muito eficiente".
É hora de recompensar todas as pessoas envolvidas no projeto com uma festa e um bônus! Essa foi mais uma história do Seis Sigma com um final feliz.