Não apenas mostraremos o processo passo a passo para mapear um plano de estratégia de comunicação claro, específico e por escrito para sua organização, mas também ajudaremos você a classificar nossos motivos para fazer o mesmo.
O professor espiritual Osho fez um comentário quando lhe perguntaram por que ele era muito prolífico enquanto falava sobre seus próprios talentos e habilidades. Ele disse
- Se eu não vou gritar sobre meus próprios talentos, quem mais vai? Se não o fizer, como as pessoas saberão que eu posso ajudá-las com meus recursos e capacidades?
Se você está se perguntando por que precisa de um plano de estratégia de comunicação, é por causa disso - ninguém saberia sobre você até você contar a eles de uma maneira que eles possam entender. Ser casual sobre sua comunicação com as partes interessadas internas e externas é fácil. Mas isso não maximiza o valor do seu negócio.
Se você ainda está pensando sobre o porquê de criar um plano de estratégia de comunicação eficaz para comunicar seus valores, serviços, produtos, missão, visão mais profundos a seu pessoal e clientes, observe os motivos abaixo. Você saberia por que é totalmente significativo.
Razões para construir um plano estratégico de comunicação
- Agenda: Um plano de estratégia de comunicação ajuda a criar uma agenda para uma organização - por que ela existe, a quem serve, como servir, sua missão e visão e como planeja expandir. É uma agenda porque mostra às pessoas da organização como elas devem executar os planos e onde elas precisam ser alcançadas. Os clientes também terão uma visão clara do que podem esperar da organização em um futuro próximo.
- Estratégia: Estratégia é a arte de decidir ir de A a B, onde há riscos significativos envolvidos. Assim, planejar com antecedência o plano de estratégia de comunicação é sempre prudente para uma organização que pretende crescer. Sem planejamento e plano de estratégia de comunicação adequado, a organização não pode ir muito longe ao canalizar as informações que deseja transportar.
- Lembrete simultâneo: a criação de um plano de estratégia de comunicação facilita o atributo significativo de lembrar às partes interessadas internas e externas sobre o que elas estão prestes a fazer ou fazer no momento. Ele programa e reprograma a mente dos indivíduos envolvidos no processo e os unifica para um propósito comum.
- Divulgação: Nenhuma empresa pode ficar no vácuo. Eles são responsáveis por suas ações e, como tudo afeta tudo, cada um de seus movimentos afeta a sociedade direta ou indiretamente. Portanto, o objetivo de construir uma ótima estratégia de comunicação para os funcionários é dar uma divulgação completa sobre o que a empresa está fazendo e como a empresa planeja crescer a comunidade e se abster de práticas antiéticas.
Esses são os quatro principais motivos pelos quais você precisa criar uma estratégia de comunicação eficaz para os funcionários. Você também pode incluir itens como atingir um público maior, tentar buscar mercados melhores para seus produtos e expandir seu horizonte de negócios, mas são motivos secundários (esses motivos podem não ser secundários para você).
Independentemente do motivo, ou mesmo de não ter um motivo para criar uma estratégia de comunicação eficaz para os funcionários, recomendamos que você preste atenção ao restante do artigo. Se executado corretamente, este artigo pode alterar toda a estrutura de comunicação da sua organização.
Vamos começar.
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Articular a situação atual
Sem saber onde você está, como esperaria chegar à frente e chegar a uma determinada situação em que as coisas se alinhariam à sua visão. Não vai até você saber onde está.
A melhor maneira de saber isso é fazer uma análise SWOT. É muito simples. Pegue um papel e divida-o em quatro partes e, em seguida, escreva Forças; em Forças, escreva Fraqueza. No canto superior direito, escreva Oportunidades e, em Oportunidades, escreva Ameaças.
Reserve algum tempo para inserir as entradas. Se você precisar da ajuda de seus colegas ou dos comentários dos clientes, faça o mesmo. Quanto mais precisa você fizer essa análise, mais benéfico será o seu plano de estratégia de comunicação. Saiba que você só pode se comunicar com clareza quando tiver informações concretas e sólidas. Não pule esta etapa. É uma das coisas mais importantes, para começar.
