Planejador do Microsoft Project
Desenvolvido para o Office 365, o 'Microsoft Project Planner' , também denominado 'Office 365 Planner', é uma ferramenta ou aplicativo de software baseado na Web para gerenciamento de projetos. O planejador permite que a equipe do projeto desenvolva, atribua e gerencie tarefas, compartilhe arquivos, converse sobre o trabalho e receba atualizações sobre o andamento do trabalho. O Microsoft Planner está disponível para usuários assinantes do Outlook 365 e Office 365 Business Essentials e Premium.
Quando usar um 'planejador'?
Embora não seja ideal para projetos complexos, pode ser usado como uma ferramenta conveniente nos seguintes casos:
- Gerenciar projetos de pequena escala.
- Abordagens ágeis de gerenciamento de projetos.
- Se não houver complexidades e dependências de tarefas envolvidas.
- Se não houver recursos a serem gerenciados.
- Para integrar 'Project online client'.
Quais são os elementos do 'Microsoft Planner'?
Existem três elementos principais no Planejador que são usados para organizar e gerenciar tarefas do projeto:
- Tarefas: no Microsoft Planner, as tarefas incluem atividades atribuídas aos indivíduos. As tarefas também podem ser divididas em 'subtarefas' usando uma função de lista de verificação. Os arquivos podem ser inseridos ou vinculados a ele no ponto de compartilhamento ou no OneDrive. Os usuários podem rastrear os registros de cada tarefa convenientemente na parte inferior da tela. A tela do planejador consiste nas datas de início e término do projeto, atualizações de progresso e status.
- Caçambas: o conjunto de tarefas é classificado como 'Caçambas'. Os usuários podem rotular os buckets e segregar as tarefas em agrupamentos lógicos, como Marketing, Recursos Humanos, TI etc., conforme a aplicabilidade.
- Quadros: como as tarefas são listadas e rotuladas em diferentes intervalos, tudo é agrupado, denominado como 'exibição do quadro'. Esse é um método conveniente e amigável para monitorar quais tarefas estão pendentes e que devem ser concluídas para um projeto específico.
Principais recursos do 'Microsoft Planner'
- Coesão e visibilidade da equipe: um dos principais atributos do planejador é que ele ajuda na organização visual do trabalho. Todo plano tem seu próprio quadro e, dentro de cada quadro, cada tarefa é indicada por um 'cartão'. O cartão inclui anexos, datas de vencimento, bate-papo de trabalho entre os membros da equipe e categorizações associadas às tarefas do projeto. Esses cartões obtêm visualizações automáticas de imagens, facilitando a compreensão do que é o cartão rapidamente. Além disso, os cartões podem ser organizados no tabuleiro em diferentes baldes. Esses baldes podem ser priorizados conforme a urgência da tarefa e marcados com etiquetas coloridas.
- Integração entre dispositivos: com o Planner, todos os membros da equipe estão na mesma página. Oferece suporte para vários dispositivos e funciona em laptops, desktops e celulares. Ele se integra ao Android e iOS.
- Alertas por email: os alertas por email são recebidos quando uma nova tarefa é atribuída ou se uma é adicionada a uma conversa. A caixa de entrada compartilhada permite a comunicação com os membros da equipe do projeto. Essa caixa de entrada pode ser configurada com um endereço de email que aceite mensagens de pessoas de fora do grupo ou da organização.
- Visualização de gráfico: esse recurso ajuda a manter-se alerta sobre o andamento da tarefa. Um gráfico de setores circulares denota todas as tarefas de um plano, ou seja, subdivididas em progresso da tarefa. As tarefas concluídas aparecem como 'verdes', as tarefas em andamento aparecem como 'azuis', as tarefas incompletas após o prazo final aparecem como 'vermelhas' e as tarefas ainda a serem iniciadas como 'amarelas'. A visualização do gráfico também exibe qual tarefa foi atribuída a qual membro da equipe.
- Visualização de programação: esse recurso oferece ao usuário uma visualização semelhante a um calendário sobre o que está acontecendo a bordo. Como o nome indica, a exibição está vinculada às datas de início e vencimento do projeto. Oferece duas opções de visualização 'mensal' e 'semanal'. A visão semanal é útil para reuniões de pé, enquanto a visão semanal fornece uma visão geral do que está chegando. Assim, os usuários podem verificar os prazos, o status do projeto e reprogramar tarefas através do recurso de arrastar e soltar.
- Visualização de Hub: Essa visualização permite que os usuários acompanhem o progresso geral das tarefas do projeto em todos os planos.
- Biblioteca de documentos do SharePoint: esse recurso é um espaço central para armazenar e compartilhar arquivos relevantes entre os membros da equipe do projeto.
- Planejador OneNote: esse é um dos recursos de colaboração oferecidos para emparelhar entre o OneNote e o Planner. Apenas clicando em 'bloco de anotações' em qualquer um dos planos, o OneNote cria um novo bloco de anotações correspondente ao plano. Os usuários do plano podem escrever no caderno, atualizando-o periodicamente com informações. Esse recurso é ótimo para usuários que não estão ativos por um dia ou mais e podem acompanhar o progresso via OneNote.
- Rotulagem: o planejador permite que o usuário rotule as tarefas individuais usando o código de cores. Os usuários podem definir os rótulos e codificá-los em cores para indicar a prioridade da tarefa. Por exemplo, se uma tarefa específica é de alta prioridade, pode ser atribuída uma etiqueta 'vermelha', uma tarefa de prioridade moderada recebe uma etiqueta 'rosa' e as de baixa prioridade, uma etiqueta 'verde'. Assim, nomear o rótulo atribuindo um código de cores faz com que o texto apareça ao lado do rótulo anexado.
Preços do Microsoft Planner
No plano do Office 365 Business Essentials, o planejador custa 5 dólares por usuário por mês com compromisso anual. E, para o plano do Office 365 Business Premium, o preço é de 12, 50 dólares por usuário por mês, com compromisso anual.
Conclusão
Considerando seus muitos recursos, o 'Microsoft Planner' pode ser uma ferramenta eficaz e eficiente para o gerenciamento de projetos, com base no escopo de um projeto. Isso não apenas ajuda no gerenciamento de tarefas, mas também fornece visibilidade de como a equipe está executando. A integração nativa oferecida pelo planejador facilita o trabalho em todos os aplicativos, mantendo tudo dentro do mesmo ecossistema. É uma ótima ferramenta de gerenciamento de projetos oferecida às empresas, sem custo adicional para a assinatura do Office 365, além de reduzir os custos de uma ferramenta de terceiros separada.
A Microsoft investe continuamente na reformulação de seu produto com base nas análises e comentários dos usuários, o que definitivamente significa a adição de recursos interessantes em um futuro próximo!
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