Introdução
Neste artigo, veremos um esboço do plano do projeto versus o plano de gerenciamento do projeto. Sempre soubemos e rimos muitas vezes de que a diferença entre um plano do projeto e um plano de gerenciamento do projeto é apenas que a parte "gerenciamento" vem em ser! Mas, falando sério, o que não percebemos é que um plano de projeto difere de várias maneiras de um plano de gerenciamento de projetos e este artigo o ajudará a derramar os grãos de uma maneira muito sistemática e passo a passo maneira.
Bem-vindo ao mundo dos projetos e gerenciamento de projetos!
O planejamento é sempre considerado o estágio mais importante do ciclo de vida do projeto e muito o antecessor de tudo o que ocorre no projeto até sua conclusão. O estágio de planejamento precisa ser levado muito a sério pela alta gerência, gerente de projeto e pela equipe envolvida no projeto. É esse estágio que produz planos e esses planos são descrições completas do que precisa ser feito, onde e em todas as formas e formatos, atendendo a diferentes necessidades.
Por que o projeto precisa de planos?
Se você tem um projeto pequeno ou uma empresa de grande escala, é importante saber que cada projeto não pode apenas prosseguir com várias pessoas trabalhando da mesma forma aleatória à medida que o trabalho prossegue. É importante entender que cada projeto precisa de um plano. Mas porque?
Um plano é quase como um mapa. Um documento de orientação que pode levar o projeto em direção ao objetivo a que se destina. O plano também garante que o momento seja mantido quando um plano for executado. Junto com isso, o plano mantém o status e também lista tarefas que levarão o projeto à sua conclusão bem-sucedida.
Com marcos e distribuição adequada de papéis e responsabilidades, com cronogramas, um plano é um documento saudável e muito bem elaborado através de um documento que abrange um processo passo a passo de uma sequência de ações para atingir um objetivo declarado. Quando o planejamento é realizado de maneira sistemática e precisa, fica mais fácil a execução. Sem um plano completo e abrangente, é difícil obter a execução tão suave quanto você exigiria. Assim, isso custará esforços extras e atrasará e utilizará mais recursos do que o esperado. Para implementar um plano, é essencial saber o que um plano pode fazer por você. Listados abaixo estão 4 pontos que esclarecerão os benefícios do planejamento e da existência de um plano abrangente:
1. Melhorando a comunicação e a resposta do cliente
Normalmente designado como plano de comunicação, um plano pode mantê-lo em contato constante com seus clientes e melhorar e manter relações com eles. Dessa forma, você pode ter certeza de que as negociações ocorrem metodicamente e da melhor maneira possível. Com uma comunicação melhor, surge a oportunidade de entender corretamente as necessidades e desejos do cliente. Isso aprimorará os planos apresentados e a execução seria quase perfeita.
2. Aumentando a transparência de nosso próprio trabalho
Com um plano em prática, você pode saber o que precisa ser feito e a sequência de etapas que levam à conclusão de uma tarefa específica. Dessa forma, até o seu cliente saberá como o processo está ocorrendo e poderá formar uma imagem clara do que os membros da equipe estão fazendo.
3. Tornando-se mais organizado e eficiente
Um plano claro é como uma lista de tarefas a serem seguidas e organizadas. Isso dobrará sua produtividade e fornecerá os resultados desejados. Um projeto organizado é certamente um projeto bem-sucedido.
4. O foco está no objetivo do projeto
Com detalhes, vêm as possibilidades de se desviar e se desviar das metas e objetivos do projeto. Com o desvio, o custo aumenta e os recursos precisariam trabalhar horas extras. Um plano pode mantê-lo no curso e alinhado ao que você deseja alcançar com o mínimo ou nenhum desvio. Isso permitirá que o projeto nunca perca tempo e custo.
Plano do projeto x infográficos do plano de gerenciamento do projeto
Abaixo estão as principais comparações entre Plano de Projeto e Plano de Gerenciamento de Projetos.
Abordagens-quadro:
Os planos podem seguir qualquer uma das duas abordagens a seguir para obter os resultados desejados:
- Abordagem lógica
- Abordagem de desenvolvimento do plano do projeto
Abordagem lógica:
A abordagem lógica depende do gerente de projeto criando uma matriz de 4 colunas e número igual de linhas. Essas linhas teriam o objetivo de desenvolvimento, objetivo de curto prazo, saídas, bem como as entradas que precisam ser fornecidas para obter a saída necessária. Embora o cabeçalho da coluna tenha resumos, indicadores verificáveis, fatores externos que contribuem para o plano do projeto e os vários meios de verificação.