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Organize uma reunião com os principais interessados
Depois de concluir sua análise SWOT, é hora de fazer algumas correções no curso. Você conhece seus pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças. Agora, envolva todas as partes interessadas para discutir quais conclusões você chegou são absolutamente corretas ou gostariam de acrescentar alguma entrada. Se eles adicionarem entradas, ouça e anote.
Em seguida, apresente as conclusões finais após o brainstorm. Se todos os principais interessados concordarem com o mesmo, planeje sentar-se novamente para desenvolver uma visão estratégica. A reunião é importante porque um membro não pode fazer uma organização.
Precisamos que todos fiquem alinhados com o desenvolvimento e expansão organizacional. E se você estiver em uma organização, trabalhando, saberia que existe um termo chamado Johari Window que diz que há um lado sombrio de nós que pode ser melhor representado por outras pessoas.
Portanto, usando o mesmo princípio, na organização, é obrigatório não confiar apenas em seus próprios pensamentos e opiniões e pedir a outras pessoas-chave que as compartilhem também.
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Mapeie um futuro ideal para a organização
Depois que as pessoas-chave dão suas opiniões e sugestões, é hora de traçar um futuro ideal para a organização. Para iniciar o processo, anote tudo o que você deseja que a organização represente. Imagine que você tem todos os recursos, pessoas, dinheiro e talentos para criar um futuro impecável. Em seguida, anote o futuro como você vê.
Não pense na impossibilidade a partir de agora. É uma etapa em que você precisa pensar além do cenário atual, se quiser expandir seus negócios e deixar sua marca. Não deixe a visão ideal vagar em sua mente. Dê forma e estrutura. Escreva da mesma maneira que você vê. O filósofo dos negócios Jim Rohn perguntou:
“É possível ver o futuro antes que ele exista?” Ele respondeu a si mesmo: “É possível ver o futuro antes que ele exista. Porque você pode vê-lo em sua mente antes que ele exista.
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Registre a visão de acordo com a prioridade
Nesta fase, é hora de dar forma. Você precisa ser realista agora. Você precisa sair e fazer a devida diligência. Se você está em um setor de manufatura e gostaria de fazer uma integração com versões anteriores, pense nos recursos, dinheiro e pessoas necessários para realizar o trabalho.
Pergunte a si mesmo - é necessário? Quão valioso pode se tornar a longo prazo? Sente-se com o seu SWOT. O seu SWOT mostra que você tem os pontos fortes nessa etapa? Se sim, vá em frente e, se não, pare.
A maneira mais ideal de priorizar a visão é dividi-la em quatro partes - remoção crítica, não crítica, decisória. Coloque toda a sua visão nessas quatro partes. Pense muito e bem.
Observe os comentários dos clientes, a análise de mercado, julgue as tendências do mercado e, em seguida, tome a opinião dos principais interessados e, em seguida, decida o que necessariamente entraria na fase crítica, que deve ser decisória e não crítica e da qual você pode realmente remover a visão.
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Transforme a visão em objetivos
É hora de sentar com as pessoas-chave da sua organização. Nesse encontro, você apresentaria a divisão que fez da sua visão. Pegue as informações deles e veja se o que você está pensando está em uníssono.
Se não, por que? Descubra o que eles pensam. Adicione de volta certas coisas se tiverem mérito e descarte-as se achar que elas podem ser completamente evitadas. Quando estiver convencido sobre sua visão e prioridade, é hora de definir os objetivos.
Estabelecer objetivos significa que você precisa gravar sua grande visão em pedaços que podem ser alcançados em 3-5 anos ou menos. É importante dividir. Se você não dividir, a execução não acontecerá e você não poderá transformar sua visão em realidade em um futuro próximo.
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Anote as etapas de ação necessárias para alcançar B de A
Depois de definir os objetivos, é hora de fazer um trabalho no nível do solo. Todos sabemos que a imaginação sem execução é uma ilusão. Portanto, é importante ter cada objetivo e decidir o ponto A e o ponto B. A é o ponto em que estamos agora. E B é onde queremos chegar. Não podemos alcançar B até que tomemos algumas medidas de ação.
