Criar gráfico de Gantt eficaz para um projeto -
O gerenciamento de projetos é um processo complicado e geralmente envolve malabarismo com várias tarefas ao mesmo tempo. Isso vale para todos os tipos de projetos - seja o gerenciamento de uma casa, um projeto de desenvolvimento de software particularmente difícil ou um empreiteiro civil.
Quando há uma ou duas tarefas, é fácil para um gerente de projeto lembrar o que deve ser feito quando e como. Mas e se houver várias vertentes de atividades, algumas interconectadas? Como se mantém o controle de todas as tarefas para garantir que o projeto seja concluído, concluído bem e concluído a tempo?
Aqui é onde o gráfico de Gantt entra em cena. Eles são uma representação visual das tarefas em um projeto. O gráfico de Gantt tem suas origens em 1896, quando um engenheiro polonês, Karol Adamiecki, usou um gráfico semelhante para representar os cronogramas de produção. Ele o chamou de harmonograma e, uma vez que foi publicado em polonês e russo, permaneceu amplamente desconhecido. Simultaneamente, um americano chamado Henry Gantt projetou um gráfico semelhante, e é o nome dele que o gráfico agora ostenta.
O gráfico foi amplamente utilizado na engenharia de produção. Logo, com o advento dos computadores, tornou-se um método comum e prático de agendamento de projetos. Com aplicativos baseados na Web, o gráfico de Gantt ganhou popularidade e agora é um recurso comum na maioria dos projetos. Agora, no entanto, com as metodologias ágeis, a popularidade do gráfico de Gantt é baixa. No entanto, tentou evoluir com o tempo.
O que é um gráfico de Gantt no gerenciamento de projetos?
Primeiras coisas primeiro: O que é um gráfico de Gantt no gerenciamento de projetos? Simplificando, um gráfico de Gantt é uma representação visual de um gráfico de barras do cronograma de um projeto.
Normalmente, as linhas compreendem tarefas diferentes de um projeto, geralmente detalhando tarefas individuais, com a linha do tempo formando as colunas do gráfico.
Com os programas que criam um gráfico de Gantt para um projeto, é possível ver a localização do projeto em um determinado dia. O gráfico de Gantt para um projeto mostra quem é responsável por cada tarefa, bem como quaisquer dependências entre as tarefas.
Aqui está um gráfico de Gantt típico para um projeto:
O gráfico mostra claramente, de uma maneira fácil de entender, onde o projeto está hoje. O gráfico é extremamente útil em apresentações para a gerência, bem como para clientes, que podem querer uma rápida avaliação das tarefas em andamento.
Dependências no gráfico de Gantt para um projeto
Um dos principais motivos pelos quais os cronogramas do projeto dão errado é o reconhecimento inadequado de dependências. Digamos que você tenha um projeto que exija três caminhos de trabalho distintos. Tudo isso precisa convergir para o projeto avançar. Mesmo que um dos caminhos de trabalho esteja atrasado, todo o cronograma do projeto entra em colapso. Com um gráfico de Gantt, essa dependência é identificada no estágio de planejamento, visualmente, para que qualquer atraso seja sinalizado instantaneamente, para indicar possíveis atrasos. Como gerente de projeto, você pode implantar imediatamente os recursos para garantir que o atraso cause danos mínimos.
Existem vários tipos de dependências em um projeto. Tudo isso pode ser indicado em um gráfico de Gantt.
- Concluir para iniciar (FS): nesse tipo de dependência, a Tarefa A precisa ser concluída antes que a Tarefa B possa começar. Um exemplo: digamos que você esteja trabalhando em um projeto de web design. Somente depois que os clientes aprovarem as imagens a serem usadas no site, poderá ocorrer algum trabalho do Photoshop nas fotos.
- Start to Start (SS): Nesse tipo de dependência, a Tarefa A deve ser iniciada para que a Tarefa B seja iniciada. Um exemplo simples seria no campo da escrita. Um escritor deve ter começado a escrever um romance antes de começar a editar partes dele.
- Concluir para terminar (FF): nesse tipo de dependência, a Tarefa A deve ser concluída antes que a Tarefa B possa ser concluída. Digamos que você esteja trabalhando em um folheto. A tarefa "criar texto" deve ser concluída antes que a tarefa "projetar folheto" seja concluída. No entanto, o design pode começar antes que o texto seja concluído, como geralmente é feito, usando texto fictício. \
- Início ao término (SF): nessa dependência rara, a tarefa A deve iniciar antes que a tarefa B possa ser concluída. Isso pode ser aplicado a uma nova posição que está sendo preenchida. Pode ser essencial que o funcionário de saída treine o novo funcionário para que o funcionário que sai da organização possa fazê-lo somente após a entrada em serviço do novo. Deve-se notar que essa não é, estritamente falando, uma abordagem profissional.
