Relatórios de Gerenciamento de Projetos
A comunicação desempenha um papel vital na evolução de tudo que nós, seres humanos, giramos em nossas mãos. Seja no mundo dos negócios através de um determinado meio, sempre acabamos transmitindo nossa mensagem ou opiniões para que outros sejam receptivos e consumam os pensamentos em nossa mente. Na configuração de um relatório de gerenciamento de projetos, recebemos essa comunicação eficaz na forma de relatórios. Nos relatórios de gerenciamento de projetos, existem muitos relatórios diferentes que são cuidadosamente construídos e enviados para selecionar indivíduos ou grupos de pessoas, para que nossa comunicação sobre os procedimentos do projeto seja clara, precisa e eficaz.
Neste artigo, examinaremos o mundo dos relatórios de gerenciamento de projetos e tudo o que ele abrange.
Por que precisamos de um relatório de gerenciamento de projetos?
A introdução afirma claramente a necessidade de comunicação eficaz entre os membros da organização e os externos à organização e, para esse fim, temos relatórios de gerenciamento de projetos em vigor. Embora na maioria dos casos, muitas vezes tenhamos diferentes mídias se comunicando com grandes públicos-alvo e a comunicação prestada possa ser totalmente inútil para quem a recebe, é exatamente aqui que precisamos procurar uma comunicação eficaz, em que a comunicação é clara, precisa e precisa. apenas sobre o que é necessário. Nunca teríamos que nos preocupar em atualizar as diferentes partes interessadas na lista de projetos, se tivermos um sistema eficiente de relatórios de gerenciamento de projetos para isso.
Com um sistema de relatórios de gerenciamento de projetos em vigor, você tem um processo regular e formal de distribuição de relatórios que atualizará os principais interessados sobre os aspectos do projeto que eles precisam conhecer. Dessa forma, você pode proteger os membros da equipe do projeto e as partes interessadas do projeto de quaisquer surpresas inesperadas e coisas extremamente críticas a serem conhecidas. É através de relatórios que entendemos o progresso do projeto e o ritmo em que ele está sendo executado no plano do projeto. Nós até entenderemos o que impede o projeto de avançar mais rapidamente e teremos a chance de analisar os vários aspectos do projeto em relação ao plano de gerenciamento do projeto, que foi configurado com eficiência antes.
Além de ser um dos aspectos centrais da comunicação, os relatórios de gerenciamento de projetos podem ser efetivamente usados pela gerência para manter um histórico documentado do projeto e de seus procedimentos. Com essa história, as análises podem ser realizadas para extrair lições, avaliar os processos e conhecer os pontos fortes e fracos da maneira como o projeto progride. Essas lições podem ser incorporadas ao aprendizado principal do escritório de gerenciamento de projetos da organização e resumidas a todos os diferentes projetos da organização.
Para resumir, os relatórios de gerenciamento de projetos esperam ser:
- O elo de comunicação eficaz entre todas as diferentes partes interessadas no projeto e na organização
- A mão amiga na coleta de dados e informações importantes, a fim de acompanhar e registrar os procedimentos do projeto
- O sistema que garante o recebimento de informações ao pessoal necessário sempre que necessário
- O ponto dos anúncios quando o projeto atinge um marco
- A espinha dorsal do entendimento da organização sobre o projeto, seu gerenciamento, seu plano e seu objetivo
Os 5 principais tipos de ferramenta de relatório de gerenciamento de projetos
Nesta seção, examinaremos 5 tipos diferentes de ferramenta de relatório de gerenciamento de projetos que existem quando se trata de relatórios de projeto no gerenciamento de projetos e em seu sistema. Cada um desses tipos desempenha um papel central no desenvolvimento do projeto e na transição suave do projeto, desde os estágios iniciais até o estágio de sucesso.
Relatório nº 1 do quadro de horários
Juntamente com todos os aspectos do projeto sob seu comando, como gerente de projeto, um dos relatórios de gerenciamento de projetos mais importantes que podem aparecer em sua lista de relatórios deve ser o Relatório do Quadro de Horários. Neste relatório, você encontrará todos os detalhes referentes ao tempo que seus recursos investem enquanto trabalha no projeto.
