5 etapas mais fáceis e fáceis de resolver seus problemas de e-mail

Se você concorda ou não, se você é uma daquelas pessoas que se distraem facilmente, o email é um dos principais motivos. Você fez ajustes e usou muitos truques, mas sua caixa de entrada não parece funcionar como você deseja. Neste artigo, você aprenderá a ser um ninja de email que irá lidar com todos os problemas de email. Tudo o que você precisa fazer é escolher qualquer um dos métodos a seguir e pronto.

Mas os métodos de articulação não ajudarão você a lidar com uma distração tão avassaladora. Você precisa de sanidade primeiro. Então, vamos trazer um pouco de sanidade aos seus problemas de email e depois falaremos sobre 5 coisas simples que você pode usar para encerrar todos os problemas da sua conta de email.

Trazendo sanidade

Quantas vezes você checou seus e-mails por dia? Se você é um profissional que trabalha ou alguém que precisa ler muitos e-mails, os números seriam 100, 200 e até 500. Mas quantas pessoas você conhece que estão checando suas caixas de entrada (várias) 500 vezes por dia e sentindo sanidade ? Você está certo. Não pode haver ninguém no mundo que gostaria de verificar e-mails 500 vezes por dia. Mas eles não parecem parar seu vício.

Mas em meio a esse vício, você percebe que, devido a esse vício na caixa de entrada, está perdendo horas preciosas regularmente, dia após dia? E seu melhor trabalho ainda está desfeito, o projeto dos seus sonhos ainda não foi realizado e sua vida ainda está em espera.

Então, eis o que você deve fazer se quiser trazer clareza e sanidade em seus dias.

• Adie sua conexão à Internet

A Internet é um benefício que todos concordamos. Mas muita coisa age contra as vantagens. O uso excessivo de e-mail é uma dessas coisas. As pessoas não percebem isso até que estejam habituadas com a caixa de entrada. Então, qual pode ser a medida possível para curar o vício? A solução é tão fundamental quanto possível. Simplesmente solte a fonte. Se você é viciado em e-mail, interrompa sua conexão com a Internet durante determinados momentos em que deseja fazer seu trabalho. Não diga que isso não pode ser feito. Tudo que você precisa fazer é ter alguma clareza no seu dia. Planeje seu dia com antecedência e conscientemente desconecte a Internet sempre que quiser trabalhar (verificar e-mails não é algo que possamos chamar de 'trabalho'; para alguns, pode, mas você não se queixará de usar excessivamente o e-mail).

• Defina um horário em que você usa o email

Se você é muito viciado em sua caixa de entrada, seria difícil abandonar o vício. A melhor maneira de reduzir seu vício é definir um horário adequado para verificar os problemas da sua conta de e-mail. Talvez duas vezes por dia. Para alguns, não basta verificar e-mails duas vezes por dia. Nesse caso, defina seu horário e verifique durante esses blocos de tempo. Mas não vá mais do que cinco vezes por dia.

• Livre-se do dispositivo

Nesta era da tecnologia moderna, todo mundo tem um smartphone e, assim, verificar e responder a e-mails se tornou significativamente mais fácil e, ao mesmo tempo, sempre somos notificados sobre quantos e-mails que recebemos. Mas ficamos assustados com a ideia de nos livrarmos do smartphone. Mas se pudermos, seremos capazes de trazer tanta sanidade a nossas vidas que não podemos entender agora. Você pode dizer que isso é contra a realidade. Sim talvez. A verdade é que você não é pago para verificar e-mails. Em vez disso, você é pago por realizar um trabalho significativo e contribuir com seu cliente de uma maneira que o faça feliz. Portanto, mesmo que você não consiga se livrar do telefone; coloque-o no modo avião ou desligue a internet quando estiver trabalhando. Isso economizará muito tempo e, além disso, ajudará você a se tornar mais saudável.

