Gerenciar tempo - Todos nós desejamos ter mais tempo em um dia. Quando termina e olhamos para o que alcançamos, geralmente nos perguntamos como todas essas 24 horas se passaram. E a falta de tempo é um grande problema que a maioria de nós enfrenta. Se você é um deles, o gerenciamento de tempo pode ser um problema. Muitos de nós enfrentamos problemas de tempo em nossa vida. Costumamos dizer coisas como: "Não sei onde encontrar tempo" ou "Não há tempo suficiente durante o dia" ou "Não tenho tempo para mim".
Gerenciamento de tempo é uma habilidade
Costumamos acreditar que nunca temos tempo para terminar nosso trabalho porque estamos abertamente ocupados em responder às curvas da vida. Quando finalmente conseguimos tempo para extrair algum tempo para nós mesmos, somos atingidos por um desenvolvimento repentino que exige atenção imediata. De fato, mesmo quando não enfrentamos nenhum problema, parece que não encontramos tempo para gerenciar nossas tarefas diárias.
Então, como encontramos tempo para gerenciar tudo o que fazemos?
Tudo começa com a organização
A gestão do tempo não é uma magia negra ilusória que apenas um punhado de pessoas entende. De fato, todos vocês podem gerenciar seu tempo com eficiência, desde que nos organizemos. Na organização, será difícil imaginar o que devemos realizar durante o dia e como todas essas coisas são importantes para atingir nossos objetivos de longo prazo.
Depois de organizar seu tempo, você não apenas adquire a capacidade de gerenciar suas tarefas diárias de maneira mais eficaz, mas também aumenta a possibilidade de alocar tempo onde é realmente necessário, ou seja, em direção aos objetivos de longo prazo que você tem em mente. Se você nunca definiu essas metas no passado, agora é a hora de começar. É um pré-requisito muito importante para o gerenciamento eficaz do tempo.
Por que o estabelecimento de metas é importante para gerenciar o tempo?
A definição de metas encabeça o gráfico entre todas as estratégias de gerenciamento de tempo. Ajuda na definição dos campos de jogo. Se você não está ciente do objetivo, pode acabar girando as rodas o dia inteiro e ficar repetidamente frustrado. Se você deseja gerenciar o tempo com eficiência e, ao mesmo tempo, realizar todos os seus sonhos e esperanças, deve garantir clareza sobre o que deseja da sua vida.
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Gerenciar tempo - definir metas claras
Poucos de nós têm tempo para realizar tudo. Por isso, é importante direcionar nossas prioridades. Defina suas metas e gaste o máximo de seu tempo em atividades que o ajudarão a atingir essas metas.
Anexe a prioridade máxima às atividades urgentes e importantes. Considere se você precisa dedicar algum tempo a coisas que podem não ser importantes, mas que são urgentes. Essas coisas podem ser delegadas a outra pessoa? Você deveria dedicar algum tempo a coisas que não são urgentes nem importantes?
Desenvolvendo planos:
Marque seus planos em prioridades. Fator na maneira como você trabalha. Você pode achar isso útil ao planejar sua primeira semana. Em seguida, faça o seguinte para o dia.
- Identifique as tarefas que o ajudarão a alcançar seus objetivos. Alocar tempo de acordo.
- Conclua as tarefas pequenas e urgentes primeiro.
- Distribua o trabalho se houver outras pessoas que possam fazê-lo, talvez de forma mais barata, eficaz e imediata.
- Certifique-se de que outras pessoas saibam o que precisam alcançar todos os dias.
- Divida todas as principais tarefas do dia em blocos de trabalho realizável.
- Enfrente-os um por um.
Estabelecendo prazos:
Estabeleça prazos alcançáveis para todas as atividades. Estabeleça um prazo final que inclua prazos intermediários para projetos de longo prazo. Inclua tempo para contingências. Projetos mais longos requerem mais tempo de contingência.
Determine se os prazos são flexíveis ou fixos. Nunca permita que o trabalho menos importante demore mais tempo do que deveria. Se vale apenas 10 minutos, certifique-se de que seja feito dentro desse prazo.
Programe seu trabalho para que ele se adapte ao seu temperamento em vários momentos da semana ou do dia. Por exemplo, se você é o mais animado e o mais extrovertido no final da manhã, programe as chamadas dos clientes nesse horário.
