Introdução à Estratégia de Gerenciamento de Mudanças
Neste tópico, discutiremos a Estratégia de Gerenciamento de Mudanças. A mudança está sempre associada à palavra "novo". Sempre que nos deparamos com algo novo, é sempre o ceticismo que supera nossos pensamentos e comportamentos e nos dirigimos para resistir a essas mudanças. Como mudanças ocorrendo em nossas vidas cotidianas - como você envelhece a cada ano que passa, uma mudança que não é totalmente bem-vinda por muitos -, existem muitas dessas mudanças ocorrendo na maneira como trabalhamos em nossas organizações.
As próprias organizações normalmente não mudam, mas as pessoas e seus sistemas e metodologias estão sujeitos a essa mudança. A mudança é normalmente iniciada por meio de projetos, iniciativas com uma única visão de tornar algo melhor. Melhorar o desempenho comercial e individual, integrar tecnologias e sistemas novos e aprimorados, abordando questões importantes para impedi-los de obstruir o crescimento da organização - tudo isso parece muito positivo e influente, mas por que as organizações se encontram em uma situação em que muitos funcionários resistem tal mudança?
No mundo em que vivemos, a mudança é sempre acompanhada de uma conotação negativa. Mudar para melhor sempre pode ter um impacto negativo na maneira como as coisas estão funcionando até agora. A mudança pode dar errado ou o contrário muito rapidamente, se não for gerenciada corretamente, e isso tem sido verdade em muitos casos em que os projetos realizados para um grande objetivo infelizmente não foram suficientes. Nesses momentos, insira Estratégia de gerenciamento de mudanças
"A mudança é difícil porque as pessoas superestimam o valor do que têm - e subestimam o valor do que podem ganhar desistindo disso".
- James Belasco e Ralph Stayer
O que é Estratégia de Gerenciamento de Mudanças?
As organizações estão em uma tentativa constante de introduzir mudanças positivas e aprimoradas nos fluxos de trabalho e processos, funções de trabalho e estruturas de funcionários, sistemas e tecnologias. Mas, tudo isso não funcionaria como esperado se as pessoas que os conduzem não estiverem prontas para a mudança. Adotar uma nova maneira de trabalhar pode encontrar alguns funcionários em uma correção e isso pode ser difícil para a transição, enviando a iniciativa para uma espiral descendente.
Em meio a tudo isso, você tem uma Estratégia de Gerenciamento de Mudanças que pode ser perfeitamente descrita como uma disciplina, ajudando e orientando-nos a preparar, equipar e apoiar a nós mesmos e a outras pessoas que trabalham relacionadas à mudança para se adaptar à mudança com sucesso e impulsionar o sucesso e o aumento de desempenho da empresa ou organização.
A estratégia de gerenciamento de mudanças fornece a abordagem sistemática e estruturada necessária para transformar a introdução da mudança em uma solução bem-sucedida e permanente para um caso ou problema de negócios. A estratégia de gerenciamento de mudanças depende fortemente de transições e iniciativas individuais para ter sucesso.
De acordo com o gerenciamento de mudanças, existem três níveis de mudanças que podem ser gerenciados por sua estrutura. Eles são os seguintes:
- Gerenciamento individual de mudanças
- Gerenciamento de Mudança Organizacional
- Gerenciamento de mudanças corporativas
Como iniciador de mudanças e gerente de projetos, cabe a você implementar e gerenciar a mudança de maneira a inculcá-la no nível raiz, somente então a visão será realizada. A lista a seguir das 8 principais dicas e truques para mudar a estratégia de gerenciamento servirá como uma folha de dicas e ajudará você a fazer uma escalada em uma estratégia bem-sucedida de gerenciamento de mudanças com facilidade e sem impedimentos.
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Tenha uma abordagem sistemática e personalizada
A mudança pode tomar direções diferentes quase instantaneamente. Sua natureza volátil faz com que se vire e torça das maneiras mais inesperadas. A contenção de tais mudanças dentro de uma abordagem sistemática pode ajudá-lo imensamente quando você está lá fora, tentando implementar uma mudança usando uma estrutura de gerenciamento de mudanças estabelecida.
Como gerente de projeto que implementa a estratégia de gerenciamento de mudanças, é necessário que as ferramentas e técnicas utilizadas sejam bem pensadas logo no início ou no início da mudança e continuem mesmo após a implementação do projeto. Isso lhe dará uma ótima idéia de quão bem a mudança está sendo absorvida na configuração do local de trabalho que você tem na sua organização.
