Introdução às reuniões individuais com funcionários

As reuniões individuais com os funcionários podem ser realmente um momento importante para você conhecer mais sobre os membros da sua equipe e entender seus estilos de trabalho, bem como como eles lidam com os problemas do dia a dia. Como gerentes de projeto, sempre nos esforçamos para manter eficaz essas reuniões individuais com os funcionários e para que eles produzam os resultados que imaginamos para os membros de nossa equipe e para nossas equipes, como desenvolvimento de carreira e planos de ação para áreas de desenvolvimento. Mas, em algum momento, sempre perdemos essas reuniões ou pior, não as conduzimos da maneira que deveriam ser conduzidas.

Independentemente de você ser um gerente de projetos experiente ou um gerente de projetos recém-promovido, essas reuniões individuais com os funcionários não estão fazendo muito bem para você e você sente que elas são apenas uma perda de tempo para você e seus membros da equipe. Você acredita que a hora pode ser utilizada de uma maneira melhor do que gastá-la ouvindo ou aconselhando os membros da sua equipe.

Para esclarecer essa ferramenta eficaz, que é a reunião individual com os funcionários, vim com este artigo que explicará a importância que essas reuniões individuais trazem consigo e como você pode torná-los eficazes para gerar benefícios em abundância.

Importância de reuniões individuais com funcionários

Durante minha gestão como gerente de projetos, deparei-me com muitos colegas com grandes diferenças de opinião sobre a importância e a usabilidade de reuniões individuais. Alguns simplesmente não entendiam o conceito de reunir-se regularmente com os membros da equipe para discutir o desempenho e seus problemas, se houver. Eles acreditavam que essas reuniões no trabalho eram completamente inúteis e consumiam muito tempo. Embora os outros sempre quisessem aprender mais sobre a extensão das reuniões individuais e estavam convencidos de que precisavam saber como obter efetividade para esse tipo de organização de reuniões, pois isso os ajudava a lidar com os membros da equipe e conhecer regularmente seu desempenho.

Na minha opinião, vejo as reuniões individuais como uma plataforma para uma grande troca de informações e idéias inovadoras. É o tipo de reunião que ajuda dois indivíduos distintos a entender e aprender um sobre o outro, o que eles consideram a organização e como eles encarariam problemas sérios ou, às vezes, suas próprias frustrações no local de trabalho. Eu não determinaria reuniões individuais apenas para fins de desempenho dos membros da equipe, mas também para crescer e aprender mais sobre os negócios, os membros da equipe e como os dois podem se unir em uma grande contribuição.

As reuniões individuais são exclusivamente para os membros da equipe expressarem sua opinião e seu coração, e é uma grande oportunidade para os gerentes de projeto iniciarem uma ótima conversa para ajudar a desenvolver os membros da equipe para se tornarem estrelas em ascensão nos projetos que realizam.

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Benefícios das Reuniões Individuais com funcionários

Nesta seção, vou listar os benefícios que pessoalmente vejo provenientes de reuniões individuais com funcionários. Pode haver muito mais benefícios e efeitos colaterais contrastantes para essas reuniões. Esses efeitos colaterais geralmente não são causados ​​pela maneira como as reuniões são planejadas, mas dependem da sua maneira de conduzi-las. Antes de aprendermos sobre essas 10 maneiras surpreendentes de conduzir reuniões individuais, veremos a lista de benefícios que compilei para você.

