Plano de gerenciamento de riscos do projeto - Eles dizem: “Precaução é melhor do que remediar” e isso é verdade em todas as esferas da vida. Seja o momento em que você possui um projeto ou estuda para um exame, tomar medidas corretivas no início de seu trabalho pode ajudá-lo a obter uma vantagem inicial, além de evitar os contratempos e eventos catastróficos mais tarde, quando você está profundamente comprometido com o compromisso. É o mesmo no caso de projetos hoje em dia, nos quais você precisa tomar algumas medidas antes de prosseguir com o projeto para economizar em correr riscos, o que pode completamente afastar seus planos.

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Os planos de gerenciamento de riscos do projeto são esses mapeamentos pensados ​​que podem identificar, antecipar e empregar soluções caso o projeto tenha problemas / problemas. Um bom plano de gerenciamento de riscos do projeto pode enfrentar problemas inesperados, pois o planejador levou em consideração todos os cenários possíveis que podem dar errado durante a execução do projeto. O combate a incêndios nem sempre é o melhor caminho e pode causar danos negativos a outras fases do projeto.

Um excelente plano de gerenciamento de riscos do projeto pode diminuir o nível de problemas que afetam o projeto em cerca de 80% a 90%, o que é um bom intervalo. Os 20% a 10% sempre podem ser a porcentagem de risco marginal que não é contabilizada. Neste artigo, você examinará os planos de gerenciamento de riscos do projeto e como desenvolver um plano bem pensado para o seu projeto.

O que é risco?

Wikipedia define risco como sendo…

"… o potencial de ganhar ou perder algo de valor."

Com essa definição, percebo-me rapidamente que um risco pode ser compensado de duas maneiras diferentes: você pode obter um ganho magnânimo com ele ou sofrer uma queda. Porém, normalmente percebemos o risco na conotação mais negativa o tempo todo e sempre planejamos mitigar esse risco negativo que antecipamos. O que acontece quando o risco que você corre compensa? Uma compreensão completa do risco ao qual seu projeto está sujeito o fará planejar um sucesso repentino que exigiria muito controle e gerenciamento.

Simplificando, a Wikipedia também define risco como "uma interação não intencional com incerteza" . No caso de projetos e gerenciamento de projetos, o risco é o fator que é uma ameaça potencial para a conclusão bem-sucedida do projeto, dentro do cronograma. Um risco pode ocorrer durante qualquer estágio do ciclo de vida do projeto e pode afetar adversamente todo o funcionamento do projeto, levando-o a desviar-se do plano proposto.

Esses efeitos adversos podem ser uma ameaça constante ou momentânea ao tempo, orçamento, recursos ou mesmo qualidade conferidos ao projeto. Um projeto está sempre em um estado de risco e o gerenciamento de riscos do projeto contribui para identificar e executar ações contra esses riscos no momento certo, da maneira correta. Controlar e gerenciar os níveis de riscos e incerteza é o que um plano de gerenciamento de riscos do projeto procurará e abordaremos esses aspectos nas seções a seguir.

O que é um plano de gerenciamento de riscos do projeto?

Após uma rápida entrada em risco e seu gerenciamento, torna-se essencial que qualquer projeto na linha inclua um plano para gerenciar os riscos previstos para esse projeto. Todos os projetos têm uma porcentagem de risco pairando sobre eles e sempre é necessário ter um plano de gerenciamento de riscos em mãos.

Um plano de gerenciamento de riscos do projeto é basicamente um documento instrucional passo a passo, identificando e antecipando cenários que podem colocar o projeto em risco e encontrar maneiras e meios de solucionar o risco. O plano de gerenciamento de riscos do projeto resume a abordagem de gerenciamento de riscos adotada pelo gerente de projeto e pela equipe, e esse plano de gerenciamento de riscos do projeto geralmente faz parte do plano de negócios do projeto, criado no início do projeto.

O plano de gerenciamento de riscos do projeto sempre conteria os seguintes atributos e elementos:

  • Processo - Este é todo o processo que será adotado para identificar, analisar, avaliar e mitigar riscos ao longo do ciclo de vida do projeto.
  • Orçamento - sempre há riscos nos custos do projeto, pois quando o projeto começa, é provável que ocorram alterações à medida que o projeto prossegue. O método de lidar com essa mudança precisa ser elaborado no plano de gerenciamento de riscos do projeto.
  • Estrutura de detalhamento do trabalho - As estratégias envolvidas no gerenciamento de riscos do projeto devem ser transferidas para a WBS. Como e quando precisa ser incluído no plano de gerenciamento de riscos do projeto.
  • Registro de riscos - A frequência da revisão do registro de riscos deve constar no plano de gerenciamento de riscos do projeto.
  • Funções e responsabilidades - Quando o projeto se deparar com um problema de risco associado, o plano informará o membro do projeto quem está encarregado de qual cenário.
  • Estrutura de relatórios - É o mesmo que com as funções e responsabilidades, mas elabora brevemente a estrutura de relatórios na situação de encontrar um risco e em cujas mãos as decisões precisam mentir.
  • Categorias de risco - O risco precisa ser cuidadosamente categorizado e definido para organização adequada das informações.