Outro aspecto importante da estratégia de gerenciamento de mudanças é que você precisa se lembrar de que cada projeto é diferente e, portanto, precisará ter um plano de gerenciamento de mudanças personalizado para cada um deles. Você não pode ter um modelo para todas as suas implementações de gerenciamento de mudanças. Dependendo dos departamentos e da linha de executivos e funcionários sujeitos a alterações, cada etapa precisa ser meticulosamente planejada e cada plano precisa ser constantemente revisado e medido para obter sucesso.
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Esperar resistência
Mudança sem resistência não é mudança. É muito raro encontrar todos os membros e colegas de sua equipe de um modo abrangente para a iniciativa de mudança ou o programa de gerenciamento de mudanças que está sendo estabelecido na organização. Você deve muito bem estar pronto para enfrentar resistência a essa mudança, pois nem todos podem imaginar o quadro geral em jogo aqui.
Esperar resistência significaria estar preparado para tudo o que pode surgir inesperadamente a partir daí. Os membros da sua equipe podem não cooperar ou podem fracassar na realização da transição necessária, ou ainda pior, podem estar transmitindo essas vibrações e inseguranças negativas pelo chão. Essa atitude pode ser prejudicial e deve ser definida em seu plano para uma estratégia de gerenciamento de mudanças.
Os funcionários são a força motriz das mudanças dentro da organização e, como você liderará essas mudanças, é importante levar em consideração o pior cenário do resultado da implementação da mudança e fazer a engenharia reversa do plano para atender às melhores resultado possível.
Comunicar, fazer perguntas e receber feedback regularmente pode ajudá-lo a quebrar a barreira que gera resistência. Além disso, verifique se a mudança que você está implementando não substitui a satisfação e a felicidade dos funcionários para aumentar a produção dos negócios.
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Peça contribuições de colegas
Cerque-se de outros gerentes de projeto e gerentes seniores que gerenciaram mudanças com sucesso no passado recente. Como eles se expuseram a essas mudanças e aprenderam como gerenciá-las, você terá um ótimo guia nelas. Continue consultando-os sobre questões que você não tem certeza ou precisa de mais informações. Informe a eles que você está interessado em aprender mais sobre técnicas de gerenciamento de mudanças com um exemplo ao vivo que ocorreu em sua organização.
É melhor ainda se eles foram os que implementaram as estruturas de gerenciamento de mudanças em seu próprio departamento no passado. Dessa forma, eles estarão familiarizados com a demografia do seu departamento e conhecerão o interior e o exterior da cultura de trabalho e a mentalidade dos funcionários diante da mudança.
Pedir contribuições significaria até abordar as pessoas que vão experimentar a mudança. Pergunte a eles o que eles acham da iniciativa e quanto isso mudaria sua rotina diária de trabalho. Lembre-se da satisfação dos funcionários e você também poderá reduzir a resistência. Certifique-se de que seus funcionários tenham sua confiança e mostre a eles o cenário geral para o qual estão contribuindo.
Cursos recomendados
- Treinamento de certificação em gerenciamento de integração PMP
- Curso de Certificação Online no CBAP Primer
- Curso de Estimativa de Software
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Apoie os afetados pela mudança
Como mencionado anteriormente, sua equipe e funcionários podem ter reações muito diferentes e vagas às mudanças que ocorrem na organização ou em seu departamento. É nesse momento que eles procuram apoio e motivação de seus gerentes, e esse apoio e motivação que você lhes dá podem causar um impacto positivo neles para o seu e seu futuro nesta mudança.
Ouvir é uma habilidade muito importante e pode valer a pena durante as técnicas de gerenciamento de mudanças. Sessões de feedback e até reuniões individuais podem ajudar os funcionários a entender e se relacionar com a mudança que afetará a organização, o departamento e suas funções também. Verifique com eles como isso aumentará sua carreira e, além disso, seu currículo no futuro. Verifique se todos os membros da sua equipe estão na mesma página e discuta-os com outros gerentes de projeto para garantir que todos no departamento também estejam na mesma página.
Fazer com que os funcionários se sintam confortáveis é o aspecto mais importante das técnicas de gerenciamento de mudanças. Uma vez que eles se sintam confortáveis com a mudança, eles retribuem e adotam a mudança mais rapidamente, com o objetivo de possuí-la e esforçar-se para mantê-la.