• Em busca de uma vida tranquila

Toda notificação em um e-mail que recebemos nos faz sentir importantes. Faz-nos sentir inconscientes que estamos fazendo um trabalho importante e as pessoas o reconhecem através do envio de e-mails. Mas e se esse fluxo constante de email se tornar desnecessário. E se você quiser uma vida que não precise de nenhum reconhecimento de fora de você! E se você puder se sentir bem apenas fazendo um ótimo trabalho e não se incomodando com e-mails e notificações constantes na sua caixa de entrada! Não traria mais tranquilidade e sanidade em sua vida (profissional e pessoal)?

5 truques simples para resolver seus problemas de e-mail para sempre

Estas são as 5 coisas que você pode fazer para resolver todos os seus problemas de email para sempre. Não, eles não são técnicos. Sim, eles podem ser realizados por qualquer pessoa, independentemente da carreira ou vida profissional que alguém tenha.

1. Use o princípio 80-20 no seu email e caixa de entrada

Você concorda que a maioria dos seus e-mails não agrega valor à sua vida. Eles simplesmente não. É claro que poucos o fazem e vamos lidar apenas com eles que agregam valor à sua vida. O que sugerimos é:

• Reconheça de quais remetentes de email você obtém o valor máximo. Adicione ao seu catálogo de endereços para não perder nenhum e-mail deles.

• Cancele a inscrição de todos os demais remetentes de e-mail.

• Como você faria? Você precisa usar uma medida para limitar sua assinatura de email. Acompanhe quantos emails você recebe por dia. Digamos que você receba 100 e-mails por dia. Agora, rastrear 100 e-mails é difícil. Mas você não precisa lidar com 100. Simplesmente veja quantas deseja na sua caixa de entrada (suponha 18-20) e deixe o resto de lado. Simplesmente assine e denuncie spam se eles parecem carregar sua caixa de entrada mesmo depois de cancelar a inscrição (muitos deles o fazem).

• Segundo o Princípio de Pareto, sabemos que apenas 20% das coisas fazem 80% da diferença. Isso significa que você pode usar o mesmo princípio para filtrar quais são os que criam o máximo impacto e pode deixar o resto de lado.

2. Você já ouviu a palavra "excluir"

Sim, esta é uma das maneiras mais fáceis de lidar com seus problemas de e-mail. Vimos muitas caixas de entrada cheias de e-mails, 100, 500 e até 1000, que não foram lidos ou que tiveram importância, mas ainda estão na caixa de entrada, chamando a atenção. Mas isso é necessário? Se você já enfrentou esse problema, a única solução é selecionar tudo e pressionar 'excluir'. Se você não conseguir fazer isso, existem algumas coisas que o guiarão no caminho para criar uma caixa de entrada vazia -

• A caixa de entrada cheia de e-mails cria ambiguidade visual e gradualmente mental. Todos os dias você lembra que não precisa deles, mas não tem coragem de excluí-los de uma só vez.

• A razão pela qual você não pode excluí-los de uma só vez é que você, como qualquer um de nós, sofre de síndrome do 'caso'. Mantemos coisas, e-mails ou mensagens, caso seja necessário no futuro. Mas se você não os abriu nos últimos 3 a 6 meses, acredite que não precisará mais deles, sim, nem mesmo em um futuro próximo. Você ainda pode verificar e excluir os e-mails que deseja excluir, mas esse é um processo longo.

• Você também pode usar o método de exclusão passo a passo. Decida simplesmente excluir 10 e-mails todos os dias após a verificação. E não deixe nenhum novo email na sua caixa de entrada. Se eles não forem necessários para excluí-los. Para emails antigos, leia-os e exclua 10 emails por dia. Isso facilitará as coisas para você.

3. Escrevendo e respondendo a problemas de email

Nas seções anteriores, mencionamos como você poderia resolver os problemas da conta de email e deixar sua caixa de entrada vazia. Nesta seção, vamos falar sobre como escrever ou responder a e-mails. Se você é um profissional e precisa lidar com muitos clientes, use o método a seguir para dominar a criação de e-mails -

• Isso pode ser denominado como propaganda minimalista, mas esse método tem muitos benefícios. Se você usá-lo, economizará tempo, esforço e ajudará a reduzir o tempo do seu email.

