A nossa é a era do virtual e você não precisa que eu lhe diga que todos nós estamos vivendo vidas paralelas online.
Estudos mostram que mais de 90% das pessoas entre 12 e 20 anos, com acesso à Internet, estão conectadas 24 horas por dia, sete dias por semana e acham a comunicação on-line mais fácil do que escrever cartas ou mensagens reais.
As mídias sociais aumentaram o fluxo de comunicação na Internet como nunca antes. Mensagens instantâneas, bate-papo, e-mail, postagem, tweeting, muitas atividades ocorrem on-line, das quais estamos iniciando ou respondendo.
Há muito que os e-mails substituem o correio em papel em nosso esquema diário de coisas. Um desktop / laptop, conectividade Wi-fi ou um dongle, e você está pronto para ir. E a velocidade é um trunfo adicional.
Na última década, o e-mail se tornou o modo preferido de conexão com pessoas definidas a distâncias distantes. Por que distâncias, alguns de nós até mandam e-mails para as pessoas que moram na casa ao nosso lado! E antes que os aplicativos de mensagens móveis assumissem o controle, os e-mails eram a única maneira de planejar piqueniques, reuniões, festas ou compartilhar fotos ou informações com nossos amigos ou familiares.
Muitos de nós sabemos como enviar e-mails amigáveis com um simples toque e preferimos que seja a opção mais rápida e conveniente para escrever cartas. E o fato de esses e-mails informais não seguirem regras definidas de gramática ou composição adicionadas à sua popularidade em grande parte. Você não precisa gastar tempo pensando em como enquadrar uma correspondência para sua gangue da faculdade ou amigos do bairro; você acabou de escrever.
Mas os e-mails profissionais são um jogo completamente diferente. Embora menos formais que a nota ou carta impressa, elas não deixam de ser organizadas em tom e textura e seguem as regras da correção gramatical.
Antes de entrarmos nos detalhes de como escrever um formato de email profissional eficaz, deixe-me levá-lo através de alguns propósitos possíveis de tal comunicação formal.
Você pode escrever e-mails profissionais para -
- Candidatura a um cargo, bolsa de estudos ou concessão
- Solicitando uma permissão ou favor
- Fornecendo ou solicitando informações
- Solicitando ação sobre algo
- Respondendo ou reconhecendo a comunicação oficial
- Escrever sobre algum assunto sobre o qual você se sente fortemente
- Reclamar sobre um serviço ou produto
Estes são apenas indicativos; os motivos para escrever emails formais podem ser exaustivos.
Como todas essas situações envolvem autoridade e cargo, não é preciso dizer que o tom e a linguagem devem ser cuidadosamente monitorados. Em suma, tempo para cuidar de seus Ps e Qs.
Então vamos ao que interessa. Como estruturar e compor um email de uma maneira que seria atraente e eficaz? Ou seja, como você entenderá seu ponto de vista?
Vamos reprisar os sete C's da comunicação:
- Completude: Sua comunicação deve ser completa, fornecendo os detalhes necessários e declarando sua finalidade
- Concisão: deve ser direto ao ponto, não divagar desnecessariamente
- Clareza: Seu objetivo deve ser claramente
- Concretização: a mensagem deve ser particular, com fatos e evidências
- Coerência: deve fazer sentido
- Cortesia: Polidez e mutualidade devem ser lembradas
- Correção: a comunicação deve estar livre de erros gramaticais
Portanto, tendo em mente os critérios acima, seu email deve ser um documento claro, completo e coerente que não exija, idealmente, um email de acompanhamento com explicações e instruções.
Mais fácil falar do que fazer, não é? Quantas vezes você se sentou para compor essa correspondência precisa e mais tarde descobriu que ela era grosseira e brusca, lamentando ou inútil? Estou certo de que todos enfrentamos esse tipo de dilema: ser direto e direto ou ser educado e indireto.
7 dicas para aperfeiçoar seu email profissional
Então, vamos começar do básico.
-
Reiterar mentalmente o objetivo do seu e-mail
Para que você está escrevendo o email? O que você quer que o receptor faça? Se você tiver uma ideia clara da resposta esperada para o seu e-mail, poderá compor sua mensagem tendo isso em mente.
Deixe-me dar um exemplo.