Abordagem de desenvolvimento do plano do projeto:
Essa abordagem incluiria a preparação de um plano de projeto e de um plano de gerenciamento do projeto para incluir as várias etapas do projeto e quais atividades diferentes serão conduzidas para alcançar os resultados necessários. Os planos do projeto incluiriam as necessidades básicas, como objetivo, descrição, análise, recursos necessários e muito mais.
Agora, vamos nos aprofundar nessa abordagem de desenvolvimento do plano do projeto neste artigo. Examinaremos o que essa abordagem desenvolve, o plano do projeto e o plano de gerenciamento do projeto, e o que diferencia esses dois documentos. Fiquei atento para mais!
O que é um plano de projeto?
O Conhecimento em Gerenciamento de Projetos define um plano de projeto para ser…
“… um documento formal e aprovado usado para orientar a execução e o controle do projeto. Os principais usos do plano do projeto são documentar premissas e decisões de planejamento, facilitar a comunicação entre as partes interessadas e documentar linhas de base, escopo, custo e cronograma aprovados. Um plano de projeto pode ser resumido ou detalhado. ”
Visto que PRINCE2 define um plano de projeto para ser:
“… Uma declaração de como e quando os objetivos de um projeto devem ser alcançados, mostrando os principais produtos, marcos, atividades e recursos necessários ao projeto.”
O objetivo de um plano de projeto é poder definir corretamente e com precisão os marcos a serem alcançados pela equipe no projeto, a fim de facilitar e entregar o escopo pretendido do projeto. Um plano de projeto de qualquer nível deve ser capaz de responder às quatro perguntas básicas apresentadas ao seu projeto. Eles são os seguintes:
- O que? - Quais são os resultados / entregas desejados para o projeto? Que trabalho precisa ser realizado para alcançar esses resultados?
- Por quê? - Por que o projeto é retomado? O que ele está tentando resolver?
- Quem? - Quem são os membros da equipe trabalhando no projeto? O que cada membro faz enquanto está no projeto?
- Quão? - Como o projeto será manobrado? Quais são as atividades que farão parte do projeto? Eles levarão o projeto a uma conclusão bem-sucedida?
Você notará que o plano do projeto parece e parece idêntico a um termo de abertura do projeto, mas o que o diferencia desse documento é seu objetivo . Enquanto o regulamento do projeto declara firmemente o conteúdo no papel, um plano é elaborado para dar vida à execução.
Um plano de projeto abrangeria todos os detalhes existentes em um projeto. Não se restringe apenas ao aspecto de gerenciamento do projeto ou à clientela de terceiros que atende aos objetivos. Uma ênfase do plano do projeto na seqüência exata de tudo o que ocorrerá em um projeto. Ele encoraja uma visão detalhada do mapeamento de uma progressão passo a passo para a conclusão do projeto ou, em outras palavras, para atingir seu objetivo e visão, conforme estabelecido no regulamento do projeto. Uma visão detalhada incluiria uma visão saudável da execução de cada tarefa para atingir marcos, gerenciamento de subtarefas e atividades / eventos individuais e controle da situação e, mais importante, da qualidade do processo e de seus resultados.
Na maioria das vezes apresentado como o plano de construção, um plano de projeto normalmente abrange os seguintes tópicos no devido tempo de sua execução:
- Gerenciamento do escopo
- Gestão da Qualidade
- Gestão financeira
- Gerenciamento de cronograma
- Gestão de recursos
- Plano de comunicação
- Mudar a gestão
O que é um plano de gerenciamento de projetos?
Um plano de gerenciamento de projetos, diferentemente do plano do projeto, pode ser definido no único documento usado para descrever a abordagem de gerenciamento de projetos ou o sistema de gerenciamento de projetos usado na implementação do plano de projeto pela equipe do projeto. Isso significaria que, para um projeto em particular, todas as entradas de gerenciamento do projeto nos vários estágios do projeto seriam detalhadas neste documento, com base no plano do projeto, elaborado na premissa do termo de abertura do projeto.
