Técnicas de gerenciamento de projetos - Introdução
Aspirando a ser um gerente de projeto? Ou, aspirando a ser um gerente de projeto melhor? Por que não pular para o melhor? A cada milha de sua carreira, é importante que você verifique suas técnicas de gerenciamento de projetos e nível de conhecimento e faça esforços para se tornar melhor do que você é agora. Para aproveitar uma oportunidade em um projeto, você precisa lidar com uma. Suas técnicas de gerenciamento de projetos precisam ser aprimoradas o tempo todo. Através dessas habilidades de gerenciamento de projetos, será capaz de liderar o projeto de maneira eficiente e eficaz e ter um projeto bem-sucedido em mãos. Os projetos são de todas as formas, tamanhos e apresentam diferentes problemas, problemas e condições para trabalhar. À medida que o escopo do projeto é ampliado, a complexidade do projeto aumenta, assim, permitindo que os gerentes de projeto lidem com todas as nuances de maneira profissional, através de seus conhecimentos e técnicas impecáveis de gerenciamento de projetos.
Espera-se que um gerente de projeto desenvolva suas melhores habilidades de gerenciamento de projetos e conduza-o. Menos soluços ao longo do caminho, a experiência ou o calibre do gerente de projetos são determinados a partir daí. O artigo das técnicas de gerenciamento de projetos abordará 8 áreas diferentes de conhecimento necessárias para um gerente de projeto eficiente. Faça o teste a seguir para auto-avaliar suas técnicas de gerenciamento de projetos e preencher a lacuna que está impedindo que você tenha uma grandiosidade!
Vamos testar as águas (técnicas de gerenciamento de projetos)
Aqui está um conjunto de 20 perguntas para você se avaliar. Essas perguntas são baseadas nas técnicas de gerenciamento de projetos exigidas no setor e, como gerente de projetos, você certamente desejará ter proficiência nelas. Leia atentamente as perguntas antes de tentar respondê-las, oralmente ou em uma folha de papel. Respire fundo e vá em frente!
Nota : Este não é um teste competitivo e é um teste de autoconsciência para medir seu nível com técnicas de gerenciamento de projetos.
Integração de projetos (técnicas de gerenciamento de projetos)
- Q1 No início de um projeto, você descreve oficialmente o quê, por que, quem, como e quando e documenta esses detalhes no Estatuto e no Plano do Projeto?
- Q2 O projeto por si só é cheio de complexidades e muitas variáveis, que são sujeitas a alterações com muita frequência. Você, como gerente de projeto, acompanha o fluxo ou mantém a flexibilidade, mesmo ao planejar o inevitável?
O que você precisa fazer : Para que todos no projeto compreendam as funções dos diferentes elementos do projeto juntos, é importante que os membros da equipe do projeto conheçam os diferentes elementos que colaboram para alcançar o quadro geral.
O quadro geral será o objetivo ou o objetivo do seu projeto; o problema a ser resolvido ou a alteração a ser implementada. Todos os elementos sobre os quais falamos devem eventualmente se unir para concretizar o objetivo do projeto. Tudo o que é adotado ou implementado deve ser cuidadosamente alinhado aos objetivos da empresa, que é então cascateado com os objetivos do projeto.
Uma Carta do Projeto abrangente e um Plano de Gerenciamento do Projeto devem abranger a idéia do gerente de projeto de como o projeto alcançaria com sucesso a meta que se destina a atingir. Esses documentos conteriam as necessidades básicas do projeto, bem como os papéis e responsabilidades desempenhados e conduzidos pelas várias partes interessadas e membros do projeto, tornando muito mais fácil lidar com situações variadas. Essa pode ser uma plataforma perfeita para mostrar suas habilidades de gerenciamento de projetos.
Para preparar esses documentos, consulte os artigos sobre a Carta do Projeto e o Plano de Gerenciamento do Projeto.
Gerenciamento de qualidade - (técnicas de gerenciamento de projetos)
- Q3 Você se concentra apenas em fornecer especificações dentro do prazo e do orçamento? Esses aspectos do projeto são os mais importantes para você como gerente de projetos?