Um relatório do quadro de horários pode ser muito interessante e útil para a ferramenta de relatório de gerenciamento de projetos, pois pode verificar os seguintes detalhes:
- Tempo que cada funcionário investiu
- Trabalho concluído em um dia, semana ou mês específico
- Responsabilização de cada membro da equipe em relação à tarefa que lhes foi atribuída
- Sobrecarga ou subutilização de recursos nos projetos
- Gerenciamento de pessoas a ser renderizado para um recurso específico
Esse relatório precisa ser distribuído pelos gerentes de projeto aos membros de sua equipe. Um gerente de projeto pode recorrer ao uso da ferramenta de relatórios de gerenciamento de projetos para rastrear o tempo. Essa ferramenta de relatório de gerenciamento de projetos pode ser usada pelos membros de sua equipe para controlar com precisão o tempo. Dessa forma, um gerente de projeto tem uma ideia completa do tempo e esforço gastos na conclusão de uma tarefa específica ou de todo o projeto.
# 2 Relatório de Despesas
Imagine uma situação em que você está acompanhando o projeto e, na sua opinião, ele está ocorrendo sem problemas, conforme o planejado. Os membros da sua equipe estão ótimos e as tarefas estão indo conforme o planejado, dentro dos prazos. No encerramento da execução do projeto, você e os membros da sua equipe reúnem suas despesas totais no projeto e calcula o orçamento consumido pelos recursos e cada material usado. Para sua surpresa, seus cálculos o assustam, pois o custo incorrido está muito além do orçamento alocado para o projeto e o que você achou que era um projeto bem-sucedido é, de fato, um projeto que se afogou em perdas. Talvez não tenha saído como planejado, se você tivesse um Relatório de Despesas fazendo as rondas semanalmente, poderia ter previsto isso e tomado medidas corretivas para impedir que o projeto ultrapasse seu orçamento.
Um Relatório de Despesas detalharia todas as despesas incorridas e você também poderá manter essas folhas na frente do orçamento planejado. Esse relatório pode ser visualizado pelo gerente de projeto e pelas partes interessadas, que aprovam orçamentos semanalmente, mas o registro das despesas, grandes ou pequenas, deve ser realizado em tempo real.
# 3 Relatório de status do projeto
Um dos relatórios mais importantes de gerenciamento de projetos é o Relatório de status do projeto. O fato de ser o relatório abrangente é o que o torna importante. O status do projeto inteiro deve refletir neste único relatório. Você pode colocá-lo em um formato de gráfico e gráfico ou colocar os dados e informações à sua frente na forma de planilhas.
O relatório de status do projeto mestre será indicativo dos seguintes status referentes ao projeto:
- Trabalho concluído
- Prazo atrasado
- Variação no cronograma (planejado vs. reais)
- Variação no custo (planejado versus real)
- Rastreamento de problemas
- Rastreamento de riscos
- Tarefas pendentes
Além disso, você pode adicionar ou subtrair o que precisa saber sobre esse projeto e seu status. Para mais informações sobre os Relatórios de Status do Projeto, você pode visitar a postagem do blog que li recentemente, aqui. Feliz gerenciamento de projetos se reportando a você!
Relatório de carga de trabalho de recurso # 4
Semelhante ao Relatório do Quadro de Horários, o Relatório de Carga de Trabalho de Recursos acompanhará a quantidade de trabalho atribuída a cada membro da equipe do projeto. Este relatório de gerenciamento de projetos é muito benéfico para o gerente de projetos em atribuições ou alocação de trabalho. Todos os membros da equipe também são atualizados com este relatório para que possam verificar suas atribuições para a semana e, se houver escassez de trabalho, poderão abordar o gerente de projetos e iniciar o trabalho que podem fazer.
O Relatório de Carga de Trabalho de Recursos também pode ser usado para prever a carga de trabalho do projeto em um dia específico, para que o gerente do projeto possa estar à frente do jogo e, consequentemente, mover o plano do projeto à medida que a carga de trabalho continua. Eles podem até elaborar um plano adequado e manipular o trabalho pendente ou no pipeline.
Relatório de portfólio nº 5
Este é um relatório de gerenciamento de projetos, especialmente para gerentes de projetos que lidam com mais de um projeto a qualquer momento. Este relatório mostra seu portfólio em funcionamento para os vários projetos que eles possuem. Como visto, este relatório do portfólio mostrará o número de projetos que o gerente de projetos está lidando e garantirá que as datas importantes estejam ao lado das menções do projeto. Essas datas incluirão todas as datas dos marcos, a data de conclusão do projeto e também indicarão o status atual do projeto à medida que ele avança de um estágio para outro.
Este é um relatório bastante pequeno e pode ser opcional para muitos. Achei isso muito essencial para mim e me ajudou a acompanhar todos os meus projetos e o que precisava mais da minha atenção do que o outro naquele momento específico.
