Comunicação interna

Atualmente, o gerente de comunicação interna se concentra no "atendimento ao cliente". Ultimamente, eles começaram a dar a mesma atenção aos seus funcionários, pois entendiam que o máximo sucesso nos negócios depende muito da conscientização adequada dos funcionários. A Towers Watson, empresa de consultoria de recursos humanos, pesquisou que uma empresa altamente envolvida em funcionários tem um desempenho melhor do que a organização de baixo envolvimento. Além disso, a AON Hewitt encontra em um estudo um alto envolvimento dos funcionários em empresas que superaram 65% em 2010, trazendo 22% dos acionistas em retorno que a média. Enquanto no caso de baixo engajamento, o mesmo número reduziu menos de 45% e registrou os retornos dos acionistas em menos de 28%.

Portanto, fica claro que a comunicação interna no século XXI é maior que o memorando da empresa, diferentes garantias de marketing, e-mail e outras atitudes semelhantes de marketing da empresa; trata-se de criar uma aura pela qual as pessoas teriam a chance de participar livremente de diferentes decisões e conversas no local de trabalho, e isso tenderia a mudar a cultura da empresa. Permitir essa participação é importante para colocar os funcionários envolvidos em diferentes escalões da organização, independentemente do cargo ou das principais áreas responsáveis, promovendo um autêntico senso de comunidade em empresas de qualquer tamanho.

Em vista disso, a comunicação deve ser uma ação de mão dupla. Os funcionários esperam que sua opinião seja ouvida pela gerência sênior. Em muitas organizações, a gerência sênior não envolve funcionários de nível inferior ou médio no processo de tomada de decisão e, às vezes, isso não é possível para alguns protocolos da empresa e motivos agudos; nesses casos, o sistema deve ser claro, a fim de comprovar que todos os funcionários são iguais, importantes e responsáveis ​​pelo sucesso geral, e não devem se sentir confusos ou desvalorizados. Para qualquer gerenciamento de mudanças, eles devem apoiar a decisão da gerência sênior.

Como o funcionário de hoje é diferente, desde que os valores, a missão e as necessidades estejam em relação aos colegas de outros tempos. E o local de trabalho também não é semelhante - tornou-se muito diversificado em termos de características da equipe, longas horas, mais direcionado ao desempenho e enormes cargas de trabalho. Rick Hodson, especialista em comunicação de funcionários, disse:

Portanto, os ativos valiosos não são os produtos, sistemas, serviços ou conhecimento técnico, mas os funcionários. Os funcionários, quando envolvidos de raiz a raiz na organização, podem trazer grandes mudanças na vantagem competitiva.

Existem certas maneiras de implementar comunicações internas nos seus negócios. Primeiro, as metas de comunicação interna devem ser definidas e são tomadas decisões sobre quem reportar. Para pessoas em organizações menores, a comunicação interna é o trabalho diário de todos, mas para as grandes empresas, outras áreas devem ser exploradas, como entender os funcionários, criar uma estratégia persuasiva de comunicação interna, blindar os líderes seniores para controlar os funcionários. comportamento e atitudes, fixando canais e mensagens e, finalmente, avaliando a eficácia da comunicação em termos de ROI, opção de investimento seguro e planejamento bem preparado. A seguir, são apresentadas as formas de estabelecer uma comunicação interna e organizacional adequada.

Maneiras de Comunicação Interna

1. Comunique-se e por toda parte

Os funcionários precisam se comunicar e ser interativos com qualquer tipo de comunicação transmitida pela gerência sênior em prol de uma empresa "efetivamente comprometida" e com "bom desempenho". Na maioria das organizações, encontramos uma estrutura de comunicação de cima para baixo, que psicologicamente e interrompe fisicamente a sincronização do relacionamento dos funcionários com a gerência, porque o gerente sênior de comunicação interna trabalha em qualquer envolvimento com os funcionários de nível inferior e divulga informações por e-mail e outras ferramentas de comunicação interna semelhantes. Isso realmente cria a falta de rosto das placas. Quando os funcionários têm a chance de conversar com a gerência sobre qualquer assunto importante relacionado ao objetivo do negócio, sentem-se motivados e satisfeitos com a verdadeira percepção de que a administração depende deles e se consideram os catalisadores de qualquer decisão de gerenciamento de mudanças na empresa.

