Introdução às técnicas de agendamento de projetos
Precisamos usar técnicas de agendamento em um projeto para alinhar todos os seus aspectos, a fim de trabalhar correspondendo um ao outro. Um cronograma deve ser proporcional ao tempo definido para o projeto e todos os seus recursos devem ser utilizados da maneira ideal. Dada a natureza variável do projeto e seu escopo, é difícil planejá-lo, mas devemos fazê-lo porque somos nós que seremos responsáveis.
Um cronograma consiste em todas as atividades incluídas na implementação e execução de um projeto dentro do prazo predeterminado do projeto. Um cronograma do projeto ajuda a priorizar o trabalho envolvido em um projeto e finalizá-lo de maneira ordenada. Também ajuda na indicação da pessoa certa para o trabalho e na alocação adequada dos recursos disponíveis. O gerenciamento de tempo e os ajustes com o escopo de um projeto só são possíveis se houver um cronograma adequado preparado para o projeto que está sendo trabalhado.
Técnicas diferentes de programação de projetos
O agendamento do projeto geralmente inclui várias técnicas; um resumo de cada técnica é fornecido abaixo.
1) Análise Matemática
O método do caminho crítico (CPM) e a técnica de avaliação e revisão de programas (PERT) são as duas técnicas mais usadas pelos gerentes de projeto. Esses métodos são usados para calcular o período de tempo do projeto através do escopo do projeto.
a) Método do caminho crítico
O diagrama em árvore de cada projeto tem um caminho crítico. O Método do caminho crítico estima o tempo máximo e mínimo necessário para concluir um projeto. O CPM também ajuda a identificar tarefas críticas que devem ser incorporadas a um projeto. As alterações no horário de entrega não afetam a programação. O escopo do projeto e a lista de atividades necessárias para a conclusão do projeto são necessários para o uso do CPM. Em seguida, o tempo gasto por cada atividade é calculado. Então, todas as variáveis dependentes são identificadas. Isso ajuda a identificar e separar as variáveis independentes. Por fim, adiciona marcos ao projeto.
b) Técnica de avaliação e revisão de programas (PERT)
PERT é uma maneira de agendar o fluxo de tarefas em um projeto e estimar o tempo total necessário para concluí-lo. Essa técnica ajuda a representar como cada tarefa depende da outra. Para agendar um projeto usando o PERT, é necessário definir atividades, organizá-las de maneira ordenada e definir marcos. Você pode calcular cronogramas para um projeto com base no nível de confiança:
- Momento otimista
- Momento mais provável
- Momento pessimista
A duração média ponderada e não as estimativas são usadas pelo PERT para calcular diferentes períodos de tempo.
2) Compressão de duração
A compactação de duração ajuda a reduzir um cronograma, se necessário. Ele pode ajustar o cronograma definido fazendo alterações sem alterar o escopo, caso o projeto esteja atrasado. Duas metodologias que podem ser aplicadas: rastreamento rápido e falhas.
a) Rastreamento rápido
O rastreamento rápido é outra maneira de usar o CPM. O rastreamento rápido encontra maneiras de acelerar o ritmo em que um projeto está sendo implementado, executando simultaneamente muitas tarefas ou sobrepondo muitas tarefas entre si. O CPM nos ajuda a identificar atividades que podem ser usadas para acelerar o ritmo do projeto. Embora seja uma técnica atraente, também possui sua própria parcela de riscos. Como muitas atividades serão implementadas simultaneamente, é altamente recomendável cometer erros e comprometer a qualidade.
b) Falhando
O travamento lida com o envolvimento de mais recursos para concluir o projeto no prazo. Para que isso aconteça, você precisa de recursos extras disponíveis a sua disposição. Além disso, todas as tarefas não podem ser realizadas adicionando recursos extras. A necessidade de adicionar novos membros da equipe a um projeto e a divisibilidade limitada das tarefas levam a aumentar a comunicação e é a razão básica por trás disso. A técnica de travamento também pode ser usada adicionando tempo, horas extras pagas, mas deve permanecer dentro do prazo definido. Infelizmente, isso leva ao aumento do custo do projeto.
3) Simulação
A duração esperada do projeto é calculada usando um conjunto diferente de tarefas na simulação. O cronograma é criado com base em suposições, para que possa ser usado mesmo que o escopo seja alterado ou as tarefas não sejam suficientemente claras.
4) Heurísticas de nivelamento de recursos
Reduzir o tempo de entrega ou evitar a subutilização ou a superutilização de recursos fazendo ajustes com o cronograma ou recursos é chamado heurística de nivelamento de recursos. Dividir as tarefas de acordo com os recursos disponíveis, para que nenhum recurso seja subutilizado ou superutilizado. O único demérito dessa metodologia é que ela pode aumentar o custo e o tempo do projeto.
5) Lista de tarefas
A lista de tarefas é a técnica mais simples de agendamento de projetos de todas as técnicas disponíveis. Documentada em uma planilha ou processador de texto está a lista de todas as tarefas possíveis envolvidas em um projeto. Este método é simples e o mais popular de todos os métodos. É muito útil ao implementar pequenos projetos. Mas para grandes projetos com vários aspectos, considerar a lista de tarefas não é um método viável.
6) Gráfico de Gantt
Para rastrear os objetivos de progresso e relatório, o Gráfico de Gantt é uma técnica de visualização usada no gerenciamento de projetos. É usado pelos gerentes de projeto na maioria das vezes para ter uma idéia do tempo médio necessário para concluir um projeto. Um gráfico de Gantt do cronograma do projeto é um gráfico de barras que representa as principais atividades em sequência à esquerda versus o tempo. Cada tarefa é representada por uma barra que reflete o início e a data da atividade e, portanto, sua duração.
7) Calendário
Muitos não consideram agendar tarefas em um calendário para os requisitos do projeto - quando deveriam! A maioria dos calendários pode ser selecionada com nomes próprios. Nesse caso, você pode criar um calendário por projeto e eventos agendados para esse projeto. O calendário mostra uma linha do tempo para todo o projeto. A principal vantagem é que ela pode ser sujeita a alterações, pois é compartilhável. Embora pareça ser uma ótima técnica para rastrear um projeto, ele tem certas limitações: você não pode atribuir tarefas a determinadas pessoas e não pode ver dependências de tarefas.
Conclusão
As ferramentas de agendamento de recursos podem ajudar um gerente de projeto na alocação de recursos e concluir um projeto dentro do prazo prescrito. Eles também ajudam na preparação de cronogramas para todos os projetos que serão executados no futuro. Estudando o desempenho passado de sua equipe, os obstáculos enfrentados durante o andamento de um projeto e como esses obstáculos foram superados são muito úteis. O agendamento deve ser parte integrante do gerenciamento de projetos. Isso simplesmente não ajuda a economizar tempo, mas organiza o projeto.
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