Melhores relatórios de projeto nas práticas de gerenciamento de projetos
A criação de um relatório de projeto no relatório de gerenciamento de projetos pode levá-lo a passar noites sem dormir e madrugadas pensando no que vem a seguir, no que estou construindo como meu projeto e com o que meus relatórios se parecem. Nesta seção, veremos o seguinte:
1) Como criar um relatório de projeto simples no gerenciamento de projetos
2) Maneiras de tornar significativos os relatórios de projetos no gerenciamento de projetos
# 1 Os aspectos da criação de um relatório de projeto simples no gerenciamento de projetos
Agora, examinaremos as diferentes maneiras e meios de relatar projetos no gerenciamento de projetos que você pode instilar no seu relatório de gerenciamento de projetos para obter a eficiência necessária.
- Reutilizar relatórios existentes - o uso de modelos de projeto pode ajudá-lo a não perder nada e pode direcioná-lo exatamente para o que você precisa durante a coleta de requisitos do projeto e a coleta de dados e informações.
- Use dados direto ao ponto - não fique parado e chegue ao ponto com os dados certos e, mais importante, os dados precisos dos seus relatórios.
- Mantenha os rótulos simples - ao rotular seus gráficos e tabelas ou linhas e colunas de dados, verifique se eles são curtos e precisos.
- Os dados devem ser acionáveis - o que você representa em seu relatório, eles não devem ser dados estáticos, mas informações que podem ser usadas ou mostrar algum movimento no projeto.
- Forneça espaço para as pessoas responderem ao relatório - reserve dias após o lançamento do seu relatório para pedir às pessoas sua opinião sobre as coisas que são exibidas no relatório.
- Verifique com as pessoas o entendimento do relatório - sente-se com as pessoas da sua equipe, de outras equipes, de seniores e da alta gerência e pergunte a eles sobre a impressão que seu relatório lhes dá ao liberá-las.
- Delegar Relatórios de Gerenciamento de Projetos - tenha um indivíduo dedicado para preparar os relatórios para você e não faça isso sozinho; você estará perdendo tempo.
- Os gráficos funcionam melhor - sempre recorra a gráficos e representações gráficas em vez de planilhas de dados, pois elas contarão melhor a história do projeto.
# 2 maneiras de tornar significativos os relatórios de projetos no gerenciamento de projetos
Para tornar seu relatório de gerenciamento de projetos mais significativo, é essencial que você transmita apenas as informações necessárias. Ao transmitir essas informações, é crucial que você mantenha uma certa orientação; caso contrário, há uma boa chance de você estar jogando com dados e informações em todo o lugar. Para dedicar menos tempo à compilação de um relatório e torná-lo atraente para o leitor, você precisa seguir as linhas que desenha e fornecer respostas para as seguintes observações:
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Trabalho concluído
Declare em seu relatório o que aconteceu durante a semana ou defina uma janela de tempo exigida por você, digamos, quinzena ou mês. Realize uma recapitulação de tudo o que foi dito e feito no mundo do seu projeto, em seu relatório. Você poderá dimensionar seu progresso e, consequentemente, ter uma ideia do que acontece a seguir.
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Qual é o próximo
Concentre sua atenção na próxima etapa do seu projeto e verifique se você possui um relatório de gerenciamento do projeto, informando o plano de ação que ocorre depois de elaborar as vitórias e perdas do período contábil anterior. Mantenha a luz relatada e não foque ou amplie uma determinada área do seu relatório. Embora você precise se aprofundar nos detalhes como gerente de projeto, os relatórios enviados a outras pessoas no projeto podem não precisar desse nível de informações detalhadas. Conheça o seu público e elabore relatórios de acordo.
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Obstruções
Antecipe os problemas que você prevê e liste-os nos seus relatórios. Alguns relatórios podem não ter o conceito de problemas listados, mas, sempre que possível, garanta que seus stakeholders saibam que você levou em consideração os problemas ou obstáculos que você pode enfrentar ao executar um estágio específico do seu projeto. Relate-os com planos de ação que podem ser implantados quando essas obstruções forem enfrentadas.
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Desenhe uma tendência
Mantenha um gráfico de progresso sempre à mão e verifique se você tem uma linha de tendência para cada empreendimento que empreendeu. Continue assim e você terá um momento para cuidar. Os indicadores-chave de desempenho mostram como o projeto é tratado e isso o ajudará imensamente com os relatórios de gerenciamento do projeto.
Artigos de recomendação
Este possui um guia para o relatório de gerenciamento de projetos. Aqui também discutimos os 5 principais tipos de ferramenta de relatório de gerenciamento de projetos. Você também pode consultar os seguintes artigos.
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