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Envolver todos os funcionários afetados
Chegar à raiz do ponto em que a mudança se manifestará pode ajudar suas decisões a se transformarem em grãos refinados da unidade corporativa. Cada decisão precisa ter representantes entre os executivos que convocam para serem cintos. Depois de ter as perspectivas deles à sua frente, você pode ter certeza de que a adesão de seus funcionários permanece dentro da abordagem das técnicas de gerenciamento de mudanças.
Ter a adesão de funcionários pode parecer muito trivial e sem importância no nível superior, mas ser as pessoas certas no epicentro da mudança pode ajudá-lo a ampliar a alteração na proporção em que ela também precisa ser ampliada. Acelere-se uma vez com frequência e informe-os como está acontecendo, avalie suas opiniões e participe de questões urgentes enfrentadas pela implementação do programa de mudanças.
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Comprometa-se a uma comunicação clara, regular e precisa
A comunicação é o cerne das técnicas de gerenciamento de mudanças e será o elo que liga você às pessoas afetadas pela mudança. Seus sistemas podem ser impecáveis, seu planejamento, supremo, mas não significa nada se seu pessoal não estiver a bordo ou não levar suas opiniões e visões para suas mesas.
Esse link de comunicação de gerenciamento de alterações pode ser forte ou fraco. Se for forte, seus funcionários estarão bem cientes do que está acontecendo e quais são os resultados esperados pela organização e também perceberão o papel que desempenham no grande esquema das coisas.
Se o vínculo for fraco, sua equipe logo se dissipará e você ficará com funcionários insatisfeitos, mesmo que a iniciativa do projeto esteja no local e ajudará sua empresa a dobrar sua posição no mercado.
Você não gostaria de ter um projeto mal sucedido em suas mãos e gostaria de uma equipe e um departamento que adotassem as mudanças com o objetivo comum da empresa em mente. Dê a conhecer a importância do projeto e ajude-os a relacioná-lo com seus benefícios e o que está nele para eles.
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Mantenha alguns dos velhos
É sempre melhor perceber o fato de que seus funcionários estão trabalhando em sistemas e processos antigos já há algum tempo e podem precisar de algumas fases para se acostumar aos novos processos, fluxos de trabalho ou sistemas que você planeja implementar. É sempre recomendável que você abandone o antigo, mantendo alguns dos sistemas legados e, com base no desempenho de novos sistemas e processos, depois desapareça completamente o antigo. Dessa forma, você estará dando à sua equipe uma boa quantidade de tempo para fazer a transição e fornecendo a si mesmo um mecanismo de fallback em que confiar.
As técnicas de gerenciamento de mudanças no gerenciamento de projetos precisam cuidar desses aspectos e devem ser conduzidas de forma a não afetar o objetivo do projeto ou a meta da empresa. A familiaridade é sempre a melhor amiga da humanidade, e manter o familiar até que o novo se torne familiar pode ajudar a entrar na transição pouco a pouco.
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Reconhecer a importância da cultura corporativa de trabalho
Diz-se que a cultura no local de trabalho é um grande facilitador de mudanças que ocorrem no nível organizacional. Se a mudança envolve o uso de tecnologia nova e aprimorada ou de novos sistemas e processos que ajudarão no desenvolvimento e na produtividade do produto, muitas vezes é provado que quando a organização e o setor de gerenciamento aproveitam a energia exuberada pelos executivos e seu compromisso com a organização, ou seja, sua cultura de trabalho, parece haver mais respostas à mudança iniciada.
As técnicas de gerenciamento de mudanças são esse aspecto do gerenciamento de projetos que utiliza essa base de poder e dedicação dos funcionários e as enraíza de maneira a canalizar a produtividade na corrente principal da mudança. Isso permite que a mudança seja mantida por mais tempo, a fim de manter um status permanente na maioria das vezes. As organizações que mantêm a visão da abordagem "liderada pela cultura" da empresa em relação à mudança podem eventualmente quebrar barreiras de resistência e manter os objetivos e valores da empresa à vista. Isso permite uma visão ainda mais holística da mudança e seu gerenciamento.
Artigos recomendados
Este foi um guia para a estratégia de gerenciamento de mudanças que servirá como uma folha de dicas e ajudará você a fazer a escalada com sucesso. Estes são os seguintes links externos relacionados à estratégia de gerenciamento de mudanças.
- 5 melhores ferramentas úteis de gerenciamento de desempenho dos funcionários
- Como aplicar teorias de gerenciamento no local de trabalho
- Os 5 principais tipos de ferramenta de relatório de gerenciamento de projetos