PMO - Ordem ou caos? A maioria de nós prefere um pouco de ambos, mas a ordem na maioria das vezes pode ser um benefício para qualquer projeto. Com muitas entidades se unindo, há também uma chance de uma disputa que pode não ser a melhor maneira de você conduzir seus negócios ou executar seus projetos.

Em uma organização, existem muitos projetos em andamento que beneficiam um modo de vida. Esses projetos nascem de uma necessidade que surge e é responsabilidade dos gerentes de programa e gerentes de projeto ser organizados de maneira a resolver os problemas em questão com facilidade e simplicidade, para que todos possam se beneficiar.

Os projetos são um subconjunto de um programa, e com vários projetos ocorrendo em diferentes momentos, em sucessão, todos com o objetivo de aproximar o programa das metas e objetivos de progresso da empresa. Para lidar com tudo isso acontecendo em momentos simultâneos ou em momentos diferentes, os gerentes de projeto e gerentes de programa precisam ser cautelosos e organizar um PMO ou escritório de gerenciamento de projetos. Esse PMO será o órgão organizador que ajudará em todos os projetos realizados e em todos os programas tratados. Neste artigo, aprenderemos tudo o que você precisa saber sobre um PMO.

O que é um PMO?

Um PMO ( Escritório de Gerenciamento de Projetos ) pode ser perfeitamente descrito como uma entidade centralizada dentro de uma organização específica responsável por estabelecer padrões, manter a disciplina, fornecer um órgão de governança e impor o conjunto correto de responsabilidade para gerenciar e orientar projetos de maneira clara, maneira concisa e consistente.

Padronização e disciplina são importantes recursos importantes que são necessários em uma organização, com o objetivo de executar vários projetos. Esses projetos são realizados pela organização com o objetivo de alterar ou melhorar sistemas ou processos. Com um PMO, você pode recorrer a um órgão organizador que o ajuda a obter vantagens de fornecer

g padrões organizacionais em todos os projetos e no programa realizado. Isso inclui treinamento consistente fornecido às equipes do projeto e muitos gerentes de projeto que lidam com o projeto de acordo com os padrões de gerenciamento de projetos que você propõe.

Com um número crescente de projetos, um PMO é útil, pois implementa uma abordagem consistente de gerenciamento de projetos. Esse corpo centralizado de normas e procedimentos é responsável pelos diferentes aspectos envolvidos no gerenciamento de projetos e pelas metodologias utilizadas. Eles são responsáveis ​​por cada projeto, mantendo um certo nível de aderência quando se trata de qualidade, atendimento ao cliente e quantidade.

Um PMO pode ser composto por um grupo de indivíduos dedicados para liderar e definir os padrões ou mesmo uma única pessoa, dependendo do programa e da escala dos projetos. Com o tempo, à medida que os negócios cresceram em tamanho e capacidade, as organizações passaram a ver a necessidade de ter esse esforço dedicado e concentrado para garantir que seus sistemas e processos pudessem suportar e conter as crescentes demandas e expansões.

o escritório de gerenciamento de projetos pode ser de diferentes tipos e precisa atender às necessidades declaradas pela organização, em seu esforço para fazer com que os projetos adiram aos padrões e normas. Se um PMO é definido com um objetivo claro em mente, com uma base sólida e apoio de patrocinadores e uma abordagem perfeita ao modelo de negócios, pode ser uma potência de criação de valor e excelência de projeto para a empresa.

Colocar o gerenciamento de projetos em primeiro plano é uma ótima idéia. Você pode ter padronização e até monitorar um conjunto de normas para sua equipe de projeto e outros membros associados ao projeto. Então, por que um PMO? Vamos examinar os principais benefícios mapeados quando usamos um PMO:

  • A entrega de um projeto nunca seria tão fácil ; com consistência e eficiência previsíveis, você pode garantir o sucesso
  • Estabelecer uma base para as iniciativas da sua empresa e gerenciar um portfólio organizacional ao mesmo tempo
  • Incentivar a transparência e relatórios financeiros eficientes, com o objetivo de incentivar a liderança
  • Alinhando a estratégia de negócios com os investimentos para medir o nível de sucesso
  • Melhorar a satisfação do cliente e a produtividade dos funcionários para aumentar o desempenho dos negócios
  • Implementar práticas padrão, de acordo com as melhores práticas seguidas em todo o mundo
  • Garantir economias de longo prazo e retorno do investimento ( ROIs ) para todo o treinamento e orientação

O que compõe um PMO?