Digamos que Dorothy queira que o reitor da faculdade a recomende. Seu objetivo ao escrever o e-mail é lembrar ao reitor sua credibilidade como estudante, seu desempenho na faculdade e sua sinceridade geral. Agora ela tem que declarar tudo isso pelo correio sem se gabar de se gabar ou sem parecer insistente demais. Ela também precisa solicitar ao reitor que escreva a carta de recomendação dentro de um tempo específico. Portanto, o objetivo de seu email seria:
- a) Declarando suas credenciais como estudante
- b) Informar seu decano sobre a bolsa que solicitou
- c) Obtendo a recomendação em tal e tal data
Uma vez que tenha esclarecido em sua mente o que deseja, ela poderá compor a correspondência adequadamente.
Além disso, analise seu leitor. Quem é ela? Qual é a reação do leitor provavelmente ao ler seu e-mail. Enquadre seu e-mail com base nessa análise.
-
Decidindo a linha de assunto
Digamos que você esteja enviando uma solicitação de emprego.
A "vaga de emprego" ou "Estagiário de Marketing" na linha de assunto é muito vaga quando você envia um aplicativo de e-mail. Você deve especificar a postagem para a qual está se candidatando, juntamente com a Divisão, o Departamento ou o local da postagem, se estes tiverem sido especificados no anúncio de recrutamento, na linha de assunto.
Pense nisso como uma sinopse de uma linha do seu email. O assunto informa ao destinatário qual é o seu objetivo de enviar a correspondência. Ele também solicita ações específicas, como:
“ Participação no seminário em ___________ (tópico) em _________________ (local) em __________ (data e hora) ”
Ou
“ Reparos e manutenção de computadores desktop - solicitação de lances ”
Esses títulos na linha de assunto informam ao destinatário os detalhes necessários e seguem as regras de clareza e concisão discutidas anteriormente.
-
Saudação e Saudação
Lembra das lições de educação e cortesia ensinadas a nós na escola júnior? Sim, estes são relevantes até agora. Um endereço de email profissional deve sempre começar com uma saudação.
" Prezado (a) senhor ou senhora (conforme o caso) " ou " Olá Sra. Merchant (se você souber o nome do destinatário)",
Quando escrevemos um e-mail (correio informal), chegamos ao ponto diretamente, dispensando a necessidade de usar Ps e Qs com os amigos. Mas os e-mails profissionais não são completos sem uma saudação adequada, seguida por uma saudação ou uma abertura educada, como:
" Obrigado pelo seu convite "
Ou
“ Saudações calorosas ”
Ou
" Reconhecemos sua reclamação e lamentamos profundamente sua inconveniência "
Além de quebrar o gelo, por assim dizer, essa abertura também reconhece o leitor do correio como uma pessoa importante.
-
Compondo o correio
Essa é tecnicamente a parte mais difícil do trabalho, pois esse é o cerne da questão. Seu email deve seguir as regras da gramática e ter uma seção de abertura, um corpo e uma conclusão. A seção de abertura refere-se a correspondência ou ação anterior, se houver. Ele também afirma o objetivo de escrever o correio.
Lembre-se, os executivos recebem e-mails por caminhão hoje em dia, e a leitura de tudo isso é impossível. A maioria dos profissionais analisa o assunto e a seção de abertura dos e-mails, merecendo uma análise mais aprofundada se os achar informativos e relevantes.
Portanto, não espere até o último parágrafo para indicar seu objetivo. É provável que o leitor desista antes de chegar a essa seção. É também precisamente por isso que a concisão e a concisão são tão importantes. Informações básicas são importantes, mas por favor, seja breve. Vá direto ao ponto assim que puder.
Use marcadores se o seu email tiver muitos dados ou informações factuais. É mais fácil passar por isso.
Destaque as áreas relevantes . A leitura destas seções deve informar ao leitor o que você deseja.
Não seja vago. Declare claramente o que precisa ser feito. Embora não seja estritamente possível especificar termos em pedidos de emprego ou pedidos de subsídios, lembre ao leitor o que você está escrevendo.
Seu e-mail precisa ser breve e completo ao mesmo tempo. Parece uma tarefa difícil? De modo nenhum.
- Basta fazer uma lista dos pontos a serem incluídos no correio.
