Visão geral do plano de gerenciamento de comunicação
O plano de gerenciamento de comunicação é parte integrante do plano de gerenciamento do projeto, onde o processo de coleta, geração, registro e circulação das informações exigidas pelas partes interessadas é planejado e comunicado de maneira estruturada.
A maioria dos problemas / restrições que surgem e não são resolvidos em um projeto se deve a uma lacuna de comunicação. Há uma necessidade de uma maneira estruturada ou um método de comunicação para o gerente de projetos. O plano de gerenciamento de comunicação é o aspecto principal ao preparar um plano de gerenciamento de projetos / termo de abertura do projeto.
Durante o início do projeto, o método de comunicação ou o plano de gerenciamento da comunicação deve ser definido claramente para evitar qualquer forma de impedimento. O plano de gerenciamento de comunicação ajuda a estabelecer o fluxo de informações em um projeto. Várias partes interessadas estão presentes no projeto viz. Gerenciamento, gerente de projeto, membros multifuncionais da equipe, fornecedores, agências externas, etc.
Para tornar um projeto bem-sucedido, a comunicação eficaz é muito essencial e, portanto, a necessidade de um plano de gerenciamento da comunicação. No caso de um projeto residencial, um gerente de projeto pode gerar um plano de comunicação com as partes interessadas para informar as diferentes partes interessadas sobre o projeto e abordá-las onde sua intervenção é necessária.
Lista de plano de gerenciamento de comunicação
Alguns planos de gerenciamento de comunicação com seus diferentes tipos são apresentados abaixo.
1) Reuniões do Projeto -
Existem diferentes tipos de plano de gerenciamento de comunicação para várias partes interessadas no projeto, como:
- Reunião de Revisão do Projeto (Para a Alta Direção)
- Reunião de coordenação do projeto (para equipes multifuncionais)
- Reunião de revisão de fornecedores (para fornecedores)
- Reunião de Revisão do Projeto:
Para comunicar e fornecer informações ao gerenciamento, as "reuniões de revisão do projeto" podem servir como um plano de comunicação para informá-los sobre vários aspectos dos projetos, como o andamento do projeto, o estágio de design do projeto, a nomeação de contratados, questões de contato, questões locais. problemas, fatores externos etc. Isso servirá como um sistema de informação que os manterá cientes do projeto e os permitirá intervir, se necessário.
- Reunião de Coordenação do Projeto:
Para comunicar e fornecer informações à equipe multifuncional, podem ser realizadas "reuniões de coordenação do projeto" e os problemas / restrições do projeto podem ser apresentados aos membros da equipe com base em seus conhecimentos funcionais. Por exemplo, para atingir uma meta estabelecida pela gerência e com base nas condições do local, é necessária uma alteração no design, então essas reuniões podem servir como uma plataforma para comunicar informações a eles e, ao mesmo tempo, a solução pode ser fornecida por eles. No final de tais reuniões, devem ser elaboradas atas que devem ser distribuídas para que todos os interessados sejam informados sobre a mudança.
- Reunião de Revisão de Fornecedores:
Para comunicar e fornecer informações aos fornecedores, "reuniões de revisão de fornecedores" a serem realizadas semanalmente ou quinzenalmente, dependendo dos requisitos do projeto. Nesta reunião, o fornecedor pode fornecer gráficos de progresso, análise de tendências, previsão / projeção de atividades de equilíbrio para comunicar ao gerente do projeto sobre seu escopo de trabalho.
Para evitar comoção e garantir a comunicação adequada, todas as reuniões mencionadas acima deverão ter uma agenda bem definida. A frequência também deve ser pré-decidida. O número de participantes deve ser preciso e ter os membros certos. As agendas devem ser apresentadas com antecedência, para que os participantes estejam preparados para a reunião. Qualquer desvio dos pontos da agenda não deve ser considerado. O gerente de projeto deve ser o motorista da reunião para evitar desvios.