Um PMO é basicamente composto por três componentes ou facetas diferentes e variadas que contribuem para a eficácia do PMO dentro dos muros das organizações. Essas facetas são altamente interdependentes entre si e o sucesso do PMO realmente depende desses três pilares de força. Essas facetas são as seguintes:

  • Funcional
  • Estrutural
  • Disciplinar

Cada componente é muito diferente um do outro e se complementa de maneira a trazer à tona o objetivo do PMO bem na frente dos negócios e da gerência. Nesta seção, veremos cada um dos componentes e os entenderemos. Quando o fizermos, estamos prontos para montar e iniciar o nosso próprio PMO.

  1. Funcional

Estabelecer o aspecto funcional do PMO é uma iniciação importante que pode melhorar a aparência do seu PMO. A função ou o escopo do PMO precisa ser medido e definido dentro da organização para iniciar o processo. O pedido é mantido para todo o conjunto funcional do PMO e precisa seguir as camadas funcionais mantidas. A próxima imagem mostrará o que exatamente são as camadas funcionais de um PMO e como a ordem é mantida e necessária para o aspecto funcional.

Por definição, um PMO é uma entidade de definição de padrões, que é um órgão de governança para manter a unidade de gerenciamento de entrega, além de ser o sistema de suporte estratégico para a gerência e os membros da equipe do projeto na organização.

Há uma ordem progressiva que é mantida pelo PMO. Cada camada depende da camada externa a ela. Tudo isso sob o microscópio da estratégia implantada pela organização.

  1. Estrutural

Isso forma a base qualitativa do PMO e como isso afeta os elementos de um projeto ou organização - pessoas, processos e sistemas / ferramentas.

  • Pessoas - As pessoas dentro de um sistema PMO são sua unidade de liderança e pessoal que trabalha para elaborar um bom projeto para atingir o objetivo de negócios da empresa.
  • Processo - O processo são os POPs baseados nas disciplinas que o PMO gerencia. Os processos devem ser práticos e vinculados ao fluxo de trabalho de toda a organização. Adaptabilidade, escalabilidade e adesão das pessoas da organização também são os aspectos que precisam ser conformados ao configurar esse aspecto do escritório.
  • Sistema / Ferramentas - As ferramentas devem ser personalizadas de acordo com a disponibilidade de recursos e o conjunto de conhecimentos de seus usuários. Os sistemas devem ser projetados de forma a abranger os seguintes elementos:
  • Todas as informações necessárias em formatos precisos e em tempo real
  • Disciplinas do PMO a serem criadas
  • Deveria ter mecanismos de relatório para garantir a tomada de decisões eficiente o tempo todo

  1. Disciplinar

O Escritório de Gerenciamento de Projetos deve ser configurado para atender aos seguintes quadrantes de gerenciamento de negócios, quando se trata de executar projetos ou programas dentro da organização:

  • Gerenciamento de Comunicação - Comunicação 360 ° para todos os parceiros
    • Gerenciamento de partes interessadas
    • Relatórios e métricas
  • Gerenciamento de recursos - importante para a execução do projeto
    • Gerenciamento de equipe
    • Gestão de fornecedores
    • Aquisição e gerenciamento de ativos
  • Gerenciamento de mudanças - resolvendo problemas e resolvendo cenários de riscos com mudanças
    • Gerenciamento do escopo
    • Gerenciamento de riscos e problemas
    • Gerenciamento de Treinamento e Desenvolvimento
  • Gerenciamento de execução - tempo e custo são aspectos críticos para qualquer negócio
    • Gerenciamento de caminho crítico
    • Gestão financeira

Configurando e executando um PMO

Configurar um PMO não significa apenas finalizar vários critérios e iniciar o trabalho de implementação. Assim como a implementação de um projeto, um PMO precisa do mesmo nível de avaliação, análise, documentação e planejamento para começar. Anotei as 6 melhores etapas necessárias para configurar e executar um PMO que atenda a todas as suas necessidades em um cenário de gerenciamento de projetos, com sua organização e seus projetos. Vamos pular direto!

  • Etapa 1 - Anotar uma avaliação

Compreender os requisitos internos e externos de seus requisitos e seu objetivo de configurar um PMO é essencial para configurar e, eventualmente, executar um PMO. A avaliação é necessária quando se trata de configurar um PMO. Você precisaria analisar e avaliar o status atual da organização do escritório de gerenciamento de projetos e verificar o cenário de destino desejado em que a empresa gostaria de estar.

Para realizar essa avaliação, sugiro que você utilize a avaliação OPM3 (Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos Organizacionais) do PMI do escritório de gerenciamento de projetos que o ajudará a avaliar o nível em que a organização está e o estado atual do PMO que reside nela.

Esta etapa examinará as áreas funcionais que seriam governadas e regulamentadas pelo PMO e as lacunas entre seus negócios e os requisitos do PMO. Confira a seção Disciplinar deste artigo para conhecer os diferentes quadrantes do paradigma de gerenciamento de negócios. Através de um exame cuidadoso dessas áreas, o PMO pode ser colocado dentro do nível de maturidade apropriado.