Muitos especialistas encontram uma linha tênue entre esses dois documentos e alguns não encontram linha alguma e usam os dois termos para os planos de forma intercambiável. A partir da 3ª edição do PMBOK, o termo foi padronizado para "Plano de Gerenciamento de Projetos" por uma questão de clareza, mas muitas organizações continuaram colocando os dois documentos como entidades separadas, seguindo diferentes formatos e servindo a diferentes propósitos.
Um plano de gerenciamento do projeto também pode ser declarado como uma entidade lógica composta de muitos planos de gerenciamento para que as tarefas e atividades do projeto funcionem conforme o planejado. Esses planos de gerenciamento não se limitam às 10 áreas de conhecimento declaradas no PMBOK. Esse plano utiliza as melhores práticas, que podem ser implementadas para um cenário específico, e as classifica para a execução bem-sucedida dessa tarefa. Isso garante o culminar da tarefa da melhor maneira possível.
Dependendo da escala do projeto, esse plano pode ser dividido em divididos em planos individuais ou em um único documento por questões de brevidade.
Os planos de gerenciamento de projetos sempre procuram responder à pergunta "como" em vez de "o que" e "por que". Com essa característica, os planos de gerenciamento de projetos informam às equipes sobre "como" conduzir e tratar um cenário específico, usando qual ferramenta ou abordagem de gerenciamento. Isso fortalece a postura do gerente de projetos e de sua equipe, dando a eles um senso de direção e referência.
Em termos dos tópicos cobertos por um plano de gerenciamento de projetos, ele se parece com os tópicos cobertos por um plano de projeto, incluindo gerenciamento de escopo, gerenciamento de qualidade, até o gerenciamento de compras. Um plano de gerenciamento de projetos é adotado e implementado muito antes do início da execução do projeto, garantindo que todas as práticas sejam levadas em consideração e que as melhores práticas de gerenciamento de projetos sejam respeitadas.
Você pode pensar em um plano de gerenciamento de projetos como uma espécie de orientação para ajudá-lo a implementar o plano apresentado à sua frente, para atingir o escopo e o objetivo do projeto.
Principais diferenças entre o plano do projeto e o plano de gerenciamento do projeto
Agora que definimos e entendemos os dois termos e os diferentes, mas similares, planos para um projeto, vamos mergulhar no aprendizado sobre eles pelas diferenças gritantes que os diferenciam. Distinguindo um plano de projeto e um plano de gerenciamento de projetos.
| Plano de projeto | Plano de Gerenciamento do Projeto |
| Plano de visualização de nível superior | Plano de visualização de nível inferior |
| Plano detalhado sobre o início do projeto até o final | Plano detalhado sobre como iniciar o projeto e monitorar todos os seus movimentos até o fim |
| Este plano trata e aborda a questão principal: o que | Este plano trata e aborda a questão principal: como |
| Um documento visionário que plota o projeto em etapas para a visão ou objetivo | Um documento de execução que plota as atividades do projeto e as ferramentas e técnicas que serão usadas para alcançar a visão / objetivo declarado no plano do projeto |
| Dá ao gerente do projeto a visão de como serão as etapas e os estágios do projeto | Dá ao gerente do projeto o plano definitivo e desenvolve um sistema para executar a visão do plano do projeto |
Do ponto de vista do exame PMP, você precisará desfocar as linhas entre um plano de gerenciamento de projetos e um plano de projeto e pular na onda dos dois documentos iguais. A 3ª edição do PMBOK não os considera documentos separados, mas os agrupa sob o nome de "Plano de Gerenciamento de Projetos", conforme declarado anteriormente neste artigo. Escrevi este blog na perspectiva de ser uma boa leitura e uma boa fonte de conhecimento para indivíduos que usaram ou se depararão com esses termos, sendo usados separadamente e de maneira bastante independente em suas organizações.
Conclusão
Um plano de projeto e um plano de gerenciamento de projetos são documentos essenciais usados no ciclo de vida de um projeto e garantem que você tenha sempre um bom funcionamento do seu projeto. Ser capaz de estar no controle total do seu projeto significaria que seu planejamento foi realizado com dedicação sincera e organização completa. O planejamento, quando realizado de forma satisfatória, constitui 80% do trabalho, o que é uma vitória certa para você como gerente de projeto.