Além dos métodos formais acima, às vezes os métodos informais de comunicação cara a cara ou comunicação telefônica também ajudam a resolver problemas de um projeto.
Além do acima, o plano de gerenciamento de comunicação deve ser atualizado conforme e quando necessário, dependendo dos requisitos do projeto.
2) Relatórios de desempenho -
Existem relatórios de desempenho para cada projeto em que as informações / dados devem ser registrados para comunicação com as partes interessadas.
Diferentes tipos de relatórios de desempenho são os seguintes:
- Relatório de status
- Relatório de progresso
- Relatório de Tendências
- Relatório de previsão (ou) de projeção
- Relatório de Variação
- Relatório de valor agregado
- Documento de Aprendizagem do Projeto
a) Relatório de status:
- Esses relatórios apresentam o desempenho atual do projeto em relação à linha de base anterior.
- Os prazos para a circulação desses relatórios devem ser diários / semanais.
b) Relatório de andamento:
- Este relatório descreve o trabalho total realizado em um período de tempo específico.
- Existem diferentes tipos de relatórios nesta categoria com base no intervalo de circulação.
| S.No. | Tipo de relatório de progresso | Descrição | Prazos de circulação | Apresentada a |
| 1 1 | DPR | Relatório Diário de Progresso | Diariamente | Cliente e equipe interna |
| 2 | WPR | Relatório semanal de progresso | Semanal | Cliente, gerência intermediária |
| 3 | MPR | Relatório Mensal de Progresso | Por mês | Cliente, Alta gerência |
c) Relatório de tendências:
- O relatório de tendências deve indicar a tendência ascendente ou descendente do projeto, com base no progresso
- É um relatório típico da alta administração que é divulgado / discutido mensalmente.
d) Relatório de previsão (ou) de projeção:
- Uma previsão ou progresso / desempenho esperado futuro do projeto é relatado com base no cenário atual do projeto.
- Uma previsão preliminar é revisada conforme o requisito e deve ser enviada / divulgada sempre que exigido pelo Cliente / Gerenciamento.
e) Relatório de Variância:
- Este relatório compara o progresso real com a linha de base e as variações incorridas no custo e no tempo são representadas.
- Este relatório é geralmente divulgado juntamente com o relatório de tendências, ou seja, mensalmente.
f) Relatório de valor agregado:
- Este relatório consiste em medidas de escopo, custo e cronograma para avaliar o desempenho do projeto. Que deve circular mensalmente.
g) Documento de aprendizagem do projeto:
- Com referência a todos os relatórios de desempenho, é elaborado um documento geral de aprendizado do projeto, que deve ser útil para acessar o projeto e também ajuda na elaboração de sugestões para projetos futuros.
3) Escalação -
Sempre que surgem problemas ou complicações nas comunicações do projeto, torna-se necessário encaminhar o problema para o gerenciamento, caso uma solução não possa ser alcançada / realizada dentro da equipe interna do projeto.
No que diz respeito à gravidade do problema, a autoridade de decisão e o prazo devem mudar da seguinte forma:
| Prioridade | Gravidade | Autoridade de decisão | O prazo para a resolução (dias úteis) |
| 1 1 | Grande impacto no projeto, isto é, que pode ter um impacto significativo no tempo e no custo. | Nível de gerenciamento superior | Dentro de meio dia |
| 2 | O impacto médio que pode afetar o custo ou o cronograma | Nível superior de gerência e gerência intermediária | Dentro de 1 dia |
| 3 | O menor impacto que pode atrasar os prazos | Nível de gerenciamento intermediário | Dentro de 2 dias |
| 4 | Sem impacto no projeto, mas existe uma alternativa melhor | Nível Médio de Gerenciamento e Líder de Projeto | O trabalho deve estar em andamento, soluções alternativas devem ser elaboradas e enviadas para aprovação do conselho de gerenciamento de mudanças. |
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