- Q4. Você utiliza os requisitos estabelecidos pelos clientes / partes interessadas como medidas de qualidade comparadas ao longo do projeto?
O que você precisa fazer : Qualidade é a maior produção cuidada e procurada pelos clientes e pelas partes interessadas. Um produto de qualidade fala muito sobre seu processo e etapas pelas quais passou para obter os resultados desejados. Tempo, custo e escopo todas essas restrições triplas apontam e convergem para a qualidade da produção e aumentam o valor da marca de qualquer produto ou serviço prestado. Suas habilidades de gerenciamento de projetos em gerenciamento de qualidade desempenham um papel crucial aqui e podem contribuir imensamente para o seu projeto.
Sendo o principal benefício do produto, a qualidade pode levar os clientes a pedir mais e às partes interessadas para instilar confiança no gerente de projeto e na equipe. Especificações e necessidades devem ser obrigatoriamente discutidas com os patrocinadores do projeto, se houver uma restrição. Negociar e permitir que você entenda que tipo de qualidade é exigida pelos consumidores desses produtos é simplesmente essencial para o seu sucesso como gerente de projetos.
Para isso, é necessário fazer uma pesquisa detalhada do mercado e do consumidor antes de iniciar o projeto, a fim de manter a qualidade no nível do cliente dentro do seu projeto e não correr atrás de um nível de qualidade inadequado.
Gerenciamento de escopo - (técnicas de gerenciamento de projetos)
- Q5 No início de um projeto, você trabalha meticulosamente com os patrocinadores do projeto para negociar e concordar com as entregas específicas a serem realizadas durante o curso do projeto?
- Q6 Você define e anota especificamente as necessidades e expectativas que as partes interessadas têm do projeto e analisa e usa cuidadosamente essas expectativas para gerenciar o escopo do projeto?
O que você precisa fazer : Manter o projeto em seus limites definidos geralmente é uma tarefa para os gerentes de projeto, pois um projeto pode facilmente sair do escopo e passear. Isso pode afetar drasticamente os prazos, orçamento e recursos atribuídos ao projeto. Para que essas circunstâncias sejam analisadas e tratadas, é muito essencial que os gerentes de projeto definam cuidadosamente o perímetro do projetor, ou seja, o escopo do projeto, colocando seu plano de gerenciamento de projetos em primeiro plano. Isso precisa ser feito no início do projeto, com a adesão dos patrocinadores do projeto, e as entregas acordadas precisam ser programadas para esta atividade de definição de escopo.
Prever o que as partes interessadas do projeto têm em mente e conhecer as áreas restritas é um bom conhecimento para qualquer gerente de projeto. Cada expectativa e requisito, tanto das partes interessadas quanto dos clientes, precisa ser cuidadosamente estudado e analisado antes de preparar uma definição de escopo e, durante toda a execução do projeto, um gerente de projeto deve ser capaz de manter o projeto dentro de seus limites.
Gerenciamento de equipe (técnicas de gerenciamento de projetos)
- Q7 Você prefere gastar seu tempo em uma sala de reuniões desenvolvendo idéias em vez de explicá-las para outras pessoas em uma sala de conferências?
- Q8 Você acha que é necessário monitorar as pessoas depois que elas prometeram fazer uma tarefa para você?
- Q9 Você acredita que as pessoas devem ser motivadas para realizar seus trabalhos ou você tem uma opinião sobre seu nível de motivação?
O que você precisa fazer : As equipes são construídas a partir de esforços colaborativos feitos por um grupo de pessoas, todas com funções diferentes na organização, definidas para atingir um único objetivo de que a empresa precisa. Criar essa equipe é uma importante técnica de gerenciamento de projetos e é essencial para um gerente de projetos realizar o trabalho da melhor maneira possível. “O trabalho em equipe faz o sonho funcionar.” - essa citação especial sempre se mantém fiel ao seu ditado e tem sido o principal fator para os projetos de maior sucesso no país.
