Introdução ao gerenciamento de agendamento de projetos

O gerenciamento de agendamento do projeto, comumente usado no gerenciamento de projetos, é definido como agendar um projeto inteiro, incluindo os componentes de minutos, da data de início até a data de término. Essa metodologia incorpora o planejamento da lista de atividades, marcos e entregas de um projeto. É uma projeção sistemática da linha do tempo composta a partir do dia em que o projeto é conceituado até o dia em que o projeto é concluído e tudo o mais.

Um cronograma do projeto pode ser criado apenas se houver uma visão clara para o projeto. Um cronograma pode ser roteirizado quando um projeto pode ser integrado a uma complexa estrutura funcional dos vários pequenos entregáveis.

Qual é o objetivo de um cronograma do projeto?

O objetivo de qualquer cronograma do projeto é orientar os funcionários na conclusão do projeto de maneira sistemática e organizada, por meio de um planejamento eficiente que otimiza o tempo disponível. O cronograma garante que os funcionários cumpram uma linha do tempo proposta, minimizando atrasos.

Agendar o projeto faz parte de qualquer planejamento do projeto. Um cronograma explícito do projeto ajuda a direcionar os funcionários durante o ciclo de vida de um projeto, garantindo assim que os funcionários não fiquem desviados ou apressados.

Uma breve descrição do planejamento do projeto

Um projeto contém cinco componentes principais, em que o cronograma do projeto é uma parte essencial do segundo componente.

  • A idéia: esse primeiro componente conceitua o projeto e discerne com que facilidade ele pode ser concluído com os recursos fornecidos.
  • Enquadrando o Blueprint do Projeto: Este componente define e planeja adequadamente todo o projeto. O planejamento do projeto inclui listar e calcular o orçamento, desenvolver cronogramas e listar os recursos necessários.
  • O lançamento do projeto: o projeto é executado nesta etapa, ou seja, os funcionários começam a trabalhar nas tarefas atribuídas.
  • O desempenho do projeto: Essa é a fase em que a progressão do projeto é comparada às expectativas estabelecidas.
  • O encerramento: esse componente simples sela a entrega do projeto, após o qual, muitas organizações tendem a avaliar os sucessos e as falhas do projeto para melhorar os projetos futuros.

Quais são as etapas envolvidas no desenvolvimento do cronograma do projeto?

1. Compreender e redigir as perspectivas do projeto

Como mencionado anteriormente, o projeto deve ter um escopo para criar um cronograma do projeto. Isso envolve as expectativas do projeto, os resultados propostos e os requisitos necessários para concluir o projeto. Além disso, o escopo descreve os recursos necessários, bem como as restrições de custo e tempo. Portanto, esta etapa é realizada com as partes interessadas. Simultaneamente, é importante redigir o projeto em uma estrutura funcional, destacando todas as tarefas e resultados importantes. (Nota: A estrutura de detalhamento lista as tarefas, excluindo as datas).

2. O projeto está organizado

Uma vez esboçadas as perspectivas e a estrutura de trabalho, com os componentes integrados, é possível incluir todas as atribuições do projeto. Depois de especificar todas as tarefas, é essencial organizá-las com prioridade, juntamente com o tempo estimado para executar cada tarefa. É igualmente inerente mapear os recursos necessários.

3. Mapa de Dependências

Isso anda de mãos dadas com a organização das atividades do projeto. Esta etapa fornece clareza no relacionamento entre cada atividade. Portanto, é simples identificar a atividade que precede uma atividade e a atividade que a substitui. A dependência pode ser classificada como:

  • Do início ao fim: onde é vital concluir uma tarefa antes de prosseguir para a próxima
  • Start-to-start: onde é essencial iniciar uma tarefa antes de iniciar outra
  • De ponta a ponta: onde é importante concluir uma tarefa antes de concluir outra
  • Do início ao fim: onde é essencial iniciar uma tarefa antes de terminar outra

4. Projeto do caminho central

A conclusão de uma tarefa no prazo se torna imperativa quando o intervalo de tempo entre a data de vencimento e a data de início da atividade subsequente é zero. Em suma, atrasar essa atividade atrasará todo o projeto. Assim, uma série de tarefas vitais é traçada para evitar um atraso geral. Este esboço pode definir o período de tempo para a conclusão do projeto.