- Consulte a lista para verificar se você está incluindo todos os pontos.
- Verifique se há palavras. Exclua informações em excesso.
- Verifique se o email não é executado em páginas. Se necessário, forneça informações de suporte em anexos (mais sobre isso posteriormente nesta postagem)
- Certifique-se de que seu e-mail não exija acompanhamento de bits e informações em e-mails posteriores. Tente fazer do correio uma correspondência completa em si.
Sempre abra e feche a correspondência com cortesia. Após a conclusão, feche o e-mail com " Atenciosamente ", " Agradecimentos e cumprimentos " ou o " Atenciosamente " convencional, seguido pelo seu nome. Se possível, adicione sua assinatura antes do seu nome.
Quando a parte de composição terminar, dê um tapinha nas costas! J
Você acabou com a parte difícil. O que resta agora é revisar e editar e fornecer informações de suporte.
-
Use linguagem educada e vá direto ao ponto
Lembra dos "Cs" de concisão e cortesia? A comunicação formal precisa ser educada e impessoal.
“ Gostaríamos de informar que a última data de envio é 20 de outubro de 2015. Envie suas entradas dentro dessa data. Não parece educado e claro? Também especifica a ação necessária a ser tomada dentro do tempo especificado.
Faça um rascunho do seu e-mail e leia-o colocando-se na posição do destinatário. Você parece educado e cortês? Você está dando todos os detalhes necessários? Sua mensagem é direta? Você está parecendo sério? (Alerta vermelho! Casualidade é boa para os amigos, não para o cenário profissional, principalmente quando você está escrevendo por e-mail para alguém que não conhece como pessoa). Portanto, é melhor seguir algumas dicas para escrever por e-mail antes de começar a escrever qualquer e-mail.
Leia e revise seu e-mail para obter possíveis erros gramaticais e ortográficos e lapsos de informações. Se possível, peça a uma terceira pessoa para ler e dar feedback. Um olho objetivo muitas vezes pode apontar o que você, como uma parte envolvida, não podia ver.
-
Fornecendo cópias
Caso seu e-mail exija coordenação ou aprovação de outros departamentos ou funcionários, lembre-se de marcar uma cópia (cc) para eles. Envie também uma cópia em branco (cco) para referência futura.
Tenha cuidado, no entanto, não tire cópias para pessoas não relacionadas. É mais provável que isso aconteça quando estamos respondendo a mensagens em grupo; geralmente pressionamos o botão "responder a todos" em vez de responder apenas ao remetente.
Nesta era de sobrecarga de informações, a última coisa que um profissional deseja é uma caixa de entrada cheia com muitas cópias de correio não relacionadas marcadas para ele. J
-
Adicionando anexos
Se você estiver enviando um pedido de emprego ou um e-mail informativo, precisará anexar os documentos relevantes ao seu e-mail. Um correio sem o anexo apropriado é como um envelope sem carta!
Muito tempo é desperdiçado quando os e-mails são enviados sem anexos. O receptor é adiado pelo lapso ou tem que escrever de volta solicitando que as informações necessárias sejam enviadas. Em seguida, o remetente envia outro e-mail com o mesmo.
Então agora você está preparado e sente-se para escrever. Vamos revisar o formato para sua referência pronta :
- Para: ID de email do destinatário
- De: ID de email do remetente
- Cc: (Copiar para)
- Assunto do e-mail
- Saudação
- Corpo do memorando
- Encerramento
- Assinatura e / ou nome do remetente
Este é um formato aproximado; você pode improvisar enquanto se familiariza com o processo.
Antes de terminar, deixe-me revisar as especificações mais uma vez:
- Use uma linha de assunto breve e descritiva
- Cumprimente o destinatário com “Prezado Senhor / Senhora….” Ou “Olá, ……”
- Seja preciso e direto ao ponto
- Não use linguagem casual, seja formal
- Feche corretamente com suas iniciais / nome / assinatura
- Cópia para pessoas interessadas
- Suporte com anexos necessários
Então agora que você tem informações suficientes, comece a escrever (ou melhor, clicar), pessoal! ?
Desejo a todos boa sorte!
Coursers relacionados: -
Treinamento de Email Marketing
Crie um poderoso banco de dados de email direcionado