• Sempre que você escrever ou responder a qualquer problema de email, verifique se o seu email não deve ter mais de 5 frases. Sim, pode haver e-mails que você precisa para escrever a agenda inteira da reunião ou a transcrição de um relatório inteiro. Mas, nesse caso, certifique-se de usar um anexo (.doc ou .pdf ou .xls). Não use seu espaço de e-mail para escrever a coisa toda. Porque o relatório ou agenda pode ser feito em momentos diferentes, com ou sem a necessidade de processar e-mails.

• Os benefícios de escrever apenas cinco frases em um email são economizar tempo da sua parte e, ao mesmo tempo, economizará o tempo das pessoas que leem seus emails. Portanto, escreva apenas 5 frases por e-mail e não mais.

4. Criar marcadores

Se você usa o Gmail, pode acessar as configurações e criar marcadores. Criar etiquetas resolverá a maioria dos seus problemas ao lidar com sua caixa de entrada. Use as etapas a seguir para gerenciar com eficiência sua caixa de entrada -

• Primeiro de tudo, crie três rótulos para processar. O primeiro rótulo seria "imediato", o segundo seria "importante" e o terceiro seria "eliminado".

• À medida que você avança no horário agendado para verificar seus e-mails, coloque-os nos marcadores que você criou.

• Com os e-mails armazenados no rótulo “imediato”, trate-os imediatamente. E se o trabalho estiver concluído, processe-o para o terceiro rótulo "eliminar".

• O marcador "importante" tem mais significado do que qualquer marcador da sua caixa de entrada. Assim, dê mais ênfase a isso. No rótulo "importante", você receberá e-mails que são projetos de longo prazo ou algo que precisa de mais atenção do que alguns segundos ou minutos. Como você fará com eles, processe-os para "eliminar" o rótulo.

• Por fim, o que você conseguir no rótulo "eliminar", veja-os um por um e exclua-os da sua caixa de entrada.

• Você não pode usar esse método. Estruture seu próprio método. O mais importante é ter um método para sua caixa de entrada. Qualquer método faria se ajudasse a criar sanidade da caixa de entrada.

5. Esteja atento ao processar seus e-mails

Nesta era de produtividade insana, os profissionais esqueceram o valor da atenção plena. E o domínio da caixa de entrada não é uma preocupação. Mesmo quando você pensa em e-mails ou caixa de entrada, tudo o que pensa em aumentar sua produtividade. Mas a verdade é que a presença é mais importante que a produtividade. Se você estiver presente, não precisa se preocupar em encontrar tempo. Você tem tempo. E com presença, agora você tem sanidade também. Use as etapas a seguir para ficar atento ao processar sua caixa de entrada -

• Sempre que você agendar o processamento de sua caixa de entrada, diminua a velocidade. Não se apresse. Faça como se estivesse meditando por 15 a 20 minutos. Esteja atento a todos os seus movimentos.

• Não vá para nenhum outro problema de conta de e-mail até concluir um. Lide com os problemas de e-mail na sua caixa de entrada, um dia de cada vez, e você verá que o processo se tornará mais suave e fácil.

• Sempre que você responder ou responder a alguém, digite as frases como se estivesse completamente ciente de como está digitando, como está processando informações em sua mente e como está se dirigindo.

• Dê mais preferência à presença do que à produtividade, sim, mesmo ao processar sua caixa de entrada.

As dicas acima podem não ser encontradas em um livro de auto-ajuda ou em um artigo que trata do domínio da caixa de entrada. O domínio da caixa de entrada não é sobre como você pode categorizar ou processar seus e-mails (embora já tenhamos mencionado isso); é mais sobre como não perder sua sanidade. Se você seguir estas dicas, verá que o e-mail e a caixa de entrada não aparecem à sua frente e, portanto, poderá fazer o seu melhor trabalho.

Escolha qualquer uma das opções acima e tente implementá-la. Veja você mesmo como lidar com os problemas de e-mail na sua caixa de entrada de forma eficaz.

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Este foi um guia para resolver todos os seus problemas de email para sempre. Não, eles não são técnicos, mas podem ser implementados por qualquer pessoa. Estes são os seguintes links externos relacionados a problemas de email.

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