Comunicação eficaz - A comunicação em projetos de TI constitui a ponte essencial entre as idéias e suas implementações. Mas, em breve, a comunicação poderá se transformar em falta de comunicação em questão de segundos. A comunicação eficaz parece ser a necessidade da hora para o gerente de projeto de TI que prefere acertar quando se trata de como, quando, por que e onde a comunicação. O progresso do projeto definitivamente depende da maneira como a comunicação do projeto ocorre, porque é somente através da comunicação que você pode retransmitir as informações de um ponto para outro.
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Muito pode ser dito sobre a capacidade de um gerente de projetos de TI de liderar, gerenciar e coordenar com êxito toda a rota do projeto através do plano ou estratégia de comunicação equipada. É essa comunicação que evidentemente pode criar ou interromper esse projeto ou medir sua eficácia na escala dos negócios. Para um projeto que aborda diferentes indivíduos de diferentes origens, possuindo diferentes conjuntos de habilidades, quanto mais suave for o plano de comunicação, melhor será para o projeto e seu sucesso. Pense nisso como uma cola ou adesivo que mantém os diferentes aspectos das fases do projeto juntos; mais como uma fundação do que como barreiras de comunicação.
A comunicação precisa ser tratada adequadamente para gerar o potencial máximo do plano de projeto definido. Você já ouviu falar das diferenças entre as partes interessadas que levaram a sérias altercações e dissolução de projetos? A maioria desses casos e cenários surge com o principal culpado sendo a falta de comunicação. Agora isso é algo que você não gostaria para sua equipe e projeto como gerente de projeto.
Com a globalização, existem projetos que se expandem para o exterior e precisam de um mecanismo robusto e um plano para toda a comunicação, que precisa ser tão rápida e poderosa que não haja lacunas no meio. Então, aqui está um petisco para todos que querem deixar uma marca e sucesso como um comunicador eficaz na área de gerenciamento de projetos.
Sim, precisamos de comunicação eficaz nos projetos de TI!
Sempre há uma tarefa que interrompe todo o processo do seu projeto e precisa que você tenha tempo e espaço para colocar o projeto de volta nos trilhos. Mas, se esse cenário em particular não for pensado antes ou se não for mencionado a outras partes interessadas sobre como lidar com isso, certamente criará outro tumulto.
Pense em um projeto como uma casa sendo construída usando cartas de baralho. Um movimento ou posicionamento errado e os tijolos desabam. Tenha uma base sólida e não é uma colina íngreme do seu revés. E essa base, evidentemente, é a comunicação.
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É através da comunicação que seu planejamento é melhor, sua coleta de requisitos é melhor, sua implementação é melhor e seu projeto avança sem problemas.
A comunicação parece ser um dos fatores mais subestimados do gerenciamento e planejamento de projetos, e geralmente é deixada de lado para ser tratada no último estágio. Isso empilha o trabalho e com um swoosh! não pode obter absolutamente nenhum resultado do seu trabalho duro e resiliência. Isso é algo com que eu lidei e falo de uma experiência pessoal.
Percebi a importância de um plano eficaz de habilidades de comunicação desde o início de um projeto até o fim.
Benefícios de uma comunicação eficaz
Habilidades de comunicação eficazes podem economizar você e sua empresa o tempo, dinheiro e esforços investidos no projeto que você realiza.
Triângulo de Gerenciamento de Projetos
Esses três aspectos do triângulo do gerenciamento de projetos são as restrições que determinam o sucesso de um projeto. Tudo isso é essencial e precisa ser corretamente equilibrado. Cada restrição, quando deslocada, afeta e influencia os outros dois fatores.
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Quando o escopo é aumentado, também aumentam o tempo e o custo do projeto. Se o tempo for conciso e restrito, limita o escopo do projeto, mas aumenta o custo renderizado. E, por último, se o orçamento é apertado, o custo diminui e o escopo é reduzido.
Com essas mudanças constantemente ocorrendo em todas as etapas do projeto, a comunicação eficaz pode ser o ponto que une as restrições para produzir o equilíbrio desejado.
Rastreamento de etapas
Você é quem lidera o projeto desde o início, mas não consegue entender completamente o que está acontecendo com seu projeto, pois as descrições mencionadas no sistema de rastreamento de problemas são simplesmente enganosas e não são claras para você tomar decisões. Soa familiar?