Eles devem envolver os supervisores individuais enquanto anunciam qualquer informação significativa. O envolvimento dos funcionários é aumentado em cerca de 44% quando envolvem supervisores individuais. A comunicação interna, por sua vez, forneceria todas as notícias, ferramentas e outros apoios de comunicação pertinentes a esses supervisores, que espalharam as notícias entre seus respectivos subordinados. Os funcionários também devem ter a chance de compartilhar sua opinião franca, sem medo de represálias da alta administração. Então, apenas o objetivo final das notícias está completo. E isso é chamado de estratégia de comunicação interna de baixo para cima, que resulta em comunicação bidirecional.

Por meio de uma estratégia de comunicação interna de baixo para cima, os funcionários podem compartilhar facilmente seus comentários e idéias. Eles podem discutir abertamente com a gerência. A gerência pode colher as vantagens de uma estratégia de comunicação interna eficaz:

  • Revitalize a estrutura de comunicação sincronizando-a com a nuvem
  • Coloque todos no circuito de desenvolvimentos recentes e circulação de notícias
  • Manter a segurança ao trabalhar com documentos da empresa
  • Configure a colaboração criando vários grupos
  • Configure uma plataforma na qual os funcionários inter e intra departamentais possam trabalhar juntos em um projeto específico
  • Incentive os funcionários a se relacionarem com os outros por meio de redes sociais internas

Greg Tepas, CEO da Emkay, empresa líder na Feet Leasing Company, colocou com razão,

2. Crie uma intranet social para comunicação interna

Todos sabemos que a Intranets, criada em 1980, é igualmente um novo canal eficaz para entrar em contato com os funcionários de maneira rápida e ampla com notícias e anúncios significativos.

As intranets da empresa estão construindo confiança entre os funcionários e considerada a plataforma mais poderosa em que os funcionários podem se reunir com relação a qualquer informação interessante e relevante sobre interesses mútuos. A intranet social tende a desenvolver o trabalho em equipe, o envolvimento e a entrada de informações dos funcionários e, posteriormente, aumentar a produtividade e a comunicação interna. Mas, acima de tudo, é estabelecer metas da empresa que mudam constantemente em diferentes empresas. Abaixo estão alguns objetivos generalizados que uma organização deve ter desenvolvido:

  • Os detalhes não devem ser complexos e os sistemas devem ser transparentes e claros.
  • O envolvimento dos funcionários, juntamente com a propriedade individual, deve ser aumentado. Isso terá boas repercussões em termos de (a) melhor propriedade dos projetos e tarefas, (b) metas e expectativas claras e (c) ações dos funcionários para representar a imagem da empresa em tudo o que fazem.
  • A presença de comunicação de várias vias deve facilitar os funcionários a conversar livremente e recomendar qualquer decisão interna.
  • Sistemas simples aumentariam a produtividade do funcionário e isso seria possível quando todo o sistema fosse automatizado. A estratégia de comunicação interna é muito incidental para o sucesso de uma comunicação concisa e rápida, sem lacunas
    entre.
  • Uma intranet bem projetada sempre economizava muito tempo da gerência sênior para anunciar qualquer notícia. Isso poderia, direta ou indiretamente, acelerar outros trabalhos.

Depois de julgar cuidadosamente os objetivos de comunicação, é necessário cuidar dos fatores que afetam fortemente a distribuição de notícias ou, muito precisamente, para dizer o alinhamento das notícias na intranet e nos canais de distribuição adequados. Algumas áreas precisam de uma aparência mais detalhada como tal:

  • Características das notícias: uma intranet digna de notícias sempre arrasa. Pode haver vários tipos de notícias, como mensagens do CEO e da liderança, circulares da empresa em diferentes políticas, eventos futuros, cerimônias anuais de premiação, notícias específicas de cada pessoa, por exemplo, histórias de sucesso, novos negócios, blogs de funcionários, comunidade e grupos, país e notícias centradas na conta, destaques semanais, links para boletins, jargões da empresa, seção interna classificada, painéis da empresa, práticas recomendadas da empresa etc. Todas essas notícias diferentes devem ser alojadas em várias categorias definidas, para que os funcionários possam encontrá-las facilmente. As notícias têm a seção de comentários, na qual os funcionários preenchem livremente seus comentários.
  • Design da intranet: uma intranet pode ser desajeitada ou limpa, dependendo de como elas estão alinhadas. Para um iniciante, um design de mão fechada seria sempre difícil de entender. Especialistas da Web aconselham que uma intranet deve ser elegante, limpa, simples e de fácil navegação.
  • Tempo: as notícias devem ser exibidas primeiro, de acordo com os recursos das características, e depois serem colocadas apenas em diferentes categorias relevantes. Os feeds de notícias, quando desarrumados, impõem certos problemas de navegação e gastam muito tempo. As chances são de que o público-alvo pule. Portanto, o objetivo final não seria atendido.
  • Conteúdo personalizado: um conteúdo personalizado e de alta qualidade, com detalhes concisos, sempre teria um desempenho melhor que o resto. Um conteúdo ruim é sempre evitado pelos funcionários.
  • Confiabilidade: as notícias devem ser confiáveis ​​e consistentes em termos de alcance e funcionalidade. Em um fluxo constante, quando as notícias são divulgadas, os funcionários se relacionam facilmente com o que deve ser entregue a seguir. A abordagem inconsistente sempre falha ao gerar qualquer agitação dos funcionários.
  • Informações atualizadas: a intranet deve ser atualizada regularmente. Não deve haver nenhum tipo de erro de digitação ou erro gramatical.
  • Blog: um blog de funcionário é uma excelente idéia para várias áreas; a gerência sênior e outros colegas interagem com mais frequência com este blog.