É hora de escrever cada etapa da ação em detalhes, para que possamos entender onde fazer o que e como abordar a coisa toda de uma maneira simples. Mantenha uma sequência e uma estrutura. Retire uma página para cada objetivo.
No topo, se houver, anote o objetivo e, em seguida, escreva as etapas uma a uma e, em seguida, faça a sequência em ordem de importância. Essa estrutura simples ajudaria a agir e tornaria a execução perfeita.
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Encontre brechas
Se você leu o trabalho de Edward de Bono "Os Seis Chapéus", é hora de usar o chapéu preto. Escrever etapas de ações é super fácil. Mas precisamos ter alguns planos de contingência para lidar com tudo com prudência.
Por que contingência? Porque a qualquer momento as coisas podem dar errado. Você pode enfrentar muitos obstáculos ao longo do caminho que tornarão sua vida infeliz. E se você não tiver um plano de antemão, a única coisa que poderá fazer é ficar preso e ficar ocioso.
Assim, planeje crises. Planeje situações em que as coisas podem dar errado. Planeje emergências. Planeje obstáculos. E então siga em frente com o próximo passo.
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Definir prazos
Depois de ver claramente os pontos negros em transformar sua visão em realidade, é hora de dar mais significado a ela. A organização não pode expandir sem prazos. Alguém disse tão lindamente - Não há objetivos irreais, prazos bastante irreais.
Portanto, é hora de definir prazos para cada etapa da ação que você gravou antes. Seja específico, seja realista e adicione buffer a cada prazo (pelo menos 20% do tempo original que você pensou que levaria a tarefa a ser concluída).
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Atribuir recursos e responsabilidades e compartilhar
Agora você tem uma lista completa de coisas em sua mão. Você já definiu os objetivos, dividiu-os em etapas de ação específicas, encontrou os obstáculos que podem enfrentar por um longo prazo e estabeleceu prazos para cada tarefa.
Agora é hora de atribuir os recursos e descobrir as pessoas que podem executar a tarefa. Essa é a parte mais crítica da construção de uma estratégia de comunicação eficaz para os funcionários. A maneira como você compartilha as responsabilidades diz muito sobre como você gostaria que os planos fossem implementados.
Muitas pessoas pensam que as estratégias de comunicação são uma coisa separada, mas estão profundamente alinhadas com a missão, visão, objetivos, metas e implementação de uma organização. Em cada etapa, você precisa saber como se comunicar com seus subordinados. Portanto, ao atribuir as responsabilidades, verifique se eles têm todos os recursos disponíveis para implementação.
Quando tudo estiver pronto, peça ao seu pessoal para trabalhar de acordo com o prazo. Crie pequenos loops de feedback que ajudam a obter o feedback para cada tarefa e como ela está sendo implementada.
Se a estratégia de comunicação com os funcionários achar difícil de implementar, descubra os motivos. É um problema em relação a recursos / habilidades / clareza / comunicação? E, em seguida, tome as medidas necessárias para alterá-lo. A implementação é muito significativa porque, sem isso, todo o plano de comunicação seria inútil.
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Dica de bônus - Tome medidas corretivas
Esta etapa é mais sobre receber feedbacks e criar uma política de porta aberta, na qual as pessoas possam encontrar seus supervisores a qualquer momento e discutir seus problemas durante a implementação. Se os funcionários não estiverem motivados e não souberem o objetivo maior de uma pequena tarefa, é responsabilidade do supervisor ensinar os funcionários e motivá-los a agir.
Esses supervisores também precisam se reportar aos gerentes e, em seguida, os gerentes se reportam aos gerentes seniores e assim por diante. Isso criará um sistema de feedback eficaz, muito importante para a tomada de medidas corretivas, à medida que os funcionários continuarem implementando a tarefa que lhes foi atribuída.
O plano de estratégia de comunicação não é algo separado. O objetivo das comunicações estratégicas é inerente à essência de definir os objetivos da organização e alcançá-los com o máximo sucesso.
Portanto, se uma organização puder implementar o exposto acima, não seria um problema criar uma estratégia de comunicação eficaz para os funcionários em toda a organização e a mesma transparência também afetaria as partes interessadas externas.
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