Responsabilizar as pessoas de uma equipe e se comprometer com uma meta pode trazer idéias e inspirações variadas. Essa atividade não apenas ajudará o projeto a atingir sua meta, mas também melhorará a qualidade do pensamento prestado ao projeto em um milhão de vezes.
Enquanto uma equipe nunca é uma equipe dos sonhos ou pura perfeição, é certamente uma que se assenta na confiança. Embora cada membro da equipe seja diferente, um gerente de projeto deve transmitir instruções claras aos membros da equipe para realizar as tarefas fornecidas para atender às expectativas. Boas técnicas de gerenciamento de projetos determinariam que o monitoramento fosse feito através de um sistema e não nas mesas.
Os gerentes de projeto têm o dever em relação à equipe de manter o nível de motivação dentro da equipe em seu nível máximo ideal. As atividades da equipe podem ser promovidas em intervalos frequentes. Isso pode aumentar o nível de motivação e percorrer cada membro como sua auto-motivação.
Gestão de Pessoas
- Q10. As equipes do projeto posteriormente se dissipam quando o projeto chega à conclusão. Então, como gerente de projeto, você se preocupa com cada personalidade individual da equipe? Como você seleciona os membros da sua equipe: com base nas habilidades técnicas ou por influências fora do trabalho?
- Q11 Você gerencia o desempenho individual e coletivo deles como parte do processo geral de avaliação do projeto?
O que você precisa fazer : Os membros da equipe com os quais você colabora precisam ser a combinação certa de todas as coisas boas. Com habilidades interpessoais, técnicas e técnicas de gerenciamento de projetos impressionantes, o gerente de projetos precisa ser eficiente nas técnicas de gerenciamento de projetos, para trazer o melhor de cada membro da equipe e não apenas encará-los como um grupo que busca um objetivo juntos.
Ajudar os membros da sua equipe a alcançar alturas, por sua vez, leva você e seu projeto a atingirem seu pico. Mantenha as expectativas de desempenho e faça alocações de tarefas bem elaboradas. Acompanhe o desempenho dos membros da sua equipe nas expectativas estabelecidas e como você pode ajudar a contribuir para elevar a fasquia para eles. Sessões constantes de feedback e objetivos de aspiração precisam ser discutidos com eles. Isso os ajudará a preencher a lacuna e a alcançar resultados tremendos para o seu projeto.
Gerenciamento de custos
- Q12 Você considera diferentes alternativas de custo ao desenvolver o plano de orçamento e orçamento do projeto?
- Q13 Você inclui buffers extras no orçamento durante a previsão dos custos, com a esperança de estar abaixo do limite definido?
O que você precisa fazer : O planejamento de custos aparece como o cerne dos negócios, pois eles definirão a receita e o retorno do investimento. As boas técnicas de gerenciamento de projetos exigem que os gerentes de projetos sejam extremamente cautelosos e alertas ao definir o orçamento do projeto e ajuda-os a levar em consideração todos os fatores necessários antes da finalização.
Os orçamentos devem ser planejados sistematicamente e devem envolver estimativa precisa, orçamento e controle dos fundos. Isso é muito importante, pois as decisões são baseadas no fator de custo. Como você lida com o orçamento do seu projeto determinará o desempenho da empresa. Ao executar o custo do projeto, você precisará levar em consideração todas as diferentes variações e alternativas que aparecerem e incluí-las no orçamento final. Adicionar buffers pode ser benéfico em alguns casos, mas pode ser impreciso em alguns. Esta é uma decisão pura e envolve experiência com suas técnicas de gerenciamento de projetos. Isso também exige que o gerente de projeto leve em consideração as conseqüências da criação de um número de previsão formidável.
Gerenciamento de Cronograma
- Q14 . Você comunica com mais frequência aos membros da sua equipe o que precisa ser feito em que prazo e espera que eles dividam o trabalho e gerenciem seu tempo para concluir as tarefas conforme o esperado?
- Q15 Quando um projeto fica atrasado, você se reúne com sua equipe e implementa medidas para colocar as coisas de volta nos trilhos ou inicia o jogo da culpa?