Desenvolvendo um plano de gerenciamento de riscos do projeto

O Plano de Gerenciamento de Riscos do Projeto define efetivamente o "como" quando se trata de processos e estruturação de riscos ao longo do ciclo de vida do projeto. Também consistirá no seguinte:

  • Análise ou relatório de antecipação de riscos prováveis
  • Soluções ou estratégias de mitigação que variam de riscos de alto impacto a riscos de baixo impacto

Tudo isso com um objetivo em mente - evitar que o projeto enfrente descarrilamentos .

Existem 6 etapas básicas que precisam ser seguidas para desenvolver um plano de gerenciamento de riscos abrangente e bem-sucedido. Eles são os seguintes:

  1. Identificando o risco e criando um registro de risco

Antes de pensar em gerenciar e mitigar riscos, é importante conhecê-los e identificá-los corretamente. Se você perder um risco ao identificar possíveis ameaças, estará colocando em risco o projeto e sua conclusão.

Para poder identificar completamente todos os riscos, você pode adotar o método de definir primeiro as categorias em que esses riscos podem se enquadrar, por exemplo, riscos de projeto, riscos corporativos, riscos comerciais, riscos orçamentários, riscos de sistema, riscos de pessoas, riscos objetivos de negócios, e muito mais. Estes podem ser subdivididos em categorias mais precisas para facilitar a identificação. Outro método de categorização pode ser em termos de risco externo ou interno. O método PEST também é amplamente utilizado na indústria: divisão baseada em fatores políticos, econômicos, sociais e tecnológicos.

Use uma sessão de brainstorming com os membros da equipe do projeto, especialistas no assunto e partes interessadas para obter uma visão geral das categorias e identificação adequada dos riscos. As PMEs podem ser executivos de uma perspectiva externa olhando para o projeto.

Todos os riscos identificados são detalhados no Registro de Riscos e um nível é anexado a cada risco diminuído. Esses níveis são baseados na provável ocorrência do risco no decorrer do ciclo de vida do projeto e em sua gravidade. O registro de riscos contém as seguintes informações sobre cada risco associado ao projeto e passa por todas as fases do gerenciamento de riscos do projeto:

  • Identificação única
  • Descrição breve
  • Nível de impacto no projeto
  • Possível frequência de ocorrência
  • Indivíduos responsáveis ​​pelo gerenciamento do risco
  • Plano de mitigação
  • Orçamento alocado

  1. Analisando e avaliando riscos

Depois de identificar os riscos associados ao projeto, sua próxima etapa é analisar e avaliar cada risco para determinar seus efeitos na conclusão bem-sucedida do projeto. Os riscos devem ser analisados ​​e avaliados considerando os 2 critérios a seguir:

  • Probabilidade
  • Nível de Impacto

Os gerentes de projeto são instados a classificar cada risco listado no registro de riscos na escala de baixa, moderada e alta taxa de ocorrência provável e baixa, moderada e alta gravidade da taxa de impacto. Eles podem criar uma matriz para traçar essas avaliações, a fim de obter uma idéia saudável sobre os riscos e sua influência no projeto.

Essa classificação e classificação em matrizes podem ser usadas posteriormente para priorizar os diferentes tipos de riscos e permitir que o gerente de projetos implemente medidas no plano de gerenciamento de riscos do projeto. As notas atribuídas aos riscos do projeto podem ser em notas ou classificações numéricas, conforme a equipe e a organização do projeto considerar confortáveis.

  1. Identificação de gatilhos de risco

Divida amplamente sua equipe em subgrupos que cuidarão de cada risco, caso eles ocorram como você previu. Esses subgrupos terão que estudar seus riscos em um sentido mais profundo e reconhecer os gatilhos desses riscos e sinais de aviso, o que pode dizer à equipe do projeto que seu projeto está correndo perigo.

Dica : Como prática padrão, o documento 3 dispara para cada risco alocado no registro de riscos.