É aqui que a comunicação comercial eficaz vem para salvar o dia e ajuda você a ficar de olho no que precisa ser feito.
Seu e-mail deve parabenizar sua equipe por alcançar um marco importante, mas parece que seu e-mail não é importante pela linha de assunto que aparece na caixa de entrada de todos. Você não tem para onde ir, mas recorre à comunicação eficaz.
Modos para facilitar a comunicação eficaz
- O email
- Ferramentas e sistemas
- Encontros
Essa lista não é elaborada, mas elas formam o cerne de dicas de comunicação eficazes - simplicidade.
E-mail - Esse é o principal meio de comunicação interna e externa. Desde o início da Internet, os e-mails se expandiram e evoluíram continuamente para permanecerem fiéis ao bit de comunicação eficaz de qualquer transação.
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Mas, com toda a pompa e desfile, muitos ainda não sabem como o uso básico do email pode resultar no progresso de seus projetos de TI. O assunto é o primeiro ponto a ser discutido; ao lidar com projetos de TI, sua linha de assunto precisa ser:
- Conciso e claro
- Breve
- Capaz de retransmitir o objetivo do correio
- Capaz de identificar o projeto
O assunto é semelhante ao seu slogan e pode determinar se sua equipe salvará esses minutos lendo o conteúdo do e-mail ou não.
Os próximos na fila são os destinatários. O campo Para, Cc, Cco deve conter IDs pertencentes às pessoas certas e não deve ir para uma lista de discussão, se não pertencer a todos nessa lista.
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Por fim, garanta que você tenha tudo no correio: transações e discussões e atas de reuniões. Ele precisa ser oficial e enviar e-mails como essa forma oficial de comunicação.
Ferramentas e sistemas - Nós os usamos para rastreamento de tarefas de projetos modernos, lembretes, colaboração, compartilhamento e todas as diferentes formas de comunicação. Atualmente, os aplicativos de negócios ganharam muito impulso e sua integração com clientes de email facilitou as coisas para todos os gerentes de projeto e membros da equipe de projeto. Porém, como gerentes de projeto, é necessário que você use esses aparelhos de ferramentas de comunicação eficientes para poder manobrar seu projeto com mais eficiência.
Os gerentes de projeto que lidam com projetos de TI estão se afogando em problemas capturados de maneira impraticável, levando a atrasos ou nenhuma comunicação de expectativas. Embora você tenha seus e-mails com a capacidade de mantê-lo atualizado ou ajudá-lo a acompanhar as atividades em andamento do seu projeto, nos casos de projetos maiores, isso simplesmente não parece viável. Nesses momentos, é importante que um gerente de projetos invista em melhores ferramentas de gerenciamento de projetos que conectem e forneçam um vínculo entre as várias partes interessadas externas e internas envolvidas no seu projeto.
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Ao usar esses sistemas, você deve ter em mente os seguintes aspectos:
- Título - verifique se o título possui tudo. O título deve ser o mais descritivo possível para qualquer pessoa dentro dos limites do projeto.
- Categoria - identifique e forneça categorias para suas tarefas que precisam ser realizadas. Defina prioridades e comunique quais tarefas precisam ser vistas com mais atenção do que as outras.
- Problemas - verifique se os está rastreando de forma eficiente, para que seu projeto não bloqueie a próxima tarefa na linha e se comunique o suficiente pelo sistema para que uma tarefa específica seja bloqueada para dar lugar a outra tarefa mais urgente.
- Descrição - Seja o mais descritivo possível em sua categoria de descrição. Use links, imagens e gráficos para transmitir uma ideia ou mensagem rapidamente.
- Comentários - Não deixe de comentar todos os desenvolvimentos para que todos nessa categoria estejam cientes deles. Os comentários devem detalhar a comunicação verbal ou a conversa telefônica da maneira "como discutimos …".
Reuniões - Essas reuniões de intelectuais para "discutir" e "resolver" questões têm um gosto ruim, pois envolveriam longas horas de confinamento na sala de reuniões e, o que alguns temem, não resultam no final de tudo. Essas reuniões são encontradas e têm prevalecido devido ao fato de que a comunicação eficaz no local de trabalho não foi realizada.