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Gerenciar tempo - Organize-se
Organizar-se é o segundo passo para um gerenciamento de tempo eficaz. Você deve se organizar se quiser gerenciar o tempo corretamente.
Mas como você pode fazer isso?
Primeiras coisas primeiro, você deve definir seus objetivos. Se você não fez isso, pare de ler mais e volte para fixar seus objetivos.
Depois que as metas são definidas, você deve organizá-las. Quais são seus objetivos de curto e longo prazo? Divida as metas de longo prazo em marcos. Dessa forma, você terá uma meta para cada dia, semana e mês. Depois de saber o que deve realizar daqui a um ano, você pode facilmente quebrar as metas.
Você conhece seus objetivos depois de ter a lista de objetivos dividida em marcos. Você terá um melhor senso de propósito quando acordar de manhã. Isso ajudará a garantir que você esteja trabalhando um pouco todos os dias para alcançar essas metas, independentemente de quão pequeno seja o valor.
Quando os objetivos são organizados em etapas e você tem a lista à sua frente, não pode ignorar as coisas que devem ser feitas. Se você não deseja se organizar, sua mente tem uma maneira mais fácil de ajudar a evitar as tarefas diárias importantes todos os dias.
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Gerenciar tempo - priorizando o tempo
O escritor veterano de ficção científica, Stephen D Covey, lançou um livro intitulado "7 hábitos de pessoas altamente eficazes" em 1994. No livro, ele discutiu um sistema de gerenciamento de tempo que foi introduzido pela primeira vez pelo ex-presidente dos EUA Dwight D Eisenhower. O sistema divide as atividades em quatro quadrantes, baseados em alguns fatores: importância e urgência.
Em um dia, uma tarefa pode ser categorizada nesses quatro quadrantes da seguinte maneira.
- Quadrante 1: Crises e emergências importantes e urgentes
- Quadrante 2: Metas de longo prazo, importantes, mas não urgentes
- Quadrante 3: Interrupções, não importantes, mas urgentes
- Quadrante 4: Distrações, nem importantes nem urgentes
Ao verificar a lista de tarefas e marcos diários, você pode categorizar as áreas nas quais cada uma delas se enquadra. Passe uma semana para rastrear primeiro todas as coisas que você deseja fazer. Essa é a melhor maneira de instituir esse método. Identifique as áreas em que você passa o tempo. Anote-os. Se você gasta 20 minutos para ligar para os cobradores, anote isso. Se você passa uma hora nas compras, anote isso.
No final de todos os dias da primeira semana, escreva o quadrante, ao lado do qual cada uma das tarefas caiu. Quanto tempo você passou assistindo TV (quadrante 4), ou lidando com crises e emergências (quadrante 1), ou trabalhando nas metas de longo prazo (quadrante 2)? Certifique-se de anotar todas as suas tarefas.
No final da primeira semana, observe o tempo gasto em cada um dos quadrantes. Seu objetivo na vida deve ser passar a maior parte do tempo no segundo quadrante e o menor tempo no quarto. Então, quanto tempo você realmente gastou no segundo quadrante? Depois de terminar o exercício, faça sua lista de tarefas diárias e tome nota do quadrante, onde cada uma de suas tarefas se enquadra.
Agora, se você assistiu TV por três horas, estava no quarto quadrante sombrio daquele dia. Você precisa gastar o mínimo de tempo possível neste quadrante, se quiser gerenciar seu tempo com eficiência. Às vezes, falhamos em entender quanto tempo estamos perdendo, a menos que analisemos cuidadosamente o assunto.
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Gerenciar tempo - destruir procrastinação
É uma das partes mais difíceis do gerenciamento de tempo. A procrastinação geralmente levanta sua cabeça feia. Mas como podemos evitá-lo? Podemos muito bem estabelecer nossas metas, nos organizar e dividir o tempo de acordo com nossas prioridades. Mas se não seguirmos a lista de coisas que devemos fazer todos os dias, estamos perdendo todo o nosso tempo.
Como evitá-lo?
A procrastinação, que foi rotulada como assassina silenciosa, é talvez o maior impedimento para nossos objetivos. Todos nós dizemos que queremos alcançar algo. Mas quando se trata de administrar nosso próprio tempo, com certo grau de eficiência, parecemos falhar nesse sentido. A procrastinação surge de todos os cantos.