Nesse estágio, o gerente de projeto pode determinar as funções e responsabilidades que cada equipe e os membros da equipe assumem quando confrontados com um cenário de risco. O poder autoritário é concedido aos indivíduos para gerenciar e ajustar os orçamentos de cada risco e eles são responsáveis ​​por apresentar idéias e um plano para essas idéias, com o gerente do projeto a reboque.

As funções e responsabilidades podem ser distribuídas com base no departamento, título de trabalho ou experiência do indivíduo ou da equipe. Tente e inclua todas as partes interessadas no projeto para obter informações e conhecimentos sobre o plano de gerenciamento de riscos do projeto. Esses indivíduos podem até contribuir muito para a identificação desses gatilhos de risco que podem ser alistados posteriormente no plano de gerenciamento de riscos do projeto.

  1. Brainstorming para idéias de soluções

Agora, cada equipe assume seus riscos e brainstorms em idéias que subjugam as ameaças. Devem ser medidas preventivas ou planos de contingência tomados pela equipe no início do projeto, para diminuir ou eliminar os efeitos que esses riscos têm na conclusão do projeto. A equipe deve pensar em aproveitar as oportunidades que surgirem, conforme mencionado no plano do projeto na fase de planejamento do ciclo de vida do projeto.

As oportunidades costumam ser os riscos positivos no projeto e, mais frequentemente, essas oportunidades podem de fato neutralizar os riscos negativos nos quais focamos. Os gerentes de projeto devem solicitar à equipe de gerenciamento de riscos do projeto, por meio do plano de gerenciamento de riscos do projeto, que preste muita atenção até mesmo nas oportunidades de mitigar riscos.

Com base nas idéias coletivas que vêm dos vários departamentos e mentes que trabalharam nele, o gerente de projeto precisa tomar uma decisão sobre a definição de um plano de ação (POA) para as soluções. É isso que discutiremos na próxima etapa, que é a criação de um plano!

  1. Criando um plano

Os riscos são identificados, as possíveis soluções ou medidas são levadas em consideração, o que resta criar é um plano de ação para eles. Esse plano de ação é a unidade fundamental do plano de gerenciamento de riscos do projeto e, para um gerente de projeto que possua esse plano, eles precisarão documentar todas as soluções possíveis para todos os diferentes riscos identificados no projeto. Esses planos são basicamente estratégias de mitigação de risco para manter os riscos afastados.

Essas estratégias de mitigação de risco reduzirão as chances de o risco ser realizado ou reduzirão o impacto do risco em questão. Essas estratégias de mitigação de risco nascem das idéias estabelecidas na sessão de brainstorming realizada. Existem dois tipos de estratégias de mitigação. Eles são os seguintes:

  • Preventivo - Esse tipo de estratégia responde à pergunta: “o que você deve fazer agora?” Essa estratégia é projetada de maneira a reduzir a probabilidade do risco ou a seriedade do risco antes mesmo que o risco seja percebido.
  • Contingência - São ações planejadas no evento de realização do risco. Em suma, responde à pergunta: "o que deve ser feito se …?"

Os riscos que têm a maior prioridade precisam ser atendidos primeiro pelo gerente do projeto e seus planos de mitigação precisam ser realizados antes do início do projeto ou conforme o plano de ação. Os riscos com prioridade mais baixa podem ser resolvidos posteriormente, mas não podem ser ignorados ou negligenciados.

O registro de riscos deve registrar e documentar todos os riscos, o responsável pelos riscos, o plano de ação a ser implementado e o custo associado a esses riscos.

  1. Monitorando e revisando riscos

Enquanto o projeto prossegue de acordo com o plano do projeto, ele executa o plano de gerenciamento de riscos do projeto, cuidando de todos os riscos que o projeto possa encontrar no caminho para a conclusão. Como todas as receitas do plano de gerenciamento de riscos do projeto estão documentadas no registro de riscos, é importante revisar este documento em intervalos regulares de tempo. Considere o período da revisão quinzenal.

Mas por que monitorar e revisar? À medida que o projeto avança, há uma chance razoável de que o projeto encontre ou realize muitos outros riscos ou que os riscos previstos no registro possam precisar de uma alteração.

O gerenciamento de riscos do projeto é um processo iterativo e deve ser integrado diretamente ao gerenciamento de todo o projeto. Ele deve ser estreitamente integrado à estrutura de gerenciamento de problemas, porque os problemas não resolvidos conseguem lentamente se tornar riscos em potencial.

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Desenvolvimento de Empreendedorismo