Tomemos, por exemplo, reuniões de atualização de status. Essas reuniões têm uma multidão de pessoas discutindo e compartilhando suas tarefas pendentes e concluídas, passo a passo, enquanto o resto normalmente espera apenas a vez ou fica entediado. Isso significaria que as pessoas estão realmente desperdiçando muito tempo em reuniões desnecessárias e não utilizando completamente o tempo que lhes é dedicado, resultando em perda de recursos.
Para combater isso, os gurus do gerenciamento de projetos criaram um conjunto de reuniões diferentes, que, de certa forma, colocam em prática o mesmo objetivo de uma reunião sem levar nada a perder (tempo, dinheiro ou esforço). Vamos dar uma olhada neles:
SCRUM - Na estrutura Agile, os projetos são divididos em partes e cada parte recebe um sprint para executar, que normalmente dura uma semana ou duas. Durante esse período, não é eficiente o suficiente para uma reunião longa para obter atualizações. Portanto, o SCRUM, uma reunião de stand-up de 10 minutos que ocorre com o ScrumMaster, levando cada membro da equipe a elaborar:
- Quais tarefas foram concluídas ontem?
- O que está previsto para hoje?
- Problemas encontrados
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O ScrumMaster então comunicaria ao líder do projeto as atualizações gerais e o status do projeto. Essa é uma abordagem eficaz e enxuta em relação a todos os processos empregados.
Reuniões individuais - Essa forma de reunião utilizaria o tempo do líder da equipe, mas seria eficaz mesmo assim. Os one-on-ones são eficazes pelos seguintes motivos:
- Programado regularmente em horário fixo
- Duração padrão de 30 minutos
- 10 minutos para que eles informem sobre a sua opinião sobre o andamento do projeto
- 10 minutos para suas atualizações sobre eles e seu trabalho
- 10 minutos para um plano de desenvolvimento e coisas a serem discutidas no próximo encontro
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- Foco no trabalho e no desempenho dos membros da equipe
- Livre-se de erros comportamentais
- Acompanhamento regular dos planos de desenvolvimento
- Realizado em privado
Comunicação 101
Aqui estão alguns pontos para lembrar o que transmitimos:
- Mantenha sua comunicação curta e concisa, como nos projetos de TI, lidamos com indivíduos envolvidos em trabalhos criativos que precisam de muito tempo. Por exemplo, codificação e design.
- É necessária clareza na finalidade e nas linhas de assunto.
- Cada minuto é importante e o tempo precisa ser utilizado com eficiência.
- BEIJO - Mantenha-o simples, bobo.
- Atenha-se a um vocabulário comum e evite o uso de palavras longas e tediosas.
- Mantenha tudo por email. Tópicos verbais ou discutidos.
- O uso de gráficos e imagens é um bom comunicador visual.
- Organize reuniões precisas. Tenha uma agenda fixa e as atas da reunião deverão ser enviadas após as reuniões.
- Use o quadro branco para anotar anúncios e tarefas, pois os e-mails podem passar despercebidos.
- Envolva apenas as pessoas necessárias em seus e-mails e reuniões. Você não vai querer perder tempo dos outros.
- Leia claramente as notificações ou e-mails que chegam até você para entendê-las.
- Use sistemas de gerenciamento de projetos centrados na equipe e promovam a colaboração.
- Controle o seu projeto e saiba tudo o que está acontecendo.
- As decisões devem ser transmitidas de forma clara e com dados adequados e precisos.
- Ouça os membros da sua equipe.
Divulgando a palavra
A comunicação é o elemento-chave que precisa estar na base de todo o ciclo de vida do projeto. Com cada mudança ocorrendo, um plano de comunicação fixo e completo no início do projeto pode ajudar os gerentes de TI a obter o melhor de seus membros, derrotar defeitos e desperdícios e progredir sem interrupções até o final.
Os membros da sua equipe precisam saber que você está investindo muito tempo e esforço para garantir que a coordenação seja brilhante e que nunca se perca em um mar de palavras. Os gerentes de projeto aceitam esse desafio como uma oportunidade e você verá como a correção da comunicação pode fazer uma enorme diferença para o projeto e seus procedimentos.
Gosto disso? Odeio? Conte-nos o que você aprendeu com esta postagem do blog e o que você tem em mente que parecemos ter esquecido. Espalhe o aprendizado!
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