Mas a única maneira de evitar a procrastinação é estar ciente do que exatamente precisa ser feito. Depois de definir metas claras, organizar-se e priorizar seu tempo, você estará a caminho de evitar todas as possibilidades de procrastinação. Se nenhuma das suas estratégias funcionar, experimente a regra dos 15 minutos.
Defina um cronômetro no seu smartphone ou relógio. Agora, comece a fazer algo que você adia por apenas 15 minutos. Bem, isso é quase o tempo que você precisa. Você logo perceberá a segunda lei do movimento de Newton: um objeto em movimento permanece em movimento. É provável que você continue assim que começar, a menos que algo ou alguém o obrigue a parar. A parte mais difícil é começar algo em primeiro lugar.
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Gerenciar tempo - multitarefa
Todos nós possuímos habilidades multitarefa. Se você é capaz de fazer isso ou não, não é importante. Se você pode multitarefa, é ótimo. Mas se não estiver, não perca o sono por causa disso. Muitas pessoas se tornam menos eficazes ao tentar realizar várias tarefas. O resultado é iniciar vários projetos simultaneamente e nenhum deles terminar por causa de trabalhos mal feitos. Isso causa muita decepção para as pessoas.
Saiba quando multitarefa:
Isso também não significa que qualquer pessoa que possa executar várias tarefas ao mesmo tempo continue fazendo isso o dia todo. Constantemente envolver vários projetos ao mesmo tempo, nem sempre é uma coisa boa a se fazer. Você deve estar ciente quando não deve executar várias tarefas ao mesmo tempo. Por exemplo, todos os dias no trabalho, pode haver algumas atividades típicas do tipo lista de verificação que devem ser concluídas. Na maioria dos casos, eles são mundanos e chatos? Então o que você pode fazer? Tente terminar o maior número deles no menor tempo possível. Porém, quando você receber um projeto especial que deve ser concluído dentro de um tempo especificado e com a mais alta qualidade, dedique o tempo máximo a ele e não se concentre em nenhum outro projeto. Assim, você pode se concentrar totalmente no trabalho em questão. É importante saber quando multitarefa.
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Gerenciar tempo - reduzir interrupções
Reduza o número de interrupções em sua vida. Francamente falando, você não pode reduzir o número de coisas que podem interromper seu trabalho. Mas você pode mudar a maneira como costuma lidar com eles. O que você faz quando está trabalhando em algo importante e alguém chega até você com um trabalho que pode ser feito mais tarde? Diga algo como: “É claro que podemos fazer isso. Mas deixe-me terminar o que estou fazendo agora e depois cuidaremos dele. ”É importante adiar o trabalho menos importante com respeito por causa do trabalho que exige sua atenção imediata.
Ao mesmo tempo, se o seu superior ligar para você quando você estiver no meio de alguma coisa, será uma interrupção que vale uma prioridade.
Como lidar com as armadilhas típicas?
O erro mais comum na administração do tempo é tentar fazer tudo sozinho. Delegue os trabalhos de rotina aos seus subordinados. Se alguém estiver ansioso para fazer um de seus trabalhos menos importantes, delegar isso também. Pode ser uma boa oportunidade para o módulo de treinamento em gerenciamento de tempo.
Aqui estão alguns outros pontos a serem lembrados para lidar com as armadilhas típicas.
- Organize todos os seus projetos regularmente para garantir que todos estejam em ordem.
- Enfrente todos os grandes projetos em seções. Você não precisa fazer todas as coisas ao mesmo tempo. Esse é um grande erro que a maioria das pessoas faz. Delegue algumas das seções, se possível.
- Concentre-se para manter o foco. Você pode manter esta mensagem colada no quadro: “Qual é o melhor uso do meu tempo agora?”
Palavras finais
Seja você um executivo de topo, um gerente ou um funcionário júnior, mais tempo em suas mãos o ajudará a se concentrar nas tarefas mais importantes. Ser organizado, preparado e disciplinado lhe dará um tempo mais produtivo para a realização de mais projetos.
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Aqui estão alguns artigos que ajudarão você a obter mais detalhes sobre as maneiras de gerenciar o tempo, basta acessar o link.
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