No desenvolvimento de software, a Microsoft recomenda que o esquema Finish Start seja usado com mais freqüência. Também desencoraja o uso do algoritmo Start to Finish, pois isso pode significar atraso sem fim e possíveis referências circulares em um fluxo de trabalho. No entanto, para implantações just-in-time, a dependência do início ao fim pode ser usada.
Etapas para criar um gráfico de Gantt eficaz para um projeto:
O processo de criação de um gráfico de Gantt para um projeto é bastante intuitivo. No entanto, para o melhor uso, você também deve planejar o gráfico.
Embora você possa preparar o gráfico em papel ou em um computador, isso facilitará a tarefa se você tiver um modelo de gráfico de Gantt no qual possa conectar informações. A maioria das ferramentas de colaboração baseadas na Web inclui modelos de gráfico de Gantt. Também existem muitos modelos disponíveis para o mesmo para o Microsoft Excel.
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Faça uma lista abrangente de tarefas
Esta etapa envolve a decomposição do projeto em seus componentes de gráficos de Gantt. Se alguém puder decompô-lo em uma estrutura hierárquica com grupos de tarefas, nos quais as tarefas são organizadas com mais detalhes, funcionará melhor.
Por exemplo, vamos considerar a tarefa de criar um novo site
Algumas das etapas gerais são:
- Reveja
- Escopo
- Projeto
- Conteúdo
- Codificação
- Teste
- Implementação e manutenção
Sob cada uma dessas etapas, haverá tarefas adicionais. É melhor detalhar o máximo possível, para que as tarefas sejam claramente definidas.
Por exemplo, levando em consideração a fase Conteúdo, as subtarefas envolvidas podem ser:
- Classificação e revisão de um texto
- Classificação e revisão de elementos gráficos
- Criação / reescrita de texto
- Criando elementos gráficos (pode incluir uma sessão de fotos etc.)
- Edição de imagem
- Edição de texto
- Finalização de conteúdo
Ou quaisquer outras etapas que possam ser relevantes para o seu projeto.
Da mesma forma, todas as tarefas, embora aparentemente triviais, precisam ser listadas.
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Listar as dependências das tarefas
As dependências da tarefa precisam ser listadas. Uma simples planilha do Excel, ou mesmo uma tabela do Word, seria suficiente.
Quais são as etapas que dependem dos outros?
No nosso exemplo, a edição do conteúdo só pode começar após a avaliação do conteúdo existente e a criação de novo conteúdo, se necessário. O Photoshop só pode ser feito após as fotografias serem tiradas.
É importante anotar as dependências para que o planejamento de gráficos de Gantt se torne mais fácil e mais rigoroso.
Isso também depende da sua organização. Se as equipes forem menores e os recursos forem escassos, pode fazer sentido primeiro planejar seus recursos e depois criá-los. Se a sua é uma empresa enorme, com um amplo pool de recursos, pode fazer sentido criar primeiro a linha do tempo.
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Crie a linha do tempo para o projeto
Para os gerentes que gostam de se sentir mal antes, essa é a parte mais interessante do gráfico de Gantt.
Quando as tarefas estiverem prontas, a linha do tempo será criada. Fator nos fins de semana e feriados.
Em softwares como o SmartDraw, o gráfico de Gantt para um projeto é criado logo após a entrada de dados em uma tela amigável. Porém, com outros softwares ou modelos do Excel, talvez seja necessário digitar valores na própria planilha de gráficos de Gantt.
Como o gráfico de Gantt é uma ferramenta para visualizar o plano, a disponibilidade de software especializado não deve importar tanto.
As linhas de tempo dependem do cliente e, se o cliente tiver restrições de tempo definidas, assegure-se de dividir o tempo entre as tarefas de maneira inteligente.
Essa linha do tempo deve mudar e provavelmente não é final, mas tente torná-la o mais próximo possível da final.
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Alocar cada tarefa a um grupo ou pessoa
Como gerente de projeto, você precisará descobrir a melhor maneira de fazer isso funcionar. Avalie sua equipe. Descubra quem trabalhará melhor para qual tarefa. A disposição do projeto em um cronograma aproximado em um notebook ou software também ajudará a garantir que os recursos não sejam duplicados - necessários em dois locais ao mesmo tempo.