  • Verificação de desempenho - Este será um ótimo momento para você avaliar e perguntar aos membros da sua equipe o que eles pensam sobre o próprio desempenho e para onde ele vai daqui.
  • Autoavaliação dos funcionários - À medida que as conversas aumentam, você poderá ajudá-los a se introspectar em seus próprios estilos de trabalho e a gerenciar o trabalho diário conforme sua conveniência.
  • Superfície de questões e problemas - Você poderá dar a eles uma oportunidade nos confins de uma sala de reuniões para falar sobre questões e problemas que estão enfrentando e aqueles que a equipe está enfrentando. Seja um confidente para eles.
  • Monitoramento do nível de motivação - Com o impulso em andamento, o membro da sua equipe certamente manifestará seus sentimentos sobre esse cargo para você. Você pode verificar os níveis de motivação deles quando eles falam com você sobre o trabalho que realizam.
  • Compromisso com o monitoramento do trabalho - Essas reuniões com os funcionários são uma grande chance de pedir suas aspirações futuras, se é para permanecer e crescer dentro da organização ou passar para o próximo emprego que encontrar. Com isso, você pode avaliar o nível de comprometimento e ter planos de funcionários previstos com base nisso.
  • Plataforma para apreciação - Se eles fizeram algo que vale a pena mencionar na semana passada ou desde a última vez que os conheceram em uma reunião individual, parabenize-os e incentive-os a continuar aumentando a fasquia.
  • Planejando suas áreas de desenvolvimento - Todos nós temos áreas de desenvolvimento que precisam ser trabalhadas para se aproximar da melhor qualidade de trabalho. Planeje os planos SMART com o membro da sua equipe e concorde com esses trabalhos.
  • Plano de ação - Com base nos seus planos de desenvolvimento, peça para eles anotarem as atas da reunião, todos completos com pontos de ação a serem verificados e avaliados na próxima reunião.
  • Novas idéias e inovações - Essas reuniões com os funcionários podem ser o melhor lugar para reunir novas idéias e pensamentos inovadores que passam pela mente dos membros da sua equipe. Na maioria das vezes, é através desses membros da equipe que recebemos soluções surpreendentes e criativas para nossos problemas e questões finais.
  • Conexão com eles - Essa hora pode ser a melhor hora para você se relacionar pessoalmente com os membros da sua equipe. Você pode até arranjar tempo para conversar sobre gostos e desgostos aleatórios para criar o relacionamento e encontrar uma conexão quando se trata de trabalhar juntos.
  • Comentários sobre o seu gerenciamento - Essas reuniões com os funcionários são ótimas oportunidades para solicitar que os membros da sua equipe forneçam feedback. Todo mundo precisa melhorar muitos aspectos de seu trabalho e conhecê-los em seus relatórios pode ser uma grande coisa. Peça que sejam tão abertos e transparentes quanto gostariam que você estivesse com eles.

Dicas para uma excelente reunião individual

Agora, já que encapsulamos os muitos benefícios advindos da realização de reuniões individuais com os funcionários, nosso próximo passo é entender como podemos efetivamente realizar uma, depois duas e muitas mais. Listadas abaixo estão 10 dicas impressionantes sobre a realização de uma excelente reunião individual com os membros da sua equipe.

  1. Cronograma! Cronograma!

O erro mais comum que os gerentes cometem é manter um cronograma com os membros da equipe e não aderir a ele. O agendamento é realmente um aspecto muito importante no mundo das reuniões individuais com os funcionários. Ambos, os gerentes e os membros de sua equipe devem colaborar juntos e tornar a reunião bem-sucedida, mantendo a pontualidade e seguindo esses cronogramas.

As reuniões individuais no trabalho podem ser planejadas em uma variedade de frequências diferentes: semanal, mensal ou trimestral. Embora o trimestral seja o menos preferível e possa coincidir com o design da organização de reuniões de revisão trimestral no trabalho de comunicação, semanalmente é o momento mais promissor e preferível para essas reuniões individuais no trabalho.

  1. Agenda clara e precisa

É essencial traçar uma agenda para a reunião individual nos primeiros minutos da reunião. É importante que a agenda seja clara, precisa e, de preferência, a criada pelo próprio funcionário. Isso permitirá que eles tenham controle sobre o que têm a dizer, resultando em uma ótima conversa e na utilização adequada do tempo. Depois que a agenda for preparada pelo funcionário, você precisará experimentar e ambos os lados deverão concordar completamente antes de prosseguir. Isso permite que você guie a reunião ainda mais efetivamente.

Freqüentemente, os gerentes criam modelos fixos para os membros de sua equipe seguirem enquanto definem uma agenda. Esse modelo conteria uma ampla categorização de tempo e cada seção poderá conter os pensamentos e idéias do membro da equipe.

  1. Escolha uma configuração neutra

Atualmente, na maioria das vezes, as organizações têm um sistema de assentos muito aberto, onde evitam cubículos e cabines entre seus funcionários para promover os valores de abertura e transparência. Isso permite muita troca de informações entre os membros da equipe. Aplique essa abertura e transparência mesmo ao lidar com reuniões individuais no trabalho e escolha o escritório do seu funcionário para a reunião ou uma sala de conferência / reunião comum para a discussão.

Evite encontrar-se na sua cabine, se você não tiver o sistema aberto no escritório, enquanto ainda mantém a hierarquia e o decoro dentro da organização.

  1. Aplique a regra 60-40

De acordo com mim, nomeei essa regra como a regra 60-40 para indicar quem pode falar quanto é que a reunião está em andamento. Aqui, como indicativo, 60% do tempo determinado deve ser utilizado pelo membro da equipe em uma reunião individual. Isso lhes dará controle suficiente sobre o que eles têm a dizer e podem fazê-lo livremente sem a pressa que ocorre fora da sala de reuniões.

