Lista suspensa do Excel (sumário)
- Lista suspensa no Excel
- Como criar uma lista suspensa no Excel?
Lista suspensa no Excel
No Excel, a lista suspensa é um recurso útil que nos permite escolher o valor na caixa de listagem. A lista suspensa no Excel é usada principalmente em uma organização como entrada de dados e transcrição médica e painéis de dados para escolher e atualizar os dados de validação de uma maneira mais fácil a partir da lista suspensa. Portanto, a lista suspensa do Excel economiza o tempo em que podemos evitar erros na parte de validação.
Podemos criar facilmente uma lista suspensa no Excel, escolhendo a guia de dados onde podemos encontrar a opção de validação de dados.
Como criar uma lista suspensa no Excel?
Clique no menu de dados e escolha o menu de validação de dados como mostrado abaixo.
Clique na guia Validação de dados para obter uma caixa de diálogo exibida da seguinte maneira.
Agora podemos ver a parte dos critérios de validação, onde ela tem que permitir, clique na caixa suspensa, onde listará as várias partes da validação, como o número inteiro, decimal etc.
Nos critérios de validação, escolha a opção Lista para criar a lista suspensa do Excel, que criará e solicitará a seleção de uma célula para exibir a lista suspensa no Excel.
Podemos criar facilmente um modelo profissional usando a lista suspensa no Excel, onde é usado principalmente para a parte de validação de dados.
Primeiro, crie um conjunto de banco de dados a ser mostrado na lista suspensa. Esse banco de dados deve ser mantido em uma planilha em que a data vem desse banco de dados mestre principal. Portanto, é uma tarefa importante que o banco de dados principal precise ser atualizado e mantido adequadamente.
Vamos agora ver como criar isso com a ajuda de alguns exemplos.
Lista suspensa do Excel - Exemplo # 1
Vamos ver um exemplo em que vamos criar um conjunto de bancos de dados de alunos com Nome, Nº do rolo e Nota. Para que seja útil escolher o nome, número do rolo e nota para os alunos específicos de uma lista suspensa do Excel da maneira mais fácil.
Você pode baixar este modelo Excel da lista suspensa aqui - Modelo Excel da lista suspensa
Na tabela acima, podemos ver o banco de dados que tem o nome do aluno, Nº de rolo e nota. Para criar a lista suspensa no Excel, siga as etapas abaixo, como mostrado abaixo:
- Clique na guia Dados. Escolha Validação de Dados.
- A caixa de diálogo Validação de dados é exibida da seguinte maneira.
- Em Validação, os critérios escolhem a opção Lista.
- Selecione a guia de origem na qual o Excel solicitará que a célula do banco de dados apareça na lista suspensa.
- Depois de clicar na guia fonte, obtemos a caixa de seleção de validação de dados da seguinte maneira.
- Selecione a coluna na qual a lista suspensa precisa ser exibida e selecione as colunas A2: A8 para a lista suspensa de nome do aluno e clique em ok.
- Depois de atribuirmos a coluna de seleção, obteremos uma lista suspensa, como mostrado abaixo.
Agora podemos ver na captura de tela acima uma lista suspensa do Excel criada para o nome do aluno, que mostra a lista de nomes do aluno. O recurso Lista suspensa nos permite selecionar os nomes dos alunos da lista do banco de dados para evitar erros e também evitar a duplicação na planilha do Excel.
Agora vamos ver como obter o rolo não na lista suspensa da seguinte maneira:
- Vá para a guia de dados.
- Selecione a opção de validação de dados.
- Você receberá a caixa de diálogo que mostrará os critérios de validação.
- Escolha a opção Lista na lista suspensa.
- Coloque a célula na coluna F, como mostrado abaixo na captura de tela, para obter o menu da lista suspensa.
- Selecione a coluna do banco de dados em B2: B8.
- Clique OK.
Portanto, o resultado seria:
Agora vamos ver como obter a nota na lista suspensa da seguinte maneira:
- Vá para a guia de dados.