  • Etapa 2 - Listando as recomendações

Agora que você avaliou onde está a organização do escritório de gerenciamento de projetos e onde o PMO deve intervir, sua próxima etapa é listar cuidadosamente recomendações sobre como preencher as lacunas com processos, pessoas ou sistemas e combinações e permutações dessas . Essas recomendações podem incluir:

  • Tenha análises de porta para melhor tomada de decisão
  • Acompanhe o andamento de seus projetos e, consequentemente, torne os riscos conhecidos para esses gerentes de projeto
  • Ter garantias de qualidade prestadas aos projetos para verificar a aderência às metodologias de gerenciamento de projetos que foram configuradas
  • Treinar, orientar e treinar novos gerentes de projeto nos diferentes processos e sistemas de gerenciamento de projetos implementados para padronizações
  • Colaborar e garantir que todas as etapas e métodos necessários estejam bem documentados para reutilização

Mantenha contato constante com os funcionários que trabalham na organização e peça feedback freqüente, e você poderá descobrir os pontos fracos e os pontos fortes dos processos e sistemas colocados durante a execução de cada projeto.

  • Etapa 3 - Criando um plano de execução

Você tem as áreas que precisam de preenchimentos permanentes, a recomendação e o nível em que estão. Agora vem a parte em que você intervém e cria um plano de implementação para iniciar as coisas. Você tem recomendações de natureza tática, enquanto algumas precisam de uma organização mais profunda; eles são chamados de recomendações estratégicas. Comece com os táticos e, assim como os projetos, mantenha os requisitos de tempo, custo e recursos para desenvolver um plano de implementação.

Receba um buy-in da sua equipe de gerenciamento ao propor o plano de execução que você planejou alcançar, levando em consideração tudo o que precisa ser priorizado. Lembre-se também da visão estratégica da empresa e de como ela é colocada. A alta gerência gosta de ver um gerente dedicado e influente, pronto para caminhar a milha.

  • Etapa 4 - Implementando o plano de execução

Motores a pé … aceleração … mapa em mãos … tudo o que resta a fazer é soltar a embreagem! Passe o zoom para obter um ótimo PMO à sua frente! Embora pareça um desastre quando você faz referência a carros de corrida, mas a execução de um PMO exige diligência e muito trabalho, com um toque de uma perspectiva única a ser alcançada. Dirija-se aos planos táticos estabelecidos e colete essas "vitórias" sob suas asas. Com esse impulso, você está pronto para conquistar a próxima milha.

Mostre o valor que o PMO tem para você a cada vitória que se passa e lembre-se sempre do objetivo em questão, mantendo um olhar severo para não se desviar do plano. O PMO precisa ajudar as pessoas com seus projetos de maneira a se adequar ao padrão da empresa. Com essas breves vitórias, você pode estabelecer a confiança em muitas coisas em que um PMO pode se transformar.

  • Etapa 5 - Comunicar a atualização em intervalos frequentes

A comunicação é um fator extraordinário em nossas vidas que torna as transferências de conhecimento e informação muito convenientes, se utilizadas de maneira eficaz. No caso de configurar e validar os movimentos de um PMO, a comunicação é um componente crucial para seu sucesso e sua implementação significativa. Para um PMO durar, a estrutura de comunicação precisa ser forte e deve abordar todos os envolvidos.

À medida que nos direcionamos para os planos táticos e suas conclusões até as mudanças estratégicas, precisamos ser capazes de comunicar completamente cada atualização de maneira sistemática. Isso garantirá e aumentará a comunicação e atualizará as partes interessadas necessárias sobre o progresso que o PMO está fazendo e qual a adequação da implementação do PMO para a organização.

  • Etapa 6 - Pare. Ver. Consertar. Repetir

A melhoria contínua é a melhor maneira de um projeto ou qualquer empresa crescer e amadurecer nos sistemas e processos que gostaríamos que fossem. Seu PMO teria recomendações de curto e longo prazo. Eles devem ser revisados ​​com frequência, principalmente anualmente, para fazer planos e aproveitar oportunidades deles. A cada revisão, plano e implementação, seu PMO cresce e a organização do escritório de gerenciamento de projetos cresce na implementação de projetos e programas.

Seu PMO não é uma entidade estagnada. Evolui e a maneira como evolui é um processo iterativo. Revise cada oportunidade ou risco encontrado e revise a maneira como o processo está gerando valor. Depois de fazer isso, você será capaz de encontrar lacunas que precisam ser preenchidas, até alcançar a perfeição.

Categoria:

Desenvolvimento de Empreendedorismo