Você precisa pensar em diferentes personalidades da intranet. A seguir estão alguns tipos designados de usuários:

  1. Networker enérgico: essas pessoas são bastante populares por causa de suas visitas frequentes e publicações conhecidas a diferentes notícias e anúncios. Por causa de seu status ativo, eles compartilham fatos interessantes e informações relevantes nas intranets com outras pessoas. Eles dão respostas às perguntas de outras pessoas e ajudam a espalhar qualquer notícia importante para outros funcionários.
  2. Especialista inativo: essas pessoas, apesar de possuírem alto conhecimento, não abraçam a intranet para disseminar as informações. Eles obviamente escolhem outras plataformas para isso e gostam de trabalhar em um silo. Ainda assim, sempre que eles apresentam algum feedback, ele é considerado altamente eficaz.
  3. Participante entusiasta: essas pessoas não leem o conteúdo e compartilham com todos sem nenhuma relevância da mensagem. Na maioria das vezes, eles gostam de cada informação apenas para ganhar exposição. A publicação deles não tem nenhuma relevância para o artigo principal e é desnecessária e demorada. Eles diluem a intranet e são ignorados.
  4. Ouvinte ardente: Essas pessoas, embora pareçam ser um especialista inativo, sempre as mantêm disfarçadas. Eles são visíveis raramente, mas muito conectados e raramente postam comentários. Eles escutam pesadamente.
  5. Ingrid invisível: essas pessoas não estão ouvindo ou compartilhando abertamente nenhuma postagem na intranet. Eles simplesmente não são visíveis. Eles não leem, publicam ou gostam de nada na intranet. De certa forma, eles não têm conhecimento de nenhum acontecimento na intranet. Eles ainda são bons funcionários. Só que eles não têm nenhuma exposição. O gerente de comunicação interna deve pensar em alguns incentivos para torná-los pelo menos ouvintes ou espreitadores ardentes.

Para lidar com todas essas personalidades, o gerente de comunicação interna deve implementar certas técnicas:

  • Pesquisa de comunicação interna para avaliar a situação atual e pensar em maneiras de encontrar o que funcionaria bem
  • Melhore o design e a usabilidade
  • Negligencie as notícias sem importância e torne a intranet muito concisa
  • Peça feedback do usuário e responda aos comentários dele
  • As notícias devem ser muito interessantes e informativas
  • As notícias devem ser importantes e diretas
  • Escolha líderes comunitários e supervisores individuais
  • Informar os funcionários sobre um evento externo

3. Wikis internos ou redes sociais

Conhecida como uma ferramenta refinada para arquivar informações pessoais e informações relacionadas a projetos, o wiki interno ou a criação em rede ou de colaboração é uma plataforma eficaz de divulgação de notícias e informações, criação de conhecimento e resposta a perguntas. Com base em extrema criatividade, os wikis são usados ​​em virtude da propriedade compartilhada. Esses pedestais são dignos de portais de informação onde a comunicação de várias vias ocorre; a gerência sênior também procura conteúdo útil publicado por subordinados, quebrando assim as barreiras e silos tradicionais. Os funcionários podem se conectar livremente à gerência sênior com bastante frequência. As empresas preferem redes sociais internas para formar equipes, repertório de conhecimento e iniciativas entre os funcionários.