- Selecione a opção de validação de dados.
- Você receberá a caixa de diálogo que mostrará os critérios de validação.
- Escolha a opção Lista na lista suspensa.
- Coloque a célula na coluna G, como mostrado abaixo na captura de tela, para obter o menu da lista suspensa.
- Selecione a coluna do banco de dados em C2: C8.
- Clique OK.
O resultado será:
Por isso, criamos uma lista suspensa para todos os nomes de alunos, número de rolo e nota. Agora, podemos criar a lista suspensa para escolher o nome dos alunos e o número e nota do rolo correspondente, conforme mostrado na captura de tela abaixo.
Agora podemos ver que a lista suspensa foi criada para que apenas uma coluna se aplique a toda a coluna onde for necessário, copie e cole a caixa suspensa na célula específica.
Agora, na captura de tela acima, podemos ver que a lista suspensa foi aplicada a toda a coluna em que é exibido o nome completo dos alunos no banco de dados, além do número de rolo e nota.
Lista suspensa no Excel - Exemplo # 2
Neste exemplo, veremos como adicionar o menu suspenso "SIM" ou "NÃO" com um exemplo claro.
Aqui no status, agora vamos adicionar a lista suspensa “SIM” ou “NÃO” para saber o status atual dos alunos.
- Vá para a guia de dados.
- Selecione a opção de validação de dados.
- Você receberá a caixa de diálogo que mostrará os critérios de validação.
- Escolha a opção Lista na lista suspensa.
- Coloque a célula na coluna F, como mostrado abaixo na captura de tela, para obter o menu da lista suspensa.
- Selecione a coluna do banco de dados em B2: B3.
- Clique OK.
Agora podemos ver a caixa de listagem suspensa acima de SIM ou NÃO para verificar o status atual do aluno.
Lista suspensa no Excel - Exemplo # 3
Mensagem de erro
Aqui o que acontece se digitarmos dados inválidos, ou seja, lista de nomes desconhecidos do banco de dados. O recurso Lista suspensa primeiro verifica na lista do banco de dados, se o nome estiver correspondendo ao excel não exibirá uma caixa de diálogo de erro.
Suponha que digitamos dados inválidos na lista de nomes de alunos como "geethas", onde podemos ver que esse nome de aluno não está todo na lista de banco de dados. O recurso da lista suspensa verifica no banco de dados se os nomes estão correspondendo ou não, caso contrário, ele exibirá uma caixa de diálogo de erro da seguinte maneira.
Podemos editar essa mensagem de erro para que o usuário final possa entender quais dados ele precisa inseri-los.
Na validação de dados, podemos ver que existem três guias, como Configurações, Mensagem de entrada e Alerta de erro.
Aqui vamos editar a mensagem de erro conforme nosso banco de dados de alunos e seguir o procedimento abaixo.
- Vá para a guia de validação de dados.
- Selecione a guia Alerta de erro.
- Obteremos a caixa de diálogo acima com o título e a mensagem de erro.
- Dê o nome do título e a mensagem de erro a serem exibidos para a célula.
Portanto, atualizamos a mensagem Nome do título e Erro a ser exibida agora. Vamos ver como o erro será exibido na caixa de diálogo.
Suponha que digitamos um nome desconhecido na coluna de nome do aluno e o recurso da lista suspensa gerará o seguinte erro com o Título e a Mensagem de Erro personalizados, da seguinte maneira.
Podemos ver que digitamos um nome desconhecido, como “Samantha”, que não existe no banco de dados e o excel é exibido como mensagem de erro, que fornecemos manualmente na caixa de diálogo Mensagem de erro, conforme destacado acima.
Coisas para lembrar
- Mantenha um banco de dados separado para criar uma lista suspensa no excel.
- Use a mensagem de erro apropriada sempre que precisarmos.
- Aplique a validação de dados à célula específica.
Conclusão
A lista suspensa do Excel é usada principalmente para criar modelos profissionais e formulário de entrada de dados para facilitar os trabalhos.
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