- Q16 Você define cronogramas para os membros de sua equipe para as tarefas do projeto e os ajuda a se coordenarem efetivamente com os outros, para atender às suas necessidades?
O que você precisa fazer : Como mencionado acima na seção Gerenciamento de escopo, é muito fácil o escopo se estender e o cronograma sair da pista. Isso pode ser um atraso para o projeto, mudando tremendamente o cronograma. Isso pode ter efeitos adversos nos custos efetuados no projeto e pode queimar os recursos também.
Um gerente de projeto, colocando todas as suas técnicas de gerenciamento de projetos em teste, precisa estar na vanguarda desse cenário e cronometrar as tarefas com margens de erro, além de estar em posição de usar oportunidades para encobrir os atrasos, nivelando as tarefas concluídas. em um prazo mais curto. Os gerentes de projeto terão que comunicar cronogramas com precisão aos membros de sua equipe e permitir que eles saibam as conseqüências dos atrasos e os custos para a empresa. Na pior das hipóteses, quando o trabalho desencaminha o projeto, é obrigatório que o gerente se sente com os membros da equipe afetados pelo atraso e encontre uma solução para colocar as coisas de volta nos trilhos.
A maioria dos membros da equipe é composta por executivos com capacidade técnica e pode precisar de ajuda periodicamente quando se trata de gerenciamento de tempo e gerenciamento de cronograma. Os gerentes de projeto serão a única e melhor pessoa para ajudá-los a planejar suas tarefas e dividir as atividades para obter tudo certo no prazo.
Habilidades de comunicação
- Q17 Conforme as técnicas de gerenciamento de projetos determinam, você mantém todos os envolvidos no projeto atualizados sobre os procedimentos do projeto com reuniões regulares e distribui adequadamente todos os relatórios de desempenho e status e documentos do projeto?
- Q18 Você se esforça para apresentar as informações do projeto em um formato fácil de usar e de fácil acesso para melhor clareza e transparência?
O que você precisa fazer : A comunicação é o processo de gerenciamento de projetos mais importante para qualquer gerente de projetos. É o processo de gerenciamento de projetos que suporta e está interligado com todas as outras técnicas de gerenciamento de projetos mencionadas no artigo. Ser capaz de trazer uma pitada de clareza aos seus métodos e maneiras pode aumentar sua eficiência como gerente de projetos e pode levá-lo a apresentar suas idéias e motivos com bastante fluência.
As partes interessadas no projeto normalmente precisam de clareza quando se trata do que está acontecendo com o projeto e precisam de dados e informações apresentáveis o tempo todo. Comunicar essas informações de maneira clara e concisa é a necessidade da hora. Diferentes partes interessadas no projeto precisam de diferentes níveis de comunicação e o gerente do projeto precisa garantir que continue assim.
Criar painéis de projeto e utilizar vários planos e ferramentas de gerenciamento de projetos e técnicas de gerenciamento de projetos pode ser bastante útil para manter um ambiente colaborativo com ótima comunicação. A comunicação eficaz é uma das partes principais do processo de gerenciamento de projetos e não pode ser ignorada, para dizer o mínimo.
Então, como você marcou? Quais são as áreas das técnicas de gerenciamento de projetos que precisam de polimento? Ou quais são as áreas completamente novas para você? Comece a trabalhar com suas técnicas de gerenciamento de projetos e faça com que as pessoas se voltem para você e digam: “Uau! Esse é o tipo de gerente que eu gostaria de ser! ”
Cursos Recomendados
Este foi um guia para as técnicas de gerenciamento de projetos. Aqui discutimos o conjunto de questões que se baseia no gerenciamento de projetos e são exigidas pelos gerentes de projeto. Você também pode consultar os seguintes cursos de técnicas de gerenciamento de projetos para saber mais -
- Membros da equipe do projeto
- Gerenciamento das partes interessadas do projeto
- Gerenciamento da Qualidade do Projeto
- Gerenciamento de Comunicação do Projeto
- Gerenciamento de tempo do projeto