Comunicação interna Os benefícios dos wikis estão resumidos abaixo

  • Apreciação máxima dos requisitos dos funcionários
  • Soluções rápidas para quaisquer problemas recorrentes
  • Maior reconhecimento de produtos divulgados
  • Atingir a flexibilidade da empresa
    • Crie equipes que se formam
    • Inculcar a propriedade das iniciativas pelos funcionários
    • Compensação feita aos membros da equipe com base na participação ativa
    • Reconhecimento dos funcionários pelo sucesso dos projetos

4. Estratégia de Comunicação Interna

Como as comunicações bidirecionais, a estratégia de comunicação interna é muito importante. É essencial construir o moral dos funcionários e envolvê-los em seu trabalho. O gerente de comunicação interna informa os funcionários sobre qualquer nova publicidade que será direcionada para fora, mas eles raramente pedem opiniões francas; as chances são de que eles possam fornecer um feedback aprimorado, pelo qual a qualidade do anúncio pode ser aprimorada. Os comunicadores devem primeiro vender suas campanhas internamente para avaliar como isso pode ter sucesso lá fora. Em tempos de fusões, aquisições ou mudanças de liderança, a estratégia de comunicação interna é muito necessária. Quando o moral dos funcionários é baixo ou quando não estão alinhados com a missão da empresa, a estratégia interna é de extrema importância.

Jeff Kinder, CEO da Pfizer, enviou uma nota a todos os funcionários com o nome de 'Nosso caminho a seguir: o próximo passo' para garantir que todos estejam envolvidos e a bordo quando a Pfizer adquiriu a Wyeth. Como a marca externa forma laços sensíveis entre os clientes e a empresa, a estratégia de comunicação interna visa fazer uma coisa semelhante com
os funcionários.

5. Reuniões Presenciais

Reuniões cara a cara com a gerência sênior são muito importantes para estabelecer uma comunicação bidirecional perfeita. O CEO e outros líderes seniores se reúnem com um grande grupo de funcionários, conhecido como Prefeituras. A cada trimestre ou mensalmente, essa reunião é realizada em diversos assuntos, como desempenho da empresa, quaisquer questões no mercado, orçamento e progresso em diferentes áreas relacionadas ao trabalho. Os funcionários são bem-vindos para compartilhar suas opiniões sobre esses tópicos com os líderes seniores. Este é um fórum aberto. Nos casos em que os funcionários estão envolvidos globalmente, videoconferência ou telefone deve ser usada para ajudar. O gerente de comunicação interna informa seus subordinados sobre os tópicos das reuniões com antecedência, para que todos fiquem concentrados e permaneçam na mesma página. Além disso, o gerente de comunicação interna deve ter reuniões presenciais com os membros da equipe no pequeno grupo em um mês ou a cada quinzena.

6. Boletim informativo da empresa ou diário interno da casa

Um boletim informativo da empresa oferece uma chance de aumentar a conscientização sobre a organização, as entregas, as notícias recentes, avança no lado do produto e do serviço e os problemas enfrentados pela empresa. O conteúdo não deve ser tendencioso e destinado a todos, independentemente de quaisquer aspectos técnicos.

Enquanto o diário da casa é outra plataforma em que o conteúdo com imagens boas e relevantes brinca para aumentar a utilidade de espalhar as mensagens da gerência sênior. Além disso, nessa garantia, as estrelas do mês podem ter uma seção dedicada, com a contribuição pertinente escrita como pequenos anúncios, aumentando assim o envolvimento dos funcionários e sua produtividade. O diário da casa poderia ser em forma de tabloide ou revista e lançado todo mês, bimensalmente ou trimestralmente.

Os tópicos incluem realizações da empresa, excelência comercial e operacional, fusões de novas empresas, necessidades futuras, metas previstas, eventos sociais, histórias de sucesso e contribuições de funcionários. Esses diários podem ir para funcionários, fornecedores, distribuidores, agentes, líderes de opinião e algumas partes interessadas externas. O principal objetivo desses periódicos é melhorar o número de leitores, para que o conteúdo, a aparência, a qualidade do papel, a criatividade e os layouts tenham que estar atualizados para encantar os leitores-alvo. Além disso, o planejamento, organização, publicação e distribuição devem ser bem definidos com antecedência.

Além disso, o conteúdo pode ser obtido entre os funcionários, dependendo de seus conhecimentos. É sempre uma ótima sensação encontrar seu nome em qualquer questão. Dessa forma, a ideia de engajamento dos funcionários seria ampliada em grande parte.