Você pode aconselhá-los nos 40% restantes e pode ajudar a orientá-los quando estiverem divulgando os problemas que enfrentam ou com recomendações para as idéias que compartilham. Com esse equilíbrio ocorrendo em reuniões individuais no trabalho, ele pode permitir a capacitação dos funcionários em sua equipe e você certamente será considerado um ótimo gerente.

  1. Mantenha as figuras prontas

As folhas de desempenho e os números semanais ou mensais devem ser mantidos prontos e devem ser estudados minuciosamente antes de correr para a reunião individual com o membro da equipe. Dessa forma, você terá uma base sólida sobre o que deve falar e sobre o que seu membro da equipe é responsável. Não complique as coisas com gráficos ou tabelas, mas permita-se com números básicos sobre os diferentes fatores em que o desempenho do membro da equipe se baseia.

Certifique-se de ter um modelo ou de compartilhar o relatório com os membros da sua equipe antes das reuniões individuais no trabalho e peça para que eles também passem por eles. Certifique-se de que eles entendam seus próprios números de desempenho e permita que eles perguntem se algo não está claro ou está errado.

  1. Dividir para reinar

Divida sua reunião em seções e reserve um tempo para cada uma dessas seções. Informe os membros da sua equipe dessas seções e peça que eles cumpram seus horários na estrutura de reuniões individuais. As reuniões individuais ideais têm as seguintes seções:

  • 15 minutos - Giz e concordar com uma agenda
  • 15 minutos - Permita que o membro da equipe fale sobre seu desempenho, questões e preocupações e assuntos relacionados ao trabalho imediato
  • 15 minutos - permita-se aconselhar e elaborar sobre o desempenho e os problemas relacionados ao membro da equipe e ajudá-lo com orientação e suporte usando os planos de desenvolvimento e planos de ação SMART
  • 10 minutos - Permita que o membro da sua equipe fale sobre idéias e inovações e qualquer feedback que eles tenham para você

  1. Modelo de Reunião

Mantenha um modelo de reunião fixo e deixe um espaço para perguntas e respostas ou preocupações ad hoc, além das tarefas usuais executadas pelo membro da equipe. Permita que o modelo de reunião individual seja flexível o suficiente para acomodar as necessidades de muitos membros da equipe. Eles são todos indivíduos diferentes e não devem ser confinados a um modelo rígido.

  1. Pressione as responsabilidades

No final da reunião individual, é crucial que você coloque responsabilidades na mesa junto com o plano de desenvolvimento. Com responsabilidades, você terá que produzir algo acionável a partir da reunião. De acordo com o feedback e a escala de sucesso discutida ou as idéias e inovações estabelecidas, certifique-se de que os membros de sua equipe ajam sobre eles e transformem essas conversas e idéias em ações benéficas.

Faça parte das atas da reunião e permita que o membro da equipe envie um email oficial informando as atas da reunião, juntamente com as responsabilidades acordadas.

  1. O que acontece na sala de reuniões, permanece na sala de reuniões

Certifique-se de não tornar públicas as discussões que ocorrem entre você e o membro da equipe. Se eles são pontos e idéias acionáveis, permita que o membro da sua equipe forneça ações suficientes sobre eles e não confie em espalhar a palavra você mesmo, a menos que seja relevante e necessário.

Todas as discussões e metas pessoais e áreas de desenvolvimento devem ser estritamente entre você e o membro da sua equipe e devem ser usadas apenas conforme julgar apropriado. Evite usar as informações que você recebe durante as reuniões individuais no trabalho em um fórum público e para seu próprio benefício. O membro da sua equipe confiou em você; respeite isso.

  1. Plano de ação para si mesmo

É necessário não apenas que o membro da equipe elabore um plano de ação, mas como você é o líder entre os dois, há algumas etapas que você precisará seguir adiante para garantir que o desenvolvimento prevaleça dentro da equipe.

Anote um plano de ação em que você agirá em benefício do membro da equipe e da empresa, que retornará como um benefício para você. Mantenha o foco em ajudar os membros da sua equipe a alcançar o sucesso. Este será o seu sucesso também.

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Este tem sido um guia para reuniões individuais com os funcionários pode ser realmente um momento importante para você conhecer mais sobre os membros da sua equipe e entender seus estilos de trabalho. Estes são os links externos a seguir relacionados a reuniões com funcionários.

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Categoria:

Desenvolvimento de Empreendedorismo