Introdução à matriz Raci
Raci Matrix é uma ferramenta de criação de gráficos e representa- Responsável - Responsável - Consultar - Informar. Quando se trata de monitorar as tarefas de um projeto complexo, o processo geral se torna entediante, não apenas por causa da complexidade, mas também porque se torna difícil e confuso acompanhar as tarefas e as pessoas envolvidas.
E se eu lhe disser, há uma correção rápida do gráfico?
Sim, existe uma solução rápida de gráfico para isso chamada Matriz Raci
O que é o Raci Matrix?
O Raci Matrix é uma ferramenta simples e eficaz para melhorar a responsabilidade e a metodologia usadas em todo o mundo para um projeto, programa ou qualquer mudança organizacional. Especialmente usado por gerentes de RH, treinadores de negócios e principais empresas para melhorar a produtividade, o envolvimento dos funcionários e a eficiência dos negócios.
Em termos leigos, é uma ferramenta que permite identificar quem é responsável, responsável, consultado ou informado, por todas as tarefas realizadas em um projeto.
Parâmetros envolvidos na matriz Raci
Então, vamos dar uma olhada nos 4 parâmetros envolvidos em uma matriz Raci -
1. Responsável
Essa é a pessoa designada para fazer o trabalho. A tomada de decisão está nas mãos dessa pessoa.
Eles têm que executar as tarefas. Às vezes, pode haver mais de uma pessoa envolvida, mas é sempre aconselhável manter isso incontável para evitar complexidade e confusão.
2. Responsável
Essa é a pessoa que toma a decisão final, pois ela teria que ser o proprietário da tarefa em primeiro lugar. Além disso, eles seriam responsáveis pela conclusão geral das tarefas ou entregas. Eles não se envolvem no trabalho, mas são responsáveis por acompanhar as tarefas até a conclusão. É preferida apenas uma pessoa para lidar com a responsabilidade, para garantir que não haja confusão na propriedade múltipla das tarefas.
3. Consultado
Essa é a pessoa que é consultada antes de tomar uma decisão. Aqui pode ser um indivíduo ou um grupo que fornecerá as informações necessárias para concluir as tarefas do projeto. É necessário garantir uma comunicação bidirecional entre a pessoa responsável e a consultada para evitar falhas de comunicação na execução das tarefas.
4. Informado
E, finalmente, essa é a pessoa que é informada antes de uma decisão ser tomada. Essas pessoas terão o registro das atualizações mais recentes das tarefas e atividades em andamento. A função dessa pessoa não termina com a conclusão da tarefa e pode ser afetada pelo resultado das tarefas ou dos resultados finais. Mas eles não serão solicitados a receber feedback ou revisão.
Quando usamos o Raci Matrix?
Aqui vamos nós -
- Quando há desgaste dos funcionários e você precisa tomar decisões rápidas e eficazes para a empresa, especialmente com a nova contratação.
- Quando há conflito sobre a propriedade da tarefa ou a tomada de decisões.
- Quando você prevê que a tomada de decisão ou mesmo o processo de aprovação pode atrasar o projeto.
- Quando a carga de trabalho do projeto parece estar desigualmente distribuída.
Então, agora que entendemos o que é Raci e quando precisamos dele, vamos também examinar os aspectos positivos do uso de um gráfico Raci.
Benefícios
- Melhor comunicação e coordenação entre as várias pessoas envolvidas na tarefa.
- Elimina a duplicação de esforços.
- Organização da equipe.
- Resolve os conflitos no projeto.
- Torna os papéis e responsabilidades claros com as diretrizes adequadas.
- A equipe opera de maneira mais tranquila.
- Identifica aqueles que evitam a responsabilidade.
- Novos membros da equipe são incorporados.
Agora, vamos colocar nossa teoria em prática aprendendo a criar uma matriz Raci. Mas antes disso, vamos dar uma rápida olhada nas diretrizes.
Diretrizes
- Um Responsável seria suficiente por tarefa.
- Certifique-se de que cada responsável tenha sido informado sobre sua atribuição.
- Promova o trabalho em equipe.
- Mantenha o número de consultores no mínimo para economizar tempo.
- Atualize o gráfico do Raci regularmente, especialmente quando os funcionários não aparecerem para trabalhar, para que não haja tarefas sem supervisão. A conclusão da tarefa deverá estar sob a supervisão do responsável responsável.
- Mantenha a supervisão das tarefas mínima. (PS- muitos cozinheiros estragam o caldo)
Sem mais esperas, aqui está -
Como criar a matriz Raci
Além disso, vamos simplificar o processo Raci, mostrando como criar uma matriz Raci.
Etapa 1: identificar as tarefas dos projetos
Podemos adicionar o número de tarefas usando a guia "Adicionar tarefa". Além disso, precisamos ter a manutenção do Raci Matrix como uma tarefa que geralmente é gerenciada pelo gerente de programa ou gerente de projeto.
Em seguida, precisamos adicionar as funções ou o nome dos participantes que executariam a tarefa com êxito. Podemos aumentar o número de participantes clicando na guia "adicionar participante".
Etapa 2: Identificando as funções do projeto
Etapa 3: Decidir como fazer um gráfico da matriz
Agora precisamos adicionar os códigos Raci - Responsável, Responsável, Consultado ou Informado, às tarefas respectivas, clicando no gráfico quando um participante é incluído em uma tarefa.
Além disso, podemos incluir ou compartilhar com segurança o gráfico do Raci com a equipe, selecionando o nível de permissão para ser a opção de visualização, edição / exclusão e edição. E isso pode ser feito para participantes individuais e não apenas para ter um nível de acesso comum definido para toda a equipe. Portanto, com o link compartilhado da exportação, o gráfico do Raci pode ser baixado como um arquivo de documento Word ou CSV.
Exemplo de matriz Raci -
Template Matriz Raci -
Então, o que você está esperando? Agora estou certo de que a maioria está pronta para começar a tornar nossas tarefas mais eficazes.
Vá em frente e crie uma diferença na sua metodologia de trabalho com o Raci Matrix.
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