7. Caixas de ideias

As pessoas têm uma infinidade de idéias que poderiam ser usadas para melhorar efetivamente a qualidade do trabalho. Em diferentes áreas, as Caixas de Idéias podem ser configuradas com o objetivo de coletar algumas boas idéias dos funcionários. Essas idéias seriam consideradas as melhores práticas posteriormente. Os funcionários podem abandonar suas idéias, que devem ser únicas. Todo mês, essas idéias são coletadas e analisadas para encontrar algumas práticas recomendadas que elas inovam no curso de suas rotinas de trabalho. Posteriormente, as cópias eletrônicas são colocadas no portal para que outros possam replicar em seus campos de trabalho. Os vencedores receberão certa quantia de citação e um certificado da gerência sênior. Essa seria uma forma pura de envolver os funcionários no local de trabalho e na empresa.

8. Discussões no chão de fábrica

Gerente de comunicação interna com a discussão do chão de fábrica com os funcionários sobre o trabalho, as metas e os problemas que eles podem enfrentar todos os dias. Essa forma de reuniões é crucial para aumentar o moral dos funcionários. Os funcionários são muito motivados por isso. O gerente de comunicação interna pode ter uma idéia da experiência do funcionário.

9. Visitas de gestão

Existem duas razões principais para as visitas às empresas - (a) os funcionários se sentem inspirados a encontrar seu MD ou CEO pessoalmente (b) e (b) alguns benefícios da mídia também podem ser obtidos com isso. Nessas visitas, pode ser realizada uma sessão interativa para que os funcionários participem livremente e apresentem suas opiniões sobre o host dos assuntos relacionados à produção e ao marketing.

10. Circuito Fechado ou Televisão Interna

As TVs internas são um excelente meio para conectar funcionários dispersos pela geografia. Este é um sucesso garantido ao se conectar com os funcionários em tempos de crise ou nos casos em que ocorre uma contribuição excepcional de um funcionário. Esta é uma nova forma de revista de vídeo. Muitas grandes e médias empresas, por exemplo, Satyam, ITC, NTPC, SAIL, etc., estão usando essa forma de comunicação com os funcionários.

11. Comunicação audiovisual

Atualmente, as empresas transmitem principalmente audiovisualmente. Como todos sabemos, “Ver para crer!” Quase 93% dos profissionais de comunicação acham que a comunicação por vídeo é a forma mais eficaz de comunicação, revelada por um estudo da Melcrum. No entanto, os 7% restantes das organizações ainda não confiam na superpotência desse meio. Eles ainda continuam com seus e-mails longos e outras ferramentas semelhantes para alcançar os funcionários. Essa é a maneira mais envolvente de envolver os funcionários, pois seu poder está dentro e fora da empresa. Para qualquer tipo de grandes desenvolvimentos e alterações em sua organização, a comunicação por vídeo é a maneira mais confiável de se conectar com os funcionários.

O seguinte conteúdo pode ser facilmente desenvolvido em forma de vídeo:

  • Boletins da empresa
  • Apresentações do CEO
  • Contribuição inspiradora dos funcionários
  • Reuniões que cobrem toda a empresa
  • Atualizações cruciais nos procedimentos da empresa
  • Notícias recentes da empresa

Sempre faça vídeos curtos e simples. Use linhas de perfuração focadas e animações simples para torná-lo mais divertido.

12. Dia ou evento da casa aberta

Este poderia ser o dia anual para qualquer evento social. Em termos regionais, a empresa pode realizar este evento social em que todos os funcionários com seus familiares mais próximos são convidados, uma função a ser organizada, eles convidam algumas celebridades e cantores da indústria cinematográfica, muitas refeições deliciosas são organizadas, várias atividades são organizadas, também é organizada uma visita ao local de trabalho e todos se divertem. As famílias por um dia teriam a chance de ver o local de trabalho e se sentiriam orgulhosas de seus cônjuges que trabalham nessas organizações. Portanto, essa é uma boa maneira de envolver todos onde pessoas de nível sênior interagissem com os juniores.

Conclusão

Todos os funcionários são essenciais da organização. Portanto, sua crença e fé são os principais ativos de uma empresa. A comunicação interna, pelo uso adequado de ferramentas de comunicação eficazes, pode facilmente conquistar o coração dos funcionários. O único objetivo é romper as barreiras convencionais entre a gerência sênior e os membros juniores e de nível médio e t. Os idosos não devem se sentir constrangidos na presença de seus funcionários, enquanto os funcionários não devem se sentir assustados e deixados de fora. A empresa deve ganhar 'amor e respeito' dos funcionários. Para isso, a comunicação interna age criteriosamente para preencher a lacuna (se houver) e fazê-los acreditar que, sem a sua contribuição honesta, a empresa desapareceria e, através deles, apenas a empresa atingirá qualquer marco.

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  3. 10 maneiras eficazes de aprimorar as habilidades de comunicação dos funcionários

Categoria:

Desenvolvimento de Empreendedorismo