Isso pode levar algum tempo, mas é uma parte importante que precisa ser corrigida.
Algumas das perguntas que podem ajudá-lo a identificar as pessoas apropriadas são:
- Esse recurso será bom em uma função voltada para o cliente?
- Esse recurso será capaz de coordenar e trabalhar com outras pessoas?
- Esse recurso será capaz de mudar rapidamente as coisas?
- Esse recurso é melhor em multitarefa ou em uma tarefa em profundidade?
- Desde quando esse recurso está disponível? Dependendo se o seu projeto é crítico em termos de recursos ou de tempo, as tarefas serão alocadas.
Neste ponto, também é preciso haver clareza sobre várias coisas, dentro da sua organização:
- Quem assina o projeto? No texto? Nos orçamentos?
- É essencial garantir que a pessoa encarregada de assinar as coisas receba uma margem de manobra apropriada. Se o diretor de conteúdo, responsável por todo o conteúdo, estiver partindo para uma viagem planejada ao exterior, verifique se isso está incluído na linha do tempo.
Isso exigirá alguma coordenação com o RH e outros gerentes de projeto, e a adoção.
Agora, você pode alocar recursos ou grupos individuais para tarefas, que já foram planejadas e mapeadas para dependências.
Então deve ser isso, certo? Mais um passo final e crucial permanece.
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Compartilhe e refine
Depois que tudo parecer estar bloqueado, compartilhe o gráfico com as principais partes interessadas. É uma boa prática compartilhar o gráfico com toda a equipe para garantir que você não perca nada importante.
Está pronto para ser compartilhado com o cliente e, após a aprovação, seu gráfico de Gantt para um projeto está pronto para uso!
Limitações do gráfico de Gantt para um projeto
A palavra de ordem no gerenciamento de projetos de software é Agile. Metodologias ágeis estão por toda parte e sua adoção está aumentando a cada dia.
Um gráfico tradicional de Gantt para um projeto tem escopo muito limitado para projetos de software modernos, pois o foco está na adaptabilidade. O gráfico de Gantt planeja todo o processo inicial e, se (em vez disso, quando) os horários mudarem, eles se tornarão muito difíceis de lidar. E o tempo gasto melhor é usado para atualizar o gráfico de Gantt.
Projetos ágeis podem usar sprints curtos (no caso do Scrum) ou trabalhar primeiro no trabalho mais urgente (como no Kanban); preparar um gráfico de Gantt por semanas simplesmente não será possível. Em outras metodologias de projeto responsivas, como a Extreme Programming, será simplesmente uma perda de tempo, pois as partes planejáveis do gráfico são muito curtas.
Os gerentes de projeto de software relataram algum sucesso no uso de um gráfico de Gantt em um projeto para acompanhar os sprints individuais. Outros desprezam a idéia, dizendo que um gráfico de Gantt para um projeto baseado no modelo de gerenciamento de projetos do Waterfall.
Os gráficos de Gantt também têm a reputação de tentar exibir muitas informações. As barras, com cores variadas para indicar diferentes recursos e dependências, podem ser muito confusas para projetos complexos.
No entanto, o gráfico de Gantt ainda é uma ferramenta de programação popular em vários setores. De fato, eles desempenham um papel enorme em mais projetos orientados a processos, como o desenvolvimento de sites.
Alternativas ao gráfico de Gantt para um projeto
O gráfico de Gantt é essencialmente um diagrama de barras dos agendamentos de tarefas. Qualquer pedaço de papel, incluindo uma lista detalhada de tarefas, pode atingir o mesmo objetivo.
Algumas alternativas ao gráfico de Gantt para um projeto incluem:
- Uma lista de tarefas detalhadas das pessoas responsáveis
- Um quadro branco, acompanhando o progresso de cada história / sprint, no caso de projetos Agile
- Um quadro Kanban: um quadro simples com três colunas - tarefas, tarefas e tarefas, na sua forma mais simples
- Outras ferramentas criadas especificamente para projetos Agile, como Sandglaz
Os gráficos de Gantt percorreram um longo caminho, servindo as indústrias de manufatura e serviços. Eles tornaram os processos muito mais transparentes e se adaptaram da melhor maneira possível para a indústria de software mais exigente.
Embora sua popularidade tenha diminuído bastante, eles continuam sendo a primeira opção para gerentes de projeto em todo o mundo no início de um projeto.
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Este foi um guia de como criar um gráfico de Gantt para um projeto. Aqui discutimos as etapas para criar um gráfico de Gantt para um projeto de maneira eficaz. Você também pode consultar os seguintes artigos para saber mais -
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