Visão geral do exemplo de despesas operacionais
As despesas incorridas no curso normal das operações de uma empresa são conhecidas como despesas operacionais. A definição de exemplo de despesas operacionais é frouxa. Algumas pessoas consideram apenas as despesas gerais, administrativas e de vendas (SG&A) como despesas operacionais. Portanto, eles não incluem o custo dos produtos vendidos (CPV) como despesas operacionais. No entanto, algumas pessoas também consideram o CPV como despesas operacionais.
Exemplos de despesas operacionais
Exemplos de despesas operacionais são os seguintes:
# 1 - Despesas de viagem
Sempre que os funcionários de uma empresa fazem visitas oficiais, incorrem em despesas de viagem. Em muitos casos, as despesas de viagem são incorridas pelos funcionários e depois são reembolsadas pela empresa. Diferentes modos de transporte, como ônibus, carro, trem etc. podem ser usados. Os funcionários podem incorrer em despesas de viagem para atender seus clientes ou para atender a clientes em potencial para buscar seus produtos e serviços. Eles também podem incorrer nessas despesas enquanto fornecem matérias-primas e suprimentos. Outras funções oficiais, como reuniões com terceiros, como banqueiros, funcionários do governo, agências reguladoras etc. também exigem viagens. As despesas de viagem também são incorridas para participar de reuniões, treinamentos e conferências.
A política de viagens adequada na organização deve estar em vigor. Geralmente, as despesas de viagem em uma empresa exigem a aprovação do coordenador de viagens do departamento, supervisor direto, departamento financeiro ou funcionário responsável pela aprovação. O papel desses funcionários é garantir que os reembolsos de viagens cumpram a política de viagens da organização. Para garantir a manutenção de registros adequados, deve-se observar que os reembolsos são enviados em tempo hábil. É uma boa prática ter um sistema eletrônico para reembolso de despesas de viagem. Isso aumenta a eficiência da aprovação de reembolsos de viagens.
# 2 - Despesas legais
A empresa utiliza muitos serviços jurídicos em conexão com as operações de uma empresa. Nesse sentido, ele deve pagar honorários advocatícios e honorários de consultor. Outras despesas legais incorridas em conexão com serviços jurídicos são taxas postais e de correio, taxas de fotocópias, taxas de arquivamento judicial, tarifas telefônicas, etc. Da mesma forma, despesas de viagem incorridas pelo advogado e recuperadas da empresa. Os honorários legais a serem pagos ao advogado diferem dependendo do tipo de caso, tipo de advogado e região. No entanto, honorários legais pessoais de funcionários e proprietários de empresas não são cobrados na conta de ganhos e perdas. Somente os honorários legais incorridos com relação aos negócios são registrados na conta de ganhos e perdas da empresa.
Muitas vezes, existe um atraso no faturamento das despesas legais. Por exemplo, muitas despesas legais podem ser incorridas no exercício de 2018-19. No entanto, eles podem ser cobrados em 2019-20. Nesse cenário, são registrados no exercício 2018-19 na conta de ganhos e perdas. Além disso, são registrados como um passivo no balanço patrimonial no final do exercício de 2018-19. Da mesma forma, em certos casos, as despesas legais são pagas antecipadamente. Nesse caso, eles são registrados como ativo circulante no balanço patrimonial até o momento da prestação do serviço jurídico.
# 3 - Despesas de telefone e Internet
Esses são os custos incorridos na Internet, incluindo conexão Wi-Fi / banda larga. Além disso, incluem os custos incorridos para telefones fixos e celulares. Em muitos casos, as despesas incorridas pelos funcionários por telefone são reembolsadas pela empresa. Geralmente, as taxas mensais devem ser pagas pelo telefone e pela internet. Existem prestadores de serviços telefônicos aos quais a conta deve ser paga. Isso inclui empresas como Verizon Communications, AT&T, CenturyLink, Vodafone, etc. Há uma variedade de planos disponíveis com esses provedores de serviços. Isso inclui chamadas e dados ilimitados para usuários pesados. Em muitos casos, o aluguel mensal inclui um certo número de chamadas e dados gratuitos. Dinheiro adicional deve ser pago se as ligações e dados gratuitos fornecidos excederem o limite.
Em alguns casos, as despesas são pagas antecipadamente por meio de um plano de celular pré-pago. Em certos casos, existe um plano pós-pago em que as despesas são pagas no próximo mês. Em ambos os casos, as despesas devem ser ajustadas para o período atual, tendo em vista o sistema contábil de competência. Por exemplo, se houver um plano pré-pago e US $ 100 em dezembro de 2018 para o mês de janeiro de 2019, as despesas deverão ser debitadas na conta de ganhos e perdas do mês de janeiro de 2019. Da mesma forma, se as despesas estiverem relacionadas a dezembro de 2018 e são pagas em janeiro de 2019 por meio de um plano pós-pago, as despesas devem ser debitadas à P&L no próprio dezembro.
# 4 - Material de escritório
As despesas incorridas na compra de material de escritório são despesas operacionais. Os materiais de escritório incluem papel, cartuchos de impressão, blocos de carimbo, canetas, lápis, grampeador, alfinetes, envelopes, etc. Essas são despesas administrativas incorridas pela organização. Um método de contabilidade é tratar todos os materiais de escritório como despesas. Outro método é registrar os suprimentos não utilizados em uma conta de ativos e, quando usados, cobrá-los em uma conta de despesas. Geralmente, quando a quantidade de material de escritório usado é pequena, a quantia é debitada como despesa sem tratá-la como um ativo. O material de escritório também deve ser ajustado para despesas pré-pagas.
Conclusão
As despesas operacionais são debitadas na conta de ganhos e perdas. Porém, deve-se tomar cuidado para que essas despesas sejam ajustadas para despesas pré-pagas e despesas pendentes. É importante que as despesas operacionais sejam calculadas adequadamente para garantir que o lucro resultante seja confiável. Geralmente, existe um orçamento feito para despesas operacionais no início de um período e é comparado com as despesas operacionais reais.
É importante que um sistema de controle seja implementado para despesas operacionais para garantir que não haja desperdício. A adequação desses sistemas de controle é verificada quando uma auditoria interna é realizada. Portanto, a auditoria interna deve ser realizada regularmente pela empresa. Ao realizar uma auditoria das despesas operacionais, deve-se observar que as faturas adequadas são mantidas. Deve haver um processo de aprovação adequado para despesas. É uma boa prática realizar auditorias surpresas das despesas operacionais de tempos em tempos. Deve-se tomar cuidado para que as despesas não sejam pagas a fornecedores fictícios.
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