5. Marque os marcos importantes do projeto

Os marcos ajudam no rastreamento do projeto em intervalos definidos. Isso ajuda os funcionários a aderir ao curso do projeto. Do ponto de vista de uma águia, mostra se o projeto está dentro do tempo definido.

Esses pontos de verificação são de dois tipos - externo e interno. Os marcos externos destinam-se aos patrocinadores, partes interessadas, clientes, etc .; revela onde o projeto chegou. Os marcos internos são definidos para os funcionários que trabalham diretamente no projeto; orienta os funcionários no rastreamento da progressão do projeto.

6. Designação de recursos humanos

O cronograma do projeto permanece incompleto sem a atribuição de tarefas aos funcionários. A regra básica é alocar 3/4 do seu tempo para a tarefa principal e o trimestre restante para quaisquer tarefas secundárias, como tarefas administrativas ou de assistência.

7. Atribua uma data de início e uma data de término estipuladas

Ao entender a duração necessária para cada tarefa, definir os marcos e estimar o tempo total necessário para concluir o projeto, as datas de início e término podem ser indicadas. A data de início prevista é definida com base nos recursos humanos qualificados. A data de término projetada pode mudar devido a afastamentos dos funcionários, feriados governamentais e outros fatores inesperados.

Quais são as técnicas comuns para agendar um projeto?

Existem alguns métodos populares que a maioria dos PMOs opta ao desenvolver um cronograma de projeto, a saber: Lista de tarefas, gráfico de Gantt, calendários, folhas de horário integradas etc. Gráfico para ajudar a gerenciar vários componentes de agendamento, como disponibilidade de funcionários, quadros de horários ou alocações de tarefas.

Aqui está uma breve idéia de:

Lista de tarefas

Este método documenta uma lista de tarefas para cada funcionário do projeto, em um processador de texto ou em uma planilha. Este método simples é ideal para qualquer projeto pequeno. Alguns, como o Zoho, podem colaborar com sites, como o Google+, para ajudar os funcionários a atualizar o status do projeto diretamente no documento. A desvantagem, porém, é que é necessária uma atualização manual constantemente para acompanhar o andamento do projeto.

Gráfico de Gantt

Gráfico de Gantt é um gráfico de barras da sequência de atividades em relação ao tempo. Cada barra significa uma tarefa com sua data de início e término, representando assim a duração da conclusão. Também indica uma sobreposição de atividades, dependências entre as tarefas e o início, bem como a data de vencimento de todo o projeto. Essa ferramenta é altamente preferida pela maioria dos PMOs devido à visualização que ajuda a acompanhar melhor o projeto. O Gráfico de Gantt é uma ferramenta eficiente para relatar atualizações de status e estimar o tempo necessário para concluir o projeto.

Calendários

Os calendários podem ser duplicados em muitos arquivos com um nome exclusivo para cada um. Assim, permitindo a possibilidade de criar um calendário para cada projeto registrando todas as tarefas. Dessa forma, uma linha do tempo para todo o projeto está disponível. Os calendários podem ser compartilhados com os funcionários. As desvantagens dos calendários são a incapacidade de atribuir uma tarefa a cada funcionário e a falta de representação das dependências da tarefa.

Como é avaliado o cronograma do projeto?

Um cronograma de projeto é de qualidade absoluta se -

  • É atualizado diariamente ou semanalmente
  • O valor da estimativa na conclusão corresponde ao valor da linha de base
  • Se o trabalho for distribuído igualmente entre os funcionários, garantindo uma conclusão suave

Um cronograma de projeto é extremamente útil para uma empresa de software, empresa de construção, organização de gerenciamento de eventos, eventos escolares etc. A maioria das pessoas adotou essa técnica em suas vidas diárias. Este é um método de organização desenvolvido para tornar a vida conveniente, pois garante a eficiência com que o tempo é utilizado. Em resumo, está tirando o máximo proveito com o pouco em mãos.

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Este é um guia para o Gerenciamento de agendamento de projetos. Aqui discutimos as etapas e técnicas comuns para agendar um projeto. Você também pode consultar os seguintes artigos para saber mais -

  1. Técnicas de agendamento de projetos
  2. Exemplo de agendamento do projeto
  3. Responsabilidades do gerente de projeto
  4. Gerenciamento de Projetos Primavera